秘書(shū)常用的5種時(shí)間管理工具

1、秘書(shū)常用的5種時(shí)間管理工具 時(shí)間管理工具一：計(jì)劃管理 關(guān)于計(jì)劃，時(shí)間管理工具的重點(diǎn)是待辦單、日計(jì)劃、周計(jì)劃、月計(jì)劃。 待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優(yōu)先次序，確認(rèn)完成時(shí)間，以突出工作重點(diǎn)。避免遺忘、未完事項(xiàng)留待明日。 待辦單主要包括的內(nèi)容：非日常工作、特別事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃中的工作、昨日未完成的事項(xiàng)等。 待辦單的使用留意：每天在固定時(shí)間管理制定待辦單（一上班就做）、只制定一張待辦單、完成一項(xiàng)工作劃掉一項(xiàng)、待辦單要為應(yīng)付緊急狀況留出時(shí)間、最關(guān)鍵的一項(xiàng)，每天堅(jiān)持。 每年年末作出下一年度工作規(guī)劃；每季季末作出下季末工作規(guī)劃；每月月末作出下月工作計(jì)劃；每周周末五作出下周工作計(jì)劃 時(shí)間

2、管理工具二：時(shí)間“四象限”法 畢竟什么占據(jù)了人們的時(shí)間？這是一個(gè)經(jīng)常令人困惑的問(wèn)題。聞名管理學(xué)家科維提出了一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作根據(jù)重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”：既緊急又重要（如人事危機(jī)、客戶(hù)投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)等）、重要但不緊急（如建立人際關(guān)系、新的機(jī)會(huì)、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等）、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門(mén)會(huì)議等）、既不緊急也不重要（如客套的閑談、無(wú)聊的信件、個(gè)人的愛(ài)好等）。時(shí)間管理理論的一個(gè)重要觀念是應(yīng)有重點(diǎn)地把主要的精力和時(shí)間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常

3、工作中，許多時(shí)候往往有機(jī)會(huì)去很好地計(jì)劃和完成一件事。但常常卻又沒(méi)有準(zhǔn)時(shí)地去做，隨著時(shí)間的推移，造成工作質(zhì)量的下降。因此，應(yīng)把主要的精力有重點(diǎn)地放在重要但不緊急這個(gè)“象限”的事務(wù)上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務(wù)處理上，需要很好地支配時(shí)間。一個(gè)好的方法是建立預(yù)約。建立了預(yù)約，自己的時(shí)間才不會(huì)被別人所占據(jù)，從而有效地開(kāi)展工作。 時(shí)間管理工具三:有效的時(shí)間管理 美國(guó)管理學(xué)者p·f·drucker認(rèn)為，有效的時(shí)間管理工具主要是記錄自己的時(shí)間，以認(rèn)清時(shí)間耗在什么地方；管理自己的時(shí)間，設(shè)法削減非生產(chǎn)性工作的時(shí)間；集中自己的時(shí)間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時(shí)間段。 時(shí)間管理工

4、具四：時(shí)間abc分類(lèi)法 將自己工作按輕重緩急分為：a（緊急、重要）、b（次要）、c（一般）三類(lèi)；支配各項(xiàng)工作優(yōu)先順序，粗略估計(jì)各項(xiàng)工作時(shí)間和占用百分比；在工作中記載實(shí)際耗用時(shí)間；每日計(jì)劃時(shí)間支配與耗用時(shí)間對(duì)比，分析時(shí)間運(yùn)用效率；重新調(diào)整自己的時(shí)間管理工具支配，更有效地工作。 時(shí)間管理工具五：考慮不確定性 在時(shí)間管理的過(guò)程中，還需應(yīng)付意外的不確定性事件，因?yàn)橛?jì)劃沒(méi)有變化快，需為意外事件留時(shí)間管理工具。有三個(gè)預(yù)防此類(lèi)事件發(fā)生的方法：第一是為每件計(jì)劃都留有多余的預(yù)備時(shí)間。第二是努力使自己在不留余地，又飽受干擾的狀況下，完成估計(jì)的工作。這并非不可能，事實(shí)上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另預(yù)備一套應(yīng)變計(jì)劃。迫使自己在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作，對(duì)你自己能力有了信念，你已認(rèn)真分析過(guò)將做的事了，然后把它們分解成若干意境單元，這是正確快速完成它們的必要步驟。 在工作中要很好地完成工作就必需擅長(zhǎng)利用自己的工作時(shí)間。工作是無(wú)限的，時(shí)間卻是有限的。時(shí)間是最珍貴的財(cái)寶。沒(méi)有時(shí)間管理工具，計(jì)劃再好，目標(biāo)再高，能力再?gòu)?qiáng)，也是空的。時(shí)間是如此珍貴，但它又是最有伸縮性的