Excel-基礎(chǔ)知識

1、Excel基礎(chǔ)知識第一章 Excel電子表格概述Excel是辦公室自動(dòng)化中非常重要的一款軟件，很多企業(yè)都是依靠Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。它不僅僅能夠方便的處理表格和進(jìn)行圖形分析，其更強(qiáng)大的功能體現(xiàn)在對數(shù)據(jù)的自動(dòng)處理和計(jì)算。在桌面上打開EX軟件后，窗口的組成和WD一樣由菜單欄、工具欄、工作區(qū)、狀態(tài)欄等組成，但WD的工作區(qū)是一張白紙，而EX的工作區(qū)就是一個(gè)灰色的表格，所以如果說WD是專業(yè)文檔處理軟件，那么EX就是專業(yè)處理與表格數(shù)據(jù)相關(guān)的軟件，如報(bào)表、工資表、資產(chǎn)表、商品明細(xì)表、銷售表等。一、基本概念：單元格：屏幕上一個(gè)個(gè)長方形格就是單元格，是構(gòu)成工作表的基本單位，如果一個(gè)單元格被選中，會(huì)以粗線方框文

2、圍著。工作?。阂粋€(gè)EX文檔稱為工作薄。行號和列標(biāo)：行號用數(shù)字1 2 表示，列號用字母A B 表示，相當(dāng)于一個(gè)二維坐標(biāo)，每個(gè)單元格在這個(gè)坐標(biāo)中有一個(gè)固定而唯一的名稱，由列號+行號表示，如A1，C3，在引用單元格時(shí)與內(nèi)容無關(guān)。工作表標(biāo)簽：單元格的集合構(gòu)成工作表，也稱作電子表格。工作表的集合構(gòu)成工作簿。 名稱框：顯示當(dāng)前活動(dòng)單元格的地址。編輯欄：顯示當(dāng)前活動(dòng)單一格的內(nèi)容，可以在這里輸入和編輯數(shù)據(jù)、公式等數(shù)值。二、基本操作：1、單元格的選擇： 1）選定整個(gè)表格：單擊行和列交匯點(diǎn)左上角的空格。 2）選定行、列：通過單擊行號或列號選定單行或單列。按住鼠標(biāo)左鍵在行號或列號上拖動(dòng)，選中連續(xù)的多行或多列。 3）

3、改變行列的大小：，在各行或各列的分界線上鼠標(biāo)變成雙向箭頭，按住左鍵拖動(dòng)可改變大小。設(shè)置固定的行高或列寬，點(diǎn)擊 格式行或列行高或列寬，輸入數(shù)值。如果要統(tǒng)一改變多行或多列的大小，可選中這些行或列，改變其中一行或列的大小那么其它行或列也會(huì)變成一樣。 4） 選定不連續(xù)的區(qū)域： 按住Ctrl建選定不連續(xù)的區(qū)域。按住Shift建選定連續(xù)的區(qū)域。 5）合并單元格：首先選定要合并的多個(gè)單元格，單擊 合并 按鈕。如果合并錯(cuò)了再點(diǎn)擊 合并 按鈕可取消合并。利用控制柄可復(fù)制一樣的格式。注意：在電子表格中行和列是固定的，不能像在WD中的表格操作一樣有拆分，也就是說一列是固定的，不能在一列中再拆分成二列，要實(shí)現(xiàn)一列中分

4、成二列，只能占用二列，而將前面的單元格合并成一個(gè)。2、插入和刪除：插入單元格：右擊要插入單元格的位置，選擇插入，“活動(dòng)單元格右移”將選定的區(qū)域右移動(dòng)，“活動(dòng)單元格下移”將選定的區(qū)域下移動(dòng)，“整行”將選定區(qū)域所在的行全部向下移動(dòng)?！罢小?將選定區(qū)域所在的列全部向右移動(dòng)。插入行或列：右鍵單擊要插入行或列的行號或列號，選擇“插入”。或用菜單 插入行；刪除單元格中的內(nèi)容：選定一個(gè)和多個(gè)單元格，按Delete建，只清除數(shù)據(jù)，要清除單元格的格式批注等內(nèi)容，要使用“編輯”菜單中的“清除”下拉菜單中的“全部、格式、內(nèi)容、批注”等選項(xiàng)。其中“全部”是把單元格回到原始狀態(tài)。3、輸入數(shù)據(jù)在工作表的單元格中可以輸入

5、兩種類型的數(shù)據(jù)：文本數(shù)據(jù)和數(shù)值數(shù)據(jù)。1）文本數(shù)據(jù)： 文本數(shù)據(jù)包含漢字、英文字母、數(shù)字、空格以及其他可從鍵盤輸入的符號，即字符數(shù)據(jù)。默認(rèn)情況下，文本數(shù)據(jù)沿單元格左邊對齊。在一個(gè)單元格中要另起一行輸入可按 Alt+Enter鍵。如果與活動(dòng)單元格右相鄰的單元格沒有數(shù)據(jù)，輸入文本數(shù)據(jù)超出的部分會(huì)延伸到該右鄰單元格：如果右鄰單元格已有數(shù)據(jù)，則超出部分不顯示，但并沒有刪除。在改變列寬或后可以看到全部的文本數(shù)據(jù)。文本中的數(shù)字：如果在數(shù)字前加一個(gè)英文狀態(tài)下的單引號 ，輸入的內(nèi)容為文本數(shù)據(jù)。例如輸入郵政編碼“0599”時(shí)，應(yīng)該鍵入：0599，否則其中的0就會(huì)消失，因?yàn)樵跀?shù)字前有0和沒有是一樣的。在輸入如身份證號

6、碼是數(shù)字但內(nèi)容很長時(shí)，應(yīng)以文本的方式輸入，否則數(shù)據(jù)將會(huì)不正確。2）數(shù)值數(shù)據(jù)： Excel的數(shù)值數(shù)據(jù)只能含有以下字符：0，1，2，3，4，5，6，7，8，9，+，-，（，），！，$，%，E，e。默認(rèn)情況下，數(shù)值數(shù)據(jù)在單元格中自動(dòng)右對齊。如果要輸入分?jǐn)?shù)，比如9/10，應(yīng)先輸入0及一個(gè)空格，然后再輸入9/10。如果要輸入一個(gè)負(fù)數(shù)，則需要在數(shù)值前加上一個(gè)減號或?qū)⑵溆美ㄌ柪ㄆ饋?。例如?10）表示-910當(dāng)輸入一超過列寬的較長數(shù)字時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)采用科學(xué)計(jì)數(shù)法（如3.1E-12）表示，或者只給出“#”標(biāo)記。3）修改數(shù)據(jù)：正在輸入數(shù)據(jù)時(shí)完全錯(cuò)誤，可按Esc建取消輸入，然后重新輸入。如果只是部分錯(cuò)誤，可

7、在先選中該單元格，在編輯欄中修改?；螂p擊單元格在單元格內(nèi)修改，Delete4）復(fù)制或移動(dòng)數(shù)據(jù)：一種是用復(fù)制或剪貼工具欄實(shí)現(xiàn)，這方法在WINDOWS所有軟件中通用，還可以用拖動(dòng)鼠標(biāo)來實(shí)現(xiàn)，方法是： 選定要被復(fù)制的單元格區(qū)域，再將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到該區(qū)域邊框線上，這時(shí)，鼠標(biāo)形狀變成箭頭狀。 按住Ctrl鍵，箭頭光標(biāo)上方增加一個(gè)“+”號，同時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)到需要復(fù)制數(shù)據(jù)的位置松開按鍵。這是復(fù)制，如果在移動(dòng)時(shí)沒有按住Ctrl鍵將是移動(dòng)數(shù)據(jù)。注意：在復(fù)制多個(gè)單元格數(shù)據(jù)時(shí)，在粘貼區(qū)只要選中左上角第一個(gè)單元格就可以了。三、數(shù)據(jù)填充用戶在創(chuàng)建工作表過程中，對有一定規(guī)律的數(shù)據(jù)序列或有固定順序的名稱等，如“第一、第二、第三

8、、”或者“2，4，8，16，”，可以利用序列填充功能減少重復(fù)輸入。1、序列類型Excel能識別的序列類型有：等差序列、等比序列、日期序列和自動(dòng)填充序列。1）等差序列：等差序列的每個(gè)數(shù)值由前一個(gè)數(shù)值加上一個(gè)固定值得到。每次增加的固定值稱為步長。例如：初始值為1，步長為2，得到的等差序列為1，3，5，7，2）等比序列：等比序列的每個(gè)數(shù)值由前一個(gè)數(shù)值乘以一個(gè)固定步長得到。例如：初始值為1，步長值為2，得到的等比序列為1，2，4，8，3）日期序列：日期序列的每個(gè)日期數(shù)據(jù)由前一個(gè)日期加上一個(gè)日期單位得到。日期單位包括日、工作日、月、年四種。如初始值為1995-7-2，日期單位為年，得到的日期序列為199

9、6-7-2，1997-7-2，1998-7-2，4）自動(dòng)填充序列：根據(jù)給定的初始值自動(dòng)遞增或遞減而形成的，例如：第1組，第2組，第3組，2、填充序列1）使用“序列”對話框填充數(shù)據(jù)序列：單擊編輯填充序列，可在“序列”對話框的“序列產(chǎn)生在”欄中設(shè)定按行或按列進(jìn)行填充，在“終止值”文本框中輸入終止值。2）快捷方式填充數(shù)據(jù)序列：建立等差序列數(shù)據(jù)最簡單的方法是先在單元格區(qū)域的第一、第二個(gè)單元格分別輸入初始值和第二個(gè)數(shù)值，然后選定這兩個(gè)單元格并拖動(dòng)填充柄到整個(gè)單元格區(qū)域，Excel將自動(dòng)用第二個(gè)值與初始值之差作為步長進(jìn)行等差序列填充。3）自定義序列：用戶可以將經(jīng)常使用而又帶有某種規(guī)律性或順序相對固定的文本

10、，設(shè)定為自定義序列，以后只需輸入序列的第一個(gè)數(shù)據(jù)，再利用拖動(dòng)填充柄的方式就可以實(shí)現(xiàn)序列填充?！纠繉ⅰ耙还?、二公司、三公司、四公司、五公司”文本序列設(shè)定為自定義序列。用戶也可以直接在“選項(xiàng)”對話框“自定義序列”標(biāo)簽上的“輸入序列”框中輸入要定義成序列的數(shù)據(jù)項(xiàng)，每個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)以Enter鍵分隔，輸入完畢后再單擊添加按鈕，這樣自定義序列操作即可完成。第二章 格式化工作表一、數(shù)據(jù)的格式化1、設(shè)置數(shù)字格式在一些專業(yè)應(yīng)用要對數(shù)字格式進(jìn)行特殊設(shè)置，比如保留小數(shù)點(diǎn)二位、采用科學(xué)記數(shù)法、使用百分比和自帶貨幣符號等，這就需要對數(shù)字進(jìn)行格式化處理。1）使用“格式”工具欄按鈕：在工具欄中有五個(gè)數(shù)字格式按鈕。先選定單元

11、格或單元格區(qū)域，再單擊工具欄中相應(yīng)的按鈕，則所選定單元格區(qū)域中的數(shù)字將按指定格式表示。貨幣樣式￥：在數(shù)據(jù)前加“￥”符號，保留兩位小數(shù)，如：68.012￥68.01百分比樣式%：將當(dāng)前數(shù)據(jù)×100后再添加百分號，如：0.68%68%千位分隔樣式，：財(cái)會(huì)上在每個(gè)千位上用千分號分隔，并保留兩位小數(shù)，如：6801.016,801.01。增加小數(shù)位數(shù)。數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)加1，如：68.0168.010減少小數(shù)位數(shù)。數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)減1，如：68.0168.0，并進(jìn)行四舍五入。2）使用“單元格格式”對話框：執(zhí)行格式單元格命令，在彈出的“單元格格式”對話框中選擇“數(shù)字”標(biāo)簽，可以對數(shù)字格式進(jìn)行更多的設(shè)置

12、。如設(shè)置文本等。2、設(shè)置字體、字號、字形、顏色Excel工作表中的漢字，其默認(rèn)格式是宋體、12磅、黑色。設(shè)置的方式和WORD中一樣。1）使用“格式”工具欄按鈕： 2）使用“單元格格式”對話框：選字體選項(xiàng)卡。上標(biāo)設(shè)置。3、設(shè)置數(shù)據(jù)的對齊方式系統(tǒng)默認(rèn)的數(shù)據(jù)對齊方式是：文本左對齊、數(shù)值右對齊。使用“格式“工具欄或菜單命令都可以對數(shù)據(jù)的對齊方式進(jìn)行重新設(shè)置。1）使用“格式“工具欄按鈕2）使用“單元格格式”對話框：執(zhí)行格式單元格命令，打開“單元格格式”對話框，選擇“對齊”標(biāo)簽。設(shè)置文本的水平與垂直對方方式，還可以設(shè)置文本方向，及對文本的自動(dòng)換行等。 4、條件格式：例如，在成績表中，設(shè)定不及格的分?jǐn)?shù)用紅色

13、加下劃線表示，100分用藍(lán)色加粗字體顯示：單擊格式條件格式，在對話框中選擇條件和條件值，或單擊添加增加條件。二、單元格的格式化1、設(shè)置邊框?yàn)榉奖阌脩糁票?，Excel中的單元格都采用灰色的網(wǎng)格線進(jìn)行分隔，但這些網(wǎng)格線是不可以打印的。用戶如果希望打印網(wǎng)格線，就需要為單元格添加各種類型的邊框。1）使用“格式”工具欄按鈕：單擊“格式”工具欄“邊框”按鈕右邊的下拉箭頭，在彈出的下拉列表框中給出了多種形式的邊框，使用方法和WORD一樣。 2）在格式單元格對話框中設(shè)置：選擇“邊框”標(biāo)簽，可以為選定區(qū)域中的各個(gè)單元格添加上、下、左、右邊線以及為所選定的整個(gè)區(qū)域添加外邊框，還可以選擇不同的線型和顏色。如果用戶選

14、擇了淺色的邊框，它與網(wǎng)格線不容易區(qū)分，這時(shí)，可以執(zhí)行工具選項(xiàng)命令，在“選項(xiàng)”對話框的“視圖”標(biāo)簽上，取消“網(wǎng)格線”復(fù)選框，以隱藏網(wǎng)格線。2、設(shè)置底紋設(shè)置底紋是指為單元格添加背景顏色和修飾圖案，其目的是要突出某些單元格或單元格區(qū)域的顯示效果。使用“單元格格式”話框中的“圖案”標(biāo)簽可以設(shè)置顏色及圖案：如果只進(jìn)行背景顏色設(shè)置，也可以使用“格式”工具欄的“顏色”按鈕。3、復(fù)制格式利用“常用”工具欄中的“格式刷”按鈕可以進(jìn)行格式復(fù)制，可以將單元格格式設(shè)置成一至：如果需要進(jìn)行多次格式復(fù)制，應(yīng)該用鼠標(biāo)雙擊“格式刷”按鈕。當(dāng)要結(jié)束格式復(fù)制時(shí)，應(yīng)再次用鼠標(biāo)單擊“格式刷”按鈕或按Esc鍵即可。4、隱藏行和列隱藏行

15、或列：選定要隱藏的行和列，可多行和多列，單擊格式行（列）隱藏，可以從不連續(xù)的行號和列號看出是否有被隱藏的行或列。當(dāng)表很大時(shí)，可以占時(shí)將不要編輯的列隱藏將減少版面。取消行隱藏或列隱藏：選擇隱藏行或列的頭尾兩行或兩列。格式行（列）取消隱藏即可。5、添加批注是對單元格內(nèi)容進(jìn)行解釋說明的輔助信息。通常它不顯示出來。右鍵插入批注。輸入信息后單擊別的單元格即可。要查看批注只要鼠標(biāo)單擊該單元格（紅色小三角）。是顯示出來點(diǎn)擊 視圖批注。第三章 公式計(jì)算一、公式的建立公式就是通過運(yùn)算符將運(yùn)算單位連接在一起的式子。利用公式是為了得到運(yùn)算結(jié)果，輸入公式時(shí)必須以等號（）開始。如在單元格D3中計(jì)算金額應(yīng)輸入：=B3*C

16、3,表示將單元格B3（代表數(shù)量）和C3（代表單價(jià)）中的數(shù)據(jù)相乘，結(jié)果放在單元格D3中。D3顯示結(jié)果，在編輯欄中顯示公式B3*C3?？梢栽诰庉嫏谥袑竭M(jìn)行修改。如加上-2等，改完后按Enter鍵，公式將重新計(jì)算結(jié)果。所以當(dāng)公式中引用的單元格內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，Excel將重新進(jìn)行計(jì)算得到最新結(jié)果。與WD表格計(jì)算相比非常方便。二、公式中使用的運(yùn)算符：1、數(shù)學(xué)運(yùn)算：（加）、（減）、*（乘）、/（除）、（指數(shù)）。如計(jì)算利潤。2、括號運(yùn)算：（）利用括號可以改變運(yùn)算的級別及優(yōu)先順序。 =(25-9)/(2+7)*(3+2)3、比較運(yùn)算符：（等于）、（大于）、（小于）、（大于等于）、（小于等于）、（不等于）。

17、 比較運(yùn)算符用于比較兩個(gè)數(shù)值的大小，其結(jié)果為邏輯值TRUE或者FALSE。例如，在B7中輸入公式：A2<A3的結(jié)果為TRUE,而公式：A2>A3的結(jié)果為FALSE。4、文本運(yùn)算符（連接）：可將一個(gè)或多個(gè)文本連接起來組合成一個(gè)文本值。引用中的數(shù)值型數(shù)據(jù)將按文本數(shù)據(jù)對待。在公式中直接用文字連接，需要用英文下的雙引號將文本文字括起來。例如，單元格I2的內(nèi)容為“李小林”，單元格J2的內(nèi)容為300，如果在單元格K2中輸入公式：I2“基本工資：”J2，則單元格K2中顯示：李小林基本工資：300。三、公式的填充在利用工作表處理數(shù)據(jù)時(shí)，常會(huì)遇到在同一行或同一列使用相同的計(jì)算公式的情況。利用公式填充

18、功能可以簡化輸入過程。用鼠標(biāo)拖動(dòng)單元格填充柄到需要填充的單元格區(qū)域，公式即被填充到所選區(qū)域。四、單元格的引用方式Excel提供三種不同的引用類型：相對引用、絕對引用和混合引用。根據(jù)實(shí)際情況采用。1、相對引用：直接引用單元格區(qū)域地址，不需要加“$”符號。公式中的引用地址會(huì)相對改變。2、絕對引用：在引用單元格地址的列標(biāo)和行號前面都帶有“$”符號。例如，$B$3就是一個(gè)絕對引用。使用絕對引用后，公式中的引用地址是絕對的。如計(jì)算稅收。所使用的都是C6，所以應(yīng)是$C$63、混合引用：行號或列號中有一項(xiàng)前有“$”符號。帶有“$”的不變，沒有的會(huì)變。如C$6五、使用工作表函數(shù)1、什么是函數(shù)函數(shù)就是Excel

19、預(yù)定義的公式，由函數(shù)名和參數(shù)組成，函數(shù)名通常以大寫字母出現(xiàn)，參數(shù)可以是數(shù)字、單元格引用或函數(shù)計(jì)算所需要的其他信息；如求和函數(shù)SUM(G3：G5)，SUM（G3,G4,G5）。其中SUM是函數(shù)名，用以描述函數(shù)的功能。(G3：G5)是參數(shù)，其中：號表示一個(gè)區(qū)域G3G5的所有單元格，如果參數(shù)多于一個(gè)時(shí)要用“，”號分隔開，如（G3,G4,G5）。2、函數(shù)的種類Excel函數(shù)一共分為11個(gè)類別，其中常用的是 常用函數(shù)、日期與時(shí)間函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)、邏輯函數(shù)、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、文本函數(shù)以及用戶自定義函數(shù)。其中常用函數(shù)包括了最常用的函數(shù)，也是一定要掌握的函數(shù)。而其它類別的函數(shù)是較專業(yè)化的，在處理特定的問

20、題時(shí)才會(huì)用到，如財(cái)務(wù)函數(shù)等。所以在這里以掌握常用函數(shù)為學(xué)習(xí)要求。3、常用函數(shù)的使用：在編輯框中輸入=號后在左邊下選框中選擇；或點(diǎn)擊編輯框上的“插入函數(shù)”，在對話框中選擇函數(shù)可以正確快速地建立函數(shù)。1）SUM求和函數(shù)：引用格式SUM（范圍）。或在“常用”工具欄中有一個(gè)按鈕。2）AVERAGE求平均函數(shù)：引用格式AVERAGE（范圍），3）IF條件函數(shù)：引用格式IF（條件表達(dá)式，值1，值2），當(dāng)條件表達(dá)式為真時(shí)，返回值1；否則返回值2。 4）COUNT求個(gè)數(shù)函數(shù)：引用格式COUNT（范圍），其中文本數(shù)據(jù)不計(jì)數(shù)。5）MAX求最大值函數(shù)：引用格式MAX（范圍）。6）SUMIF求滿足條件的單元格和函數(shù)：

21、引用格式SUMIF（范圍，條件）。7）SIN求正弦值函數(shù)：引用格式SIN（值）。8）PMT計(jì)算基于固定利率及等額分期付款方式，返回貸款的每月付款額：如在J5中計(jì)算公式就為：=PMT(J2/12,J3,J4,0,1)。J2/12表示月利率；J3表示期限；J4表示本金；0表示在未來沒有余額；1表示在期初償還。當(dāng)不知道函數(shù)的使用方法時(shí)，可以利用軟件提供的幫助理解用法。9）自動(dòng)計(jì)算：在狀態(tài)欄中單擊鼠標(biāo)右鍵。它提供了六種功能：平均值、計(jì)數(shù)、計(jì)數(shù)值、最大值、最小值、求和，缺省是“求和”。當(dāng)選定某個(gè)單元格區(qū)域，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出區(qū)域的統(tǒng)計(jì)值并顯示在狀態(tài)欄中。如果自己對公式很熟悉，也可以自己輸入。如果對公式不清

22、楚還可以用搜索的方法找到函數(shù)。第四章 打印工作簿打印操作是用戶從編制報(bào)表到輸出報(bào)表的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。盡管打印操作本身很簡單，但要得到一份符合實(shí)際需要的打印件，還需要熟悉分頁和頁面設(shè)置以及打印預(yù)覽等操作。一、設(shè)置打印格式一般情況下，Excel根據(jù)頁面設(shè)置參數(shù)確定打印的紙張大小、頁邊距和頁面方向等。用戶可以通過設(shè)置分頁符、打印區(qū)域等自定義打印范圍，也可以進(jìn)行頁面設(shè)置和更改打印參數(shù)。1、頁面設(shè)置：頁面設(shè)置的內(nèi)容包括打印方向、紙張大小、頁邊距和頁眉/頁腳等。執(zhí)行文件頁面設(shè)置命令，打開“頁面設(shè)置”對話框，在頁邊距選項(xiàng)卡中設(shè)置表格的對齊方式是水平還是垂直。 2、設(shè)置分頁符如果工作表比較大，不能打印在同一頁上

23、，Excel會(huì)自動(dòng)插入分頁符將工作表分為幾頁，分頁符用一條虛線來表示。分頁符包括水平分頁符和垂直分頁符兩種。水平分頁符將工作表以行為界分頁，垂直分頁符將工作表以列為界分頁。如果自動(dòng)分頁不能滿足用戶的特殊要求，還可以手工插入分頁符來調(diào)整頁的終結(jié)位置。這時(shí)，其后的工作表內(nèi)容隨之重新調(diào)整自動(dòng)分頁符的位置。1）插入水平分頁符：選定工作表上的某一行，執(zhí)行插入分頁符命令。2）插入垂直分頁符：選定工作表上的某一列，執(zhí)行插入分頁符命令。 3）刪除分頁符：選定水平分頁符下面或垂直分頁符右側(cè)的任一單元格，執(zhí)行插入刪除分頁符命令。如果要?jiǎng)h除工作表中插入的所有分頁符，要單擊行號和列標(biāo)交叉位置上的全選按鈕，選定整個(gè)工作

24、表，然后執(zhí)行插入重置所有分頁符命令，即可刪除所有分頁符。3、設(shè)置打印區(qū)域如果只對打印工作表上某一個(gè)區(qū)域的數(shù)據(jù)時(shí)，可把它設(shè)為打印區(qū)域。方法是：先選定數(shù)據(jù)區(qū)域，再執(zhí)行文件打印區(qū)域設(shè)置打印區(qū)域命令，Excel自動(dòng)在該數(shù)據(jù)區(qū)域添加上虛線邊框，執(zhí)行打印操作時(shí)，只打印出所選定區(qū)域的內(nèi)容。4、設(shè)置頂端標(biāo)題行：如果表格比較長，而每頁都需要相同的標(biāo)題行時(shí)，只需在第一個(gè)頁設(shè)置了標(biāo)題行，而其他頁使用頂端標(biāo)題行就可以達(dá)到每頁都有標(biāo)題行，這樣就不用為每個(gè)頁面設(shè)置標(biāo)題，大大的減少工作量，在數(shù)據(jù)行有增加或減少時(shí)更顯得編輯的輕松。執(zhí)行文件頁面設(shè)置工作表 標(biāo)簽,在頂端標(biāo)題行框中選擇表中的標(biāo)題行。二、打印工作表在完成打印參數(shù)設(shè)置

25、后，就可以進(jìn)行打印操作，執(zhí)行文件打印命令，彈出“打印”對話框，在該對話框中，用戶可以設(shè)置打印范圍、打印份數(shù)及打印內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置。直接打印就單擊“常用”工具欄中的“打印”按鈕，它直接用已有的設(shè)置進(jìn)行打印。第五章 多工作表的應(yīng)用Excel允許同時(shí)處理多個(gè)工作表。例如，可以將一年的財(cái)務(wù)報(bào)表按月生成12張工作表存入在同一個(gè)工作簿文件中。Excel還允許在不同工作簿之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，也可以建立數(shù)據(jù)鏈接關(guān)系，從而大大增強(qiáng)了數(shù)據(jù)處理能力。1、同一工作簿中多工作表的操作同一工作簿中的多工作表操作，經(jīng)常用于內(nèi)容相關(guān)的多份報(bào)表處理。例如，一年四個(gè)季度的銷售報(bào)表，112月的工資表等。1）插入工作表：執(zhí)行工具選項(xiàng)命令，

26、在“選項(xiàng)”對話框“常規(guī)”標(biāo)簽的“新工作簿內(nèi)的工作表數(shù)“框中輸入0255之間的某個(gè)數(shù)字，則以后新建的工作簿將擁有與該設(shè)定相同的工作表數(shù)目。2）復(fù)制或移動(dòng)工作表：如果需要兩個(gè)或多個(gè)同樣內(nèi)容的工作表，或某個(gè)工作表上有許多重要數(shù)據(jù)，需要建立一個(gè)副本，這都要對工作表進(jìn)行復(fù)制操作。方法是：選定要被復(fù)制的工作表標(biāo)簽（例如sheet2），然后按住ctrl建的同時(shí)，拖動(dòng)標(biāo)將該標(biāo)簽移動(dòng)到合適的位后，松開按建，則在該位出現(xiàn)被復(fù)制工作表的副本（sheet2(2)）。如果在拖動(dòng)標(biāo)時(shí)不按時(shí)不按住ctrl建，可實(shí)現(xiàn)工作表的移動(dòng)。3）刪除工作表：選定某個(gè)工作表，執(zhí)行編輯刪除工作表命令，用戶對彈出的“將永久性刪除選定的工作表”

27、提示信息作出肯定回答后，該工作表將被刪除。4）重命名工作表：單擊某個(gè)工作表，單擊右鍵，在快捷菜單中選擇重命名。5）隱藏和顯示工作表：選定要隱藏的工作表，選擇“格式”菜單“工作表”下拉菜單的“隱藏”命令。那么將從屏幕中消失。要顯示可在“工作表”下拉菜單的“取消隱藏”命令。如果有隱藏多個(gè)工作表，那么出現(xiàn)取消隱藏對話框，選擇重新顯示隱藏的工作表，注意，一次只可以取消一個(gè)工作表。2、多窗口操作在屏幕同時(shí)打開多個(gè)窗口時(shí)，顯示的內(nèi)容可以是同一工作表，也可以是同一工作簿的不同工作表，是來自不同工作簿的工作表。1）水平拆分成兩個(gè)窗口：單擊行號選中某一行，執(zhí)行窗口拆分窗口命令，就可以把窗口以該行為分界線水平拆分

28、成兩個(gè)窗口。2）垂直拆分成兩個(gè)窗口：單擊列標(biāo)選中某一列，執(zhí)行窗口拆分窗口命令，就可以把窗口以該列為分界線垂直拆分成兩個(gè)窗口。3）交叉拆分成四個(gè)窗口：選定工作表上的某個(gè)單元格，執(zhí)行窗口拆分窗口命令，就能夠以該單元格左上角為界把窗口交叉拆分成四個(gè)窗口。無論是拆分成兩個(gè)還是四個(gè)窗口，這些窗口均顯示同一工作表的內(nèi)容。每個(gè)窗口都可以使用滾動(dòng)條查看?？梢噪p擊垂直滾動(dòng)條上方的分條來水平拆分窗口；雙擊水平滾動(dòng)條右邊的條來垂直拆分窗口。4）取消窗口拆分：執(zhí)行窗口刪除拆分窗口命令，被拆分成的所有窗口恢復(fù)為一個(gè)窗口。3、工作表的鏈接在Excel中，經(jīng)常需要在不同工作表之間通過單元格引用方式互相共享數(shù)據(jù)。當(dāng)被引用的單

29、元格內(nèi)容改變時(shí)，引用該單元格的地方也應(yīng)該發(fā)生相應(yīng)的變化。為體現(xiàn)這種對應(yīng)關(guān)系，保證作表之間數(shù)據(jù)的正確傳遞，需要建立工作表之間的鏈接關(guān)系。第六章 數(shù)據(jù)圖表化Excel允許以圖表的形式表示工作表數(shù)據(jù)，當(dāng)工作表中的數(shù)據(jù)發(fā)生改變時(shí)，圖表也會(huì)隨之自動(dòng)更新以反映數(shù)據(jù)的變化。圖表方式直觀、簡潔、便于進(jìn)行數(shù)據(jù)分析以及比較數(shù)據(jù)之間的差異。在圖表上還能增加數(shù)據(jù)標(biāo)記、圖例、標(biāo)題、文字、網(wǎng)格線、趨勢線和誤差線等圖表項(xiàng)，可以美化圖表或強(qiáng)調(diào)某些重要信息。一、創(chuàng)建圖表1、在表格中將需要建立圖表的數(shù)據(jù)源選中。2、選擇“插入”菜單下的“圖表”選項(xiàng)，或單擊工具欄中的“圖表向?qū)А卑粹o，此時(shí)“圖表向?qū)А睂υ捒蝻@示 4步驟之一選擇圖表類

30、型。它有多種類型，每種類型又有多種格式。使用最普遍的圖表是折線圖、柱形圖、條形圖和餅圖等。3、單擊“下一步”按鈕，顯示“圖表數(shù)據(jù)源”對話框。其中“系列產(chǎn)生在”選項(xiàng)下，選擇建立圖表數(shù)據(jù)系列所在的位置，然后單擊“下一步”按鈕，顯示“圖表選項(xiàng)”對話框。4、在“圖表選項(xiàng)”對話框中設(shè)置 標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)格線、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志、數(shù)據(jù)表等。5、圖表可以單獨(dú)創(chuàng)建為一個(gè)工作表，也可以嵌入到工作表的一部分。單擊嵌入的圖表，它的周圍會(huì)出現(xiàn)帶八個(gè)控制柄的邊框，用鼠標(biāo)拖動(dòng)控制柄可隨意改變圖表的大小。當(dāng)圖表的大小改變時(shí)，它的基本組成元素會(huì)因顯示位置的調(diào)整而有所變化。二、編輯圖表選定圖表工作表，出現(xiàn)“圖表”菜單，同時(shí)在屏幕上

31、顯示“圖表”工具欄。1、圖表圖表類型：當(dāng)圖表類型選擇錯(cuò)誤時(shí)可重新選擇類型，而不要?jiǎng)h除重做。2、圖表源數(shù)據(jù)：當(dāng)圖表數(shù)據(jù)選擇錯(cuò)誤時(shí)可重新進(jìn)行選擇。3、圖表圖表選項(xiàng)：重新設(shè)置標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)格線、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志和數(shù)據(jù)表等。4、圖表位置：重新設(shè)置圖表位置，是嵌入還是新工作表。5、右擊圖表圖表區(qū)格式：如改變圖表中元素的字體，顏色等信息。設(shè)置前請選中元素。6、使用“圖表”工具欄Ø 圖表對象：單擊“圖表對象”框右邊的下拉箭頭，從下拉列表框中選擇要修改了圖表元素。Ø 圖表對象格式：單擊該按鈕，可在彈出的對話框中設(shè)置所選圖表對象的格式。Ø 圖表類型：單擊該按鈕右邊的下拉箭頭，選擇不

32、同的圖表類型。Ø 圖例：該按鈕用于設(shè)置顯示或隱藏圖例。Ø 數(shù)據(jù)表：該按鈕用于設(shè)置在圖表底部顯示或隱藏每個(gè)數(shù)據(jù)序列的值。Ø 按行：根據(jù)多列數(shù)據(jù)繪制圖表的數(shù)據(jù)系列。Ø 按列：根據(jù)多行數(shù)據(jù)繪制圖表的數(shù)據(jù)系列。Ø 斜排文字向下：單擊該按鈕可將圖表標(biāo)題、數(shù)值軸文字向下旋轉(zhuǎn)45°。Ø 斜排文字向上：單擊該按鈕可將標(biāo)題、數(shù)值軸文字向上旋轉(zhuǎn)45°。三、更改圖表數(shù)據(jù)1、增加數(shù)據(jù)：在圖表中選中圖表區(qū)，在表中數(shù)據(jù)區(qū)顯示控制柄。拖動(dòng)控制柄可增加或減少數(shù)據(jù),Ctrl2、刪除數(shù)據(jù)：單擊圖表中某類數(shù)據(jù)系列中的任一成員，按Del鍵，就可以從圖表中

33、刪除該數(shù)據(jù)系列。 第七章 數(shù)據(jù)管理和分析面對大量的數(shù)據(jù)，如何從中找出需要的數(shù)據(jù)，電子表格具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫管理功能，它可以對大量的數(shù)據(jù)快速地進(jìn)行排序、篩選、分類匯總以及查詢與統(tǒng)計(jì)等操作。將有二維表基本格式的數(shù)據(jù)存儲到計(jì)算機(jī)中便形成所謂的數(shù)據(jù)庫文件。數(shù)據(jù)庫文件由記錄和字段組成。每一行表行表示一條記錄，每一列代表一個(gè)字段，字段用一個(gè)字段名來標(biāo)識。一、記錄單如果數(shù)據(jù)多在查看的時(shí)候看錯(cuò)行，可以用記錄單的方式第次只看一條記錄。在記錄單窗口中的操作有：1、新建記錄：單擊 新建 后輸入新的內(nèi)容，新內(nèi)容將在原表數(shù)據(jù)中最后。2、刪除記錄：單擊 刪除 按扭，這時(shí)彈出一個(gè)提示框，單擊該框中的確定按扭即可刪除選定的記錄

34、。3、查詢記錄：單擊 條件 按鈕，在字段內(nèi)輸入查找條件，在單擊表單，那只能查看滿足條件的記錄。二、數(shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)排序是指將數(shù)據(jù)清單中的記錄根據(jù)某一字段（關(guān)鍵字段）的數(shù)據(jù)由小到大（升序或遞增）或由大到小（降序或遞減）進(jìn)行排列。對數(shù)值型數(shù)據(jù)，按數(shù)值大小劃分升序和降序；對字符型數(shù)據(jù)，按數(shù)據(jù)的第一個(gè)字母（漢字以拼音的第一個(gè)字母）從AZ次序排序稱為升序，反之，從ZA次序排序稱為降序。1、使用工具欄按鈕：在“常用”工具欄中有兩個(gè)排序按鈕：（升序）或（降序），利用它們可以迅速地對數(shù)據(jù)清單中的記錄按某一關(guān)鍵字段進(jìn)行排序。2、使用菜單命令：使用“常用”工具中的排序按鈕，只能按一個(gè)關(guān)鍵進(jìn)行排序。如果要按多個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行

35、排序，則需要執(zhí)行 數(shù)據(jù)排序 命令來完成。如查在執(zhí)行數(shù)據(jù)命令前，選定了數(shù)據(jù)清單的部分?jǐn)?shù)據(jù)區(qū)域，則只對選定的數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行排序。當(dāng)有多個(gè)排序關(guān)鍵字段時(shí)，首先按“主要關(guān)鍵字”進(jìn)行排列；當(dāng)它們的次要關(guān)鍵字段又相同時(shí)，再根據(jù)“第三關(guān)鍵字”進(jìn)行排列，若所有關(guān)鍵字段都相同，則原來行號小的記錄排列在前面。若數(shù)據(jù)區(qū)有字段名，通常在“排序”對話框的“當(dāng)前數(shù)據(jù)清單”欄選中“有標(biāo)題行”選項(xiàng)，表示第一行為標(biāo)題，不參加排序。有特殊排序依據(jù)時(shí)點(diǎn)選項(xiàng)。三、數(shù)據(jù)的篩選數(shù)據(jù)篩選是指在工作表上只顯示出數(shù)據(jù)清單中符合條件的記錄，有的記錄則被暫時(shí)隱藏起來。用戶可以將篩選結(jié)果利用復(fù)制和粘貼命令復(fù)制到另一位置以便作進(jìn)一步的分析。1、自動(dòng)篩選

36、動(dòng)能單擊數(shù)據(jù)清單中的任一單元格，執(zhí)行數(shù)據(jù)篩選自動(dòng)篩選命令，這時(shí)，數(shù)據(jù)清單的每個(gè)字段名右邊都出現(xiàn)一個(gè)篩選箭。單擊某一個(gè)字段名的篩選箭，給出了篩選方案。字段內(nèi)容：選擇其中一項(xiàng)內(nèi)容，那就只能看到與選擇的內(nèi)容相同的記錄。全部：用于恢復(fù)顯示數(shù)據(jù)清單的全部記錄。前10個(gè)：用于篩選某字段數(shù)據(jù)最大或最小的若干條記錄。自定義：用于篩選符合用戶自定義條件的記錄。關(guān)閉“自動(dòng)篩選”功能：再次單擊數(shù)據(jù)篩選自動(dòng)篩選命令，自動(dòng)篩選功能被關(guān)閉，數(shù)據(jù)清單上的篩選箭同時(shí)消失，全部記錄均顯示在工作表上。2、高級篩選“高級篩選”也是對數(shù)據(jù)清單進(jìn)行篩選，它與自動(dòng)篩選的區(qū)別是：不是通過單擊字段名右邊的篩選箭來選擇篩選條件，而是在工作表上的條件區(qū)域中設(shè)定篩選條件。高級篩選可以設(shè)定比較復(fù)雜的篩選條件，并且能夠?qū)⒎蠗l件的記錄復(fù)制到當(dāng)前工作表的其他空白位置上。執(zhí)行高級篩先操作前，要先設(shè)定條件區(qū)域，該區(qū)域應(yīng)在