辦公用品采購管理規(guī)定與辦法

1、XXXX 有限公司辦公用品采購與管理辦法（試行）第一章總則第一條目的為完善 XXXX有限公司（以下簡稱“集團公司”）辦公用品采購制度管理，滿足辦公需要，控制辦公成本，促進采購工作的正常化、規(guī)范化，特制定本采購管理辦法。第二條適用對象本制度適用于集團公司，集團公司所屬子公司和相關單位可參考本辦法制訂事宜的管理辦法。第三條采購原則辦公用品采購堅持保證品質(zhì)優(yōu)良， 合理控制成本的原則； 綜合考量供應商， 同質(zhì)量價更低為優(yōu)選的原則； 采購物資及需求物資一致性的原則 ;廉潔自律 ,不貪便宜 , 不受賄的原則。第二章采購范圍、方式、途徑及管理職責第四條集中采購范圍集團公司采購辦公用品可分為：（一）文具事務用

2、品1 、文件檔案管理類：分類文件夾、票據(jù)夾、檔案盒、資料冊、檔案袋、文件套、名片盒（冊）、文件籃等。2 、桌面用品：訂書機、起釘器、打孔器、剪刀、美工刀、釘針系列、削筆刀、膠水、膠帶、計算器、儀尺、筆筒、會議牌、等。3 、文書用品：中性筆（簽字筆）、圓珠筆、鉛筆、臺筆、記號筆、水彩筆、橡皮、修正液、墨水筆芯、無線裝訂本、螺旋本、活頁本、復寫紙、賬本（賬冊）、憑證（單據(jù)）、便利貼、會議記錄本、專用印章、印臺（印油）等。4 、電腦周邊用品：光盤、 U 盤、鍵盤、鼠標、鼠標墊、移動硬盤、錄音筆、插線板、電池、路由器等。（二）辦公耗材硒鼓、墨盒、打印機組件等打復印紙、傳真紙、繪圖紙等。網(wǎng)線、水晶頭、網(wǎng)

3、線轉換接頭等。（三）日雜百貨日用品： 生活用紙、 一次性用品、 清潔用品、 勞保用品、 五金工具、抽紙、卷筒紙、毛巾、杯具、保溫瓶、飲用水等。（四）辦公設備票據(jù)裝訂機、號碼機、碎紙機、支票打印機、考勤機、點驗鈔機、塑封機、掃描儀、電話機、電腦、投影儀、復印機、傳真機、打印機、多功能一體機、掃描儀、相機、攝像機、交換機、路由器、燒水壺、空調(diào)、飲水機、電風扇等。（五）辦公家具文件柜、雜柜、保險柜、沙發(fā)、茶幾、辦公桌、辦公椅、檔案柜、鐵皮柜等。第五條 采購方式（一）集中采購： 將集團公司各部門辦公所需物品采購管理集中化，對同一類材料進行集中化采購。 集團公司日常辦公、 使用頻率較高的辦公用品（文具事

4、務類、辦公耗材類、日雜百貨類）采用集中購買方式。（二）分散采購：不在集中采購范圍內(nèi)，請購部門需填寫辦公用品請購審批單并經(jīng)審批后方可采購，招標采購除外。（三）應急采購：在集中采購范圍內(nèi)，且急需使用。請購部門需填寫辦公用品請購審批單并經(jīng)審批后優(yōu)先采購。請購金額少于 2000 元的申請，行政部可視情況啟動采購備用金先行購買。第六條 采購途徑（一）集中采購途徑：以京東網(wǎng)的官方自營店及可開取正規(guī)發(fā)票的淘寶店家為主，正規(guī)實體店為輔。（二）分散采購途徑：根據(jù)申請部門的需求及方便度來判斷是采用電子還是實體途徑，一般為單筆金額小于 5000 元時采用網(wǎng)購的途徑，單筆金額大 5000 元時的采購以集團審批意見操作

5、。（三）應急采購途徑：參照集中采購途徑。第七條職責權限（一）各請購部門職責1 、負責統(tǒng)計并匯總本部門辦公室需求經(jīng)本部門經(jīng)理審批后上報行政部；2 、負責填寫 采購申請審批單 并經(jīng)行政部審批后向集團財務部、集團領導逐層審批；3 、負責全集團辦公用品分散采購或應急采購與行政部共同驗收。4 、負責所需辦公用品的領用。（二）行政部職責1 、負責全集團辦公用品采購需求的匯總、詢價、采購、驗收入庫（分散采購或應急采購時與申請部門共同驗收）、保管、發(fā)放和盤點；2 、負責編制辦公用品詢價對比表；3 、負責建立健全辦公用品入庫、移交、發(fā)放和盤點等臺賬或登記表；4 、負責收集并維護供應商信息，保管辦公用品各類資料檔

6、案等；5 、行政部采購員根據(jù)申請人填寫好的采購審批申請單檢查該項請購是否在執(zhí)行后又重復提出， 以及是否存在不合理的請購品種和數(shù)量并簽字確認；6 、負責采購程序的審批；7 、負責談判和確定最終供應商、簽訂采購合同；8 、負責供應商評估和變更；9 、對辦公用品盤盈盈虧做處理，并有權追究責任人的相關責任。（一）財務部負責1 、負責根據(jù)審批的辦公用品付款申請和采購合同要求及時支付價款；2 、負責結算各部門領用辦公用品的款項；3 、負責辦理退貨款項的收回；4 、負責辦公用品采購及盤點盈虧的賬務處理；5 、參與盤點工作的監(jiān)督；6 、負責采購程序的審批。第三章采購流程第八條集中采購流程（一）集中采購周期行政

7、部根據(jù)全集團辦公用品使用情況，每月5 號前集中采購一次。（二）采購申請匯總及審核1 、行政部匯總每月各部門辦公用品采購需求（申購匯總表詳見附件 1）和庫存情況分類（盤存表詳見附件2 ）于每月 25 日前上報集團財務部審批。（三）進行采購辦公用品采購最少有3 家以上供應商提供報價，在權衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客服群等因素，以遵循“同品牌、同質(zhì)量，選價格最低”的原則進行綜合評估，最終選擇供應商，并簽訂采購合同。第九條分散及應急采購流程(一）采購申請1 、分散采購申購部門所需辦公物品不在集中采購名目內(nèi)的（如不常備的五金、電動工具、裝飾用品、招待用品、汽車保養(yǎng)、維修及保險等）申請部門向

8、行政部領取并填寫采購審批申請單（見附件3）經(jīng)審批后進行單獨購買。2 、應急采購申購部門所需辦公物品在集中采購名目內(nèi)且急需使用的，申請部門向行政部領取并填寫采購審批申請單經(jīng)審批后優(yōu)先購買。金額少于2000元的申請，行政部可視情況啟用預備金現(xiàn)行購買。（二）審批單的填寫行政部采購員根據(jù)采購預算及庫存情況協(xié)助申請人填寫采購審批申請單，申請人完整填寫采購物品特征和其他信息，如購物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期、質(zhì)量要求以及預算金額等。（三）采購審核請購部門攜填寫完整的 采購審批申請單 進行報審流程。 由行政部、財務部逐級審核， 最終由集團領導審批， 通過報審后申請人將采 采購審批申請單交予采購人員復印存檔

9、。（四）進行采購行政部采購員按照審批通過后的 采購審批申請單 報財務部門請款，同時按采購審批申請單要求進行采購。第十條 進度跟催（一）為確保準時交貨，采購人員應提前采用電話、傳真或親自到供應商處跟催，以確保物資能適時供應。（二）若采購物資無法在預定時間內(nèi)交貨的，采購人員須提前通知需求部門， 尋求解決辦法， 并須重新和供應商確定新的交貨期， 并知會申請部門。第四章驗收與結算領用第十一條驗收入庫（一）行政部負責集中采購辦公用品的驗收及入庫工作。分散采購或應急采購的驗收由請購部門與行政部共同負責，入庫由行政部負責。（二）行政部在核對數(shù)量、規(guī)格、品牌后，建立并填寫辦公用品入庫登記表（見附件 4 ）。（

10、三）如驗收不合格的， 由采購人員依據(jù)申請部門要求進行退換貨。（四）若入庫辦公用品與申請匯總表和合同不符，行政部應及時查明原因，落實責任。第十二條價款結算財務部應根據(jù)有集團公司全稱抬頭發(fā)票、 辦公用品清單、 驗收單和采購合同及時履行付款手續(xù)。 如果發(fā)票內(nèi)容與采購內(nèi)容不符或者沒有正規(guī)發(fā)票，財務部有權拒絕付款。第六章領用采購用品入庫后，部門申購的由行政部依據(jù)上報的采購清單發(fā)放，經(jīng)部門申購人填寫領用記錄并簽字后方可領用； 個人申購的由行政部通知申購人， 經(jīng)申購人做好領用記錄后方可領用。 行政部還要做好辦公用品領用記記錄及臺賬登記。第七章盤點第十三條盤點行政部于每一季度末組織辦公用品管理員、財務人員及部

11、門領導對庫存辦公用品進行盤點，編制辦公用品盤存表 (見附件 2 ），統(tǒng)計剩余庫存數(shù)量及其狀態(tài)， 作為下一期申購的依據(jù)和核算辦公用品消耗成本依據(jù)之一。第十四條盤點結果處理辦公用品盤點如發(fā)現(xiàn)盈虧， 行政部應及時查明原因， 并擬寫盤存結果報告，經(jīng)集團領導審批做出處理，落實責任人的有關責任。財務部會同行政部對辦公用品盤盈或盤虧金額進行確認， 集團領導審批后進行賬務處理。第八章其他第十五條處罰凡違反本辦法的人員，依照公司相關管理制度進行處罰。第十六條生效日期本辦法自發(fā)布之日起生效。第十七條附件1 、辦公用品每月申報匯總表2 、辦公用品每月盤存表3 、辦公用品請購審批單4 、辦公用品入庫表5 、辦公用品季

12、度盤存表XXXX有限公司2016年01 月08 日附件 1：XXXX 有限公司辦公用品每月申購匯總表辦公用品種類：文具事務用品辦公耗材日雜百貨辦公設備辦公家具編制時間：序單申請名稱品牌型號規(guī)格數(shù)量單價號位單位12345678910單價匯總：共計人民幣元行政部審批：財務部審批：集團領導審批：附件 2：XXXX 有限公司辦公用品每月盤存表編制時間：編制人：辦公用品種類：（一類）文具事務用品（二類）辦公耗材（三類）日雜百貨（四類）辦公設備（ 五類）辦公家具（七類）票務序號分類物品名稱規(guī)格型號單位庫存數(shù)分類物品名稱規(guī)格型號單位庫存數(shù)分類物品名稱規(guī)格型號單位庫存數(shù)量序號序號量量1203922140322

13、41423425244362544726458274692847102948113049123150133251143352153453163554173655183756193857附件 3：XXXX 有限公司辦公用品請購審批單申請人分管領導希望供貨日期年月日物品描述年月日序號名稱規(guī)格、型號數(shù)量預算金額備注1234567購 買網(wǎng)購及地址 :合計方 式門店及地址 :行政部意見簽字年月日財務部意見簽字年月日集團領導意見簽字年月日附件 4：XXXX 有限公司辦公用品入庫表登記人：日期：序號名稱單位品牌型號規(guī)格數(shù)量復核備注1234567891011121314151617181920附件 5：XXXX 有限公司辦公用品季度盤存表編制時間：編制人：行政部：財務部：辦公