綠化物資采購管理制度(doc 7頁)

1、深圳市萬科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導文件編號VKWY7.5.1-J01-06名稱綠化物資采購管理辦法版本D/0第1頁共3頁編制熊永緒更改張洪濤審核張躍敏批準張躍敏生效期2006年6月1日1.目的為了加強綠化工程部物資采購的管理和監(jiān)控,確保綠化工程的順利開展。2.范圍適用于公司綠化工程部3.職責部門/崗位工作內(nèi)容總經(jīng)理/分管領導負責權限內(nèi)的物資審核、審批相關職能部門負責權限內(nèi)的物資審核、審批,采購行為監(jiān)控。參與現(xiàn)場議價。部門經(jīng)理負責權限內(nèi)的物資審核、審批負責對部門物資采購的監(jiān)控工程主管負責對工程用物資采購的審核養(yǎng)護項目負責人負責對綠化養(yǎng)護類物資采購的申請、審核工程項目負責人負責對工程用物資的申請、

2、驗收、領用控制與監(jiān)督部門采購員負責物資的采（訂）購苗木（物資）驗收人負責部門工程（苗木）物資的驗收,獨立于采購員。4.方法與過程控制4.1中標工程的物資采購申請項 目操 作 辦 法合同評審評審時,須附綠化苗木采購申請單。物資申請根據(jù)綠化苗木采購申請單費用按審批權限分批借款采購,每張綠化苗木采購申請單對應一家提供商。報銷時附填寫完整的綠化苗木采購申請單按權限審批后進行報銷。合同簽訂按地產(chǎn)公司的合同文本簽訂工程合同4.2 地產(chǎn)公司指定的零星工程物資或甲供物資采購申請 項 目操 作 辦 法物資申請根據(jù)綠化苗木采購申請單費用按審批權限分批借款,每張綠化苗木采購申請單對應一家提供商。報銷時附填寫完整的綠

3、化苗木采購申請單按權限審批后報銷。甲供物資附發(fā)票、按地產(chǎn)相關部門要求到地產(chǎn)報銷合同如地產(chǎn)公司事后要求補簽合同時,按合同管理程序進行資料部門保存簽證單、業(yè)務指令單等記錄4.3物業(yè)服務中心補苗及部門工具用品的采購申請 項 目操 作 辦 法苗木類申請人填寫綠化苗木采購申請單,每張綠化苗木采購申請單對應一家提供商。非苗木類填寫物資申請,按權限審批后采購深圳市萬科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導文件編號VKWY7.5.1-J01-06名稱綠化物資采購管理辦法版本C/3第2頁共3頁編制熊永緒更改張洪濤審核張躍敏批準張躍敏生效期2006年6月1日4.4采購行為、資金的管理辦法項 目操 作 辦 法常用綠化苗木采購應建

4、立部門提供商名錄（填寫合格物資供方（品牌）一覽表）及價格清單,并掛部門內(nèi)部網(wǎng)頁,長期合作的應每年簽訂框架契約,每次采購時可不簽訂采購契約。市外苗木采購市外采購要求有兩人同時在場,并選擇在有正規(guī)發(fā)票的提供商購買。單宗采購金額在50000元以上及單宗人工服務外包額在10000元以上的須有公司職能部門人員參與現(xiàn)場議價,填寫供方現(xiàn)場（約見）評審記錄表（人工外包的單獨簽訂施工契約）。結(jié)賬應以轉(zhuǎn)賬方式進行。特殊情況下需使用現(xiàn)金付款超過5000（含）元以上,必須事前經(jīng)分管領導審批,支付時,金額在10000元以上的必須兩人以上前往結(jié)賬；金額在30000元以上的必須由公司財務人員陪同結(jié)賬。不簽訂采購契約的,須提

5、供提供商的電話、姓名、地址等相關資料。甲供物資在地產(chǎn)相關部門參與及授權下進行,并由參與人員及授權人簽字確認。市內(nèi)苗木采購在價格、質(zhì)量同等條件下,應選擇在合格提供商采購。結(jié)賬以轉(zhuǎn)賬方式,可采取月、季等期限定期付款。合格提供商無需要的苗木或價格不合理時,經(jīng)部門經(jīng)理同意后可以在其它苗場采購。如不能進行支票交易,按市外采購規(guī)定執(zhí)行或提供商直接到財務管理部結(jié)賬。不簽訂采購契約的,須提供提供商的電話、姓名、地址等相關資料。其他物資采購按采購管理程序要求執(zhí)行4.5驗收入庫及報銷辦法 項 目操 作 辦 法養(yǎng)護綠化苗木項目負責人負責驗收,核對實數(shù),并在提供商送貨單收貨人處簽名、填寫綠化部苗木(物資)采購驗收單。

6、現(xiàn)場領用物資。不再填寫進倉單和物資領(借)用單。憑送貨單、發(fā)票、綠化苗木采購申請單、綠化部苗木(物資)采購驗收單等資料報銷。工程綠化苗木設備工具、藥品、肥料等備用品由專人驗收入庫,倉管員填寫進倉單、入賬。物資領借用按物資存儲及管理程序執(zhí)行。憑進倉單、發(fā)票等報銷。土方、陶粒、一次性消耗品工程項目負責人負責驗收,核對實數(shù),并在物資申請單“備注”欄中簽名,現(xiàn)場領用。不再填寫進倉單和物資領(借)用單。采購憑送貨單、發(fā)票、物資申請單復印件等資料報銷。4.6 本辦法中未明確規(guī)定的內(nèi)容,按公司采購管理程序執(zhí)行。5.相關文件 VKWY7.4-Z01 采購管理程序深圳市萬科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導文件編號VKWY7.4-Z01-06名稱綠化物資采購管理辦法版本C/3第3頁共3頁編制熊永緒更改張洪濤審核張躍敏批準張躍敏生效期2006年6月1日 VKWY7.5.5-Z01 物資存儲及管理程序6.記錄表格VKWY7.4-Z01-F1 物資申購單VKWY7.4-Z01-F3 物資/服務申請報告VKWY7.5.5-Z01-F1 進倉單VKWY7.5.5-Z01-F2 物資領(借)用單VKWY