采購內(nèi)部控制制度

1、僅供個人參考采購內(nèi)部控制制度第一章總則第一條 為了加強(qiáng)公司對采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范請 購與審批、采購與驗收、付款等行為，防范采購過程中的差 錯和舞弊，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部控制基本規(guī) 范，結(jié)合公司的實際情況，制定本制度。第二條本制度所稱采購，主要是指公司外購商品并支 付價款的行為。第二章職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)第三條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相 關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗 位相互分離、制約和監(jiān)督。公司采購業(yè)務(wù)的不相容崗位包括:（一）請購與審批。（二）供應(yīng)商的選擇與審批。（三）采購合同協(xié)議的擬訂、審核與審批。（四）采購、驗收與相關(guān)記錄。（五）付款的申請

2、、審批與執(zhí)行。第四條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購業(yè)務(wù)的授權(quán)制度和審核批 準(zhǔn)制度，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)。第五條公司根據(jù)具體情況對辦理采購業(yè)務(wù)的人員定 期進(jìn)行崗位輪換，防范采購人員利用職權(quán)和工作便利收受商 業(yè)賄賂、損害公司利益。第六條 按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的 程序辦理采購業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記 錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強(qiáng)請購 手續(xù)、采購訂單或采購合同協(xié)議、驗收證明、入庫憑證、采 購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。第三章 請購與審批控制第七條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度，依據(jù)購置商品或 服務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，并明 確

3、相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。公司采購需求應(yīng)當(dāng)與公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃相適應(yīng)，具有必 要性和經(jīng)濟(jì)性。需求部門提出的采購需求，應(yīng)當(dāng)明確采購類別、質(zhì)量等 級、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、到貨時間等。采購部門才有資格組織采購，其他部門不得擅自采購任 何物資。第八條 建立嚴(yán)格的請購審批制度。加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù) 算管理。（一）為生產(chǎn)儲備的周轉(zhuǎn)材料請購程序：由庫管員根據(jù)最 低庫存量或使用單位的所需，材料員編制采購計劃單部門 領(lǐng)導(dǎo)審核分管領(lǐng)導(dǎo)審核總工程師審核總經(jīng)理審批。（二）生產(chǎn)使用固定資產(chǎn)請購程序：由使用部門提出申請材料員根據(jù)庫存量編制采購計劃單部門領(lǐng)導(dǎo)審核 分管領(lǐng)導(dǎo)審核總工程師審核總經(jīng)理審批。第九條

4、 加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對于超預(yù)算和預(yù)算 外采購項目由董事長審批。第四章 采購與驗收控制第十條 建立采購與驗收環(huán)節(jié)的管理制度，確保采購過 程的透明化以及所購商品在數(shù)量和質(zhì)量方面符合采購要求。第十一條 公司采購方式：大宗物資或服務(wù)等的采購應(yīng) 當(dāng)采用招投標(biāo)方式并簽訂合同協(xié)議；一般物品的采購可以采 用詢價的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物品的采購可以采 用直接購買等方式。30 萬元以上的為大宗物資， 10 萬元以上 30 萬元以 下的為一般物品， 10 萬元以下為小額零星物品。第十二條 委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行招投標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對中 介機(jī)構(gòu)的監(jiān)督。第十三條 公司應(yīng)當(dāng)充分了解和掌握有關(guān)供應(yīng)商信譽(yù)、 供貨能力等

5、方面的信息，由采購、使用等部門共同參與比質(zhì) 比價，并按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。對小額零星采購，按照“比質(zhì)比價、貨比三家”的詢價原 則，確保公開透明，降低采購成本。第十四條 公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)驗收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的請購單、 合同協(xié)議等采購文件，辦理相關(guān)的驗收手續(xù)。公司對外采購的鍋爐煤和柴油等，必須經(jīng)地磅房計量， 合理損耗以外的由承運車輛承擔(dān)。合理損耗一般為3 %。對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗收的部門或人員 應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報告；有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)查明原因，及時處 理。第五章 付款控制第十五條 財務(wù)部應(yīng)當(dāng)參與商定對供應(yīng)商付款的條件。公司供應(yīng)部在申請付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購合同協(xié)議約定的 付款條件以及采

6、購發(fā)票、結(jié)算憑證和驗收證明等相關(guān)憑證的 真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核，并提交付 款申請，財務(wù)部依據(jù)合同協(xié)議、發(fā)票等對付款申請進(jìn)行復(fù)核 后，按資金活動內(nèi)控制度和工程項目內(nèi)控制度的相 關(guān)審批程序辦理。第十六條 公司建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度， 加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。對招標(biāo)合同的首次預(yù)付款不得超過合同總價的 30% ；除 特殊采購?fù)?，一般物品和小額零星物品的采購不得使用預(yù)付 款采購。公司禁止使用定金的方式簽訂物資采購合同。第十七條 公司加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。第十八條 公司應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件、 退貨手續(xù)、貨

7、物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時 收回退貨貨款。第六章 附 則第十九條 本制度由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第二十條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。 銷售內(nèi)部控制制度 第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)對銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范銷售行 為，防范銷售過程中的差錯和舞弊，據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部控制基本規(guī)范，結(jié)合公司的實際情況，制定本 制度。第二條本制度所稱銷售，主要是指公司銷售商品并取 得貨款的行為。第二章職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)第三條 公司應(yīng)當(dāng)建立銷售與收款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制， 明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理銷售與收款業(yè)務(wù) 的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。銷售與收款不相容崗位包括：（一）銷售合同協(xié)

8、議的審批、簽訂與辦理發(fā)貨。（二）銷售貨款的確認(rèn)、回收與相關(guān)會計記錄。（三）銷售退回貨品的驗收、處置與相關(guān)會計記錄。（四）銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦與發(fā)票開具、管理。（五）壞賬準(zhǔn)備的計提與審批、壞賬的核銷與審批。第四條 公司應(yīng)當(dāng)合理采用科學(xué)的信用管理技術(shù)，不斷 收集、健全客戶信用資料，建立客戶信用檔案。防止向未經(jīng) 信用授權(quán)客戶發(fā)出貨品，并防止客戶以較低的信用條件進(jìn)行 交易而損害公司利益。第五條 公司應(yīng)當(dāng)建立銷售業(yè)務(wù)授權(quán)制度和審核批準(zhǔn) 制度，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理銷售業(yè)務(wù)。第六條公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況對辦理銷售業(yè)務(wù)的人 員進(jìn)行崗位輪換或者管區(qū)、管戶調(diào)整。第三章 銷售與發(fā)貨控制第七條公司對銷售業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的

9、預(yù)算管理制 度，制定銷售目標(biāo)，建立銷售管理責(zé)任制。第八條 公司應(yīng)當(dāng)建立銷售定價控制制度，制定價目 表、折扣政策、收款政策，定期審閱并嚴(yán)格執(zhí)行。第九條 公司在選擇客戶時，應(yīng)當(dāng)充分了解和考慮客戶 的信用、財務(wù)狀況等有關(guān)情況。第十條公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對賒銷業(yè)務(wù)的管理。賒銷業(yè)務(wù)應(yīng) 當(dāng)遵循規(guī)定的銷售政策、信用政策及程序。第十一條 公司應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序辦理銷售和發(fā)貨 業(yè)務(wù)。（一）銷售談判。公司在銷售合同協(xié)議訂立前，應(yīng)當(dāng)指 定銷售部人員就銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具 體事項與客戶進(jìn)行談判。對談判中涉及的重要事項，應(yīng)當(dāng)有 完整的書面記錄。（二）合同協(xié)議審批。由銷售部通過雙方協(xié)商，初步確 定銷售數(shù)量、銷售

10、價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等信息， 由分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理和董事長審核或?qū)徟徟藛T應(yīng)當(dāng)對銷售合同協(xié)議草案中提出的銷售價格、 信用政策、發(fā)貨及收款方式等嚴(yán)格審查。（三）合同協(xié)議訂立。銷售合同協(xié)議草案經(jīng)審批同意后， 與客戶簽訂正式銷售合同協(xié)議。簽訂合同協(xié)議應(yīng)當(dāng)符合合 同法的規(guī)定。合同一式四份，雙方各持兩份。公司檔案室留存一份、 銷售部留存一份。（四）組織銷售和發(fā)貨。1. 公司銷售部按照經(jīng)批準(zhǔn)的銷售合同協(xié)議編制銷售計 劃，向調(diào)撥員下達(dá)銷售通知單。銷售通知單上應(yīng)填寫購貨單 位名稱、產(chǎn)品名稱、合同數(shù)量。2. 調(diào)撥員根據(jù)客戶經(jīng)蓋章有效提貨單， 開具發(fā)貨通知單， 在發(fā)貨通知單上注明“現(xiàn)金煤”、“合同煤，

11、”并登記調(diào)撥明細(xì)表。3. 承運車輛持發(fā)貨通知單到地磅房過空磅，司磅員在產(chǎn) 品出廠登記表上登記空磅、車號、購貨單位等信息，并在發(fā) 貨通知單蓋章。4. 發(fā)貨員 （裝車工 ）憑司磅員蓋章的發(fā)貨通知單發(fā)貨，發(fā) 貨通知單妥善保管，次日交銷售會計核對。5. 承運車輛裝重車后到地磅房計量，司磅員辦完相關(guān)手 續(xù)后，在出門證上蓋章。6. 司磅員認(rèn)真登記產(chǎn)品出廠明細(xì)表，妥善保管提貨單和 產(chǎn)品運單，做好交接班記錄，確認(rèn)無誤后雙方在產(chǎn)品出廠登 記表上蓋章，末班司磅員次日負(fù)責(zé)交銷售會計。7. 承運車輛到門衛(wèi)室交出門證，門衛(wèi)準(zhǔn)予放行，出門證 要妥善保管，次日交調(diào)拔員統(tǒng)計。8. 調(diào)拔員根據(jù)調(diào)撥明細(xì)表和出門證，統(tǒng)計產(chǎn)品銷售量

12、，并于上午 11 點前上報銷售日報表，月末，上報銷售月報表。9. 零售現(xiàn)金業(yè)務(wù)，駕駛員到地磅房計量后，憑司磅員打 出的計量單到財務(wù)出納處交款，司磅員核對收款數(shù)量、金額 后，在出門證上蓋章，車輛方可出廠。10. 銷售會計每天與調(diào)撥員核對銷售數(shù)量， 月末核對無誤 后雙方簽字認(rèn)可，并進(jìn)行帳務(wù)處理。第十二條公司應(yīng)當(dāng)建立銷售退回管理制度。公司的銷 售退回必須經(jīng)分管銷售領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。第十三條公司在銷售與發(fā)貨各環(huán)節(jié)做好相關(guān)的記錄， 填制相應(yīng)的憑證，建立完整的銷售登記制度，并加強(qiáng)銷售訂 單、銷售合同協(xié)議、銷售計劃、銷售通知單、發(fā)貨憑證、運 貨憑證、銷售發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。銷售會計應(yīng)當(dāng)設(shè)置銷售

13、臺賬，及時反映各種產(chǎn)成品銷售 的開票、發(fā)貨、收款情況。第四章收款控制第十四條公司應(yīng)當(dāng)及時辦理銷售收款業(yè)務(wù)。以銀行轉(zhuǎn) 賬方式辦理的銷售收款，必須通過公司指定的專用賬戶結(jié) 轉(zhuǎn)。第十五條公司應(yīng)當(dāng)將銷售收入及時入賬，不得賬外設(shè) 賬，不得擅自坐支現(xiàn)金。銷售人員嚴(yán)禁收取銷售現(xiàn)金。第十六條 公司建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期應(yīng) 收賬款催收制度。銷售部負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收，催收記錄（包 括往來函電）要妥善保存，財務(wù)部督促銷售部加緊催收。對 催收無效的逾期應(yīng)收賬款可通過法律程序予以解決。應(yīng)收賬款應(yīng)分類管理，針對不同性質(zhì)的應(yīng)收款項，采取 不同方法和程序。應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分并明確收款責(zé)任，建立科學(xué)、 合理的清收獎勵制度以及責(zé)

14、任追究和處罰制度，以有利于及 時清理催收欠款，保證公司營運資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)效率。第十七條公司對于可能成為壞賬的應(yīng)收賬款，應(yīng)當(dāng)按 照國家統(tǒng)一的會計準(zhǔn)則制度規(guī)定計提壞賬準(zhǔn)備，并按照權(quán)限 范圍和審批程序進(jìn)行審批。對確定發(fā)生的各項壞賬，應(yīng)當(dāng)查 明原因，明確責(zé)任，并在履行規(guī)定的審批程序后做出會計處 理。第十八條 公司核銷的壞賬應(yīng)當(dāng)進(jìn)行備查登記，做到賬 銷案存。已核銷的壞賬又收回時應(yīng)當(dāng)及時入賬，防止形成賬 外款。第十九條 公司結(jié)合銷售政策和信用政策，明確應(yīng)收票 據(jù)的受理范圍和管理措施。加強(qiáng)對應(yīng)收票據(jù)合法性、真實性的審查，防止購貨方以 虛假票據(jù)進(jìn)行欺詐。應(yīng)收票據(jù)由出納保管，貼現(xiàn)必須經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，對于 即將到期的

15、應(yīng)收票據(jù)，應(yīng)當(dāng)及時向付款人提示付款；已貼現(xiàn) 但仍承擔(dān)收款風(fēng)險的票據(jù)應(yīng)當(dāng)在備查簿中登記，以便日后追 蹤管理。,核第二十條 公司每半年與往來客戶通過函證等方式 對應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來款項。如有不符， 應(yīng)當(dāng)查明原因，及時處理。第五章 附 則第二十一條 本制度由公司銷售部負(fù)責(zé)解釋。第二十二條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。僅供個人用于學(xué)習(xí)、研究；不得用于商業(yè)用途For personal use only in study and research; not for commercial use.Nur f u r den pers?nlichen f u r Studien, Forschung, zu kommerzielle