龍?jiān)崔k公管理系統(tǒng)協(xié)同系統(tǒng)使用培訓(xùn)講義

1、龍?jiān)措娏瘓F(tuán)辦公管理系統(tǒng)longyuan office automation system龍?jiān)醇瘓F(tuán)辦公管理系統(tǒng)用戶使用培訓(xùn)講義龍?jiān)措娏瘓F(tuán)股份有限公司2010年6月- 31 -目 錄第一章 如何登錄辦公系統(tǒng)3第二章 個(gè)人相關(guān)設(shè)置41、個(gè)人設(shè)置42、關(guān)聯(lián)應(yīng)用設(shè)置63、代理人設(shè)置74、消息提示設(shè)置7第三章 協(xié)同工作81、新建協(xié)同事項(xiàng)82、處理協(xié)同事項(xiàng)93、查看已辦事項(xiàng)10第四章 表單調(diào)用10第五章 知識管理111、知識中心112、文檔中心123、文檔借閱124、全文檢索13第六章 公文管理141、發(fā)文模板的調(diào)用142、公文流程的處理173、公文交換204、收文管理225、收文過程處理24第七章 其

2、他模塊251、公共信息252、日程/計(jì)劃/會(huì)議263、關(guān)聯(lián)系統(tǒng)274、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目285、綜合辦公管理29第一章 如何登錄辦公系統(tǒng)在打開的瀏覽器中，直接輸入地址：，在oa辦公系統(tǒng)的登錄界面，輸入用戶名和密碼即可（手機(jī)辦公登陸： 如有疑問，請與各自單位系統(tǒng)管理員聯(lián)系。登陸前需要做的事情：安裝控件，登陸界面輔助程序安裝安裝所有控件，操作如下：點(diǎn)擊此處在彈出的窗口中選擇安裝相關(guān)插件，然后靜靜等待安裝，待顯示“成功”后，可以關(guān)閉窗口。 如有百度、3721等上網(wǎng)助手，請把上網(wǎng)助手中的廣告攔截功能關(guān)閉或者卸載第二章 個(gè)人相關(guān)設(shè)置1、個(gè)人設(shè)置在個(gè)人首頁，點(diǎn)擊：個(gè)人事務(wù)，選擇個(gè)人設(shè)置首先，建議完善個(gè)人信息，個(gè)人電

3、話等，這樣大家可以在系統(tǒng)自動(dòng)生成的通訊錄中看到，方便查找。 其次，建議大家更改個(gè)人密碼。操作方法：如上圖，點(diǎn)擊：個(gè)人密碼設(shè)置，即可進(jìn)行修改。另外，系統(tǒng)還支持自定義個(gè)人首頁，自定義菜單以及左面版。 如上圖，點(diǎn)擊：個(gè)人空間設(shè)置-選擇欄目，會(huì)出現(xiàn)下面的選擇欄目界面.3點(diǎn)擊4調(diào)整顯示的順序2 選擇對應(yīng)的欄目 如上圖，選擇你想要呈現(xiàn)的欄目，移到右側(cè)即可。對于顯示的順序，還可以通過有才的上下按鈕調(diào)整。2、關(guān)聯(lián)應(yīng)用設(shè)置點(diǎn)擊：個(gè)人事務(wù)關(guān)聯(lián)應(yīng)用設(shè)置，如下圖點(diǎn)擊，在彈出的選人界面中進(jìn)行選擇關(guān)聯(lián)人員設(shè)置：如上圖，所示，設(shè)置后在首頁的關(guān)聯(lián)人員處就會(huì)呈現(xiàn)。點(diǎn)擊就可以彼此之間的溝通信息統(tǒng)一展現(xiàn)。3、代理人設(shè)置在上圖中，點(diǎn)

4、擊，新建后，這里設(shè)置具體的代理事宜當(dāng)用戶暫時(shí)不便于處理工作時(shí)，可以選擇其他人代為處理，在此進(jìn)行設(shè)置。4、消息提示設(shè)置設(shè)置系統(tǒng)消息的提醒方式，可以通過點(diǎn)擊選擇框，選擇哪些信息進(jìn)行提醒，哪些不需要提醒。把不需要提醒的去掉即可。最后，別忘了點(diǎn)擊確認(rèn)。第三章 協(xié)同工作1、 新建協(xié)同事項(xiàng)大致分三步，就可以發(fā)出一個(gè)協(xié)同：第一步：選擇【新建事項(xiàng)】，進(jìn)入新建事項(xiàng)頁面，輸入標(biāo)題和正文內(nèi)容。第二步：點(diǎn)擊流程輸入框，選擇事項(xiàng)的相關(guān)人員，確定流轉(zhuǎn)方式是并行還是串行。第三步：點(diǎn)擊 【發(fā)送】菜單，即完成協(xié)同事項(xiàng)的發(fā)送。 231新建流程時(shí)，只需要把需要發(fā)出的人選上，設(shè)置并發(fā)或者是串發(fā)，點(diǎn)擊確認(rèn)，該流程已設(shè)定完畢。并發(fā)：點(diǎn)擊

5、發(fā)送后，后面節(jié)點(diǎn)的人同時(shí)收到該事項(xiàng)；串發(fā)：待上一節(jié)點(diǎn)處理后，下一節(jié)點(diǎn)的人才能看到該事項(xiàng)。42132、處理協(xié)同事項(xiàng)第一步：在個(gè)人空間的【待辦事項(xiàng)】列表中，點(diǎn)擊事項(xiàng)標(biāo)題進(jìn)入處理頁面。第二步：點(diǎn)擊【處理】按鈕，在呈現(xiàn)的文本輸入框中填寫處理意見。第三步：點(diǎn)擊【提交】，即完成事項(xiàng)處理。21 345 3、查看已辦事項(xiàng)選擇【已辦事項(xiàng)】，即可進(jìn)行查看所有的已處理事項(xiàng)，結(jié)合查詢條件，可以進(jìn)行更準(zhǔn)確的查詢。根據(jù)實(shí)際情況，可以進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)，歸檔，刪除等操作。1 第四章 表單調(diào)用第一步：在個(gè)人首頁，查看【我的模板】，選擇其中的一個(gè)模板，點(diǎn)擊調(diào)用。第二步：在彈出的表格上，填寫相應(yīng)的空格，發(fā)起人只能在有權(quán)限編輯的單元格進(jìn)行填

6、寫。第三步：填好之后，點(diǎn)擊發(fā)送即可。 第五章 知識管理1、知識中心是個(gè)人信息的集中展示，通過文檔中心發(fā)布到知識中心的信息進(jìn)行全面展示，包括學(xué)習(xí)區(qū)、常用文檔的查看、rss訂閱信息、博客的展示。如圖知識中心界面。我的學(xué)習(xí)區(qū)：展示由自己或他人在文檔中心發(fā)送到個(gè)人學(xué)習(xí)區(qū)的文檔。常用文檔：展示自己在文檔中心中發(fā)送到常用文檔的文檔或文檔夾。訂閱文檔：展示已訂閱的有新增、修改、評論等改動(dòng)操作的文檔。我的rss訂閱：展示了最新訂閱的rss鏈接，系統(tǒng)對rss鏈接進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。2、文檔中心點(diǎn)擊：知識管理-文檔中心，這是就可以看到一個(gè)文檔的列表，默認(rèn)顯示的“我的文檔”，點(diǎn)擊上傳就可以把本地文檔傳到自己的“書柜”，也

7、可通過“發(fā)送”的功能把文檔發(fā)布的知識中心，如圖： 3、文檔借閱1同樣，我還可以把我的文檔借閱給他人，如下圖：3424、全文檢索系統(tǒng)支持對正文內(nèi)容進(jìn)行全文檢索，在個(gè)人首頁的右上角，有搜索引擎輸入框，輸入想要查詢的內(nèi)容，點(diǎn)擊搜索即可完成?；螯c(diǎn)擊高級，輸入自定義條件。如下圖：第六章 公文管理在公文管理中，共有7個(gè)子功能，可以實(shí)現(xiàn)公文的全部流轉(zhuǎn)電子化。1、發(fā)文模板的調(diào)用發(fā)文的操作跟表單的調(diào)用類似：第一步：點(diǎn)擊【我的模板】更多，選擇需要調(diào)用的發(fā)文模板。第二步：在公文發(fā)文單上，填寫對應(yīng)的項(xiàng)；在【正文】中，添加正文內(nèi)容。第三步：點(diǎn)擊【發(fā)送】。同樣的，也可以在發(fā)起前后查看公文流程。圖形化操作見下圖：12這里強(qiáng)

8、調(diào)一下，公司發(fā)文、部門發(fā)文、簽報(bào)等都是已經(jīng)做好的，固化的模板，只需要使用者填寫發(fā)文單和正文，點(diǎn)擊發(fā)送即可。填寫的細(xì)節(jié)在這里做個(gè)說明：1、文號（可以先不填，待辦公室封發(fā)時(shí)填寫）；2、緊急程度，擬稿人（系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)附上），自己填入電話，標(biāo)題；3、主送（只能在現(xiàn)有的組織架構(gòu)和設(shè)定外部單位中中進(jìn)行選擇），抄送，附件（如有附件請?zhí)钊敫郊Q），主題詞等。送往單位可以選擇已設(shè)置好的機(jī)構(gòu)組。如圖所示：需要特別注意的是：在加載正文的時(shí)候請點(diǎn)擊正文按鈕，（而不要點(diǎn)擊插入，插入本地附件，因?yàn)檫@樣系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)對正文痕跡保留和套紅），如下圖：正文的編輯，可以直接點(diǎn)擊打開文件，選擇要加入的正文，也可以把原編輯好的文件復(fù)制

9、粘貼過來。如圖：2、公文流程的處理公文的處理跟處理一個(gè)協(xié)同的操作是類似的。第一步：在待辦事項(xiàng)中，點(diǎn)擊需要處理的公文。第二步：點(diǎn)擊正文按鈕，查看公文正文。第三步：點(diǎn)擊處理按鈕，填寫處理意見，提交即可。如下圖：在【待辦事項(xiàng)】中打開，點(diǎn)擊右側(cè)的【正文】按鈕即可顯示公文正文內(nèi)容，進(jìn)行公文正文的審核，批閱。如圖。點(diǎn)擊可以處理公文點(diǎn)擊可以查看正文1【修改正文】：如果審批后發(fā)現(xiàn)公文內(nèi)容需要修改，點(diǎn)擊【處理】按鈕，出現(xiàn)公文處理頁面，在處理頁面點(diǎn)擊【高級】按鈕，在該頁面中選擇【修改正文】按鈕。如圖：2【加簽】：如果審批時(shí)需要把流程以外的人也加進(jìn)來，請?jiān)谔幚頃r(shí)點(diǎn)擊【高級】然后點(diǎn)擊加簽，如圖：21 加簽時(shí)需要你為對

10、方選擇節(jié)點(diǎn)權(quán)限，最常用的為會(huì)簽、簽發(fā)，這樣設(shè)定的好處是，在公文單中，他們的意見會(huì)自動(dòng)呈現(xiàn)指定的位置。然后點(diǎn)擊所要加簽的人員，如圖：86 確定537 4【顯示痕跡】：通常在發(fā)起人對簽發(fā)后的文檔進(jìn)行校對時(shí)，打開正文后，發(fā)起人可以查看修改痕跡。如圖：3把鼠標(biāo)放在劃線的地方，就能顯示修改內(nèi)容、修改人、修改時(shí)間3、公文交換公文封發(fā)后，由單位公文收發(fā)員進(jìn)入公文交換環(huán)節(jié)，公文主送單位和抄送單位自動(dòng)匹配出發(fā)文過程設(shè)置的單位，并可進(jìn)行調(diào)整，發(fā)送后，由接收單位的公文管理員進(jìn)行簽收。第一步：在待辦事項(xiàng)（或者在公文交換待發(fā)送）中，點(diǎn)擊待發(fā)送的公文。第二步：在打開的送文單中，檢查主送單位、抄送單位等信息，然后點(diǎn)發(fā)送；第

11、三步：送往單位的公文管理員在代辦事項(xiàng)（或者公文交換待簽收）中，打開需簽收公文，填寫簽收編號，選定簽收人后點(diǎn)簽收，公文就收到了簽收單位的收文管理中，同發(fā)文單位的公文管理員在送文單上能看到公文的簽收記錄。如下圖：2121填寫簽收編號，后即可簽收簽收人可查看的簽收的記錄送文人查看的文件簽收記錄4、收文管理收文管理主要分為兩種，一是從外部單位收取的文件，直接調(diào)用相應(yīng)的模板，填寫相應(yīng)的元素發(fā)送，按照定義好的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)處理；二是從內(nèi)部單位交換過來的公文，可由公文收發(fā)員進(jìn)行登記，調(diào)用收文模板中的流程，直接發(fā)送即可。第一種情況：龍?jiān)赐獠縼砦?、調(diào)用模板，填寫對應(yīng)的元素；2、來文通過插入本地方式，作為附件上傳

12、；3、完成后直接發(fā)送，公文按照定義好的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。直接調(diào)用模板，填寫相應(yīng)的元素，把來文做為附件，發(fā)送第二種情況：內(nèi)部單位來文1、在代辦事項(xiàng)（或者公文管理收文管理待登記）中，打開待登記公文；2、調(diào)用模板，根據(jù)情況調(diào)用公司收文或者部門收文；3、按照提示只調(diào)用模板的流程；4、檢查自動(dòng)填寫好的公文元素，完成后，直接發(fā)送。待登記的事項(xiàng)12可通過此來查看來文的正文調(diào)用模板中流程5、收文過程處理收文的處理和發(fā)文處理類似，按照相同的處理方法即可；【加簽】：如果處理時(shí)需要把流程以外的人也加進(jìn)來，請?jiān)谔幚頃r(shí)點(diǎn)擊【高級】然后點(diǎn)擊加簽，如圖：21 加簽時(shí)需要你為對方選擇節(jié)點(diǎn)權(quán)限，收文管理最常用的為閱讀、辦理，這樣設(shè)

13、定的好處是，在公文單中，他們的意見會(huì)自動(dòng)呈現(xiàn)指定的位置。然后點(diǎn)擊所要加簽的人員，如圖：86 確定537 4第七章 其他模塊1、公共信息公共信息模塊是單位內(nèi)公共信息的發(fā)布平臺(tái)，也是企業(yè)員工交流溝通的平臺(tái)。包括【公告】、【調(diào)查】、【討論】、【新聞】等。2134公告發(fā)布后由公告審核員進(jìn)行審核，審核后其他人可以看到新聞發(fā)布和公告發(fā)布的步驟類似，發(fā)布后同樣由新聞審核員進(jìn)行審核，審核后，單位人員可以看到2、日程/計(jì)劃/會(huì)議計(jì)劃：可以建立任意期計(jì)劃，發(fā)送給指定的人員。12日程：類似于個(gè)人的日程事件。發(fā)布對象可以在集團(tuán)范圍內(nèi)選擇?？砂才攀录o其他人3421會(huì)議：類似于一個(gè)會(huì)議通知，告知與會(huì)人員，并能定時(shí)提醒。

14、213、關(guān)聯(lián)系統(tǒng)提供了把內(nèi)部常用的系統(tǒng)單點(diǎn)登錄的功能，進(jìn)入關(guān)聯(lián)系統(tǒng)設(shè)置中，對相應(yīng)的系統(tǒng)進(jìn)行參數(shù)設(shè)置，設(shè)置后，即可直接登錄。4、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目項(xiàng)目在執(zhí)行過程的發(fā)生的協(xié)同事件、日程、會(huì)議、計(jì)劃、生產(chǎn)的文檔提供了一個(gè)管理平臺(tái)。在關(guān)聯(lián)應(yīng)用設(shè)置關(guān)聯(lián)項(xiàng)目，進(jìn)入關(guān)聯(lián)項(xiàng)目設(shè)置頁面， 第一步：具有項(xiàng)目發(fā)起權(quán)限的人員，點(diǎn)擊【新建】進(jìn)入新建項(xiàng)目頁面。第二步：依次輸入項(xiàng)目設(shè)置內(nèi)容。第三步：點(diǎn)擊【確定】，項(xiàng)目建立，項(xiàng)目日志自動(dòng)記錄，同時(shí)文檔管理的項(xiàng)目文檔中以項(xiàng)目名稱自動(dòng)建立文件夾。第四步：建立后可以查看項(xiàng)目空間，界面中分成四欄，分別是【項(xiàng)目協(xié)同】、【項(xiàng)目文檔】、【項(xiàng)目計(jì)劃/會(huì)議/日程】和【項(xiàng)目討論/留言】。新建關(guān)聯(lián)項(xiàng)目關(guān)聯(lián)項(xiàng)目空間5、綜合辦公管理綜合辦公管理是完成辦公的輔助管理，包括辦公用品、設(shè)備、圖書資料