關(guān)于對總部倉庫的內(nèi)部審計的審計報告

1、關(guān)于對總部倉庫的內(nèi)部審計的審計報告編號: 根據(jù)董事會要求及對2015-2016年內(nèi)審工作開展的思路計劃，公司內(nèi)審部于2015年12月28日至2015年12月30日對公司總部倉庫進(jìn)行了一次常規(guī)的內(nèi)部審計，現(xiàn)將審計結(jié)果報告如下: 一、 審計概況 本次審計主要依據(jù)公司董事會的要求和剛成立的公司內(nèi)審部的2015年至2016工作思路計劃開展。目的是對倉庫制度的完整性、健全和有效性、業(yè)務(wù)流程的清晰與否以及主要內(nèi)部控制環(huán)節(jié)是否存在、是否有實際控制力度等問題做出客觀評價，提出合理建議。 審計范圍是從2015年1月至2015年12月的倉庫工作開展情況，內(nèi)容包括總部倉庫管理的規(guī)章制度，操作手冊，倉庫管理中的職責(zé)區(qū)

2、分，職務(wù)制約;總部倉庫的出入庫流程手續(xù);總部倉庫的存放管理與盤點(diǎn)情況;總部倉庫存貨的處置管理等。 審計的重點(diǎn)是倉庫實際管理使用的規(guī)章制度，操作手冊，職責(zé)劃分和現(xiàn)場規(guī)劃。 二、 審計方法及審計說明 本次審計由于時間及審計小組人員的限制，主要采用現(xiàn)場觀察，詢問，實地操作， 抽樣，統(tǒng)計分析等方法，由于需審計倉庫多，審計人員經(jīng)驗不足等原因，所以取得的 審計成果存在理論上的局限性，可能對最終的審計發(fā)現(xiàn)即審計建議和判斷產(chǎn)生影響。 此種影響會在后續(xù)審計過程中加以完善，盡量減少影響范圍。 三、總體結(jié)論 對于此次倉庫審計，內(nèi)審部認(rèn)為總體上倉庫部門制度不完整，不健全，部分業(yè)務(wù)流程不清晰，部分重要的控制節(jié)點(diǎn)失控。但

3、是，從副總經(jīng)理到制造總監(jiān)實際已發(fā)現(xiàn)倉庫管理的不足，也在整理針對倉庫管理的對策和措施，只是這些措施實施以后的效果仍待觀察。 四、具體的審計發(fā)現(xiàn)與建議 問題1:倉庫部門組織架構(gòu)不合理 審計發(fā)現(xiàn): 經(jīng)現(xiàn)場詢問及資料查詢，發(fā)現(xiàn)公司總部倉庫組織架構(gòu)情況為9月前倉庫沒有形成獨(dú)立的部門，與物流部門合署為儲運(yùn)部，9月后從儲運(yùn)部列出，但是沒有在組織架構(gòu)圖中改正，且由制造中心總監(jiān)代理倉庫管理部門主管，下屬直接為倉庫管理員，沒有針對倉庫的中層管理人員。 原因分析: 組織架構(gòu)的作用體現(xiàn)不足，對應(yīng)用組織架構(gòu)管理事務(wù)的認(rèn)識不足。 造成影響 9月前狀態(tài)有極大可能導(dǎo)致儲運(yùn)部為掩蓋發(fā)貨問題的舞弊的發(fā)生，此種狀態(tài)前期經(jīng)財務(wù)審核時

4、發(fā)現(xiàn)過。9月后的狀態(tài)會導(dǎo)致總監(jiān)管理心有余而力不足，不利倉庫的健康建設(shè)。審計建議2016年組織架構(gòu)單獨(dú)設(shè)置倉儲部門，設(shè)置中層管理人員輔助總監(jiān)進(jìn)行治理。 業(yè)務(wù)部門反饋: 總監(jiān)反饋對此問題無異議，同時說明在接手倉庫管理后與高層商討過人手設(shè)置問題， 最終決定2015 年先保持現(xiàn)有狀態(tài)不變，主要任務(wù)是梳理倉庫現(xiàn)在的狀態(tài)，以備后續(xù)改 變做基礎(chǔ)。2016 年開始設(shè)置倉庫主管，專職管理倉庫。 問題2:公司倉庫管理制度及流程文件不健全 審計發(fā)現(xiàn): 經(jīng)搜集包括倉庫部門在內(nèi)的多部門的關(guān)于倉庫管理的制度，列表統(tǒng)計分析后發(fā)現(xiàn)搜集的11 項制度文件中倉庫管理部門制定5 項，其他部門制定6 項，適用公司現(xiàn)狀的制 度文件共6

5、 項，其中5 項為非倉庫部門制定，且此 項大多為模糊的概括性規(guī)定，不具有實際操作意義。最終可使用的制度文件只有項有實際意義。制度文件大多沒有經(jīng)過授權(quán)審批下發(fā)，倉管員對制度文件了解也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。 原因分析: 前期對倉庫管理制度及流程文件，即對體系文件的建設(shè)的關(guān)注度不足。 造成影響: 對倉庫的管理缺乏實際有用的依據(jù)，管理難度加大。 審計建議: 2016年中層人員到位后協(xié)助總監(jiān)進(jìn)行制度流程，操作表單的建設(shè)。整合其他部門的已有資料，結(jié)合自身實際進(jìn)行制定。 業(yè)務(wù)部門反饋: 總監(jiān)對此問題無異議，2016年將有涉及制造中心各個方面的新的體系文件建立執(zhí)行使用，主要由?負(fù)責(zé)。同時后期也要做到制度體系的梳理，維護(hù)和

6、更新。 問題3:倉庫無明確的崗位職責(zé)，對倉庫管理員的考核無依據(jù)及驗證 審計發(fā)現(xiàn): 發(fā)現(xiàn)在倉庫管理部門沒有倉管員的崗位職責(zé)，人力資源前期交予外部審計的文件也是籠統(tǒng)的格式化的文件，沒有形成與公司實際符合的崗位職責(zé)。且人力資源對于倉庫 管理員的考核表與實際工作表現(xiàn)差異較大。 原因分析:前期對倉管員的考核流于形式，沒有實際指導(dǎo)意義?，F(xiàn)有的人力資源對倉庫的考核也缺乏依據(jù)。 造成影響:沒有考核或者考核不符實際，會導(dǎo)致被考核人對考核產(chǎn)生厭倦，降低工作積極性。職責(zé)和操作方法不明確，會導(dǎo)致管理混亂，進(jìn)而導(dǎo)致倉庫其他問題的出現(xiàn)。 審計建議: 按照崗位責(zé)任制，制定各崗位的職責(zé)權(quán)限，并與人事管理部門協(xié)商重新制定倉庫管

7、理部門的考核內(nèi)容和項目。 業(yè)務(wù)部門反饋: 總監(jiān)對此問題無異議，同時反饋9 月份與前任倉庫主管交接時基本沒有相應(yīng)資料的交接，接手后主要任務(wù)也是梳理現(xiàn)實狀態(tài)，沒有對此方面過多的投入精力。導(dǎo)致此問題出現(xiàn)也有體系文件運(yùn)行方面的問題，2016年1月體系建設(shè)完成同時結(jié)合體系文件重新制定考核方式和辦法。 問題4:未經(jīng)授權(quán)人員和外部人員能夠隨意進(jìn)出倉庫 審計發(fā)現(xiàn): 發(fā)現(xiàn)在配件1倉庫，?電器供應(yīng)商直接進(jìn)入倉庫，在品質(zhì)和采購不在場的情況下 與倉管員和車間生產(chǎn)人員溝通問題。調(diào)查其他倉庫，發(fā)現(xiàn)模塊 倉庫存貨與自動線生產(chǎn)線之間沒有隔開，生產(chǎn)人員可以隨時進(jìn)入倉庫移動庫存。其他倉庫基本無門禁。同 時發(fā)現(xiàn)倉庫沒有關(guān)于進(jìn)出倉庫

8、人員的門禁管理辦法和硬件設(shè)施。不符合存貨管理制 度中嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)人員接觸存貨的規(guī)定。 原因分析: 倉庫現(xiàn)有的區(qū)域格局和門禁不能有效控制無關(guān)人員進(jìn)出倉庫。倉庫管理人員對供應(yīng)商進(jìn)入倉庫沒有認(rèn)為是不正常狀態(tài)，防范意識不到位。沒有具體的倉庫門禁管理辦法。 造成影響: 有存貨丟失或移動位置的風(fēng)險，有供應(yīng)商取得公司內(nèi)部消息的風(fēng)險。 審計建議: 調(diào)查評估現(xiàn)狀，改善倉庫門禁硬件管理，制定嚴(yán)格的門禁管理辦法，限制無授權(quán)人 員進(jìn)出倉庫。加強(qiáng)對倉庫管理人員防范意識的教育。 業(yè)務(wù)部門反饋: 總監(jiān)對此問題無異議。同時反饋主要原因是倉管職責(zé)不明確，直接管理人員精力不 足等造成，次要原因是公司倉庫管理員個人文化素質(zhì)等不

9、足也有影響，如果有直接對 接的中層窗口會更好。 問題5:不良品處置、報廢處置控制不嚴(yán)格，易出現(xiàn)舞弊情形 審計發(fā)現(xiàn): 抽取了10%的1-12 月份公司其他出庫單的報廢處置單據(jù)，列表分析發(fā)現(xiàn)60%以上單據(jù)沒有品質(zhì)和倉庫主管的簽字確認(rèn)，一般只有倉庫和一線檢驗員的簽字。且單據(jù)基本沒有報廢原因的填寫。 原因分析: 前期關(guān)于報廢單據(jù)的簽字批準(zhǔn)沒有明確的流程規(guī)定，關(guān)于不良品處置和報廢沒有明確的管理辦法和制度。 造成影響: 易導(dǎo)致倉庫和一線檢驗員協(xié)同調(diào)整庫存，易導(dǎo)致舞弊的發(fā)生。 審計建議: 制定針對公司材料和成品的不良品的處置和報廢制定嚴(yán)格的管理辦法和相關(guān)表單。 業(yè)務(wù)部門反饋: 總監(jiān)對此問題無異議。同時反饋主

10、要還是倉庫的操作流程不清晰，如何相互制約不 明確導(dǎo)致，在新制定的體系文件中會對此有專門的流程梳理。 問題6:模塊倉庫1 和模塊倉庫2 現(xiàn)場管理不力，易出現(xiàn)各種錯誤。 審計發(fā)現(xiàn): A、模塊倉庫無卡帳，臺賬，不符合產(chǎn)品防護(hù)控制程序和產(chǎn)品發(fā)貨控制程序規(guī) 定的“倉庫按數(shù)量及名稱、規(guī)格型號等建立各種物料卡片、臺賬; B、兩個模塊倉庫內(nèi)部分區(qū)域無明確的用以識別各種區(qū)域，存貨內(nèi)容的標(biāo)志和指示 性標(biāo)牌，部分區(qū)域有類似標(biāo)牌但是不明確或已不符實際?，F(xiàn)狀不符合產(chǎn)品防護(hù)控制程 序4.1.3 和4.2.6 及4.2.7 的規(guī)定，(具體內(nèi)容見產(chǎn)品防護(hù)控制程序和產(chǎn)品發(fā)貨控制 程序)。C、發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場存貨放置存在兩個模塊倉庫存貨

11、交叉放置的情形，且沒有明顯的區(qū)分標(biāo)示。 D、發(fā)現(xiàn)立式貨架現(xiàn)場存貨收發(fā)無法做到先入先出，不符合存貨管理的先入先出的 原則及各種制度規(guī)定。 E、發(fā)現(xiàn)模塊成品(2)倉庫部分直接外購的存貨，從收入至倉庫庫存標(biāo)簽至發(fā)出存貨 標(biāo)簽一直是供應(yīng)商的存貨標(biāo)簽，與公司存貨名稱，規(guī)格等不符。 原因分析: 立式貨架從立項開始即未考慮先入先出原則。同時對立式貨架的管理和后續(xù)改善措 施不明確。倉庫現(xiàn)場管理不力。 造成影響: 立式貨架的問題反映出公司對于此類決策并未嚴(yán)格審批和把控?，F(xiàn)場管理混亂易導(dǎo) 致成品發(fā)貨的錯誤和盤點(diǎn)的困難。外購存貨標(biāo)簽問題易導(dǎo)致經(jīng)銷商的投訴，也不便于 現(xiàn)場管理。 審計建議: A、嚴(yán)格按照產(chǎn)品防護(hù)控制程

12、序規(guī)定設(shè)立卡帳或臺賬。設(shè)立明顯的倉庫區(qū)域和存貨 放置的標(biāo)示。嚴(yán)格區(qū)分兩個倉庫存放區(qū)域。 B、制定立式貨架后續(xù)改善措施及推進(jìn)步驟。 C、加強(qiáng)對外購的直接用以銷售的存貨的管理，制定公司存貨標(biāo)簽覆蓋供應(yīng)商標(biāo)簽。 業(yè)務(wù)部門反饋: 總監(jiān)對此兩個倉庫問題無異議，同時反饋有一個倉庫場地控制系統(tǒng)正在建設(shè)中，需要較強(qiáng)的電腦控制能力，現(xiàn)在狀況沒有達(dá)到要求，這兩個倉庫的改善是個持續(xù)較長的 過程，因為問題多且重要，所以改變起來困難度不小。我們會據(jù)此次審計要求列示問題清單，制定改善推進(jìn)計劃表，持續(xù)推進(jìn)改善。 問題7:倉庫、采購、品質(zhì)對不良品處理不及時，導(dǎo)致不良品的堆積 審計發(fā)現(xiàn): 發(fā)現(xiàn)五金倉庫在正品庫存中有一批訂單 S

13、CDD14090178 的板材來料的不良品，系統(tǒng)中已開單出庫進(jìn)行剪板生產(chǎn)，生產(chǎn)完畢挑板時發(fā)現(xiàn)大量不良，不再挑板。但是未入不 良品倉庫，未退供應(yīng)商，在正品庫存中堆放近3 個月沒有進(jìn)行處理。 原因分析: 倉庫對不良品入庫不良品倉庫不及時，品質(zhì)及采購處理不及時。倉庫沒有明確的不良品區(qū)域標(biāo)示。 造成影響: 易導(dǎo)致不良品的大量堆積，處理不及時不明確易導(dǎo)致舞弊的發(fā)生。 審計建議: A、倉庫在品質(zhì)判定不良無法繼續(xù)生產(chǎn)時即應(yīng)入不良品倉庫進(jìn)行賬務(wù)處理。 B、各倉庫應(yīng)將不良品放置不良品區(qū)域，采購定期退貨供應(yīng)商。 業(yè)務(wù)部門反饋: 總監(jiān)對此問題無異議，同時反饋為杜絕此情況的再次出現(xiàn)，會對開生產(chǎn)工單人員進(jìn) 行教育對工單

14、進(jìn)行跟蹤，總監(jiān)對跟蹤情況進(jìn)行抽查跟蹤，并結(jié)合體系的建立明確各倉 庫的目視化要求。 問題8:產(chǎn)線不良品的調(diào)次處理流程不符公司要求，易導(dǎo)致舞弊發(fā)生。 審計發(fā)現(xiàn): 發(fā)現(xiàn)公司外發(fā)?電器的半成品產(chǎn)生的不良品在倉庫實際操作如下:車間生產(chǎn)發(fā)現(xiàn) 的不良品退入倉庫，倉庫如有良品庫存，則將良品調(diào)出，但是倉庫此時不在系統(tǒng)中制 單，如良品不足，且車間不再補(bǔ)充生產(chǎn)，則多退的不良品以材料出庫單紅字形式入正 品倉庫。?電器下次送貨時倉庫直接從東海的送貨中調(diào)換不良品，在送貨中扣減不 良品的數(shù)量，不良品退?電器。此操作不符倉庫崗位操作手冊規(guī)定的車間換貨流程。 此類操作涉及各個配件倉庫。 原因分析: 此類操作倉庫、采購采用了實際

15、方便的操作，且一直以來形成了習(xí)慣，無人提出過異議。 造成影響: A、公司倉庫直接與供應(yīng)商交涉換貨，減少了采購與品質(zhì)與供應(yīng)商的交涉分量。 B、無法對供方來料的不良程度進(jìn)行總體評定。 C、無法按訂單衡量訂單所用材料耗用情況。 D、系統(tǒng)中正品庫存中會含有不良品，對生產(chǎn)制單不利。 審計建議: A、嚴(yán)格按照操作手冊進(jìn)行操作。 B、倉管部門需對各倉庫管理員的各項業(yè)務(wù)的操作流程進(jìn)行梳理，形成成文的規(guī)定。 C、制定公司不良品管理辦法，明確各環(huán)節(jié)之不良品處理流程及管理措施。 業(yè)務(wù)部門反饋: 總監(jiān)對此問題無異議，同時反饋對倉管員的操作培訓(xùn)可即時開展，但是對于培訓(xùn)的 結(jié)果的驗證更加重要。后期會結(jié)合體系的建立，明確各環(huán)節(jié)的流程。 五、后續(xù)跟蹤根據(jù)報告中【具體的審計發(fā)現(xiàn)與建議】的內(nèi)容，與業(yè)務(wù)部門達(dá)成共識，制定改進(jìn)計劃如下，我們將在春節(jié)假期后(最后一項改善措施執(zhí)行時間)對倉庫部門實施后續(xù)審計。序號問題描述改進(jìn)措施責(zé)任人預(yù)計改善時間1倉庫部門組織架構(gòu)不合理建立倉庫組織架構(gòu)，實施 倉庫獨(dú)立管理2公司倉庫管理制度及流程文件不健全建立倉庫出入庫管理要領(lǐng) 及相關(guān)操作表單3倉庫無明確的崗位職責(zé)，對倉庫管理員的考核無依據(jù)及驗證制定各崗位崗位職責(zé)及考核項目4未經(jīng)授權(quán)人