項目行政日常管理業(yè)務的操作規(guī)范要求

1、項目行政日常管理業(yè)務的操作規(guī)范要求為統(tǒng)一規(guī)范和加強項目行政日常管理業(yè)務，現(xiàn)就相關業(yè)務操作規(guī)范要求說明如下：一、印鑒使用要求（一）印鑒使用及外借需嚴格遵守如下要求：1、凡需要蓋章的合同及重要文件（如項目銷售房源、售價報告、與合作單位涉及業(yè)務及經濟往來的函件等），印鑒管理人必須見到項目/總公司總經理審批簽字的文件/合同審批單后，由印鑒使用人登記簽字后方可蓋章（合同類審批單總經理簽字后須經公司財務總監(jiān)簽字后方可蓋章）；2、一般性文件（如辦理日常業(yè)務所需的審批表、公司證照類復印件等）的蓋章，須由使用人登記簽字后，經使用部門負責人簽字后方可蓋章；3、印鑒如要攜帶外出使用，須由使用人登記簽字、經項目總經理

2、審批通過后方可外借；若項目總經理外出不在，印鑒攜帶外出需經過印鑒使用部門負責人簽字后方可領取，待項目總經理歸來后補簽相關審批手續(xù)；4、印鑒外出攜帶使用原則上不得過夜：（1）印鑒外借人員需在下班前將印鑒歸還印鑒管理人員，若當日業(yè)務未辦理完畢，則需第二日重新填寫印鑒外出使用審批登記表，經項目總經理審批同意后方可繼續(xù)外借，不得將印鑒私自留存過夜；（2）特殊情形時（如必須攜帶印鑒出差），則由印鑒使用人員擬定申請報告，詳細說明需攜帶印鑒辦理的事項、借用時間及歸還時間，經借用人簽字、部門主管領導簽字，項目總經理審批同意后，方可外帶印鑒過夜使用，待業(yè)務辦理完畢后需及時將印鑒歸還管理人；（3）外帶印鑒的經辦人

3、員需做好印鑒的使用及保管工作，不得未經同意私自在非經辦業(yè)務的文件、合同上蓋章，不得委托他人返還或代為保管印鑒；5、嚴禁在空白紙張及空白合同上蓋章，如因工作需要或其它特殊情況下確需使用時，由印鑒使用人員擬定申請報告，詳細說明辦理的事項，經使用人簽字、部門主管領導簽字，項目總經理審批同意后，方可辦理；印鑒管理人員需詳細登記蓋章的空白紙張份數(shù)，待業(yè)務辦理完畢后，明確已使用的份數(shù)，并將未使用的蓋章后的空白紙張收回并銷毀；6、印鑒使用人需認真履行印章使用審批程序，并詳細填寫印章使用審批登記表或印章外出使用審批登記表；印鑒管理人需嚴格按照規(guī)定履行印鑒管理流程，對蓋章文件及合同嚴格審核并及時督收。二、公司檔

4、案管理及文件、合同的流轉要求麟峰公司的檔案管理由行政部負責統(tǒng)一管理，麟峰公司內外部文件、合同及函件均由行政部負責統(tǒng)一發(fā)送、登記；（一）文件、合同流轉的要求1、各部門經辦的文件、合同及前期類審批手續(xù)在執(zhí)行完畢審批流程后，需及時將原件轉發(fā)行政部存檔，財務付款類的原件由財務部存檔，行政部留存復印件；2、各部門需建立好文件發(fā)文登記本及檔案借閱本，在向其他部門發(fā)文時需做好發(fā)文登記，詳細記錄文件名稱、主要內容、收文部門、文件為原件或復印件等，并由文件接收人員簽字；在檔案借閱時需詳細登記借閱文件名稱、辦理業(yè)務，并由借閱人登記簽字；3、項目業(yè)務部門如需行政部代為轉發(fā)相關文件、合同的，則需在項目文件/合同審批單

5、中的備注欄內詳細標注需要轉發(fā)的部門及份數(shù)；4、行政部需將發(fā)文登記本按照內部發(fā)文登記和外部發(fā)文登記兩類分別進行發(fā)送登記，以便分門別類、快捷查找；5、員工借閱的證件原件，如因業(yè)務原因上交相關職能部門、不能返還檔案管理部門的，檔案借閱人需在借閱登記本上登記證件原件上交的職能部門及辦理的具體業(yè)務，并本人簽字說明文件不予歸還，檔案管理人需在借閱登記本上將不歸還部分的內容用紅筆予以標注，以備后期查閱；三、考勤管理的相關要求（一）昌吉項目作息時間 1、周一至周五：烏市員工上午9：50發(fā)車，中午13:30分15:00分午休，下午18:00分發(fā)車；昌吉員工上午10:30分上班，中午13:30分15:00分午休，

6、下午19：00分下班；2、周六：烏市員工上午10:00發(fā)車，中午13:30分發(fā)車；昌吉員工上午10:40上班，中午13:30分下班（二）考勤要求1、如因請假或外出辦理業(yè)務時，需提前一天告知行政部進行備案(當天告知視同無效), 由行政部負責登記原因；未上班且未進行備案者，視同缺勤處理；（三）請假要求1、員工請（?。┦录夙氁罁?jù)公司的規(guī)定履行請假審批程序，獲得批準并安排好工作后，方可離開崗位；2、員工請（?。┦录伲瑧虑跋蛩诓块T負責人書面申請，填寫請假申請單，員工請（?。┦录?小時以內（含2兩小時），由部門負責人簽批；請假超過2小時者由項目總經理簽批；項目經理會成員請假需經項目總經理審批。范例如下

7、：請假申請單部門：行政部 2015 年10月10日申請人*請假事由回家探望老人請假時間2015年10月11日10月12日，共計2天部門負責人（簽字）對工作無重大影響，建議準假 *主管領導（簽字）同意請假 馮總3、如遇特殊情況，無法及時填寫請假申請單的，須經部門負責人/項目總經理同意，告知行政部后方可視為請假，并在上班時補填假條交至行政部；四、車輛管理的相關要求（一）車輛使用要求1、項目車輛的使用實行統(tǒng)一派車管理，由行政部負責統(tǒng)一調度，并對車輛使用和管理進行監(jiān)督；2、項目車輛管理采用駕駛人和管理人責任劃分的原則，由駕駛員負責車輛的駕駛、維修、保養(yǎng)及年審等工作，管理人負責車輛的調度及監(jiān)督、落實車輛

8、使用、維修、保養(yǎng)及費用核銷情況；3、車輛管理責任落實到人，車輛的派車登記、公里數(shù)記錄及費用核算由駕駛員自行負責，部門經理負責審核檢查；4、各部門如因工作有商務用車需要，需提前向部門負責人提出用車申請，并填寫派車單（填寫用車人員、辦理工作內容、出行路線、往返時間等），經部門負責人審核同意后，到行政部申請派車；短途和非緊急業(yè)務公司不予派車； 5、駕駛員見派車單方可出車，如出現(xiàn)無派車單私自出車的現(xiàn)象，出車期間費用將由用車人員及駕駛員自行承擔，且將在駕駛員的績效考核中予以記錄；范例如下：派車單 部門：工程部 2015年8月31日使用人王*用車事由工地出車時間10:30返回時間12:30行車路線公司項目

9、工地公司主管領導（簽字）朱柏宇停車費9駕駛員田江利行政部（簽字）侯玉茜公里數(shù)28使用人簽字王振國6、在車輛使用過程中，駕駛員應負責車輛的安全，如造成車輛的損失或發(fā)生事故所產生的費用，將根據(jù)責任的劃分，承擔相應的責任；7、公務車輛下班后必須停放在公司，車輛如遇特殊情況不能按時返回的，應及時通知部門經理，并說明原因；逢節(jié)假日，車輛鑰匙需交回部門經理處保管，部門經理每月不定期監(jiān)督檢查車輛是否停放到位。（二）車輛駕駛要求1、駕駛員需嚴格遵守交通法規(guī)，認真執(zhí)行車輛安全操作規(guī)程，文明行車，不違章駕駛、不危險駕車、不酒后開車，確保行車安全；2、駕駛員出車前需例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常，如發(fā)現(xiàn)

10、問題及時請示和處理；3、駕駛員出車回來后需及時檢查車輛存油量，發(fā)現(xiàn)存油不足一格時立即加油，保證出車時油量充足；不在出車前緊急加油，以免影響用車部門業(yè)務辦理；4、駕駛員在出車時需科學安排行車時間、行車路線，做好行車記錄，并做到節(jié)油節(jié)能；5、若駕駛員因違反交通法規(guī)造成罰款或交通事故的損失，均由駕駛人員自行承擔全額承擔。（三）車輛保養(yǎng)、維修及日常維護要求1、駕駛員應隨時保持車輛內外衛(wèi)生整潔，不在車內吸煙；2、駕駛員應根據(jù)車輛行駛里程結合車輛實際情況，按期進行車輛保養(yǎng)，保持車輛的良好運行狀態(tài)；3、駕駛員應定期檢查車輛情況，如發(fā)現(xiàn)車輛隱患及時告知部門負責人，申請維修處理；4、車輛的維修、保養(yǎng)采用專項管理

11、，即駕駛員負責維修、保養(yǎng)自己駕駛的專項車輛； 5、車輛保養(yǎng)需嚴格遵守公司制度及流程。車輛如需保養(yǎng)及維修，需由駕駛員提出申請，經公司批準后方可進行維修；未經批準，駕駛員不得私自將車輛進行修理，否則費用自付。6、車輛保養(yǎng)時需進行多方對比，本著節(jié)約的原則在公司指定廠家進行保養(yǎng)。（四）車輛費用管理要求1、公司車輛油費申請及費用的使用、核銷由行政部負責統(tǒng)一管理，駕駛員加油時需登記后方可領取油卡，并交回加油記錄小票；2、駕駛員不得無票加油，否則費用自理；3、各部門辦理公務產生的費用（油費、停車費、洗車費），由行政部按實際使用情況進行統(tǒng)計，經用車部門簽字確認后，計入部門交通費用中。范例如下：用車部門用車次數(shù)

12、費用總計287元（油費300元、洗車費15元、停車10元）部門經理簽字備注公里數(shù)油費均攤洗車費停車費合計工程部4131112.66 52119.66朱柏宇行政部3129110.94 54119.94伍文志財務部44538.7 5447.7黃敏（五）其他要求1、公司嚴禁公車私用，一旦發(fā)現(xiàn)，公車私用過程中所發(fā)生的交通事故、違章責任及一切費用均由用車人自行承擔，公司不承擔任何責任，且對駕駛員提出除名警告。2、如因公業(yè)務需要，特殊情況下使用員工個人車輛辦理公務的，須經項目總經理同意后，行政部予以核銷。五、商務接待管理（含煙酒購買）要求（一）商務接待管理要求1、項目各部門接待費用開支必須本著合理支出的原

13、則，充分考慮接待的方法，有效使用經費開支；反對鋪張浪費，嚴禁公款私用；接待費支出項目必須與接待用途相一致；2、項目各部門在需要商務接待時，需詳細填寫商務接待審批單，部門負責人簽字后，經項目總經理簽字批準后，將商務接待審批單報送行政部備案并記錄實際執(zhí)行情況；3、若因特殊情況未能按規(guī)定填寫商務接待審批單的，由經辦部門負責人向項目總經理電話請示，獲得同意后須在次工作日補填商務接待審批單；4、商務接待審批單的填寫要求如下：（1）接待申請人需詳細填寫接待事由、接待項目（說明接待的具體方式）、商務接待的人數(shù)（我方與被接待方人數(shù)合計）、接待地點、接待標準（含煙酒費用）、接待煙酒明細與數(shù)量及接待參加的人員（我

14、方與被接待方人員姓名）；（2）接待結束后，行政部需在執(zhí)行情況欄中填寫實際領用的煙酒明細、數(shù)量及金額，如若出現(xiàn)實際接待金額超出原計劃金額的，接待部門需出具情況說明，經項目總經理審批后，交至行政部，由行政部將商務接待審批單及情況說明統(tǒng)一轉至財務；范例如下：商務接待審批單申請部門： 工程部 2015 年8月31日商務接待事由接待中外建趙院長及設計師楊工商務接待項目餐飲商務接待人數(shù)7人商務接待地點迪泰酒店商務接待標準2500元接待煙、酒申請數(shù)量伊犁小老窖2瓶*50=100元；蘇煙2包*22=44元。接待參加人員項目參加人員：馮總、朱總工、姜總、中外建：趙院長、楊工部門負責人意見項目總經理審批項目行政部

15、執(zhí)行情況工程部用餐消費1860元，領用伊犁小老窖2瓶*50=100元，蘇煙2包*22=44元；共計消費2004元。（二）商務接待煙酒的申購要求1、項目各部門商務接待時如需領用酒水，需詳細填寫商務接待審批單（填寫要求詳見上述要求），由行政部做好領用情況的登記；商務接待煙酒原則上每次領用不得超額，煙2盒，酒2瓶，特殊情況超出使用的需詳細說明領用數(shù)量，經項目總經理審批通過后方可辦理領用；2、行政部負責商務接待管理的人員，必須憑項目領導審批簽字的商務接待審批單安排商務煙酒的領用或購買；3、行政部需建立商務接待煙酒領用登記本，凡商務接待煙酒購買后須第一時間進行入庫登記，統(tǒng)計煙酒的數(shù)量及余額，并附合作單位

16、提供的送貨單；接待部門經辦人憑商務接待審批單進行領用登記，登記時需詳細標注商務接待煙酒的領用時間、領用明細及數(shù)量、消費金額、領用煙酒的，并由領用登記人簽字確認。4、項目各部門不得不經過行政部私自通知煙酒供貨單位送煙酒并簽單，如有發(fā)現(xiàn)類似事件，則煙酒費用由員工個人承擔，不予報銷。六、辦公用品、耗材管理要求（一）辦公用品的申購程序及要求1、公司各部門的辦公用品申購程序為：部門填寫辦公用品申購單 部門負責人審核 行政部統(tǒng)計匯總辦公用品需求 申購辦公用品 發(fā)放辦公用品，并領用登記；范例如下：物 品 申 購 單申購部門：行政部 申購時間：2015年9月1日序號物品申購名稱數(shù)量單價金額庫存金額在外購買金額

17、領用人簽字1A4紙1包23 元23元023元 侯玉茜2筆芯2支0.5元1元01元3筆記本1本5元5元5元0元4文件夾1個15元15元0元15元5經辦人簽字： 部門負責人簽字： 行政部簽字：2、辦公用品申購要求（1）為提高辦公效率，辦公用品原則上每季度集中申購一次，中途不單另申購；特殊情形下，根據(jù)需求緊急程度予以申購辦理；（2）員工入職時已發(fā)放工作日志本及中性筆各一份，本著節(jié)約成本的原則，各部門工作日志本采用“交舊領新”的方式；同時，不再單另為員工申購及發(fā)放筆，各部門根據(jù)辦公需求量每月領取筆芯，原則上每人領取筆芯不超過兩支。（3）為節(jié)約紙張、減少浪費，建議各部門在打印文件、合同時采取雙面打印的方

18、式，各部門在申購打印紙時原則上每部門每月僅限一包，特殊情形（如銷售現(xiàn)場簽約、財務報送報表、公司董事會召開準備文件等）根據(jù)實際情況，由部門經理陳述原因、部門負責人審核同意后，行政部統(tǒng)一購買。（二）辦公耗材的申購程序及要求1、各部門的辦公耗材申購程序為：部門擬定辦公耗材申購報告 部門負責人審核簽字 行政部核實辦公耗材使用及需求情況，并對耗材進行詢價，選擇最優(yōu)供貨方 申購辦公耗材，并登記入庫 發(fā)放辦公耗材，并領用登記；2、辦公耗材申購要求（1）辦公耗材主要指復印機、打印機加粉、更換墨盒等；（2）辦公耗材的申購由項目行政部負責統(tǒng)一申購，各部門如有申購需求，需擬定申購報告，經部門負責人審核同意后，行政部負責通知電腦維護人員送貨，如出現(xiàn)未按流程申購，直接通知電腦維護人員送貨的，公司不予報銷相關費用。（三）辦公資產維修的程序及要求1、項目各部門的辦公資產維修程序為：部門擬定辦公資產維修報告 部門負責人審核簽字 行政部核實辦公資產使用情況，形成對資產處置意見（報廢重新申購或維修） 擬定相應報告，項目總經理審批同意后進行維修或資