小公司采購流程及管理制度

1、小公司采購流程及管理制度為了提高公司采購效率，明確崗位職責(zé)，有效降底采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物質(zhì)采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。第 1 項(xiàng) 申購程序申購的定義 。申購是指某人或者某部門根據(jù)公司經(jīng)營活動(dòng)需要確定一種或幾種物料，并按 照規(guī)定格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過程。一、申購單提報(bào)規(guī)定。1. 申購單應(yīng)按照要素填寫完整，清晰，由公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門。2. 申購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)重新填寫并由公司總經(jīng)理簽字。二、申購單接收規(guī)定 。具體負(fù)責(zé)采購的部門就以下事項(xiàng)對申購單進(jìn)行審核 。1 應(yīng)檢查申購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整，清晰，檢查申購單是否經(jīng)

2、過公司領(lǐng)導(dǎo)審 批。2 接收申購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱規(guī)格等不完整不清晰不采購，庫存已超儲積 壓的物資不采購的原則。3 通知倉庫管理人員核查申購物資是否有庫存。4 對于不符合規(guī)定和撤銷的申購單物資應(yīng)及時(shí)通知申購部門。三、申購單分發(fā)規(guī)定 。1對于采購應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理。審批人與采購人應(yīng)職責(zé)分離。 2 對于緊急申購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。3 無法于申購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知申購部門。4 重要項(xiàng)目的采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。1 / 6四、采購周期的規(guī)定。1 詢好價(jià)后在本市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過 3 天。2 詢好價(jià)后非本市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過 7 天

3、。3 采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明相關(guān)原因。4 遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。五、 對于已簽訂合同的供應(yīng)商，分次采購需就每次采購的數(shù)量、金額、發(fā)貨時(shí)間等事項(xiàng)，與供應(yīng)商進(jìn)行書面或郵件確認(rèn)。未簽訂合同的供應(yīng)商按本制度第三章供應(yīng)商的選擇及合同 簽訂執(zhí)行。六、屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)該整理歸類集中采購。對于緊急申購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。1. 集中采購：凡是有相同類型，共同性的材料采用集中計(jì)劃采購。采購前，申購部門按計(jì)劃申請。采購部門集中辦理采購。2. 緊急采購：緊急采購的物料總金額在 5000 元以下（含 5000 元）的，書面報(bào)請公司項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。采購的物料

4、總金額在 5000 元以上 20000 元（含 20000 元）以 下的，需報(bào)請公司總經(jīng)理書面批準(zhǔn)。第 2 章 供應(yīng)商的選擇及合同簽訂對第一次合作的供應(yīng)商，需進(jìn)行資質(zhì)考核、詢價(jià)、比價(jià)。詢價(jià)、比價(jià)由總經(jīng)理負(fù)責(zé)，并報(bào)備 董事長。一、采購部門應(yīng)對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行考核，考核的方面包括但不限于以下內(nèi)容：1 供應(yīng)商應(yīng)具備一定的資質(zhì)和實(shí)力，具有提高或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力，產(chǎn)品 質(zhì)量符合我司需求。1 / 62 供應(yīng)商財(cái)務(wù)流程健全，能提供正規(guī)的發(fā)票。3 查詢供應(yīng)商是否有征信不良記錄，對銷售給我們的商品是否在其法定營業(yè)范圍內(nèi)，近期 是否出現(xiàn)重大違法事項(xiàng)。4 重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力、資質(zhì)

5、進(jìn)行驗(yàn)證和審查，并通過進(jìn)行實(shí) 地考察，了解供應(yīng)商的各方面實(shí)力，以確保其能進(jìn)行穩(wěn)定的合作。二、 初步篩選后，有針對性的就幾家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。1. 應(yīng)認(rèn)真審閱申購單的品名，規(guī)格，數(shù)量，了解技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)與申購部門溝 通。2. 所有采購項(xiàng)目必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則上不通過其代理或各種中介機(jī) 構(gòu)詢價(jià)。3在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。三、 對詢價(jià)結(jié)果進(jìn)行對比、議價(jià)。1 對供應(yīng)商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。2 對于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析、比對，篩選價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)的綜合條件 更加突出的廠商。3 參考目標(biāo)或理想價(jià)格與各供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一

6、步談判。4 比價(jià)，議價(jià)結(jié)果經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核，并報(bào)備至董事長。第 3 項(xiàng) 合同的簽定及規(guī)定合同的簽訂及其規(guī)定 。合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立，變更，終止民事關(guān)系的協(xié)議，依法成立的合同，受法律保護(hù)，廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利，義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。3 / 6一、合同正文應(yīng)包含的要素1 合同名稱，合同編號，簽訂地點(diǎn)。2 采購物品名稱，規(guī)格，數(shù)量，單價(jià)，總價(jià)及合同總額。3. 包裝要求：重量，尺寸，規(guī)格，包裝材料等等。4. 合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)說明。5 質(zhì)量要求及規(guī)范。6 要求交貨日期。7 付款方式。8 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法。9 雙方公司信息。二、合同簽訂及其規(guī)定。1 如涉及

7、到技術(shù)問題及公司機(jī)密的注意保密責(zé)任。2 質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品的質(zhì)保期。3 詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求。4 針對不同的合同約定不同的付款方式。5 違約責(zé)任一定要詳細(xì)具體， 要經(jīng)公司法律顧問審核。6 合同審查后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字加蓋合同公章方可生效。7 合同以傳真或其它形式提供給供應(yīng)商后，要求供應(yīng)商簽字加蓋公司合同專用章回傳。第 4 項(xiàng) 付款及合同執(zhí)行一、付款按以下規(guī)定執(zhí)行1財(cái)務(wù)部向倉庫確認(rèn)貨物收到、質(zhì)檢合格后方可申請付款。4 / 62 按照合同約定，達(dá)到付款條件的貨款進(jìn)行付款操作。3 填寫費(fèi)用報(bào)銷單，該單由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批簽字完畢后提交財(cái)務(wù)部。二、 合同執(zhí)行與跟進(jìn)1已簽訂合同、訂單由申購部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)，總經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題申購部門應(yīng) 及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知公司領(lǐng)導(dǎo)。2已簽訂的合同在執(zhí)行期間應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并 督促其保質(zhì)保量按時(shí)履行。3. 合同在履行期間應(yīng)按照雙方約定嚴(yán)格執(zhí)行，如遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。第 5 項(xiàng) 對賬調(diào)節(jié)每