采購手續(xù)規(guī)程

1、采購手續(xù)規(guī)程 1.目的 本規(guī)程是為了明確公司的選購手續(xù)，保證選購活動合理地進行。 2. 適用范圍與生產(chǎn)相關(guān)的物品的選購由商務部負責。其它如能源與通訊、書籍、飲食等不適用于此規(guī)程。 3. 職責商務部是選購的責任部門。 選購申請方負責向商務部提出選購申請，商務部依據(jù)選購需求進行選購，并負責對分供方的評價和選擇。 4. 程序4.1法規(guī)的遵守商務部在執(zhí)行選購的過程中，須遵守國際和國內(nèi)相關(guān)的法律或法規(guī)。 商務部員工應了解相應的法律、法規(guī)，并充分熟悉到守法的必要性。 4.2 選購體制的建立商務部依據(jù)選購需求，執(zhí)行選購任務。 商務部有責任與相關(guān)單位保持聯(lián)系，把握商業(yè)動向，并收集、整理相關(guān)的資料。 4.2.1

2、 關(guān)于商業(yè)動向的要點：（1） 本公司的銷售、生產(chǎn)、設(shè)備計劃。 （2） 商品的使用過程、質(zhì)量、制造方法、代用品及生產(chǎn)廠家、流通機構(gòu)。 （3） 經(jīng)濟形勢和市場動向。 （4） 供應商的質(zhì)量保證能力。 （5） 新產(chǎn)品動向。 （6） 與選購相關(guān)的法規(guī)及商業(yè)慣例。 4.2.2 關(guān)于相關(guān)資料的要點： （1） 選購資金支出計劃。 （2） 選購物品相關(guān)的規(guī)格、規(guī)范和需求規(guī)格說明。 （3） 分供方相關(guān)的調(diào)查資料，包括產(chǎn)品或項目的名稱和編號。 （4） 購買價格等統(tǒng)計資料。 （5） 產(chǎn)品目錄、說明以及選購合同、訂單等資料。 （6） 費用清單。 （7） 開發(fā)環(huán)境以及對人員的要求4.2.3 選購的物品或項目包括：（1）

3、物品：原材料、配件、委托物、產(chǎn)品、機械設(shè)備、消耗品、軟件包等均可統(tǒng)稱為物品。 （2） 委托物：依據(jù)本公司的設(shè)計和規(guī)范，委托生產(chǎn)的軟件、配件或其它產(chǎn)品稱為委托物。委托物的分類和管理不在本規(guī)程內(nèi)規(guī)定。 4.3 交易文件對于長期的供應商，原則上應簽署交易基本合同。 4.4 選購申請選購申請方需要從外部購入物品時需向商務部提出申請。 選購申請需得到選購申請責任者的批準。選購申請責任者應為項目負責人以上級別。 4.5 選購申請的確認對選購申請需確認以下事項：購買事項是否得到批準；質(zhì)量、交付期、數(shù)量是否恰當；記載事項是否完備。 4.6 分供方的評定與選擇4.6.1對分供方本身的考察在能力方面的考慮主要留意

4、以下幾點：技術(shù)水準（特殊需要時，還要由技術(shù)部門認定）及實物質(zhì)量； 制造能力或銷售能力以及質(zhì)量保證能力； 與本公司的合作意向程度； 在行業(yè)界的地位、得到的評價以及對其他企業(yè)的供貨業(yè)績； 經(jīng)營狀態(tài)以及經(jīng)營者的人格； 產(chǎn)品的系列化程度及本公司產(chǎn)品的購買狀況； 過去與本公司交易的實際狀況； 以往的供貨業(yè)績4.6.2對價格的考慮 對于市場中種類較多的物品，原則上要從3個以上競爭者中來估價。當把訂單分割開有利時也可分開選購。 對于不適于進行競爭估價的物品，單獨估價時應具體地研究估價內(nèi)容。對于反復購買的物品要特殊留意分散購買以降低風險。 4.6.3 編制合格分供方名單，每年公布一次。 4.6.4 依據(jù)分供方

5、考核方法對其進行動態(tài)掌握。 4.6.5 建立分供方檔案，保存有關(guān)記錄。 4.7 選購合同4.7.1 簽訂合同出現(xiàn)以下事項時，選購前需要簽訂選購合同； 需要交預付金； 交易條件比較復雜； 假如不明確交易條件，事后可能會發(fā)生問題。 4.7.2合同要求根據(jù)合同書規(guī)范來制定、簽署、更改、執(zhí)行合同。 合同中應規(guī)定詳細的驗收標準，參見s-06000選購管理作業(yè)標準。 4.7.3 選購合同由商務部提交并經(jīng)主管領(lǐng)導審批，形成正式文件。 4.7.4 口頭訂單或合同也應經(jīng)審批，并形成文件。 4.8 交貨期由于不可補救的原因而發(fā)生了交付期延遲時，事先要與購買懇求一方聯(lián)絡。需要取消或更改訂貨時，購買懇求方應馬上與商務

6、部聯(lián)系。 4.9 驗收4.9.1 購買的物品原則上必需經(jīng)過商務部接收并放置到指定的場所，依據(jù)合同中規(guī)定的驗收標準進行驗收。驗收時原則上需要購買申請者的認可。 4.9.2 當有必要要求分供方按供方的質(zhì)量體系實施評審以確認分供方的工作時，應把這一要求納入到合同中去，同時也要把驗收測試要求納入到合同中。 4.9.3 當合同規(guī)定顧客方或其代表在產(chǎn)地（或是收到產(chǎn)品時）確認選購的產(chǎn)品是否符合規(guī)定的要求時，應留意的是，顧客方的確認既不能免除我方供應可接收產(chǎn)品的責任，也不能排解其后顧客的拒收。 4.9.4 同時要留意的是當顧客方或其代表在分供方處進行確認時，我方不能將這種確認作為分供方實施有效的質(zhì)量掌握的憑證。 4.10 付款付款由財務部門負責，相關(guān)的聯(lián)絡工作由商務部負責。 4.11問題處理這里是指出現(xiàn)數(shù)量不符、質(zhì)量不良、規(guī)格不對等事項。 商務部在選購