會務(wù)管理制度

1、會務(wù)管理制度(一) 總則為實(shí)現(xiàn)對公司各類推廣會務(wù)進(jìn)行有序的組織與管理，確保會議召開的質(zhì)量和效率，特制訂本制度。(二) 會議分類及組織1. 根據(jù)主辦方不同，主要分為兩類：a類會議：又為主導(dǎo)會議。由我司組織主辦，其他部門協(xié)助的相關(guān)會議。主要有：產(chǎn)品推廣會、項目合作會議（主辦）等。b類會議：又為協(xié)助會議。由其他單位或合作伙伴組織主辦，我司協(xié)助并參與的相關(guān)會議。主要有：展會、項目合作會議（協(xié)辦）等。2. 根據(jù)會議分類不同，我們需投入的人力、物力以及投入的時間也會有所不同：分類a類會議b類會議人員支持1. 發(fā)起部門和市場部各指定一個主要負(fù)責(zé)人；2. 發(fā)起部門負(fù)責(zé)參會人員的確定，會議資料的準(zhǔn)備，主持人、主

2、講人確定、邀請函的制作等；3. 市場部跟進(jìn)網(wǎng)站宣傳、車輛安排等事宜；1. 相關(guān)協(xié)助部門或市場部指派一人負(fù)責(zé)跟進(jìn)與協(xié)助；2. 相關(guān)協(xié)助部門負(fù)責(zé)邀請相關(guān)人員。物資準(zhǔn)備4. 市場部負(fù)責(zé)會場布置所需易拉寶、背景畫、宣傳資料等的設(shè)計、制作；3. 市場部負(fù)責(zé)我司相關(guān)宣傳資料的準(zhǔn)備；投入時間會前20個工作日開始申請，并安排相關(guān)細(xì)則與主辦方聯(lián)系確認(rèn)相關(guān)事宜與時間安排；相關(guān)宣傳資料需會前3個工作日確定到位3. 所有會議一律由發(fā)起部門申請，填寫會議計劃申請表和會議費(fèi)用預(yù)算表，經(jīng)部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，有關(guān)部門協(xié)作做好會務(wù)工作。(三) a類會議細(xì)則及安排1. 會前準(zhǔn)備編號事項負(fù)責(zé)部門協(xié)助部門審核審批細(xì)則及節(jié)點(diǎn)hq

3、1會議計劃申報發(fā)起部門市場部總經(jīng)理1. 發(fā)起部門填寫會議計劃申請表；2. 確定會議主題、會議目標(biāo)和應(yīng)達(dá)成的結(jié)果、參會人員、預(yù)計人數(shù)、時間及地點(diǎn)要求等；3. 如有需要，可召開專門會議；4. 需提前20個工作日申請。hq2申報會議預(yù)算發(fā)起部門市場部總經(jīng)理1. 依據(jù)會議的長短及要求確認(rèn)，費(fèi)用明細(xì)包括：會議室費(fèi)用，住宿費(fèi)用，餐飲費(fèi)用，娛樂費(fèi)用，食品費(fèi)，交通費(fèi)，相關(guān)費(fèi)用，不可預(yù)見費(fèi)等，填寫會議費(fèi)用預(yù)算表；2. 需提前15個工作日完成。hq3前期會議宣傳發(fā)起部門it部總監(jiān)或副總經(jīng)理1. 制定會議流程節(jié)點(diǎn)表；2. 公司網(wǎng)站宣傳；3. 發(fā)出邀約郵件；4. 內(nèi)部業(yè)務(wù)員宣導(dǎo)；5. 需提前15個工作日完成。hq4會

4、議場所的選定市場部行政部總監(jiān)或副總經(jīng)理1. 了解場地情況(外部環(huán)境、周邊交通、內(nèi)部設(shè)施、茶歇、餐飲、住宿等) ；2. 費(fèi)用比較，填寫會場選擇比較表；3. 盡量保持所選場地比較固定，創(chuàng)建自己的品牌；4. 需會前10個工作日確定。hq5確定會議議程發(fā)起部門市場部總監(jiān)或副總經(jīng)理1. 發(fā)起部門填寫會議議程安排表；2. 需提前10個工作日提交市場部。hq6主持人與主講人的確定發(fā)起部門市場部總監(jiān)或副總經(jīng)理1. 根據(jù)會議實(shí)際要求，確定主持人，并初步定下各部分內(nèi)容的主講人；2. 需提前8個工作日完成。hq7發(fā)會議通知發(fā)起部門市場部部門經(jīng)理1. 應(yīng)注明會議的時間，地點(diǎn)，大致內(nèi)容等，會議的注意事項（包括著裝要求，

5、內(nèi)容保密要求，會議文件的要求，請假的要求，會議的紀(jì)律等）及路線圖；2. 需提前7個工作日公布。hq8參會人員確認(rèn)發(fā)起部門市場部部門經(jīng)理1. 會同發(fā)起部門確認(rèn)人員有無變動；2. 確認(rèn)茶歇、餐飲、住宿、交通、娛樂情況；3. 會前3個工作日完成。hq9確定會場及安排市場部行政部部門經(jīng)理1. 根據(jù)實(shí)際需要，再次確定會議室、房間、茶歇、餐飲等；2. 會前3個工作日完成。hq10會場布置資料準(zhǔn)備市場部行政部總監(jiān)或副總經(jīng)理1. 根據(jù)會場情況，確定要制作的歡迎牌、背景圖、宣傳展板、易拉寶、橫幅、宣傳單張等；2. 酒店確定后就可著手開始準(zhǔn)備設(shè)計、制作，會前3個工作日所有東西完成到位。hq11用品準(zhǔn)備市場部行政部

6、部門經(jīng)理1. 填寫會議用品準(zhǔn)備清單；2. 所有用品需在會前2個工作日確認(rèn)到位，或整理打好包。hq12會議文件準(zhǔn)備發(fā)起部門行政部部門經(jīng)理1. 會同發(fā)起部門打印相關(guān)文件；2. 會前2個工作日完成。hq13ppt制作主講人主持人會議總負(fù)責(zé)人1. ppt應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容、時間，由主講人自行根據(jù)實(shí)際情況制作；2. 會前1個工作日完成并匯總于主持人處。hq14車輛安排市場部行政部部門經(jīng)理1. 根據(jù)參會人員確定車輛數(shù)量、時間、路線，并預(yù)備突發(fā)需要；2. 會前3天安排好并通知到相關(guān)人員。hq15人員安排市場部行政部部門經(jīng)理1. 安排好相關(guān)工作人員；2. 會前3天完成。hq16發(fā)會務(wù)通知發(fā)起部門市場部總經(jīng)理1.

7、就會議準(zhǔn)備情況進(jìn)行通報，在所發(fā)會議通知的基礎(chǔ)上，對內(nèi)公布相關(guān)安排。應(yīng)包括時間、地點(diǎn)、議程、主講人、房間安排、就餐安排、車輛安排、相關(guān)負(fù)責(zé)人以及聯(lián)系方法、及會址路線；2. 會前3天發(fā)給相關(guān)人員。hq17發(fā)會議邀請函發(fā)起部門市場部總經(jīng)理1. 制定統(tǒng)一的邀請函，需包括會議主題、時間、地點(diǎn)、大致內(nèi)容、會議議程、主講人、聯(lián)系方式、行車路線、及特別提醒事項等。2. 會前3天發(fā)給相關(guān)邀請人員。hq18會場布置市場部發(fā)起部門行政部會議總負(fù)責(zé)人1. 所有會議所需用品需在會前2小時運(yùn)到會場；2. 會場布置的背景圖、宣傳展板、易拉寶、橫幅等需在會前1小時布置完成；3. 會議室所需用品（投影儀，膠投，幕布，白板，白板

8、筆、激光筆）需在會前1小時擺放并調(diào)試完畢；4. 會議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會前30分鐘準(zhǔn)備并調(diào)試完畢；5. 擺放指路牌，指明會議室及會務(wù)組的地點(diǎn)；6. 簽到臺人員安排、資料準(zhǔn)備（宣傳資料、簽到板或簽到表、筆等）需在會前30分鐘完成；7. 臺卡、文件于會前30分鐘放置；8. 相關(guān)通道指引人員，會中話筒、資料、禮品等傳遞人員等，需在會前30分鐘安排并分配完成；9. 紙、筆、礦泉水等與會前30分鐘擺放完成，如需沖泡的茶水需在會前10分鐘開始沖泡；10. 組織主持人與各主講人于會前30分鐘內(nèi)有個前期的碰面、溝通；11. 知會主持人與各主講人于會前5分鐘就座并準(zhǔn)備好相關(guān)資料或ppt。2. 會中

9、工作編號事項負(fù)責(zé)部門協(xié)助部門審核審批細(xì)則及節(jié)點(diǎn)hz1會議保障發(fā)起部門市場部會議總負(fù)責(zé)人1. 引導(dǎo)座位，簽到；2. 會議的全程要有相關(guān)負(fù)責(zé)的會務(wù)人員留在會議室，保障會議的服務(wù)，做好攝像、錄像工作，隨時關(guān)注設(shè)備、燈光、室溫、音響、話筒等情況；3. 協(xié)助主講人做好ppt文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作；4. 及時了解會議的進(jìn)展情況并及時通知外部會務(wù)人員做好日程安排的調(diào)整工作。hz2茶歇或用餐保障發(fā)起部門部門經(jīng)理部門經(jīng)理1. 結(jié)合會議的進(jìn)程和人數(shù)，通知并確定酒店茶歇或餐廳飯菜的準(zhǔn)備情況（人數(shù)）及用餐時間；2. 如果是下午的會議議程，安排工作快餐；3. 晚餐時通知第二天行程hz3住宿保障發(fā)起部門部門經(jīng)理部門經(jīng)理

10、1. 提前預(yù)訂好房間，并通知到住宿人員酒店的地點(diǎn)、房號，房卡領(lǐng)取或發(fā)放注意事項等；2. 與總臺設(shè)定好合適的提醒時間；3. 會議結(jié)束當(dāng)天12點(diǎn)前，收齊房間鑰匙。hz4會議紀(jì)要發(fā)起部門會議總負(fù)責(zé)人1. 發(fā)起部門派專人做好會議紀(jì)要；2. 會議記錄統(tǒng)一存檔；3. 會后三個工作日內(nèi)發(fā)給相關(guān)與會者。3. 會后工作編號事項負(fù)責(zé)人(部門)檢查審核審批細(xì)則及節(jié)點(diǎn)hh1退房負(fù)責(zé)專人會務(wù)總負(fù)責(zé)人1. 會議結(jié)束當(dāng)天12點(diǎn)前收齊房間鑰匙；2. 仔細(xì)檢查一遍房間，看是否遺漏物品；3. 確認(rèn)所有會議項目均以結(jié)束后，結(jié)帳并開具發(fā)票。hh2車輛安排市場部行政部會務(wù)總負(fù)責(zé)人部門經(jīng)理1. 提前安排好與會車輛；2. 告知自行駕車的與

11、會人員相關(guān)停車費(fèi)用、相應(yīng)出口等注意事項；3. 安排回收資料的運(yùn)回。hh3設(shè)備整理發(fā)起部門市場部會務(wù)總負(fù)責(zé)人1. 送走所有參會人員后，進(jìn)行設(shè)備和資料的收拾和整理工作；2. 由負(fù)責(zé)專人檢查一遍，看有否遺漏；3. 歸還設(shè)備，運(yùn)回回收資料。hh4資料整理發(fā)起部門會務(wù)總負(fù)責(zé)人1. 簽到資料及參會人信息匯總；2. 調(diào)查問卷統(tǒng)計。hh5費(fèi)用報銷市場部部門經(jīng)理總經(jīng)理1. 在會后三天內(nèi)進(jìn)行費(fèi)用報銷，并附此次會議的費(fèi)用清單hh6會務(wù)總結(jié)發(fā)起部門部門經(jīng)理總經(jīng)理1. 會后三天內(nèi)進(jìn)行會務(wù)總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)(四) 附則1.權(quán)責(zé)單位本制度由市場部負(fù)責(zé)起草、修改、執(zhí)行、廢止之起草工作；市場總監(jiān)負(fù)責(zé)本規(guī)定起草、修改、執(zhí)行

12、、廢止之核準(zhǔn)。2.生效日期本制度自 年 月 日起實(shí)施。(五) 附表附表1：會議計劃申請表申請部門申請時間會議主題會議目標(biāo)參會人員會議時間會議地點(diǎn)會議設(shè)備需求會議室要求住宿要求茶歇或用餐要求其他需配合事宜部門經(jīng)理意見行政部意見總監(jiān)或副經(jīng)理意見總經(jīng)理意見附表2：會場選擇比較表酒店名稱地點(diǎn)簡介外部環(huán)境內(nèi)部設(shè)施費(fèi)用情況會場茶歇用餐其他附表3：會議費(fèi)用預(yù)算表事項單位單價數(shù)量合計備注場地費(fèi)茶歇餐飲住宿費(fèi)交通資料宣傳用品獎品、禮品機(jī)動費(fèi)其他合計附表4：會議議程安排表_會議議程會議時間： 年 月 日會議地點(diǎn)：參會人數(shù)：會議流程時間安排主講人附表5：會議用品準(zhǔn)備清單填寫日期： 年 月 日會議名稱：會議時間：會議地點(diǎn)： 參會人數(shù)：會 議 必 備 用 品名稱單 位數(shù)量規(guī)格備注文具