從MIS到URP：高校管理信息化必由之路

1、    從mis到urp高校管理信息化必由之路     摘要：本文從介紹大學(xué)管理信息化入手，比較其各個(gè)解決方案的優(yōu)劣，闡釋了urp在大學(xué)管理信息化中實(shí)施的若干疑點(diǎn)，并歸納出urp對(duì)大學(xué)管理信息化的影響和價(jià)值。關(guān)鍵詞：mis，erp，urp，大學(xué)管理信息化大學(xué)管理與大學(xué)教學(xué)、科研一樣，也是核心事務(wù)之一，因此，大學(xué)管理信息化是大學(xué)信息化不可或缺的重要組成部分。在大學(xué)信息化越來(lái)越受到重視的今天，我們有必要關(guān)注大學(xué)管理信息化，以推動(dòng)大學(xué)信息化的整體進(jìn)程。一、大學(xué)管理信息化的解決方案筆者將下述問(wèn)題作為本文的切入口：在大學(xué)管理信息化進(jìn)程中，其解決方案應(yīng)做怎

2、樣的選擇呢？1.mis：歷史功績(jī)與先天不足所謂mis（management information system，管理信息系統(tǒng)），是一個(gè)由人、計(jì)算機(jī)及其他外圍設(shè)備等組成的能進(jìn)行信息的收集、傳遞、存儲(chǔ)、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)。其主要任務(wù)是最大限度地利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)加強(qiáng)信息管理，通過(guò)對(duì)人力、物力、財(cái)力、設(shè)備、技術(shù)等資源的調(diào)查了解，建立正確的數(shù)據(jù)，加工處理并編制成各種信息資料及時(shí)提供給管理人員，以便進(jìn)行正確的決策，不斷提高管理水平?；仡檓is的發(fā)展歷史，我們可以發(fā)現(xiàn)mis的發(fā)展是與計(jì)算機(jī)技術(shù)同步發(fā)展的歷史。最早的mis存在于一臺(tái)機(jī)器上，隨著局域網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)及廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)了基于局域網(wǎng)的m

3、is。當(dāng)前，教務(wù)管理信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等mis植根于各大學(xué)中，這些mis管理信息系統(tǒng)對(duì)大學(xué)管理信息化起了不可忽視的推動(dòng)作用。因此，mis是已有的大學(xué)管理信息化的解決方案之一。在實(shí)際應(yīng)用中，mis常常由部門(mén)牽頭建設(shè)，建設(shè)時(shí)期不同，技術(shù)路線也可能不同在一定程度上這是大學(xué)各院系部門(mén)的相對(duì)獨(dú)立性決定的，進(jìn)而帶來(lái)了這樣的問(wèn)題：由于相對(duì)獨(dú)立的建設(shè)模式和思路，各應(yīng)用系統(tǒng)間難以實(shí)現(xiàn)有效的信息共享，容易形成“信息孤島”，全局的數(shù)據(jù)分析、決策支持更是難以達(dá)成。mis建設(shè)與發(fā)展缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，難以保證數(shù)據(jù)的一致性，而出于業(yè)務(wù)的需要，常常要在兩兩系統(tǒng)之間共享數(shù)據(jù)，單個(gè)系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)由于會(huì)造成對(duì)相關(guān)聯(lián)

4、系統(tǒng)的影響而顯得困難重重。另一方面，我們對(duì)數(shù)據(jù)處理的需求提高了，從廣度、深度均有質(zhì)的提升。隨著校園信息化的推進(jìn)，在大學(xué)管理這一層面上，信息化不能停留在被動(dòng)地收集、處理數(shù)據(jù)的層面上，而應(yīng)當(dāng)能為學(xué)校管理提供更全面、更宏觀的決策輔助這恰恰是mis難以實(shí)現(xiàn)的。鑒于上述弱勢(shì)或不足之處，mis不能適應(yīng)當(dāng)前學(xué)校發(fā)展的需要，筆者認(rèn)為它不是大學(xué)管理信息化的歸宿。2.erp：他山之石，可以攻玉erp（enterprise resources planning）是信息時(shí)代的現(xiàn)代企業(yè)向國(guó)際化發(fā)展的更高層管理模式，代表了當(dāng)前集成化企業(yè)管理軟件系統(tǒng)的最高水平。erp是一種面向企業(yè)供應(yīng)鏈的管理思想，可對(duì)供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)有

5、效地進(jìn)行管理。erp既是一種新型的管理思想和模式，又是一套先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，其核心思想是在企業(yè)管理的各環(huán)節(jié)中，利用it技術(shù)建立信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中物流、信息流、資金流、工作流加以集中和整合，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，提高企業(yè)的管理效率和水平，最終提高企業(yè)的效益和競(jìng)爭(zhēng)力。erp不局限于對(duì)數(shù)據(jù)的處理和管理，其落腳點(diǎn)是以資源為新的視角來(lái)對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，這讓我們有了新的、更寬廣的視野這恰恰是mis所欠缺的。在erp諸多特質(zhì)中，我們希望能借鑒到大學(xué)管理信息化中包括信息共享、應(yīng)用集成和統(tǒng)一訪問(wèn)接口等方法與手段等。但是erp能直接移植應(yīng)用到大學(xué)管理信息化中嗎？在國(guó)外，有部分大

6、學(xué)在校園內(nèi)實(shí)施了erp，通過(guò)研讀這些案例，筆者發(fā)現(xiàn)了erp在大學(xué)中的種種不適應(yīng)，其原因可以歸結(jié)為學(xué)校與企業(yè)這兩種實(shí)體之間的本質(zhì)差異：與企業(yè)擁有相對(duì)穩(wěn)定的生產(chǎn)、管理模式所不同，大學(xué)其管理模式會(huì)不定期地發(fā)生變化；大學(xué)不同于企業(yè)的另一個(gè)特點(diǎn)是具有一種非集中式的校園文化，學(xué)校各院系部門(mén)之間具有相對(duì)獨(dú)立性，這些部門(mén)之間存在的關(guān)系是相對(duì)松散的，因此服務(wù)于各部門(mén)的應(yīng)用系統(tǒng)之間也不像erp中各子系統(tǒng)之間的關(guān)系那么緊密。與此同時(shí)，對(duì)于大學(xué)而言，erp高實(shí)施成本也對(duì)其在大學(xué)管理信息化中的應(yīng)用造成了很大的障礙。3.urp：概念的發(fā)軔在erp的啟示下，經(jīng)歷了一定的實(shí)踐和理論探討，urp的概念漸漸地清晰起來(lái)。urp（u

7、niversity resource planning，大學(xué)資源規(guī)劃）是大學(xué)信息資源與系統(tǒng)的總集成，它利用統(tǒng)一的平臺(tái)和接口規(guī)范，將大學(xué)的各種信息系統(tǒng)與資源集成起來(lái)，實(shí)現(xiàn)信息的共享和交換，為用戶提供統(tǒng)一的訪問(wèn)界面，并為后續(xù)的應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)施提供統(tǒng)一的、規(guī)范化的要求，以期實(shí)現(xiàn)大學(xué)運(yùn)作中資源的統(tǒng)一規(guī)劃與管理。與之前提及的erp的概念相對(duì)照，我們可以發(fā)現(xiàn)erp與urp的最顯而易見(jiàn)的共通之處與差異：它們都利用統(tǒng)一的平臺(tái)和接口規(guī)范而構(gòu)建集成系統(tǒng)，其目的均是實(shí)現(xiàn)資源的統(tǒng)一規(guī)劃與管理，并進(jìn)而實(shí)現(xiàn)更好的效益；但是erp運(yùn)用的是企業(yè)管理思想，其載體是企業(yè)，urp運(yùn)用的是大學(xué)管理思想，其載體是大學(xué)。urp是在大學(xué)

8、領(lǐng)域內(nèi)對(duì)erp的揚(yáng)棄，因而我們可以比較容易理解；與erp既是一套先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，又是一種新型的管理思想和模式相類(lèi)似，urp不僅僅是信息系統(tǒng)，還是信息化時(shí)代大學(xué)的管理思想和管理理論。二、實(shí)施urp需要注意的幾點(diǎn)審視大學(xué)的主要業(yè)務(wù)流程，我們可以發(fā)現(xiàn)其“供應(yīng)鏈”不僅包括從社會(huì)到學(xué)校（招生錄取），學(xué)校培養(yǎng)（教學(xué)），再?gòu)膶W(xué)校到社會(huì)（畢業(yè)就業(yè)）3個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)還包括科研成果的開(kāi)發(fā)、社會(huì)服務(wù)和大學(xué)內(nèi)部管理等諸多相關(guān)的小“供應(yīng)鏈”，如圖1所示。 大學(xué)的資源包括人（教師、職員工、學(xué)生、考生、校友、家長(zhǎng)、社會(huì)贊助者等）、財(cái)（科研經(jīng)費(fèi)、辦公經(jīng)費(fèi)、教學(xué)經(jīng)費(fèi)等）、物（設(shè)備、地產(chǎn)、房產(chǎn)等）以及信息（教學(xué)信息

9、、科研信息、管理信息等）等，大學(xué)的活動(dòng)包括教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)與大學(xué)內(nèi)部管理等。urp利用大學(xué)的所有資源，為大學(xué)教學(xué)、科研與社會(huì)服務(wù)創(chuàng)造最佳的解決方案，從而提高大學(xué)的綜合實(shí)力。要實(shí)施urp，需要從大學(xué)全局的高度出發(fā)，理清大學(xué)的工作流程（如果必要的話，還應(yīng)對(duì)其重構(gòu)），界定各部門(mén)之間聯(lián)系，樹(shù)立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)，并將這些應(yīng)用系統(tǒng)集成在統(tǒng)一的平臺(tái)上。實(shí)施urp過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)很多的疑惑比如下面這些零散的問(wèn)題，我們?cè)噲D通過(guò)對(duì)它們的分析來(lái)形成一些正確的理解：1.urp=硬件+軟件？urp是建立在一定的硬件、軟件與標(biāo)準(zhǔn)的信息技術(shù)基礎(chǔ)上，輔以先進(jìn)的大學(xué)管理思想，全面管理大學(xué)的資源、信息，并

10、為大學(xué)提供全方位、系統(tǒng)化的管理平臺(tái)。因此，urp不僅僅是一定的硬件與軟件的集合，還蘊(yùn)涵著管理思想的內(nèi)涵。2.urp的實(shí)施是技術(shù)人員的事情？urp的實(shí)施不是一個(gè)簡(jiǎn)單的信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與安裝，而是大學(xué)的整體信息化過(guò)程，它可能會(huì)導(dǎo)致學(xué)校的體制改革，完善管理模式，理順管理流程，重組管理機(jī)構(gòu)與隊(duì)伍等等，所以建立urp系統(tǒng)不僅是技術(shù)人員的事情，更是事關(guān)學(xué)校生存發(fā)展的大事，因此urp必然是“一把手”工程，必須從全局出發(fā)，站在整體的高度來(lái)考慮urp的實(shí)施問(wèn)題。urp的實(shí)施可以通過(guò)整合零散存在于各院系部門(mén)的mis來(lái)推動(dòng)各院系部門(mén)的協(xié)同與合作，進(jìn)而使大學(xué)內(nèi)各類(lèi)資源有了基本的、關(guān)鍵的管理基礎(chǔ)。整個(gè)urp的實(shí)施過(guò)程中，

11、必須由行政力量主導(dǎo)、人人參與，通過(guò)自上而下的領(lǐng)導(dǎo)與自下而上的變革相結(jié)合，才有可能成功。3.遙不可及的大學(xué)cio？urp的實(shí)施不僅是一個(gè)技術(shù)問(wèn)題，它涉及大學(xué)的各個(gè)方面，因此建立cio體制應(yīng)當(dāng)提上大學(xué)信息化建設(shè)與管理工作的議程。大學(xué)cio將在校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展工作，與教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)、后勤及各院系等各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)密切合作，最大限度地發(fā)揮信息技術(shù)在大學(xué)決策、管理、教學(xué)、科研等領(lǐng)域的信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校信息化戰(zhàn)略目標(biāo)。4.urp系統(tǒng)的框架清華大學(xué)針對(duì)urp的實(shí)施提出了“1個(gè)平臺(tái)+n個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)+1個(gè)門(mén)戶”的系統(tǒng)構(gòu)架和建設(shè)方案，如圖2所示。 這個(gè)框架中“1個(gè)平臺(tái)”與“1個(gè)門(mén)戶”是urp定義中“統(tǒng)一的平臺(tái)和

12、接口規(guī)范”、“統(tǒng)一的訪問(wèn)界面”的外在體現(xiàn)；但是筆者認(rèn)為，這兩個(gè)“1”還不夠，還應(yīng)該保證另一個(gè)“1”，即唯一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。有了唯一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，我們才能讓那個(gè)“n個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)”有對(duì)話的基礎(chǔ)。另外，針對(duì)“n個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)”之間的關(guān)系，清華大學(xué)提出了“聯(lián)邦模型”：對(duì)各部門(mén)來(lái)說(shuō)是相互獨(dú)立的系統(tǒng)，對(duì)用戶來(lái)說(shuō)是一個(gè)整體。5.有了urp，就可以拋棄mis？筆者認(rèn)為應(yīng)該以揚(yáng)棄的態(tài)度來(lái)看待mis，它在urp的技術(shù)拼圖中還是有一席之地的，在建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)mis便是一個(gè)良好的選擇。一言以蔽之：情境需求最終決定方案選擇。三、urp的價(jià)值和影響urp的應(yīng)用所引起的蝴蝶效應(yīng)，我們可以視之為urp的價(jià)值和影響：1.ukp推動(dòng)業(yè)務(wù)流程

13、的重組，增進(jìn)大學(xué)管理的固化格局內(nèi)的交流與聯(lián)系為了提高效率，提升效益，重新審視乃至重構(gòu)業(yè)務(wù)流程是不可回避的問(wèn)題。urp利用工作流、消息、協(xié)同等技術(shù)實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程整合，使得不同的管理部門(mén)能夠在一個(gè)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境中實(shí)現(xiàn)對(duì)同一事務(wù)的協(xié)同處理。這不僅需要對(duì)現(xiàn)有應(yīng)用進(jìn)行相當(dāng)大程度的修改和規(guī)范，還涉及業(yè)務(wù)流程的再分析和重構(gòu)。2.urp對(duì)大學(xué)管理理念的推動(dòng)（1）“以人為本”的管理理念當(dāng)前用戶在使用校內(nèi)應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)，常常是按照職能部門(mén)的劃分使用相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，而做一件事情可能需要在幾個(gè)不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，如果流轉(zhuǎn)過(guò)程不順利，更加深了不愉快的用戶體驗(yàn)。urp倡導(dǎo)以人為本的理念，嘗試以人為核心構(gòu)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)

14、，而不是以職能角色為核心構(gòu)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)；不同的角色擁有不同的權(quán)限，可以在urp中定制個(gè)性化的服務(wù)，urp借此為學(xué)生、教師等諸多用戶提供一站式服務(wù)，切實(shí)體現(xiàn)以人為本。（2）以“信息流”為核心在erp中，物流和資金流管理是核心；在大學(xué)的管理中，信息的交流尤為重要，因此信息是大學(xué)最重要的資源，有鑒于此，信息流的管理在urp中至為關(guān)鍵。（3）管理與服務(wù)相分離，小管理、大服務(wù)urp實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的規(guī)劃、管理，對(duì)學(xué)校管理工作者的服務(wù)。管理和服務(wù)分離之后，服務(wù)人員做服務(wù)支撐工作，管理者做宏觀的決策和管理，這樣的分離有利于提高工作質(zhì)量。在服務(wù)理念得到深層認(rèn)可的今天，有必要淡化管理色彩，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，這不僅僅應(yīng)該體現(xiàn)在校內(nèi)應(yīng)用系統(tǒng)的界面的轉(zhuǎn)換上，更應(yīng)該貫徹到it人員的整個(gè)工作之中。3.實(shí)現(xiàn)urp的技術(shù)選擇（1）soa在urp中的應(yīng)用不同種類(lèi)的操作平臺(tái)、應(yīng)用系統(tǒng)相互交織，缺少統(tǒng)一性和復(fù)用性，這便是當(dāng)前大學(xué)信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀。因此，在設(shè)計(jì)urp的解決方案時(shí)我們面臨著統(tǒng)一化與重建設(shè)的矛盾。soa憑借其松耦合的特性，將日常的業(yè)務(wù)應(yīng)用按照模塊化的方式劃分為單獨(dú)的業(yè)務(wù)功能和流程，即所謂的服務(wù)，從而將