新版公文制作與常見問題解決辦法

1、新版公文制作與常見問題解決辦法公文處理工作是指公文擬制、 辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅持實事求是，準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。新版黨政機關(guān)公文格式新標(biāo)準(zhǔn)從 2012 年 7 月 1 日開始執(zhí)行，為進一步規(guī)范我公司公文行文格式， 幫助辦公室文秘人員盡快掌握公文制作的正確方法，按照上級公文寫作規(guī)范要求，特開展此次培訓(xùn)課程，下面我將結(jié)合我們?nèi)粘９ぷ髦谐３霈F(xiàn)的以下問題，講解一下公文制作和處理的新標(biāo)準(zhǔn)。一、公文排版形式（一）公文用紙幅面及版面尺寸1.公文用紙采用國家標(biāo)準(zhǔn)A4 型，成品幅面尺寸為210mm*297mm。2.公文頁邊和版心尺寸文件頁面設(shè)置頁邊距：上：

2、 3.7 厘米下： 3.5 厘米左： 2.8 厘米右： 2.6 厘米版心： 1.56 厘米 *2.25 厘米（不含頁碼）頁腳設(shè)置為 2.8 厘米，勾選“奇偶頁不同”選項。（二）字數(shù)及字體- 1 -1.使用方正小標(biāo)宋體字標(biāo)識文件版頭和標(biāo)題文字。由于計算機系統(tǒng)中沒有預(yù)裝小標(biāo)宋體字庫文件，需要從網(wǎng)上下載相關(guān)字庫，復(fù)制粘貼到計算機硬盤的C:windowsfonts文件夾中即可2.設(shè)置每頁 22 行，每行 28 字。單擊菜單欄的 “格式 - 段落”，在段落對話框中將行距設(shè)置為固定值 28.5 磅，即可保證每行 28 字。無特殊要求，文中正文字體均采用 3 號仿宋字體，顏色為黑色。（三）頁碼頁碼用 4 號

3、半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，樣式為“ 1”。一字線距版心下邊緣 7mm ，單頁碼居右空一字， 雙頁碼居左空一字。選擇“插入頁碼頁面底端對齊方式（外側(cè)）格式（ 1）”。然后單擊左側(cè)頁碼修改字體，右側(cè)同理。信簽紙首頁不能有頁碼，若版記頁無內(nèi)容也不加頁碼，空白頁不加頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。二、制版及印刷裝訂要求（一）版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜。（二）雙面印刷；頁碼套正。兩頁碼之間的誤差不超過2mm.（三）左側(cè)裝訂，不掉頁。騎馬釘或平訂的訂位為兩釘外釘眼距版面上下邊緣各 70mm 處。無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固。三、公文主體的標(biāo)示規(guī)則（一）標(biāo)題- 2

4、-用 2 號方正小標(biāo)宋體字， 居中排布，回行時應(yīng)保持詞意完整，排列對稱美觀。 2012 版國標(biāo)規(guī)定，“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。如果在事由部分出現(xiàn)多個機關(guān)、人名等并列時，每個機關(guān)名稱、人名之間應(yīng)用頓號隔開，不使用空格。”（二）主送機關(guān)標(biāo)題下空一行左側(cè)頂格標(biāo)注，回行仍頂格。最后一個主送機關(guān)后標(biāo)全角冒號。（三）正文1.主送機關(guān)之下左空2 字標(biāo)注，回行頂格；以后每起一個自然段均左空 2 字。數(shù)字、年份不能回行。2.公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，用 3 號黑體；第二層為“（一）”，用 3 號楷體；第三層為“ 1.”，第四層為“（1）”均用 3 號仿宋字體，次序不可省

5、略或逾越。用“第” 、“其”、“首先”做次序號時， 應(yīng)當(dāng)在其后使用逗號， 如“第一，其一，首先”；用不帶括號的漢字數(shù)字或者“甲、乙 ”做次序號時，其后要用頓號，不宜用逗號， 如“一、甲、”；用不帶括號的阿拉伯?dāng)?shù)字、拉丁字母做次序號時，其后要用小圓點，如“ 1.A.a. ”。（四）附件說明如果有附件， 在正文最后空一行左空 2 個字，用三號仿宋字體注明附件名稱和順序。 “附件” 2 字后標(biāo)全符冒號，附件序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如： “附件： 1.* ”），附件名稱后不加標(biāo)點符號。當(dāng)附件多于 1 個時，附件的序號左端應(yīng)上下對齊；當(dāng)附件的- 3 -標(biāo)題標(biāo)題文字多于一行時， 回行文字應(yīng)該與上一行附件名稱的首

6、字（不是序號）對齊。（五）成文日期。 2012 版國標(biāo)規(guī)定，公文的成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、 月、日標(biāo)全，月、日不編虛位， 即（ 1 不編為 01 ）。成文日期右空 4 字，字體為三號仿宋。 成文日期確定的原則為會議通過的決議、決定等以會議正式通過的時間為準(zhǔn)。經(jīng)發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的公文，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文時，以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。（六）印章。 2012 版國標(biāo)規(guī)定 “請示等上行文要加蓋公章。加蓋機關(guān)印章時，印章上弧距正文 2mm-4mm ，發(fā)文機關(guān)署名在成文日期之上， 印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置。 ”按照加蓋公章要“

7、上不壓正文，下要騎年蓋月”和“印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)”的基本要求，因此，發(fā)文機關(guān)署名上方的空白區(qū)域高度不得低于69.4 磅，可以空 3行或?qū)⒖瞻讌^(qū)域的行距直接設(shè)置為80 磅，即可達到上述要求。（七）附注附注是公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項，對公文的發(fā)放范圍、使用時注意的事項加以說明。居左空兩字加圓括號編排在成文日期下一行，回行時頂格，字體采用三號仿宋字體。（八）附件公文的附件應(yīng)該在正文之后另起一面排布，附件的左上角第1 行頂格標(biāo)識“附件”二字用三號黑體，不加冒號。附件的名稱- 4 -應(yīng)與附件說明的名稱保持一致，與紅頭文件頁之間不能出現(xiàn)空頁。四、版記設(shè)置抄送機關(guān)與印發(fā)機關(guān)和

8、印發(fā)日期都是四號仿宋字體， 左右各空一個漢字。（一）抄送機關(guān)的位置。抄送機關(guān)的位置在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期的上方。抄送機關(guān)的名稱間用逗號隔開，最后一個抄送機關(guān)后用句號結(jié)束，當(dāng)抄送機關(guān)較多，一行排列不完，回行時應(yīng)與上一行冒號后的首字對齊。（二）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期位置。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期在公文的最后一頁的最后一行，與版心下邊緣對齊。（三）版記分隔線設(shè)置。選中版記中的所有文字，單擊菜單欄中的“格式邊框和底紋”，選擇實心線和寬度1 磅，單擊右邊預(yù)覽圖的上部和底部，確定即可。版記中的分隔線。兩頭分隔線高度為 0.35mm 的反線，中間分隔線的高度為 0.25mm 的正線。（四）版記頁必須在偶數(shù)頁上，如若不然

9、加空白頁。五、注意事項1.發(fā)文字號。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“ ”。發(fā)文字號序號不編虛位，即（1 不編為 001 ），不加“第”字，在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。發(fā)文編號一般在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空兩行，標(biāo)題距離紅色分隔線兩行，主送機關(guān)距離標(biāo)題一行距離。- 5 -2.印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話的公文，時間應(yīng)置于領(lǐng)導(dǎo)人姓名之上，用三號仿宋字體。3.原則上不得以單位名義向領(lǐng)導(dǎo)個人報送公文，包括“專報、簡報”等。4.凡有主送單位的公文必須有落款，即發(fā)送機關(guān)署名。發(fā)文機關(guān)、簽發(fā)日期兩要素要齊全。5.會議紀要及普發(fā)性文章不用蓋公章， “請示”、“報告” 等上行文必須加蓋公章。 不加蓋印章的公文

10、發(fā)文機關(guān)署名標(biāo)注在正文下空一行位置。6.“請示”、“報告”等上行文要加附注（聯(lián)系電話和聯(lián)系人姓名），意見、決定等直發(fā)類公文成文日期要前置，并在附注處標(biāo)注說明性文字，如“此文件公開發(fā)表”、“此文件發(fā)送至 * 級”。7.版記中的抄報抄送用四號仿宋字體不加黑，省略“主題詞”。8.除“信箋”首頁不加頁碼外，其他文種必須在首頁開始添加頁碼。9.“方案、辦法、綱要”屬非法定文種，須以“通知”形式下發(fā)。“意見”屬于法定文種，不能用“通知”下發(fā)。10. “請示”、“報告”等上行文種要用固定格式，需回復(fù)的要用“請示”，“妥否，請批示。 ”不需回復(fù)的用“報告” ，“特此報告。”“請示”一般只報送上級機關(guān)，除上級領(lǐng)

11、導(dǎo)直接交辦的事項外，不得直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人。請示、報告等上行文應(yīng)在附注處注明聯(lián)系人及電話，附注使用三號仿宋字體，緊接成文日期下一行居左空兩字，并在文字外加圓括號，回行時頂格。- 6 -11. 下級如因工作需要，以正式公文形式轉(zhuǎn)發(fā)上級公文時，一般情況下只對上級公文內(nèi)容進行轉(zhuǎn)載，包括發(fā)文標(biāo)題、機關(guān)日期等，但不應(yīng)包括版頭、發(fā)文字號和版記。12. 發(fā)文機關(guān)標(biāo)志上邊緣至版心上邊緣為 35mm, 使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色?！? 會議紀要”標(biāo)識用紅色36 號小標(biāo)宋體字。13. 批復(fù)無主送機關(guān)，直接送達。14. 向有審批權(quán)的機關(guān)請求批準(zhǔn)時應(yīng)寫“請示”或者“函” 。請示在未獲批準(zhǔn)前不能抄送給下級機關(guān)。15. 通知是下行文只能下達不能上傳。16. 上行文如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右，自上而下依次均勻編排，一般每行2 個姓名，中間不加任何標(biāo)點符號。17. 主送機關(guān)和抄送機關(guān)的