跟單文員工作職責

1、跟單文員工作職責篇一：跟單員崗位職責 崗位描述 崗位名稱 跟單員 崗位編號 直接上級 省區(qū)經(jīng)理 越級領(lǐng)導 營銷總監(jiān) 直接下級 無 崗位權(quán)限與責任 工作職能 1、負責接受客戶訂單信息的記錄跟蹤和回復。確定所下訂單數(shù)量、顏色、型號系列、規(guī)格、尺寸、貨款等； 2、負責對每日銷售清單的匯總和錄入； 3、負責對每天的客戶投訴進行匯總和記錄交客服部門，以便及時解決售后問題； 4、做好接單工作和銷售技能的提升，熟練掌握產(chǎn)品的系列、型號、尺寸、顏色、包數(shù)、賣點等專業(yè)知識； 5、負責協(xié)調(diào)好各業(yè)務經(jīng)理，做好各個客戶的溝通和顧客訂單信息和回復工作； 6、跟客戶溝通下達訂單必須用 等書面形式； 7、收到客戶 后，應先

2、與所屬業(yè)務人員溝通相關(guān)事宜，然后必須再給客戶打個 ，確認 上面的訂貨內(nèi)容，確定訂貨內(nèi)容準確無誤后，再打單核定打款總金額； 8、打單完畢后，回復客戶打款總金額，通知客戶打訂貨訂金； 9、去財務確定客戶貨款訂金到賬后，下達生產(chǎn)訂單到生產(chǎn)計劃處； 10、跟蹤訂單生產(chǎn)整個過程，對訂單處于哪個環(huán)節(jié)做到心中有數(shù)，并參照合同日期規(guī)劃出貨日期。 11、訂單生產(chǎn)完畢后，需提前通知客戶打余款，財務確認全款到賬后，安排出貨； 12、與業(yè)務人員溝通協(xié)調(diào)貨運相關(guān)事宜； 13、接洽財務、出納、倉庫備貨、驗貨、裝車、出廠事宜； 14、負責客戶投訴的信息接口傳遞工作； 15、及時向省區(qū)經(jīng)理溝通專賣店的發(fā)貨情況，以便于省區(qū)經(jīng)理

3、對客戶及時的維護和開發(fā)； 16、跟單文員必須和客戶、客服、財務、業(yè)務人員等部門做好溝通協(xié)調(diào)工作； 17、對每天的銷售情況進行匯總，做好日報表，交于省區(qū)經(jīng)理； 18、負責銷售臺帳的建立以及應收帳款的回收跟進；19、嚴格執(zhí)行公司的各項規(guī)章制度，積極完成銷售部下達的各項工作要求和目標； 20、根據(jù)客戶要求，按公司的有關(guān)流程，進行及時準確的發(fā)貨。 21、完成領(lǐng)導交給的其他任務 工作權(quán)限 1、下達訂單生產(chǎn)指令、調(diào)貨指令、發(fā)貨計劃指令； 2、對各生產(chǎn)部門的“按時、按質(zhì)、按量”交貨原則進行監(jiān)督； 3、督促應收賬款回收的權(quán)力。 工作關(guān)系 1、公司內(nèi)部：銷售、財務、生產(chǎn)、技術(shù) 2、公司外部：客戶篇二：跟單文員工

4、作職責 跟單文員工作職責 跟單文員工作職責 每日工作內(nèi)容： 1.接受上級工作指示和客戶信息，必要時將該信息傳達給公司內(nèi)部對應部門。 2.聽從上級管理意見，聽從其他部門，特別是生產(chǎn)部門關(guān)于交期的意見。 3.每日下車間追查生產(chǎn)狀況是否可以滿足客戶交期。 4.客戶樣品管理： 1）當工程接到新產(chǎn)品單時，配合工程向客戶尋求相關(guān)資料， 2）當客戶有交貨需求時，督促工程迅速完成樣本工作。 3）如送樣前客戶提出交貨，要求客戶提出預產(chǎn)FORCOST或其他生產(chǎn)排程依據(jù)，以方便安排生產(chǎn)。 4）當工程送樣達成，參與新產(chǎn)品發(fā)布會，在會議前后時向客戶訊證，并索要正式訂單。 5）將工程確認的樣品，按冊記錄發(fā)放給品質(zhì)部門，作

5、為量產(chǎn)的管制依據(jù)。 6）如品質(zhì)部門或客戶對樣品提出疑問，將信息傳達給工程處理。 5.下單跟單工作： 1）追客戶下FORCOST或其他生產(chǎn)排程依據(jù)，以方便安排生產(chǎn)。 2）依據(jù)客戶訂單下公司內(nèi)部制造命令單通知各部門做好生產(chǎn)準備工作，并做好工單發(fā)放記錄，避免造成有單無貨或有貨無單情況。 3）審核生產(chǎn)日報表，進行工單產(chǎn)能結(jié)算工作，以追蹤工單達成情況 4）開立發(fā)料通知單給生產(chǎn)部門和物料員，通知其部門做好物料的準備工作。 5）如有其他物料需要領(lǐng)取的，審核領(lǐng)料部門是否領(lǐng)料正常。 6）督促PC計劃員依據(jù)客戶交期情況，與生產(chǎn)部門協(xié)商制訂生產(chǎn)計劃表，并依據(jù)生產(chǎn)狀況和客戶協(xié)商交期。 7）如公司生產(chǎn)量或生產(chǎn)工藝無法達

6、成客戶交期需要外發(fā)供應商的,開立外協(xié)申請單給外協(xié)跟單員。 6.出貨追蹤管理工作： 轉(zhuǎn)載自百分網(wǎng)，請保留此標記 1）將和客戶協(xié)商的交期制定成出貨計劃，請倉庫，品質(zhì)做好出貨準備。 2）如客戶對出貨時間有疑問，與客戶協(xié)商；盡量滿足其合理的要求。料不及時或無計劃的出貨。 4）當倉庫備好產(chǎn)品時，依據(jù)備料數(shù)量開立客戶送貨單，要求倉庫按照客戶要求時間內(nèi)將貨物送到。 5）督促倉庫送貨員將送貨單準確收回，并建檔以方便查帳。 7.其他工作： 1）按時和客戶有關(guān)人員進行帳務核對，確保送貨單沒有失誤。 2）召開新產(chǎn)品發(fā)布會時，要參加。 3）如客戶有變更交期的，積極與PC協(xié)商，修訂生產(chǎn)計劃，督促生產(chǎn)部門執(zhí)行之。 4）如

7、客戶有緊急插單的，立即召開緊急插單說明會，向生產(chǎn)部門說明插單重要性，督促生產(chǎn)部門執(zhí)行。 5）如生產(chǎn)部門因交期沒有達成，及時和客戶協(xié)商，商討新的交貨時間。 6）如有品質(zhì)問題而影響交期的，同樣及時和客戶協(xié)商，商討新的交貨時間，必要時和品質(zhì)部門協(xié)商讓步接受；如需要返工處理的，當接到品質(zhì)信息時，確認工程和品質(zhì)部門意見，及時與生產(chǎn)部門溝通返工完成時間。 7）如需要補單交貨的，與生產(chǎn)部門協(xié)商及時補單作業(yè)。 8）積極和倉庫一起與客戶協(xié)商包材回收問題，減少公司包材損失。 ?每周月工作內(nèi)容： 每周組織各生管召開交期檢討會 不定期召開客戶交期檢討會 ?所用表格： 送貨單 制造命令單 發(fā)料通知單 領(lǐng)料單 異常領(lǐng)料單

8、 不合格品報告 外協(xié)申請單 跟單文員就是負責業(yè)務的跟蹤、監(jiān)督，避免飛單 就是接到單子后把所要用到的原料輔料還有產(chǎn)品相關(guān)的所有的東西都要管的. 跟單員的工作內(nèi)容主要有：外貿(mào)業(yè)務跟單，物料采購跟單，生產(chǎn)過程跟單，貨物運輸跟單及客戶聯(lián)絡跟蹤（客戶接待）。 1.出口貨物跟單；（外貿(mào)業(yè)務跟進）了解基本外貿(mào)知識：（談判，報價，接單，簽合同等等）?；A(chǔ)外語及函電往來。 2.物料采購跟單。（業(yè)務跟進）懂營銷，懂產(chǎn)品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)） 3.生產(chǎn)過程跟單（生產(chǎn)進度跟進）懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通。 4.貨物運輸跟單（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關(guān)知識。 5.客戶聯(lián)轉(zhuǎn)載自百分網(wǎng)，請

9、保留此標記絡跟蹤（客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識。 1、客戶所下訂單的數(shù)量及質(zhì)量進行相關(guān)的監(jiān)督（訂單數(shù)量、交貨日期、結(jié)款方式、回傳交期）。 2、確認物料是否到位，為生產(chǎn)做好準備。 3、跟進生產(chǎn)，滿足客戶供貨要求。 4、把交完的訂單及時交給財務，做好對帳工作，協(xié)助業(yè)務回籠資金。 5、把自己不能解決的問題及時向上級反映，及時解決問題。 6、做好本職工作的同時，協(xié)助財務和出納工作。 工作要領(lǐng)：1、熱情禮貌、積極向上、責任心強。 2、在客戶和業(yè)務之間做好溝通和協(xié)調(diào)工作并及時準確的傳達信息。 3、保持良好的客戶關(guān)系。 4、做好各部門的溝通和協(xié)調(diào)工作。 1.聽從上級管理意見，聽從其他部門，每

10、日下車間追查生產(chǎn)狀況是否可以滿足客戶交期。 2.負責客戶樣品管理： 1）當工程接到新產(chǎn)品單時，配合工程向客戶尋求相關(guān)資料， 2）當客戶有交貨需求時，督促工程迅速完成樣本工作。 3）如送樣前客戶提出交貨，要求客戶提出預產(chǎn)FORCOST或其他生產(chǎn)排程依據(jù)，以方便安排生產(chǎn)。 4）當工程送樣達成，參與新產(chǎn)品發(fā)布會，在會議前后時向客戶訊證，并索要正式訂單。 5）將工程確認的樣品，按冊記錄發(fā)放給品質(zhì)部門，作為量產(chǎn)的管制依據(jù)。 6）如品質(zhì)部門或客戶對樣品提出疑問，將信息傳達給工程處理。 3.下單跟單工作： 1）追客戶下FORCOST或其他生產(chǎn)排程依據(jù)，以方便安排生產(chǎn)。 2）依據(jù)客戶訂單下公司內(nèi)部制造命令單通

11、知各部門做好生產(chǎn)準備工作，并做好工單發(fā)放記錄，避免造成有單無貨或有貨無單情況。 3）審核生產(chǎn)日報表，進行工單產(chǎn)能結(jié)算工作，以追蹤工單達成情況 4）開立發(fā)料通知單給生產(chǎn)部門和物料員，通知其部門做好物料的準備工作。 5）如有其他物料需要領(lǐng)取的，審核領(lǐng)料部門是否領(lǐng)料正常。 6）督促PC計劃員依據(jù)客戶交期情況，與生產(chǎn)部門協(xié)商制訂生產(chǎn)計劃表，并依據(jù)生產(chǎn)狀況和客戶協(xié)商交期。 7）如公司生產(chǎn)量或生產(chǎn)工藝無法達成客戶交期需要外發(fā)供應商的,開立外協(xié)申請單給外協(xié)跟單員。 4.出貨追蹤管理工作： 1）將和客戶協(xié)商的交期制定成出貨計劃，請倉庫，品質(zhì)做好出貨準備。 2）如客戶對出貨時間有疑問，與客戶協(xié)商；盡量滿足其合理

12、的要求。 3）督促生產(chǎn)部門達成交期并及時入庫，要求倉庫及時備料請品質(zhì)部門檢驗，以上工作需要提前完成，避免出現(xiàn)備料不及時或無計劃的出貨。 4）當倉庫備好產(chǎn)品時，依據(jù)備料數(shù)量開立客戶送貨單，要求倉庫按照客戶要求時間內(nèi)將貨物送到。 5）督促倉庫送貨員將送貨單準確收回，并建檔以方便查帳。 1）按時和客戶有關(guān)人員進行帳務核對，確保送貨單沒有失誤。 2）召開新產(chǎn)品發(fā)布會時，要參加。 3）如客戶有變更交期的，積極與PC協(xié)商，修訂生產(chǎn)計劃，督促生產(chǎn)部門執(zhí)行之。 4）如客戶有緊急插單的，立即召開緊急插單說明會，向生產(chǎn)部門說明插單重要性，督促生產(chǎn)部門執(zhí)行。 5）如生產(chǎn)部門因交期沒有達成，及時和客戶協(xié)商，商討新的交

13、貨時間。 6）如有品質(zhì)問題而影響交期的，同樣及時和客戶協(xié)商，商討新的交貨時間，必要時和品質(zhì)部門協(xié)商讓步接受；如需要返工處理的，當接到品質(zhì)信息時，確認工程和品質(zhì)部門意見，及時與生產(chǎn)部門溝通返工完成時間。跟單文員主要工作范圍是生產(chǎn)部門，登記好產(chǎn)品的生產(chǎn)情況，管理好產(chǎn)品的相關(guān)信息，跟進下單情況。其一日的工作流程可以歸納成以下的工作順序： 1.聽從上級管理意見，聽從其他部門，每日下車間追查生產(chǎn)狀況是否可以滿足客戶交期。 2.負責客戶樣品管理： 1）當工程接到新產(chǎn)品單時，配合工程向客戶尋求相關(guān)資料， 2）當客戶有交貨需求時，轉(zhuǎn)載自百分網(wǎng)，請保留此標記督促工程迅速完成樣本工作。 3）如送樣前客戶提出交貨，

14、要求客戶提出預產(chǎn)FORCOST或其他生產(chǎn)排程依據(jù)，以方便安排生產(chǎn)。 4）當工程送樣達成，參與新產(chǎn)品發(fā)布會，在會議前后時向客戶訊證，并索要正式訂單。 5）將工程確認的樣品，按冊記錄發(fā)放給品質(zhì)部門，作為量產(chǎn)的管制依據(jù)。 6）如品質(zhì)部門或客戶對樣品提出疑問，將信息傳達給工程處理。 3.下單跟單工作： 1）追客戶下FORCOST或其他生產(chǎn)排程依據(jù)，以方便安排生產(chǎn)。 2）依據(jù)客戶訂單下公司內(nèi)部制造命令單通知各部門做好生產(chǎn)準備工作，并做好工單發(fā)放記錄，避免造成有單無貨或有貨無單情況。 3）審核生產(chǎn)日報表，進行工單產(chǎn)能結(jié)算工作，以追蹤工單達成情況 4）開立發(fā)料通知單給生產(chǎn)部門和物料員，通知其部門做好物料的準

15、備工作。 5）如有其他物料需要領(lǐng)取的，審核領(lǐng)料部門是否領(lǐng)料正常。 6）督促PC計劃員依據(jù)客戶交期情況，與生產(chǎn)部門協(xié)商制訂生產(chǎn)計劃表，并依據(jù)生產(chǎn)狀況和客戶協(xié)商交期。 7）如公司生產(chǎn)量或生產(chǎn)工藝無法達成客戶交期需要外發(fā)供應商的,開立外協(xié)申請單給外協(xié)跟單員。篇三：跟單員工作職責 一、 目 的：為明確跟單員工作職責和權(quán)限,并與其他部門得到有效溝通,特制定此部門 職責說明書。 二、 適用范圍: 跟單部跟單員。 三、 定義: 1. 跟單:跟單英文walkthroug的直譯,意思是從業(yè)務的起始一直到業(yè)務的結(jié)束-一般都是到財務做帳結(jié)束-整套業(yè)務流程。跟單就是跟著這些已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務所留下的證據(jù)-各種證據(jù)、單據(jù)、

16、報表等-對業(yè)務流程進行重復模擬。 2 .跟單員：跟單員是指在企業(yè)運作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務運作流向的專職人員。所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負責的人都是跟單員。 四、工作內(nèi)容： (了解基本外貿(mào)知識：談判，報價，接單，簽合同 等等;基礎(chǔ)外語及函電往來);采購跟單（業(yè)務跟進,懂營銷，懂產(chǎn)品。物料，性能，使用）;生產(chǎn)過程跟單（生產(chǎn)進度跟進.懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通。）;貨物運輸跟單（出貨跟進.貨物運輸知識:運輸工具，方法，配柜及了解報關(guān)知識）及客戶聯(lián)絡跟蹤（客戶接待：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識） 1.尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。 2.設(shè)定目標：主要客戶和

17、待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。 3.傳播信息：將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去。 4.推銷產(chǎn)品：主動與客戶接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單為目的。 5.提供服務：產(chǎn)品的售后服務，及對客戶的服務。 6.收集信息：收集市場信息，進行市場考察。 7.分配產(chǎn)能：產(chǎn)能緊張時先安排主要客戶。 8.負責外貿(mào)采購的國內(nèi)供應商開發(fā)、詢價和評審 9.計算報價單 10. 驗簽訂單 11.進行采購訂單的下達、跟蹤,安排和參與質(zhì)檢員對產(chǎn)品的驗貨 12.負責出口單證、物流、以及跟單工作中涉及的各項內(nèi)容 13.填對帳表,配合財務做好核銷,對帳工作 14.目錄，樣品的寄送與登記 15.客戶檔案的管理 16.客戶來訪接待

18、17.經(jīng)理交辦事項的處理 18.與相關(guān)部門(供應商、出口運輸以及與貨代,船公司)的業(yè)務聯(lián)系跟單員是協(xié)調(diào)員：跟單員對客戶所訂產(chǎn)品的交貨進行跟蹤，即進行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點是生產(chǎn)進度，貨物報關(guān)，裝運等。 五、工作流程: 跟單員工作流程關(guān)聯(lián)圖： 客戶訂單處理中心訂單訂單處理中心 供應商生產(chǎn)計劃（庫存查詢） （出貨傳票） 供應商進料倉庫出庫 要點：接單與審單 ；進出口貨物的基本程序(外貿(mào)業(yè)務主要就是進行貨物的進出，貨物的出口有二種形式，一種通過外貿(mào)公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等) 一、接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形

19、式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質(zhì)量，數(shù)量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。 1下單方式：客戶下單的方式有：通過 ，F(xiàn)ax, Email或書面合同等方式。 2接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。 3接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是： （1） 合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。 （2） 確認書；（CONFIRMA

20、TION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的產(chǎn)品。而合同用的比較正規(guī)?？蛻魪膰庵苯影l(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。4接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。 （1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。 （2） 發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜椊灰讞l件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務中，發(fā)盤通常是一

21、方在收到對方的詢盤后作出的。 （3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。 （4） 接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。 二、審單：即審核合同報價 1審單內(nèi)容： 確認產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。2審單方法： （1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格： 審查時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？ （2）質(zhì)量： 也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。 （3

22、） 數(shù)量： 應審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。 約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當?shù)臋C動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按跟單信用證統(tǒng)一慣例，信用證上如規(guī)定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。 （4）單價，總額的審查：a客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？ 新客戶下單，要查看我們給他的報價。b 通常我們以美元為結(jié)算貨幣。 （5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術(shù)語，常用的有：FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件） C&F （Freight or Ca

23、rriage Paid to?.）運費付至指定目地的交貨CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格 （6）付款方式審查： a. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。b. 支付的貨幣能否接受？(我們以美元為結(jié)算貨幣) （7）包裝要求的審查： a 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？ b 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？ c 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標簽，說明書） 內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。 （8）交貨期的審查 （1） 跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝車、船送達。交貨期分:國內(nèi)(以天計算);國外交貨期一般應規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短?？梢允?周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。 （9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。 注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運 （趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。 3. 直接批量訂單金額大于人民幣4萬元的，營銷部先安排打樣，樣板交客戶確認后才能下單生產(chǎn)。 4.合同評審完成和工程問客（EQ）確認后,經(jīng)部門經(jīng)理審批完成,營銷部跟單員