985工程院校灰色文獻(xiàn)收集及組織現(xiàn)狀調(diào)查

1、    “985工程”院?；疑墨I(xiàn)收集及組織現(xiàn)狀調(diào)查    摘要：本文基于“985工程”院校圖書館的灰色文獻(xiàn)收藏情況，指出大學(xué)圖書館灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)過程中還存在對(duì)資源了解不足、缺乏共建共享、開發(fā)及揭示力度不夠、專題數(shù)據(jù)庫(kù)特色不夠鮮明的問題，并由此提出改進(jìn)舉措。關(guān)鍵詞：灰色文獻(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)資源，機(jī)構(gòu)典藏庫(kù)，985工程院校本文系陜西省圖書館學(xué)會(huì)課題“網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下灰色文獻(xiàn)的收集與傳遞”(項(xiàng)目編號(hào)：091002)研究成果之一。為了解大學(xué)圖書館的灰色文獻(xiàn)收集與組織狀況，遴選適宜于大學(xué)用戶需求的灰色文獻(xiàn)收藏方式，筆者于2010年9月通過網(wǎng)上搜尋39所“985工程”院校圖書館

2、的灰色文獻(xiàn)收藏情況，現(xiàn)將調(diào)查結(jié)果整理如下。表1 “985工程”院校重要收藏的灰色文獻(xiàn)及分布資料類型學(xué)位論文會(huì)議論文數(shù)據(jù)庫(kù)名稱萬方cnkipqcaliscnki萬方acmieee/ie有獲取權(quán)限的學(xué)校數(shù)量(所/%)31(79.49)34(87.18)26(66.67)29(74.36)10(25.64)25(64.10)12(30.77)12(30.77)資料類型網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)據(jù)庫(kù)名稱中國(guó)科技論文在線nstlisticsocolardoajntrshighwire pressgraylit network有獲取權(quán)限的學(xué)校數(shù)量(所/%)2(5.13)17(43.59)1(2.56)6(15.38)4(

3、10.26)4(7.89)6(15.38)3(7.69)(注：國(guó)家科技圖書文獻(xiàn)中心簡(jiǎn)稱nstl；中國(guó)科學(xué)技術(shù)信息研究所簡(jiǎn)稱istic；美國(guó)宇航局科技報(bào)告簡(jiǎn)稱ntrs)1 灰色文獻(xiàn)收集與組織調(diào)查1.1 收集情況從調(diào)查結(jié)果來看，大學(xué)圖書館收集的灰色文獻(xiàn)類型涉及多種載體形式，有學(xué)位論文、會(huì)議論文、預(yù)印本以及網(wǎng)絡(luò)期刊等，表1例舉了幾種具有代表性且收藏?cái)?shù)量較大的資源。學(xué)位論文是各大學(xué)收藏的重中之重，文獻(xiàn)語種包括中英文，文獻(xiàn)層次涉及本碩博；除此之外，這些“985工程”院校不僅收集校內(nèi)學(xué)位論文，還以購(gòu)買或者申請(qǐng)授權(quán)的方式獲得國(guó)內(nèi)外，甚至還有臺(tái)灣地區(qū)的學(xué)位論文，如東南大學(xué)臺(tái)灣地區(qū)部分高校學(xué)位論文查詢與hong

4、 kong university theses online。會(huì)議論文雖與學(xué)位論文在收集的語種和學(xué)科及地域范圍上有相似之處，但是具有獲取資源權(quán)限的學(xué)校數(shù)量明顯低于學(xué)位論文的學(xué)校數(shù)量(詳見表1)。調(diào)查顯示，在39所“985工程”院校中，萬方、cnki、proquest以及calis學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫(kù)是各大學(xué)“追逐”的焦點(diǎn)，獲取權(quán)限的學(xué)校至少占到66.67%(26/39)；由此可以說明這些學(xué)校對(duì)學(xué)位論文的重視程度不容小覷。與此同時(shí)，在居于前4位的萬方、cnki、acm以及asce會(huì)議論文中，具有獲取權(quán)限學(xué)校最少僅占有25.64%(10/39)，這說明學(xué)校對(duì)會(huì)議論文的收集明顯次于學(xué)位論文。網(wǎng)絡(luò)資源在各校

5、的分布比較零散，較為集中收集的是國(guó)家科技圖書文獻(xiàn)中心，在“985工程”院校收藏機(jī)構(gòu)中占到43.59%(17/39)；而其余7種筆者以為對(duì)39所“985工程”院校較為重要的網(wǎng)絡(luò)資源，收藏機(jī)構(gòu)所占比例甚至不足15.50%(6/39)。1.2 組織情況對(duì)“985工程”院校圖書館主頁(yè)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，灰色文獻(xiàn)的組織方式主要有免費(fèi)查詢本校學(xué)位論文、建立機(jī)構(gòu)典藏庫(kù)、重點(diǎn)學(xué)科導(dǎo)航、自建專題數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)航、異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一檢索、精品課程組織、預(yù)印本中心服務(wù)。校內(nèi)灰色文獻(xiàn)資源主要通過本校學(xué)位論文和機(jī)構(gòu)典藏庫(kù)而獲得；鏈接的國(guó)內(nèi)外免費(fèi)oa資源(如預(yù)印本、會(huì)議論文、研究報(bào)告等)或其他網(wǎng)絡(luò)資源，都按文獻(xiàn)類型與學(xué)校訂購(gòu)的數(shù)

6、據(jù)庫(kù)資源歸于一個(gè)網(wǎng)頁(yè)，以重點(diǎn)學(xué)科導(dǎo)航、自建專題數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)航、異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一檢索、精品課程及預(yù)印本中心方式向本校用戶提供使用。表2顯示，所有“985工程”院校都建立了學(xué)位論文查詢系統(tǒng)，也有少部分學(xué)校建立了機(jī)構(gòu)典藏庫(kù)和專題特色數(shù)據(jù)庫(kù)；極少部分學(xué)校設(shè)立了其他幾種組織方式。表2 “985工程”院校灰色文獻(xiàn)的組織組織方式學(xué)校名稱1本校學(xué)位論文免費(fèi)查詢所有“985工程”院校2機(jī)構(gòu)典藏庫(kù)北京航空航天大學(xué)、大連理工大學(xué)、華南理工大學(xué)、廈門大學(xué)、浙江大學(xué)、中國(guó)海洋大學(xué)、西安交通大學(xué)、清華大學(xué)、中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)3重點(diǎn)學(xué)科導(dǎo)航電子科技大學(xué)、湖南大學(xué)、南開大學(xué)、西安交通大學(xué)、浙江大學(xué)、天津大學(xué)、重慶大學(xué)4專題特色

7、數(shù)據(jù)庫(kù)中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)、廈門大學(xué)、南開大學(xué)、天津大學(xué)、西安交通大學(xué)、西北工業(yè)大學(xué)、四川大學(xué)、重慶大學(xué)、浙江大學(xué)、西北農(nóng)林科技大學(xué)5網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)航北京師范大學(xué)、東南大學(xué)、哈爾濱工業(yè)大學(xué)、南京大學(xué)、上海交通大學(xué)6異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一檢索華中科技大學(xué)、哈爾濱工業(yè)大學(xué)、浙江大學(xué)、復(fù)旦大學(xué)7精品課程吉林大學(xué)、清華大學(xué)8預(yù)印本中心南開大學(xué)、清華大學(xué)2 灰色文獻(xiàn)收集與組織過程中存在的問題收集灰色文獻(xiàn)的目的在于提供用戶使用，而組織正是對(duì)資源進(jìn)行序化、整合及揭示以方便用戶使用的有效舉措。因此收集和組織是灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)不可分的兩個(gè)方面。上述調(diào)查結(jié)果表明，“985工程”院校的灰色文獻(xiàn)收集與組織還存在相當(dāng)大的問題。2.1 對(duì)灰

8、色文獻(xiàn)資源本身缺乏了解調(diào)查中發(fā)現(xiàn)有些學(xué)?；疑墨I(xiàn)資源建設(shè)尚處于盲目收集階段，跟風(fēng)現(xiàn)象嚴(yán)重。主要表現(xiàn)在對(duì)資源缺乏了解的前提下，盲目訂購(gòu)或鏈接。如學(xué)位論文中的萬方和cnki，兩者都是以博碩士學(xué)位論文為采集對(duì)象，而且收集范疇也多集中于國(guó)內(nèi)“211工程”院校。但是調(diào)查顯示有20家機(jī)構(gòu)同時(shí)訂購(gòu)了萬方全文學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫(kù)與cnki優(yōu)秀博碩士論文數(shù)據(jù)庫(kù)，而另有4家是全文與文摘各訂一個(gè)。網(wǎng)絡(luò)資源的收集也存在同樣問題，尤其是免費(fèi)oa資源，不管與學(xué)校設(shè)置專業(yè)關(guān)系程度如何，都盡可能提供鏈接，造成用戶使用上的選擇困難。2.2 學(xué)位論文庫(kù)與機(jī)構(gòu)典藏庫(kù)缺乏共享學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫(kù)與機(jī)構(gòu)典藏庫(kù)多是收集本機(jī)構(gòu)內(nèi)學(xué)生及專家、學(xué)者的著作

9、(可能含有為數(shù)較多的會(huì)議論文及預(yù)印本文獻(xiàn))，資源也僅限于機(jī)構(gòu)內(nèi)部用戶使用。這種各自為政的建設(shè)模式與時(shí)下倡導(dǎo)的共建共享模式背道而馳，在很大程度上限制了同行間的學(xué)術(shù)交流。2.3 灰色文獻(xiàn)的開發(fā)力度不足“985工程”院校都是國(guó)內(nèi)知名的高等學(xué)府，其中不乏享譽(yù)國(guó)內(nèi)及省內(nèi)的精品課程，但是除吉林大學(xué)外，鮮有學(xué)校專門針對(duì)教師的課件資源進(jìn)行收集與組織。另外，大多數(shù)學(xué)校網(wǎng)站主頁(yè)上都會(huì)不定期地通知師生去“聽”聘請(qǐng)的國(guó)內(nèi)外專家及學(xué)者的學(xué)術(shù)報(bào)告或者專題講座，但是卻與之缺乏進(jìn)一步地聯(lián)系和協(xié)商，未能借機(jī)商議版權(quán)讓渡以及學(xué)術(shù)報(bào)告過程錄像及錄音等衍生品制作等相關(guān)問題，錯(cuò)失了服務(wù)更多用戶的機(jī)會(huì)。2.4 重點(diǎn)學(xué)科和網(wǎng)絡(luò)資源的導(dǎo)航揭

10、示力度不夠客觀地說，各大學(xué)通過鏈接、導(dǎo)航等方式不同程度地揭示了可資組織的灰色文獻(xiàn)資源；但是這些資源多是簡(jiǎn)單地陳列于相應(yīng)載體類型的網(wǎng)頁(yè)上，卻很少?gòu)挠脩艚嵌热タ紤]他們的真正需求。筆者以為，用戶在組織各種灰色文獻(xiàn)學(xué)術(shù)資源時(shí)更為關(guān)心的是與自己所學(xué)專業(yè)相關(guān)的學(xué)科資源收藏情況，而不是資源本身的載體類型或者獲得方式(學(xué)校訂購(gòu)還是免費(fèi)的)除非用戶特意要查找某種文獻(xiàn)類型，如專利或課件。因此，學(xué)科資源的揭示與導(dǎo)航還有待加強(qiáng)。2.5 專題數(shù)據(jù)庫(kù)的特色不夠鮮明與突出只有為數(shù)不多的大學(xué)建立了專題數(shù)據(jù)庫(kù)，如重慶大學(xué)西部輕合金信息網(wǎng)1；天津大學(xué)摩托車信息特色資源數(shù)據(jù)庫(kù)2；四川大學(xué)中國(guó)藏學(xué)研究及藏文化研究數(shù)據(jù)庫(kù)3；西北工業(yè)大

11、學(xué)的無人駕駛飛機(jī)專題文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)4以及南開大學(xué)博士后出站報(bào)告數(shù)據(jù)庫(kù)。5其他大學(xué)也有自己的專題數(shù)據(jù)庫(kù)資源，但多是圍繞學(xué)位論文(文摘或者全文)建設(shè)；地域性及學(xué)科性特征不明顯。3 灰色文獻(xiàn)收集與組織建議3.1 選擇灰色文獻(xiàn)資源收集與組織的建設(shè)模式灰色文獻(xiàn)的收集與組織要形成一定的梯度。因此，建設(shè)模式的選擇顯得尤為重要。筆者認(rèn)為，本著“由易到難，逐步推進(jìn)”的原則建設(shè)是一個(gè)可行的操作策略。第一步，建立本校學(xué)位論文+機(jī)構(gòu)典藏庫(kù)(預(yù)印本中心也可包括在內(nèi))；第二步，網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)航+重點(diǎn)學(xué)科導(dǎo)航；第三步，專題特色數(shù)據(jù)庫(kù)+視聽資源(精品課程課件+學(xué)術(shù)報(bào)告ppt等)；第四步，異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一檢索平臺(tái)的實(shí)現(xiàn)。有計(jì)劃、有步驟地

12、推進(jìn)灰色文獻(xiàn)平臺(tái)建設(shè)，有助于各種人力、物力及財(cái)力資源的有效配置。3.2 加強(qiáng)重點(diǎn)學(xué)科和專題特色數(shù)據(jù)庫(kù)資源的收集與組織重點(diǎn)學(xué)科是學(xué)校學(xué)科建設(shè)的優(yōu)勢(shì)所在，專題數(shù)據(jù)庫(kù)是地區(qū)特色的集中反映，這些資源的收集和組織水平很大程度上代表著該校圖書館服務(wù)發(fā)展的水平與成就。其他學(xué)校可借鑒前文中提及“建有專題特色數(shù)據(jù)庫(kù)大學(xué)”的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)與辦法，找準(zhǔn)自己的辦學(xué)特色或者區(qū)域特征創(chuàng)建個(gè)性化的專題特色數(shù)據(jù)庫(kù)。如四川藏族多分布于甘孜藏族自治州、阿壩藏族羌族自治州及木里藏族自治縣，與藏文化有著千絲萬縷的聯(lián)系，四川大學(xué)以此為契機(jī)建立了中國(guó)藏學(xué)研究及藏文化研究數(shù)據(jù)庫(kù)。3.3 強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)航與資源推介活動(dòng)目前國(guó)內(nèi)外大規(guī)模的資源整合與

13、集成已是大勢(shì)所趨。國(guó)家科技圖書文獻(xiàn)中心、calis學(xué)位論文中心服務(wù)系統(tǒng)和socolar開放存取一站式檢索雖然在很大程度上整合了部分網(wǎng)絡(luò)灰色資源，但是由于網(wǎng)絡(luò)資源的類型比較復(fù)雜，其中不僅有單純的灰色文獻(xiàn)(如預(yù)印本)資源，還包括部分白色文獻(xiàn)(后印本資源)，如國(guó)家科技圖書文獻(xiàn)中心6不僅包含有西俄日中等語種的學(xué)術(shù)期刊，還包括會(huì)議文獻(xiàn)、學(xué)位論文、科技報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程和中外專利類的灰色文獻(xiàn)。因此很多文獻(xiàn)資源的效用并沒有為廣大師生員工所認(rèn)識(shí)，圖書館還要借助各種平臺(tái)進(jìn)行廣泛宣傳，充分利用校報(bào)、學(xué)校及圖書館主頁(yè)、甚至深入院系資料室進(jìn)行宣傳。這些做法無疑對(duì)推動(dòng)相關(guān)學(xué)科的學(xué)術(shù)交流將起到重要作用。3.4 加強(qiáng)校際合作與

14、交流，促進(jìn)學(xué)科與系統(tǒng)間資源的共建共享美、日、歐等地區(qū)的灰色文獻(xiàn)收集機(jī)構(gòu)運(yùn)作實(shí)踐表明，共建共享是擴(kuò)大收藏規(guī)模的有效途徑。如中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)和西北農(nóng)林科技大學(xué)同屬農(nóng)業(yè)系統(tǒng)中實(shí)力較強(qiáng)的教學(xué)科研機(jī)構(gòu)，二者在學(xué)科建設(shè)上有共同之處，但也必然存在很多不同之處，如前者的工科特別是機(jī)械工程、汽車、拖拉機(jī)、農(nóng)業(yè)機(jī)械學(xué)科要比后者強(qiáng)很多，而后者的農(nóng)林水學(xué)科又要比前者的更為齊全，尤其是林科。如果他們(可能的話還可以擴(kuò)充華中農(nóng)業(yè)大學(xué)、南京農(nóng)業(yè)大學(xué))能夠采取分工合作的方式，或針對(duì)各自的特色學(xué)科分別收集各種灰色文獻(xiàn)資源，并統(tǒng)一按照規(guī)范的文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行加工、序化及整合，則有助于進(jìn)一步增加虛擬館藏的數(shù)量，滿足不同用戶的需求。作者簡(jiǎn)介：祝紅藝(1972)，女，館員，西北農(nóng)林科技大學(xué)圖書館；昝芳霞(1963)，女，副研究館員，西北農(nóng)林科技大學(xué)圖書館。參