年會(huì)籌備——從菜鳥到老鷹(天涯一笑)

1、年會(huì)籌備從菜鳥到老鷹   “烹羊宰牛且為樂，會(huì)須一飲三百杯?！泵糠昴昴┢髽I(yè)都會(huì)舉辦年會(huì)，觥籌交錯(cuò)，人聲鼎沸，歌舞升平。如何讓企業(yè)的年會(huì)辦得讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓員工滿意卻很耗腦細(xì)胞。    初生牛犢有點(diǎn)怕虎    先說說我第一次辦年會(huì)“山重水復(fù)疑無路”的感受：2014年是我從事HR工作的第三年，也是我第一次在一家臺(tái)資集團(tuán)企業(yè)策劃一場年會(huì)。此前的文體活動(dòng)我一直都是參與，例如參加廣場舞比賽、年會(huì)節(jié)目排練、晚會(huì)主持人等等，就是沒有系統(tǒng)策劃過一次年會(huì)。因?yàn)橐獏f(xié)調(diào)的部門很多，要考慮的工作很復(fù)雜，剛開始老板給我這個(gè)任務(wù)的時(shí)候

2、我有點(diǎn)不敢接，但是深知老板脾氣的我還是硬著頭皮接了，心想：人總是有很多第一次，不放邁出第一步怎么能成長。    遇到阻力要敢于挑戰(zhàn)。接到任務(wù)后我就在想怎么寫策劃方案，請(qǐng)教以前辦過年會(huì)的行政主管有沒有策劃方案，人家說以前沒有寫過方案，憑經(jīng)驗(yàn)辦的。不管人家說的是真是假，只有自己去弄了。我就在網(wǎng)上找了很多策劃方案，進(jìn)行對(duì)比研究，汲取每份方案的優(yōu)點(diǎn)自己做了一份方案。將方案發(fā)給各部門主管和高層，大家討論了三次，進(jìn)行了多次修改。討論的內(nèi)容包括：活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)、工作任務(wù)分配及各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、節(jié)目安排、現(xiàn)場桌椅布置、環(huán)境衛(wèi)生保持、活動(dòng)秩序維持、獎(jiǎng)金發(fā)放、活動(dòng)物資采購等等。臨陣補(bǔ)

3、缺少不了   籌備了半個(gè)月，終于等到活動(dòng)開始的那一天，才發(fā)現(xiàn)還有很多細(xì)節(jié)問題沒有考慮到。開會(huì)時(shí)講得好好的，怎么突然很多人又不知道該怎么做了呢？行政主管向高管打我小報(bào)告，說我沒安排座位，打算讓大家站幾個(gè)小時(shí)。分公司的行政主管認(rèn)為座位是由我們提供的，她們只管來坐就好了，還讓她們的高管來跟我吵架。女主持人化妝穿衣服導(dǎo)致活動(dòng)開幕時(shí)間延遲了十幾分鐘。演員出場不知道順序，主持人報(bào)節(jié)目沒人上。工作人員跑去偷嘴，沒人上臺(tái)端抽獎(jiǎng)箱。活動(dòng)結(jié)束后，負(fù)責(zé)現(xiàn)場搬桌椅的人員跑了。面對(duì)這種種事先安排好的任務(wù)卻臨時(shí)變卦，我很煩惱，有時(shí)甚至發(fā)火，開會(huì)時(shí)都講好的，怎么到活動(dòng)開始了還說不知道，還說沒有通知他們。

4、整場晚會(huì)，我是又做主持人又救火，累。說明一點(diǎn)，并不是我要做主持人，是實(shí)在沒人報(bào)名參加主持人，不然以總策劃的身份是不適合當(dāng)主持人的，現(xiàn)場還有很多要協(xié)調(diào)的工作。最后在公司高管的幫助下，解決了危機(jī)。由此，我認(rèn)識(shí)到一個(gè)新手來策劃活動(dòng)勢必受到來自各舊勢力的阻撓和破壞，所以必須要取得高層的支持，否則無法協(xié)調(diào)。八十一難取真經(jīng)   第一次策劃年會(huì)就出了這么多問題，我是真沒想到。沒想到安排好的任務(wù)會(huì)失控，沒想到還有一些細(xì)節(jié)沒考慮到。為此，在歷經(jīng)磨難后我總結(jié)了一些心得，供大家參考。    第一，策劃前要先調(diào)查基本情況。這個(gè)情況包含往年年會(huì)是誰舉辦的？怎么辦的？有哪些部門是我

5、們需要協(xié)調(diào)的？往年出過哪些問題，哪些部門，哪些人是需要特別注意的？老板喜歡什么樣的節(jié)目？怎樣預(yù)借資金和報(bào)銷？哪些人是可以信賴的？這些問題就是要摸清公司的文化，防止文化相沖。例如，我用了公開招募工作人員的方法，時(shí)候才發(fā)現(xiàn)這些人員責(zé)任心不強(qiáng)，抱著好玩新鮮的心態(tài)報(bào)名的，不能靈活調(diào)度。所以有些工作人員不能公開招募，要私下篩選。    第二，確定年會(huì)籌備組人員結(jié)構(gòu)和工作任務(wù)分工。籌備組必須包含高層、人資部、行政部等后勤職能部門人員。工作任務(wù)要按策劃組、晚宴組、節(jié)目組、抽獎(jiǎng)組、后勤組、安保組等劃分，并說明具體的工作任務(wù)。給一份策劃書參考如下：一、活動(dòng)簡介1.活動(dòng)主題：用心前行·

6、;騰飛20152.參與人員：xx科技園在職員工3.活動(dòng)時(shí)間：2015年2月12日 18:00-21:004.活動(dòng)地點(diǎn)：xx廣場5.主持：男女主持各一名（人選待定）6.職責(zé)分工：總負(fù)責(zé)人：xx，負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)的指揮協(xié)調(diào)；策劃組組長：xx，負(fù)責(zé)活動(dòng)策劃方案的撰寫與活動(dòng)的協(xié)調(diào)；晚宴組組長：xx，負(fù)責(zé)監(jiān)督及實(shí)施尾牙晚宴相關(guān)準(zhǔn)備工作；節(jié)目組組長：xx，負(fù)責(zé)組織及準(zhǔn)備聯(lián)歡晚會(huì)節(jié)目相關(guān)工作；抽獎(jiǎng)組組長：xx，負(fù)責(zé)策劃及準(zhǔn)備抽獎(jiǎng)活動(dòng)相關(guān)工作；后勤組組長：xx，負(fù)責(zé)尾牙活動(dòng)的所有后勤準(zhǔn)備及后勤服務(wù)工作。二、策劃組負(fù)責(zé)事項(xiàng)1.活動(dòng)策劃書的起草、修改。2.活動(dòng)各環(huán)節(jié)工作安排的監(jiān)督、協(xié)調(diào)。三、晚宴組負(fù)責(zé)事項(xiàng)1.晚宴主食

7、的準(zhǔn)備。全面負(fù)責(zé)晚宴飲食的烹飪、購買，烤野豬6條，炒河粉、揚(yáng)州炒飯、鹵菜、烤羊肉串、炸薯?xiàng)l、炸雞翅、河蝦、田螺、紅豆湯、啤酒、橙汁等，所有食物All you can eat。準(zhǔn)備烤野豬用的油桶3個(gè)，鋸成兩半，做成6個(gè)烤爐。準(zhǔn)備好竹簽、一次性碗筷、一次性杯子、燒烤架、刀具、湯勺、漏勺、菜夾等餐具。依照目前人數(shù)xx530人、xx180人、xx30人，共計(jì)約740人，預(yù)計(jì)請(qǐng)假100多人，到會(huì)600人左右。四、節(jié)目組負(fù)責(zé)事項(xiàng)1. 晚會(huì)節(jié)目的準(zhǔn)備：節(jié)目征集日期：12月1日至12月15日  人資部發(fā)通知向各部門征集節(jié)目，并向外部聘請(qǐng)演出公司；節(jié)目篩選日期：12月18日至12月22日按演唱、舞蹈、

8、雜藝分別進(jìn)行篩選；節(jié)目編排日期：12月23日至26日  節(jié)目單編排；初次排練時(shí)間：1月28日 初次簡易排練；再次彩排時(shí)間：2月11日第二次正式著裝彩排；2. 晚會(huì)主持人：主持人：男女主持人各一名，人選待定主持人須負(fù)責(zé)整場晚會(huì)臺(tái)詞的準(zhǔn)備，以及晚會(huì)氣氛的烘托、時(shí)間的控制、節(jié)目的協(xié)調(diào)等。3. 節(jié)目篩選與編排的要點(diǎn)：節(jié)目篩選的原則：積極健康、喜慶歡快、內(nèi)涵豐富;節(jié)目編排的原則：節(jié)目、游戲、抽獎(jiǎng)三項(xiàng)活動(dòng)有秩序地進(jìn)行，演唱、舞蹈、雜藝三類型式互相穿插編排;4. 道具的準(zhǔn)備：初次排練后，由節(jié)目組統(tǒng)計(jì)各節(jié)目道具的需求，并填寫請(qǐng)購單遞交行政部采購或租借;所有外購道具由節(jié)目組妥善保管及記錄，尾牙活動(dòng)后移

9、交總務(wù)保管。5. 晚會(huì)化妝：節(jié)目組需組織需要化妝的演員去外面的化妝店化妝，并提供票據(jù)由公司報(bào)銷。6.煙花燃放、熒光棒發(fā)放。煙花燃放地點(diǎn)暫設(shè)專家公寓風(fēng)車兩邊或世曜出貨廣場；晚會(huì)開始時(shí)分發(fā)熒光棒；7.攝影針對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)，進(jìn)行專題攝影、攝像，作為以后宣傳材料。五、抽獎(jiǎng)組負(fù)責(zé)事項(xiàng)1.  獎(jiǎng)品及獎(jiǎng)金贊助的聯(lián)絡(luò)：由采購課協(xié)助進(jìn)行，于元月初發(fā)出邀請(qǐng)函，邀請(qǐng)公司供應(yīng)商進(jìn)行贊助，并電話聯(lián)絡(luò)及時(shí)跟催。2.  獎(jiǎng)品及獎(jiǎng)金的統(tǒng)計(jì)： 由行政部協(xié)助進(jìn)行，凡收到的贊助獎(jiǎng)金暫存于財(cái)會(huì)課，收到的贊助獎(jiǎng)品由總務(wù)專員統(tǒng)一保管、編號(hào)、記錄; 尾牙活動(dòng)當(dāng)日下午由后勤組協(xié)助運(yùn)送至活動(dòng)現(xiàn)場，置放于舞臺(tái)前方。3. 

10、0; 抽獎(jiǎng)活動(dòng)的策劃： 抽獎(jiǎng)的方式：抽獎(jiǎng)活動(dòng)穿插于聯(lián)歡晚會(huì)內(nèi)，由公司領(lǐng)導(dǎo)抽取獎(jiǎng)券并公布姓名，中獎(jiǎng)人員憑廠牌上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)(詳細(xì)參照2013年尾牙活動(dòng)抽獎(jiǎng)方式)。 抽獎(jiǎng)的秩序：抽獎(jiǎng)由小獎(jiǎng)至大獎(jiǎng)進(jìn)行抽取; 獎(jiǎng)品等級(jí)的設(shè)置：獎(jiǎng)品的收編截止于尾牙活動(dòng)前三天，由抽獎(jiǎng)組根據(jù)獎(jiǎng)品的預(yù)估金額進(jìn)行等級(jí)的劃分，并插入現(xiàn)金獎(jiǎng)的設(shè)置。中獎(jiǎng)人數(shù)按總?cè)藬?shù)的30%進(jìn)行規(guī)劃。4.  抽獎(jiǎng)箱及獎(jiǎng)券的準(zhǔn)備： 抽獎(jiǎng)箱延用去年獎(jiǎng)箱; 獎(jiǎng)券延用去年格式，注明單位、工號(hào)、姓名，加蓋人事章; 獎(jiǎng)券于尾牙活動(dòng)現(xiàn)場由抽獎(jiǎng)組組織各部門人員進(jìn)行公證后封入抽獎(jiǎng)箱。5.  紅包的統(tǒng)計(jì)及準(zhǔn)備： 統(tǒng)計(jì)紅包的數(shù)量，包括獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置的紅包、工作人員

11、的紅包(含主持人、演出人員、各組工作人員紅包); 開據(jù)聯(lián)絡(luò)單經(jīng)公司最高領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，于尾牙活動(dòng)當(dāng)日由財(cái)務(wù)課即時(shí)準(zhǔn)備。六、 后勤組負(fù)責(zé)事項(xiàng)1、 活動(dòng)現(xiàn)場的準(zhǔn)備：監(jiān)督舞臺(tái)搭建，音響設(shè)施準(zhǔn)備情況；搭建燒烤灶臺(tái)6個(gè)，管理燒烤架；搬運(yùn)食物，飲料、酒水等；2、 晚會(huì)的后勤服務(wù)：維持就餐秩序，保持食物干凈衛(wèi)生;管理座椅的發(fā)放和回收;晚會(huì)結(jié)束后清理現(xiàn)場垃圾、回收桌椅。    為現(xiàn)場嘉賓提供咨詢服務(wù)，如廁所方向、安全注意事項(xiàng)、垃圾指定丟放點(diǎn)等。    設(shè)置醫(yī)療救助點(diǎn)，處理工傷。七、工作人員分配   第三、活動(dòng)預(yù)算要寬松，物資清單要明細(xì)。寬松的預(yù)算可以防止臨時(shí)資金不足，還要自己掏錢墊付的情況，萬一自己錢不夠又去請(qǐng)購就麻煩了。給一份預(yù)算表格參考如下：    第四，方案要經(jīng)過大家討論通過才執(zhí)行。組織相關(guān)部門開會(huì)討論，對(duì)方案的方方面面都進(jìn)行討論，得出一致結(jié)論才實(shí)施。而且每次會(huì)議都要做好會(huì)議記錄，并發(fā)放給與會(huì)人員。這很重要，防止事后有人賴賬，讓你背黑鍋。    第五，建立節(jié)目渠道資源。節(jié)目可以自己公司內(nèi)征選，也可以請(qǐng)外部演藝公司，可以從互聯(lián)網(wǎng)搜尋、行業(yè)社群搜尋、別人引薦等等。    第六，報(bào)銷票據(jù)要保存好。