專業(yè)外包單位的管理辦法

1、專業(yè)外包管理辦法第一章 總則第一條 為規(guī)范公司物業(yè)服務(wù)活動(dòng)，維護(hù)公司合法權(quán)益和社會公共利益，杜絕違規(guī)服務(wù)活動(dòng)的發(fā)生，提高公司資金使用效益，根據(jù)上海市及青浦區(qū)年度政府采購集中采購目錄和采購限額標(biāo)準(zhǔn)及其他法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合上海淀山湖新城發(fā)展有限公司招投標(biāo)管理制度及公司各項(xiàng)規(guī)章制度，特制定本辦法。第二條 本辦法所稱專業(yè)外包，是指公司日常服務(wù)過程中需要采取專業(yè)服務(wù)類的項(xiàng)目外包（主要包括：公共秩序服務(wù)、保潔服務(wù)、綠化養(yǎng)護(hù)、電梯維保、弱電系統(tǒng)維護(hù)、消防系統(tǒng)保養(yǎng)、給排水系統(tǒng)保養(yǎng)專業(yè)外包項(xiàng)目等）。第三條 本辦法適用范圍:公司及各項(xiàng)目管理處。第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)第四條 公司成立專業(yè)外包項(xiàng)目工作領(lǐng)導(dǎo)小組（以下

2、簡稱領(lǐng)導(dǎo)小組），組長由總經(jīng)理擔(dān)任，副組長由副總經(jīng)理、副書記擔(dān)任，成員由辦公室、財(cái)務(wù)部、市場拓展部、物業(yè)管理部、項(xiàng)目管理處相關(guān)負(fù)責(zé)人組成。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)不同類別的外包單位工作小組。領(lǐng)導(dǎo)小組的職責(zé)是：（一）負(fù)責(zé)制定公司各項(xiàng)專業(yè)外包工作的政策、規(guī)定；（二）負(fù)責(zé)確定專業(yè)外包招標(biāo)方式、招標(biāo)公告，審定招標(biāo)文件；（三）選擇采取資料審核、現(xiàn)場考察、分項(xiàng)評分、逐級審核、評估會議等方式對專業(yè)外包單位進(jìn)行評估；（四）審定年度內(nèi)部評標(biāo)專業(yè)人員名單；（五）監(jiān)督和檢查各工作小組依照本辦法組織專業(yè)外包工作的情況；（六）負(fù)責(zé)批準(zhǔn)選擇的合格專業(yè)外包的最終采購。第五條 公司辦公室和財(cái)務(wù)部成立專業(yè)外包監(jiān)督工作小組,主要職責(zé)：（一）負(fù)

3、責(zé)對專業(yè)外包單位的付款方式及合同約定支付價(jià)格進(jìn)行財(cái)務(wù)審核監(jiān)控；（二）負(fù)責(zé)對專業(yè)外包招投標(biāo)活動(dòng)全過程進(jìn)行監(jiān)督，定期或不定期抽查公司招標(biāo)過程的合法性；（三）負(fù)責(zé)對專業(yè)外包單位服務(wù)質(zhì)量評估管理的監(jiān)督工作，并對監(jiān)督事項(xiàng)作出決定。第六條 公司市場拓展部成立專業(yè)外包招標(biāo)工作小組，主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)專業(yè)外包單位的招標(biāo)管理工作，及時(shí)掌握國家、地方相關(guān)法律、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定；（二）組織對專業(yè)外包單位的招標(biāo)及評標(biāo)工作并處理招標(biāo)工作中的解釋工作； （三）定期收集招標(biāo)需求，組織招標(biāo)信息的預(yù)審并起草招標(biāo)文件；（四）負(fù)責(zé)招標(biāo)項(xiàng)目合同的草擬、簽訂與履行；（五）負(fù)責(zé)招標(biāo)項(xiàng)目有關(guān)材料的記錄與文檔管理。第七條 公司物業(yè)管理部和項(xiàng)

4、目管理處成立專業(yè)外包質(zhì)量監(jiān)控工作小組，主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)對專業(yè)外包單位的消息收集、專業(yè)外包單位的考察及推薦；(二) 負(fù)責(zé)專業(yè)外包單位服務(wù)質(zhì)量記錄的監(jiān)督、檢查、評價(jià)；（三）組織服務(wù)質(zhì)量數(shù)據(jù)分析及服務(wù)質(zhì)量改進(jìn)措施的研究與實(shí)施工作； （四）負(fù)責(zé)服務(wù)質(zhì)量運(yùn)作的監(jiān)督、檢查和控制，組織處理與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的投訴問題；（五）及時(shí)收集、整理有關(guān)提高服務(wù)質(zhì)量方面的建議和信息，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)。第三章 招標(biāo)流程及辦法第八條 業(yè)務(wù)外包招標(biāo)工作可根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目具體要求，采用公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判或詢價(jià)議標(biāo)等方式。招標(biāo)方式及招標(biāo)資格要求由公司領(lǐng)導(dǎo)小組審定。第九條 預(yù)算金額20萬元（不含20萬元）以下的各類專業(yè)

5、外包，由公司采取直接委托的方式確定外包單位。第十條 預(yù)算金額20-50萬元（含20萬元）的各類專業(yè)外包采用邀請招標(biāo)或競爭性談判。公司根據(jù)招標(biāo)內(nèi)容及要求，確定招標(biāo)控制價(jià)，報(bào)總公司內(nèi)部審批?？偣敬_認(rèn)招標(biāo)控制價(jià)后,公司向相關(guān)單位發(fā)出投標(biāo)邀請。邀請單位不得少于3家并不大于7家。對于邀請的投標(biāo)單位,要重點(diǎn)考慮其當(dāng)前和過去的財(cái)務(wù)狀況、近期承接同類項(xiàng)目的管理水平、管理經(jīng)驗(yàn)、資質(zhì)等級、在本地區(qū)或同行業(yè)的信譽(yù)度、對招標(biāo)項(xiàng)目的綜合承擔(dān)能力等，并對其現(xiàn)有客戶進(jìn)行實(shí)地考察或暗訪調(diào)查后,確認(rèn)符合條件的,再向其發(fā)出邀請招標(biāo)。所有競標(biāo)單位應(yīng)在投標(biāo)截止日內(nèi)提交投標(biāo)文件及相關(guān)材料，主要內(nèi)容包括項(xiàng)目解決方案、實(shí)施計(jì)劃、資源配置

6、、報(bào)價(jià)等。投標(biāo)截止之日起2個(gè)工作日內(nèi)，根據(jù)外包內(nèi)容組成評標(biāo)委員會，評標(biāo)委員會成員在專家組中產(chǎn)生，人數(shù)一般為5人（含5人）以上單數(shù)。專家組由總公司系統(tǒng)內(nèi)部具備招標(biāo)法規(guī)知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、辦事公正、具有職業(yè)資格的專業(yè)人員組成或從相關(guān)職能部門專家?guī)熘谐槿〈_定。評標(biāo)全過程在總公司紀(jì)委和法務(wù)審計(jì)部的列席見證下進(jìn)行，評分最高者為中標(biāo)單位，投標(biāo)評分標(biāo)準(zhǔn)詳見專業(yè)外包單位投標(biāo)評分細(xì)則。第十一條 預(yù)算金額50萬元（含50萬元）以上的各類專業(yè)外包，適用中華人民共和國政府采購法及其相關(guān)規(guī)定,采用公開招標(biāo).招標(biāo)預(yù)算經(jīng)招標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組核準(zhǔn)后，報(bào)總公司完成內(nèi)部簽報(bào)，并由總公司行政部報(bào)區(qū)政府采購辦公室審核明確采購方式，即：集中采

7、購還是分散采購。若采用集中采購的方式，則由區(qū)財(cái)政局政府采購中心負(fù)責(zé)實(shí)施招標(biāo)流程。若采用分散采購的方式，則由公司按照招標(biāo)采購流程實(shí)施，具體流程：選擇招標(biāo)代理公司（亦可自行組織）制定招標(biāo)文件專家認(rèn)證在公開平臺發(fā)布招標(biāo)公告接受投標(biāo)單位報(bào)名資格預(yù)審領(lǐng)取招標(biāo)文件開標(biāo)、評標(biāo)發(fā)放中標(biāo)通知書簽訂承包合同財(cái)政局備案。第十二條 選擇專業(yè)外包單位除了按照規(guī)定的程序和權(quán)限做出選擇外，也要綜合考慮公司內(nèi)外部因素，對業(yè)務(wù)外包的人工成本、營銷成本、業(yè)務(wù)收入、人力資源等指標(biāo)進(jìn)行測算分析，合理確定外包價(jià)格，嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)外包成本。并建立嚴(yán)格的回避制度和監(jiān)督處罰制度，避免相關(guān)人員在選擇外包單位過程中出現(xiàn)受賄和舞弊行為。第四章 后續(xù)

8、管理第十三條 對要外包的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，必須與外包單位簽訂承包合同。承包合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利與義務(wù)、承包的范圍、工作內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求、應(yīng)負(fù)的責(zé)任及有無特殊要求等事項(xiàng)。第十四條 承包合同中應(yīng)明確對外包單位不能履行合同條款或服務(wù)質(zhì)量達(dá)不到要求的處罰條例，乃至解除合同的條款。第十五條 對各類外包業(yè)務(wù)必須按一定比例分期付款，款項(xiàng)必須在對外包業(yè)務(wù)服務(wù)質(zhì)量評定后支付。第十六條 項(xiàng)目管理處應(yīng)熟悉了解和掌握合同的相關(guān)要求，定期對外包單位基本信息情況全面更新，及時(shí)掌握外包單位的企業(yè)狀況，適時(shí)采取措施，確保外包單位有能力持續(xù)履行服務(wù)合同，并將外包單位相關(guān)信息報(bào)公司物業(yè)管理部。第十七條 項(xiàng)目管理處應(yīng)建立與外包單位的定期

9、溝通會議制度，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，同時(shí)為外包單位提供合同約定的各項(xiàng)工作條件，協(xié)助外包單位開展工作。第十八條 項(xiàng)目管理處應(yīng)監(jiān)督和驗(yàn)收外包單位的各項(xiàng)工作，并要求外包單位相關(guān)人員按合同要求提供其工作記錄（服務(wù)人員與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)簽字確認(rèn)），相關(guān)工作情況報(bào)公司物業(yè)管理部。第十九條 項(xiàng)目管理處應(yīng)定期進(jìn)行效果評估，每月底對所有外包的項(xiàng)目進(jìn)行評估，填寫專項(xiàng)服務(wù)單位服務(wù)質(zhì)量月度評定表。對評估過程中發(fā)現(xiàn)的較大或普遍存在的問題，以書面形式通知外包單位，并提出整改要求，限期整改，對未及時(shí)整改的，應(yīng)按合同中約定的要求進(jìn)行處理，同時(shí)上報(bào)公司物業(yè)管理部。第二十條 公司物業(yè)管理部召集相關(guān)外包單位負(fù)責(zé)人召開季度聯(lián)

10、系會議，針對日常服務(wù)工作中的服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)專業(yè)水平及履行合同情況等進(jìn)行有效溝通。第二十一條 公司物業(yè)管理部和項(xiàng)目管理處組織對提供外包服務(wù)的單位進(jìn)行一次年度綜合評定。評定內(nèi)容包括工作表現(xiàn)、能力、業(yè)績及履行合同情況等，填寫專項(xiàng)服務(wù)單位服務(wù)質(zhì)量年度綜合評定表，并提出是否繼續(xù)保留其合格外包單位資格的建議，交公司領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。第五章 評估標(biāo)準(zhǔn)及應(yīng)用第二十二條 月度評估是對業(yè)務(wù)外包供應(yīng)商的實(shí)時(shí)評價(jià)，評估記錄由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以書面形式填寫，作為公司對外包單位年度評估的參考依據(jù)自行保管，同時(shí)報(bào)公司物業(yè)管理部備案。評估結(jié)果作為外包單位服務(wù)質(zhì)量評定的重要依據(jù)。第二十三條 年度綜合評估是對業(yè)務(wù)外包供應(yīng)商的全面

11、評價(jià)，年度綜合評估意見將作為公司是否繼續(xù)與供應(yīng)商合作的依據(jù)之一。根據(jù)月度績效評價(jià)意見，對業(yè)務(wù)外包供應(yīng)商進(jìn)行評級管理。綜合評分等級為A、B、C、D、E類。 A級：外包費(fèi)用全額結(jié)算并優(yōu)先續(xù)簽合同； B級：外包費(fèi)用全額結(jié)算； C級：扣除當(dāng)年費(fèi)用1%-2%； D級: 扣除當(dāng)年費(fèi)用3%-5%； E級:扣除當(dāng)年費(fèi)用6%-8%，2年以內(nèi)不得參與公司相關(guān)專業(yè)外包項(xiàng)目。第二十四條發(fā)生重大安全責(zé)任事故（含重大治安責(zé)任事件）或重大設(shè)備事故的：扣除當(dāng)月全部費(fèi)用與其解除專業(yè)外包合同并計(jì)入公司誠信檔案，在以后項(xiàng)目資格預(yù)審環(huán)節(jié)取消競標(biāo)資格。第二十五條 年度評估是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的重要措施，各專業(yè)外包單位應(yīng)根據(jù)年度綜合評價(jià)結(jié)果，及時(shí)

12、制定并貫徹落實(shí)、糾正存在問題的改進(jìn)措施。第二十六條 公司物業(yè)管理部將當(dāng)年所有參與評估的外包單位根據(jù)年度綜合評估得分進(jìn)行排序，將排序結(jié)果報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)小組審核，作為下一年度專業(yè)外包單位服務(wù)質(zhì)量的參考依據(jù)。 第六章 附則第二十七條 本辦法之評估標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)作為與專業(yè)外包單位簽訂的一切相關(guān)法律協(xié)議、文書的附件內(nèi)容，并與相關(guān)協(xié)議正文具有同等法律效力。有關(guān)法律條款與之相沖突的，以法律條款為準(zhǔn)。第二十八條 本辦法未規(guī)定的，以法律法規(guī)或上級文件的規(guī)定執(zhí)行；本辦法與法律法規(guī)或上級文件規(guī)定不一致的，以法律法規(guī)或上級文件的規(guī)定為準(zhǔn)。第二十九條 本辦法由上海山湖秀物業(yè)管理有限公司制定并在法律許可的范圍內(nèi)負(fù)責(zé)解釋，自

13、其發(fā)布之日起執(zhí)行。 附表:專業(yè)外包單位投標(biāo)評分細(xì)則評分因素評審項(xiàng)目分值評分標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格評分專業(yè)外包項(xiàng)目總報(bào)價(jià)40以最低的投標(biāo)報(bào)價(jià)為評標(biāo)基準(zhǔn)價(jià)，其它按如下方式投標(biāo)報(bào)價(jià)得分=（評標(biāo)基準(zhǔn)價(jià)/投標(biāo)報(bào)價(jià)）×40%*100，小數(shù)點(diǎn)后保留兩位商務(wù)評分評優(yōu)情況（“市優(yōu)”或以上）5有市優(yōu)項(xiàng)目得5分，沒有不得分認(rèn)證情況3有ISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證得1分，環(huán)境管理體系認(rèn)證得1分，有職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證的得1分業(yè)績情況16公司注冊資金符合要求得8分，管理項(xiàng)目最低不得少于三項(xiàng)（含三項(xiàng)），每增加一個(gè)項(xiàng)目得1分（上限8分），滿分16分技術(shù)評分投標(biāo)人公司簡介6優(yōu)：6分，良：4分，中：2分，差：0分外包項(xiàng)目整體設(shè)想

14、及策劃5優(yōu)：5分，良：2分，中：1分，差：0分服務(wù)質(zhì)量目標(biāo)及承諾4優(yōu)：4分，良：2分，中：1分，差：0分人員的配備、培訓(xùn)與管理6優(yōu)：6分，良：3分，中：2分，差：0分物資裝備4優(yōu)：4分，良：2分，中：1分，差：0分制度和檔案的建立與管理5優(yōu)：5分，良：2分，中：1分，差：0分應(yīng)急事件的處理預(yù)案6優(yōu)：6分，良：4分，中：2分，差：0分總分100說明:本項(xiàng)目的價(jià)格分采用低價(jià)優(yōu)先法計(jì)算，即通過本項(xiàng)目符合性審查且投標(biāo)價(jià)格最低的投標(biāo)報(bào)價(jià)為評標(biāo)基準(zhǔn)價(jià)，其價(jià)格分為滿分即40分，其他投標(biāo)人的價(jià)格分統(tǒng)一按照下列公式計(jì)算： 投標(biāo)報(bào)價(jià)得分=（評標(biāo)基準(zhǔn)價(jià)/投標(biāo)報(bào)價(jià)）×40%×100，小數(shù)點(diǎn)后保留兩

15、位專業(yè)外包單位投標(biāo)評分表評分因素評審項(xiàng)目分值評分標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格評分專業(yè)外包項(xiàng)目總報(bào)價(jià)以最低的投標(biāo)報(bào)價(jià)為評標(biāo)基準(zhǔn)價(jià)，其它按如下方式投標(biāo)報(bào)價(jià)得分=（評標(biāo)基準(zhǔn)價(jià)/投標(biāo)報(bào)價(jià)）×40%*100，小數(shù)點(diǎn)后保留兩位商務(wù)評分評優(yōu)情況（“市優(yōu)”或以上）有市優(yōu)項(xiàng)目得5分，沒有不得分認(rèn)證情況有ISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證得1分，環(huán)境管理體系認(rèn)證得1分，有職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證的得1分業(yè)績情況公司注冊資金符合要求得8分，管理項(xiàng)目最低不得少于三項(xiàng)（含三項(xiàng)），每增加一個(gè)項(xiàng)目得1分（上限8分），滿分16分技術(shù)評分投標(biāo)人公司簡介優(yōu)：6分，良：4分，中：2分，差：0分外包項(xiàng)目整體設(shè)想及策劃優(yōu)：5分，良：2分，中：1分，差：

16、0分服務(wù)質(zhì)量目標(biāo)及承諾優(yōu)：4分，良：2分，中：1分，差：0分人員的配備、培訓(xùn)與管理優(yōu)：6分，良：3分，中：2分，差：0分物資裝備優(yōu)：4分，良：2分，中：1分，差：0分制度和檔案的建立與管理優(yōu)：5分，良：2分，中：1分，差：0分應(yīng)急事件的處理預(yù)案優(yōu)：6分，良：4分，中：2分，差：0分總分投標(biāo)人名稱： 評委簽名： 評標(biāo)日期： 年 月 日專業(yè)外包單位投標(biāo)評分匯總表投標(biāo)人名稱評分情況綜合得分名次評委一 打分評委二 打分評委三 打分評委四 打分評委五 打分注：綜合得分=（評委一打分+評委二打分+評委三打分+評委四打分+評委五打分）÷5根據(jù)上述綜合得分排名，按照招標(biāo)書的規(guī)定，中標(biāo)人為 評標(biāo)日期：

17、 年 月 日專項(xiàng)服務(wù)單位服務(wù)質(zhì)量月度評定表月份： NO: 專項(xiàng)服務(wù)單位名稱專項(xiàng)服務(wù)類型專項(xiàng)服務(wù)單位現(xiàn)場負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話專項(xiàng)服務(wù)質(zhì)量A優(yōu)秀 B良好 C一般 D改進(jìn) E不合格專項(xiàng)服務(wù)態(tài)度A優(yōu)秀 B良好 C一般 D改進(jìn) E不合格專項(xiàng)服務(wù)專業(yè)水準(zhǔn)A優(yōu)秀 B良好 C一般 D改進(jìn) E不合格專項(xiàng)服務(wù)合同履行A優(yōu)秀 B良好 C一般 D改進(jìn) E不合格綜合評定論述綜合評定結(jié)果A優(yōu)秀 B良好 C一般 D改進(jìn) E不合格項(xiàng)目評定人評定日期項(xiàng)目評估人意見簽名： ；日期： ；專項(xiàng)服務(wù)單位意見簽名： ；日期： ；備注：專項(xiàng)服務(wù)評定客觀事實(shí)，作為評定服務(wù)質(zhì)量的重要依據(jù)。專項(xiàng)服務(wù)單位服務(wù)質(zhì)量年度綜合評定表專項(xiàng)服務(wù)單位名稱：評估期間

18、： 年 月 日至 年 月 日評估部門：評估標(biāo)準(zhǔn)：第一至四項(xiàng) A級-5分 B級-4分 C級-3分 D級-2分 E級-1分 第五項(xiàng) A級-6分 B級-5分 C級-4分 D級-3分 E級-2分評核項(xiàng)目A優(yōu)秀B良好C一般D不良E不合格項(xiàng)目總體評價(jià)派駐人員工作表現(xiàn)1、紀(jì)律性2、積極性3、責(zé)任性4、儀容儀表及服務(wù)態(tài)度派駐人員工作能力1、計(jì)劃能力2、判斷能力3、協(xié)調(diào)能力派駐人員工作業(yè)績1、工作及時(shí)性2、工作質(zhì)量3、工作速度4、工作完成度履行合同條款情況1、履行合同條款的完整性2、履行合同條款的準(zhǔn)確性3、履行合同條款的有效性其他1、人員崗位配置合理性2、完成工作的規(guī)范性3、完成工作的專業(yè)程度4、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員的表現(xiàn)5、有無明顯失誤及重大事故綜合評定論述年度綜合評定結(jié)果A優(yōu)秀 B良好 C一