秘的工作與技能研討

1、秘書(shū)的工作與技能研討秘書(shū)的工作與技能研討成功是一種狀態(tài)！成功是一種狀態(tài)！ l 秘書(shū)工作的每一個(gè)方面都涉及專(zhuān)業(yè)。但是，秘書(shū)的地位決定了她/他的“不由自主” 必須得到上、下、左、右、前、后認(rèn)可或共識(shí)方能履行職責(zé)！l 出色的秘書(shū)往往很有個(gè)性，又能夠應(yīng)付自如，為什么？知己知彼知己知彼- - 關(guān)于秘書(shū)的十大問(wèn)題關(guān)于秘書(shū)的十大問(wèn)題 誰(shuí)都可以做秘書(shū)嗎？ 成為稱(chēng)職的秘書(shū)需要具備哪些個(gè)人條件 ？ 秘書(shū)的日常工作，是習(xí)慣還是專(zhuān)業(yè)？ 秘書(shū)的日常工作，在什么環(huán)節(jié)需要和體現(xiàn)專(zhuān)業(yè)？ 秘書(shū)的優(yōu)劣，有什么不同？ 秘書(shū)的優(yōu)劣，如何考量？ 公司對(duì)稱(chēng)職的秘書(shū)有什么標(biāo)準(zhǔn)？上司心目中優(yōu)秀的秘書(shū)的怎樣的？ 你心目中，什么是成功的秘書(shū)？

2、主管對(duì)你成長(zhǎng)有哪些影響？知己知彼知己知彼- - 李總關(guān)于秘書(shū)工作之言李總關(guān)于秘書(shū)工作之言 以往 公司對(duì)秘書(shū)工作重視不夠 各部門(mén)主管對(duì)秘書(shū)工作重視不夠 秘書(shū)對(duì)工作的專(zhuān)業(yè)性、崗位的地位重視不夠 與公司規(guī)模、品牌市場(chǎng)地位、其它方面人才濟(jì)濟(jì)的 的情形相比，秘書(shū)隊(duì)伍有明顯的欠缺 公司工作中存在的很多不良習(xí)慣、低效率、失誤， 與未能發(fā)揮秘書(shū)在各環(huán)節(jié)中的應(yīng)有作用有極大關(guān)系這種狀況，對(duì)公司不利，對(duì)秘書(shū)個(gè)人的職業(yè)發(fā)展更不利今后，一定要重視秘書(shū)工作！ 職業(yè)化的秘書(shū)、職業(yè)精神職業(yè)化的秘書(shū)、職業(yè)精神與職業(yè)發(fā)展與職業(yè)發(fā)展 l您會(huì)不會(huì)將秘書(shū)作為終生職業(yè)？l您的職業(yè)發(fā)展將如何？l從現(xiàn)在，開(kāi)始您的職業(yè)生涯！知己知彼知己知彼-

3、 - 外企老總一家之言外企老總一家之言 “國(guó)內(nèi)的女秘書(shū)大多年輕漂亮，個(gè)性較強(qiáng)又任性，多數(shù)未經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，缺少專(zhuān)業(yè)化，被動(dòng)性工作，責(zé)任心較差，工作起來(lái)像個(gè)鬧鐘，擰一下，轉(zhuǎn)一下。這其中最主要的原因是短期工作心理，對(duì)從事的工作的意義和價(jià)值缺乏認(rèn)識(shí)的問(wèn)題。她們大多把擔(dān)任秘書(shū)作為工作的跳板，特別是現(xiàn)在來(lái)應(yīng)聘的女秘書(shū)有許多是雙學(xué)歷，她們來(lái)你這里的目的不是一輩子當(dāng)秘書(shū)，她們是一邊干，一邊學(xué)，一心想跳槽，等到她們認(rèn)為積累了足夠的經(jīng)驗(yàn)，也就走了。 但是，以這種心態(tài)工作的人，最終能如愿嗎？” 上司提供明確的（書(shū)面）職責(zé) 43% 個(gè)人有做周工作計(jì)劃 43% 個(gè)人有做日工作計(jì)劃 71% 有協(xié)助上司制訂日工作計(jì)劃 36%

4、有協(xié)助上司制訂周工作計(jì)劃 21% 有參與制訂部門(mén)工作計(jì)劃 50% 最近閱讀行政管理方面的書(shū)籍 57% 知己知彼知己知彼你是一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)嗎？你是一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)嗎？秘書(shū)調(diào)查結(jié)果之一秘書(shū)調(diào)查結(jié)果之一 超過(guò)40%的秘書(shū)認(rèn)為自己的工作缺乏專(zhuān)業(yè)性缺乏專(zhuān)業(yè)性 三分之一的秘書(shū)表示缺乏溝通能力缺乏溝通能力 五分之一的秘書(shū)表示自己缺乏對(duì)工作跟進(jìn)的力度缺乏對(duì)工作跟進(jìn)的力度 五分之一的秘書(shū)認(rèn)為自己文字表達(dá)能力不足文字表達(dá)能力不足 提到的其他不足： - 時(shí)間管理不善時(shí)間管理不善 - 與上司的溝通差與上司的溝通差 - 人際關(guān)系處理人際關(guān)系處理 - 工作取法缺乏主動(dòng)性工作取法缺乏主動(dòng)性 知己知彼知己知彼你是一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)

5、嗎？你是一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)嗎？秘書(shū)調(diào)查結(jié)果之二秘書(shū)調(diào)查結(jié)果之二 86%的秘書(shū)認(rèn)為是溝通、協(xié)調(diào)溝通、協(xié)調(diào) 只有50%的秘書(shū)認(rèn)為是行政、后勤管理行政、后勤管理 不足50%的秘書(shū)認(rèn)為是協(xié)助上司工作協(xié)助上司工作 不足30%的秘書(shū)認(rèn)為是項(xiàng)目跟進(jìn)項(xiàng)目跟進(jìn) 只有21%的秘書(shū)認(rèn)為是項(xiàng)部門(mén)文檔處理項(xiàng)部門(mén)文檔處理 只有1位秘書(shū)認(rèn)為是部門(mén)部門(mén)“信息中心信息中心” 知己知彼知己知彼你是一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)嗎？你是一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)嗎？秘書(shū)調(diào)查結(jié)果之三秘書(shū)調(diào)查結(jié)果之三 授權(quán)：秘書(shū)有能力做的事，上司不必親力親為 每日工作安排公開(kāi)化 多給鼓勵(lì)與引導(dǎo) 定期與秘書(shū)溝通 明確秘書(shū)在部門(mén)的工作定位 對(duì)下屬的問(wèn)題或要求及時(shí)反饋 信息通過(guò)秘書(shū)傳達(dá)

6、給下屬發(fā)揮空間 不要過(guò)于森嚴(yán) 知己知彼知己知彼你是一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)嗎？你是一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)嗎？秘書(shū)調(diào)查結(jié)果之四秘書(shū)調(diào)查結(jié)果之四 經(jīng)過(guò)經(jīng)過(guò)8月的工作檢討，部分秘書(shū)以專(zhuān)業(yè)的眼光關(guān)注：月的工作檢討，部分秘書(shū)以專(zhuān)業(yè)的眼光關(guān)注： 個(gè)人工作分析個(gè)人工作分析 秘書(shū)崗位常規(guī)工作項(xiàng)目及規(guī)范工具序列秘書(shū)崗位常規(guī)工作項(xiàng)目及規(guī)范工具序列 文件資料收發(fā)存的管理控制程序文件資料收發(fā)存的管理控制程序 與上司保持良好的溝通，以更有效協(xié)助上司與上司保持良好的溝通，以更有效協(xié)助上司 對(duì)部門(mén)管理運(yùn)作的了解和參與對(duì)部門(mén)管理運(yùn)作的了解和參與 秘書(shū)在部門(mén)工作中的定位和作用秘書(shū)在部門(mén)工作中的定位和作用 知己知彼知己知彼你是一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)嗎？你

7、是一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)嗎？秘書(shū)調(diào)查結(jié)果之五秘書(shū)調(diào)查結(jié)果之五女性從事秘書(shū)工作的優(yōu)勢(shì)女性從事秘書(shū)工作的優(yōu)勢(shì)1.語(yǔ)言能力的優(yōu)勢(shì)。女性運(yùn)用語(yǔ)言詞匯的能力強(qiáng)于男性，在造句、閱讀能力等方面更為出色。2.思維能力的優(yōu)勢(shì)。女性在形象思維能力以及思考問(wèn)題的細(xì)致、周全上具有優(yōu)勢(shì)。3.交往能力優(yōu)勢(shì)。女性普遍具有溫順、和藹、容易與人相處、感情豐富且善于體諒別人的特點(diǎn)，在社交場(chǎng)合或工作協(xié)作中表現(xiàn)出較強(qiáng)的人際交往能力。女性從事秘書(shū)工作的優(yōu)勢(shì)女性從事秘書(shū)工作的優(yōu)勢(shì)4.管理能力的優(yōu)勢(shì)。受過(guò)高等教育的女性個(gè)人修養(yǎng)好，能廣泛聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)，善于與他人合作共事。5.忍耐力的優(yōu)勢(shì)。在相對(duì)單調(diào)乏味的條件下仍能孜孜不倦地長(zhǎng)期工作，這是女性的

8、一大專(zhuān)長(zhǎng)。大多數(shù)女性工作耐心持久，態(tài)度認(rèn)真，有較強(qiáng)的工作責(zé)任心。別讓別讓“夕陽(yáng)職業(yè)夕陽(yáng)職業(yè)”耽誤前程耽誤前程傳統(tǒng)秘書(shū)傳統(tǒng)秘書(shū)l 45%時(shí)間用來(lái)文件歸檔、傳遞信息、郵寄信件、復(fù)印資料l 與電腦、電子郵件、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)為伍l機(jī)械式工作l執(zhí)行為主但，什么是執(zhí)行！職業(yè)化秘書(shū)人員與非職業(yè)化秘書(shū)人員的特點(diǎn)比較職業(yè)化秘書(shū)人員與非職業(yè)化秘書(shū)人員的特點(diǎn)比較職業(yè)化職業(yè)化 做該做的并為組織對(duì)結(jié)果負(fù)責(zé)做該做的并為組織對(duì)結(jié)果負(fù)責(zé)1.謀生手段2.選擇工作的結(jié)果3.維護(hù)企業(yè)與職業(yè)利益第一4.具有良好的個(gè)人素質(zhì)5.按職業(yè)的“社會(huì)”概念規(guī)范個(gè)人行為，包括言談舉止、穿著打扮、價(jià)值觀(guān)6.嚴(yán)格區(qū)別職業(yè)要求與個(gè)人生活，上下班不一樣非

9、職業(yè)化非職業(yè)化-做想做的能做的，自己負(fù)責(zé)做想做的能做的，自己負(fù)責(zé)1.謀生手段2.生活的需要或被動(dòng)被選擇的結(jié)果3.維護(hù)個(gè)人利益第一4.具有一般的個(gè)人素質(zhì)5.按個(gè)人的愛(ài)好和習(xí)慣規(guī)范個(gè)人行為，包括言談舉止，穿著打扮6.將個(gè)人生活與工作混為一談，上下班一樣職業(yè)化秘書(shū)人員與非職業(yè)化秘書(shū)人員的特點(diǎn)比較職業(yè)化秘書(shū)人員與非職業(yè)化秘書(shū)人員的特點(diǎn)比較職業(yè)化職業(yè)化7.受過(guò)專(zhuān)業(yè)技能訓(xùn)練8.能在短期內(nèi)熟悉新行業(yè)知識(shí)9.工作選擇面廣，能在任何行業(yè)從事秘書(shū)工作10.較高的職業(yè)敏感11.目標(biāo)觀(guān)念強(qiáng)，會(huì)自我安排工作12.分析問(wèn)題，解決問(wèn)題的能力較強(qiáng)13.管理與自我管理能力強(qiáng)非職業(yè)化非職業(yè)化7.未未受過(guò)專(zhuān)業(yè)技能訓(xùn)練8.常常有較強(qiáng)

10、的某行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、個(gè)人經(jīng)驗(yàn)9.工作選擇面窄10.按指示辦事，往往力所能及，沒(méi)有職業(yè)敏感性11.目標(biāo)就是“完成”任務(wù)12.常常將問(wèn)題推在別人身上 “我不知道、沒(méi)有人告訴我、是別人的錯(cuò)、我不知道、沒(méi)有人告訴我、是別人的錯(cuò)、這是不行的這是不行的”7.服從管理，但自我管理能力差了解您的企業(yè)和部門(mén)了解您的企業(yè)和部門(mén)是做好工作的基礎(chǔ)是做好工作的基礎(chǔ)l了解企業(yè)的法律、政策、行業(yè)、經(jīng)濟(jì)環(huán)境l了解您的企業(yè)和部門(mén)結(jié)構(gòu)了解企業(yè)的環(huán)境了解企業(yè)的環(huán)境 隨時(shí)留意了解您的企業(yè)的環(huán)境，這對(duì)于您的企業(yè)和您自己的工作都意義重大。 企業(yè)環(huán)境包括：l 外部政策和法律環(huán)境外部政策和法律環(huán)境：國(guó)家頒布的新政策和新法規(guī)；與企業(yè)關(guān)系密切的政

11、府部門(mén)和其它機(jī)構(gòu)：工商局、稅務(wù)局、社會(huì)保障中心、勞動(dòng)局、人事局、統(tǒng)計(jì)局、環(huán)境保護(hù)局、公安局、市政府行業(yè)主管部門(mén)以及律師事務(wù)所、會(huì)計(jì)事務(wù)所，等等。l 外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境：政府財(cái)政政策和稅收政策的變化；價(jià)格水平的變動(dòng)；勞動(dòng)力價(jià)格的變動(dòng)；等等。l 外部技術(shù)環(huán)境外部技術(shù)環(huán)境：新產(chǎn)品、新機(jī)器、新工具、新材料和新服務(wù)的出現(xiàn)；市場(chǎng)上本公司產(chǎn)品的代用品的出現(xiàn)；新的環(huán)境保護(hù)技術(shù)或方法的出現(xiàn)；等等。l 外部社會(huì)環(huán)境外部社會(huì)環(huán)境：人們的價(jià)值觀(guān)、信念和社會(huì)態(tài)度的變化等等。正確認(rèn)識(shí)秘書(shū)職業(yè)可以幫助您自我定位正確認(rèn)識(shí)秘書(shū)職業(yè)可以幫助您自我定位 l概述l您的工作態(tài)度l您的工作和任務(wù) l您應(yīng)掌握的工作方法和專(zhuān)業(yè)工具 l

12、您應(yīng)具備的素質(zhì) 正確認(rèn)識(shí)秘書(shū)職業(yè)可以幫助您自我定位正確認(rèn)識(shí)秘書(shū)職業(yè)可以幫助您自我定位 l秘書(shū)可能不是部門(mén)業(yè)務(wù)的行家里手，但應(yīng)是協(xié)助上司高效進(jìn)行部門(mén)及業(yè)務(wù)管理工作的得力助手 ，同時(shí)在內(nèi)部日常管理控制、對(duì)外溝通協(xié)調(diào)的具體作業(yè)、部門(mén)團(tuán)隊(duì)建設(shè)、制度執(zhí)行、制度完善方面發(fā)揮著重要的作用l專(zhuān)業(yè)的秘書(shū)不僅能夠把“份內(nèi)的”日常工作做得出色，更能夠從上司的角度“關(guān)照”好方方面面正確認(rèn)識(shí)秘書(shū)職業(yè)可以幫助您自我定位正確認(rèn)識(shí)秘書(shū)職業(yè)可以幫助您自我定位 l 專(zhuān)業(yè)的態(tài)度是工作和個(gè)人進(jìn)步的致勝之道 - 合作 - 詳細(xì)計(jì)劃 - 示范和參與 - 培訓(xùn) - 鼓勵(lì) - 可以量度的 正確認(rèn)識(shí)秘書(shū)職業(yè)可以幫助您自我定位正確認(rèn)識(shí)秘書(shū)職業(yè)可

13、以幫助您自我定位 l“萬(wàn)能”與“兩難”的角色 “忙”的特征的根源 既要把已經(jīng)安排的項(xiàng)目做得整整有條，有能夠隨叫隨到、到之能干 “額外的”工作特別多 對(duì)秘書(shū)的評(píng)價(jià)往往不在其“應(yīng)該做的”，而在應(yīng)急方面的能力。正如木桶 的短板 只有充分的準(zhǔn)備，才能應(yīng)付自如只有充分的準(zhǔn)備，才能應(yīng)付自如 “ 職業(yè)球員職業(yè)球員 ”正確認(rèn)識(shí)秘書(shū)職業(yè)可以幫助您自我定位正確認(rèn)識(shí)秘書(shū)職業(yè)可以幫助您自我定位 l 行政？- 行動(dòng)之政 事業(yè)最基礎(chǔ)及最有利的職業(yè)訓(xùn)練過(guò)程 維護(hù)及實(shí)施行政體系 維護(hù)常態(tài)管理 改善行政體系 pdca 領(lǐng)導(dǎo)及秘書(shū)可以變，但行政體系不能隨意變動(dòng) 每一件事都有理由 理由不等于道理而是指依據(jù)（541） 每項(xiàng)事務(wù)有書(shū)面

14、的程序，每個(gè)工作有依據(jù)和記錄 管理好一切（包括上司） 不是為了表現(xiàn)自己，而是為了完成目標(biāo)，維護(hù)秩序 計(jì)劃的日程表：只在乎你有沒(méi)有完成任務(wù)，不在乎你是否盡力 一切作業(yè)都要相關(guān)人員簽署才可 當(dāng)你負(fù)責(zé)某件事時(shí)，你到底對(duì)此事了解多少 （管理什么、管什么？） 行政三層次： - 做事 - 維護(hù)一個(gè)系統(tǒng)和秩序 - 品牌建設(shè)-改善內(nèi)部管理 （反方向的品牌建設(shè)） 秘書(shū)的職能秘書(shū)的職能秘書(shū)是在決策者和私人身邊，承擔(dān)著溝通信息、輔助決策、掌管公文檔案和處理日常事務(wù)工作的人員。秘書(shū)的作用秘書(shū)的作用l秘書(shū)是信息中心：收集、處理和傳遞信息是秘書(shū)的首要工作；l秘書(shū)是協(xié)調(diào)部：秘書(shū)處于中介地位，樞紐地位，聯(lián)系上下、左右、內(nèi)外；

15、l秘書(shū)是行政助理：秘書(shū)工作中包含許多上級(jí)要作的工作，尤其是承擔(dān)不必上級(jí)親自操辦的辦公程序細(xì)節(jié)和其他事務(wù)，以減輕上級(jí)繁忙而大量的工作；l秘書(shū)代表部門(mén)的形象：秘書(shū)是外部了解本部門(mén)的窗口；l秘書(shū)是經(jīng)理的得力助手：不可缺少的左膀右臂。秘書(shū)的任務(wù)秘書(shū)的任務(wù)l協(xié)調(diào)及專(zhuān)項(xiàng)工作的跟進(jìn)l辦公室管理l約會(huì)的安排與接待 l文件管理 l檔案管理l信息管理 l會(huì)議組織 l出差計(jì)劃與管理秘書(shū)的任務(wù)秘書(shū)的任務(wù) 秘書(shū)為上司協(xié)調(diào)及跟進(jìn)專(zhuān)項(xiàng)工作秘書(shū)為上司協(xié)調(diào)及跟進(jìn)專(zhuān)項(xiàng)工作a、秘書(shū)安排他人做的 a 別人直接完成 秘書(shū)的角色是：按時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)接收，轉(zhuǎn)送 b 別人提供素材，秘書(shū)完成/完善 你的角色：對(duì)整件事的質(zhì)量負(fù) 責(zé)b、上司直接安排別人

16、進(jìn)行的項(xiàng)目，秘書(shū)跟進(jìn) a 同上 b 同上c、秘書(shū)自己做的 a 常態(tài)工作 主動(dòng)計(jì)劃的 b 被臨時(shí)要求的 是否變?yōu)閍 ?abc / ab 的關(guān)系的關(guān)系維持常態(tài)管理維持常態(tài)管理/推進(jìn)專(zhuān)項(xiàng)工作推進(jìn)專(zhuān)項(xiàng)工作協(xié)調(diào)的角色協(xié)調(diào)的角色當(dāng)被要求時(shí)，要清楚達(dá)到要求需要的準(zhǔn)備，以及結(jié)果的清楚表述，還有是否一項(xiàng)有效指令 秘書(shū)角色的雙重性秘書(shū)角色的雙重性l我到底是主管的秘書(shū)還是部門(mén)的秘書(shū)？l我應(yīng)該為部門(mén)做哪些事情？ （ 維護(hù)一個(gè)系統(tǒng)和秩序，而不是服務(wù)某人）不要因?yàn)槭虑椴恢匾途芙^去做。不要因?yàn)槭虑椴恢匾途芙^去做。 珊朵拉迪瑞克森，ge財(cái)務(wù)公司總裁秘書(shū)應(yīng)掌握的基本工具和方法秘書(shū)應(yīng)掌握的基本工具和方法l合理布置你的辦公地點(diǎn)

17、：這對(duì)工作效率的高低至關(guān)重要 l參考書(shū)籍和工具書(shū)l最適用的辦公設(shè)備l良好的工作習(xí)慣參考書(shū)籍和工具書(shū)參考書(shū)籍和工具書(shū)l日歷 ？l字典/詞典 ？l地圖 ？l通訊錄 ？l飛機(jī)、火車(chē)、汽車(chē)等交通工具時(shí)刻表 ？l本市及全國(guó)其它重要城市的常用酒店相關(guān)資料，常用旅行社、定票處的相關(guān)資料 ？l辦公室設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)，軟件使用說(shuō)明書(shū) ？l實(shí)用文件寫(xiě)作大全，英文寫(xiě)作等 ？l企業(yè)內(nèi)部主要人員名單及電話(huà)表（注意保密） ？l企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)圖 ？l找總辦??？哪些要脫口而出？最適用的辦公設(shè)備最適用的辦公設(shè)備l電話(huà)，傳真，互聯(lián)網(wǎng)l復(fù)印機(jī)，電腦，裝訂機(jī)l專(zhuān)有功能性物品/設(shè)備培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣工作態(tài)度工作態(tài)度：l頭

18、腦+條理+“自知之明”耐心+細(xì)心+智慧l認(rèn)真處理信息是使你的工作富有價(jià)值的基礎(chǔ)l證實(shí)你能力的最佳方式：是否盡最大努力迅速適應(yīng)新的環(huán)境l盡力理解理解上級(jí)，盡力配合配合上級(jí)的工作，造成相互默契對(duì)雙方的成功都是有益的，對(duì)上級(jí)及工作忠誠(chéng)才會(huì)受信任。培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣日常工作有計(jì)劃、條理化日常工作有計(jì)劃、條理化l每天到辦公室先要做的事情依次是：？l每天下班之前，最后要做的工作是：？l定期的工作項(xiàng)目依次是：？（例如：清理辦公桌、抽屜，定期擦拭電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等電器并除塵）l防止“短板”的出現(xiàn)：將定期檢查、清潔所有辦公設(shè)施作為定期預(yù)防維修計(jì)劃的一部分，避免在重大項(xiàng)目的操作過(guò)程中

19、辦公設(shè)施突然發(fā)生故障。培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣聽(tīng)寫(xiě)、謄寫(xiě)與打印聽(tīng)寫(xiě)、謄寫(xiě)與打?。簂聽(tīng)寫(xiě)準(zhǔn)備與收尾：寫(xiě)上日期l聽(tīng)寫(xiě)過(guò)程中：不懂即問(wèn)，或計(jì)下來(lái)再問(wèn)l不止為一個(gè)人作聽(tīng)寫(xiě)：專(zhuān)本專(zhuān)用l聽(tīng)寫(xiě)急件時(shí)：特殊處理l錄音機(jī)聽(tīng)寫(xiě)：“天下無(wú)敵”l謄寫(xiě)：要及時(shí)，準(zhǔn)確、問(wèn)清上級(jí)的新的修改意見(jiàn)l打印稿：自查在先 最低目標(biāo)：自己滿(mǎn)意培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣其它基本技巧其它基本技巧l上級(jí)辦公室內(nèi)的材料：未經(jīng)允許，不要去整理l為上級(jí)安排約會(huì)：在上級(jí)和自己的工作臺(tái)歷上都留下記錄（并及時(shí)提醒以防重復(fù)安排約會(huì)或失約）l必須確切知道哪些信息上級(jí)希望保密l你主動(dòng)完成的工作應(yīng)讓上司知道l與上司建立做事的共識(shí)，并不斷強(qiáng)

20、化，千萬(wàn)不要按猜測(cè)辦事 。因?yàn)椤吧纤究偸菍?duì)的，除非有字為據(jù)還好”l節(jié)約上司的時(shí)間，并顯示你的價(jià)值：?jiǎn)枴⒄?qǐng)示、請(qǐng)審批 的區(qū)別培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣其它基本技巧其它基本技巧l積極心態(tài)：定期與上司溝通，聽(tīng)取對(duì)自己工作的評(píng)價(jià)、要求、如何改進(jìn) l什么是專(zhuān)業(yè)的準(zhǔn)備？l上司未閱文件的管理：輕重緩急的原則是什么？要與上司確認(rèn)l“寶貝” 小紙條 （備忘、提示、方便）l什么是安排？l什么是計(jì)劃？l跟進(jìn)的技巧 問(wèn)服：多問(wèn)一句（最好的嗎？沒(méi)問(wèn)題了嗎？我可以告訴老板你準(zhǔn)備在什么時(shí)候才完成？）“管家包管家包” - 隨時(shí)可以運(yùn)用，并且隨時(shí)可以運(yùn)用，并且“都沒(méi)問(wèn)題都沒(méi)問(wèn)題” l 部門(mén)的各種計(jì)劃 ？ 例如：年度規(guī)

21、劃 公司的各種事項(xiàng)計(jì)劃 月工作計(jì)劃 上司安排下去的工作計(jì)劃 項(xiàng)目計(jì)劃 上級(jí)向上司安排的工作 上司每天的工作安排l 部門(mén)的各種工作報(bào)告、專(zhuān)業(yè)報(bào)表 ？l 部門(mén)應(yīng)使用的各種表單 ？l 常規(guī)及臨時(shí)工作事項(xiàng)的時(shí)間（記錄）表 ？l 記錄本、檔案夾、常規(guī)文書(shū)格式！？l 規(guī)章制度、部門(mén)人員動(dòng)向等等關(guān)鍵：所有這些東西都應(yīng)是必須的，而不是有什么收集什么，什么時(shí)候來(lái)什么時(shí)候收集。你的責(zé)任是保證有合符要求的。另外：它們是你的你的東西，而不是誰(shuí)誰(shuí)的！您應(yīng)具備的素質(zhì)您應(yīng)具備的素質(zhì) l行政素質(zhì)l語(yǔ)言能力l電腦技能l良好溝通能力及團(tuán)隊(duì)合作精神開(kāi)眼界：白領(lǐng)必備的六項(xiàng)能力開(kāi)眼界：白領(lǐng)必備的六項(xiàng)能力 l技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)與創(chuàng)新能力 今后將越

22、來(lái)越需要在計(jì)算機(jī)、產(chǎn)品推銷(xiāo)和管理工程等方面既懂理論又有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人才。 l想象能力 這種能力至關(guān)重要，它可收集和獲取廣泛的知識(shí)信息，并對(duì)其中的一些知識(shí)、思維方法及觀(guān)察視角加以借鑒，以便引導(dǎo)公司走向未來(lái)。l組織能力 無(wú)論到哪兒，組織工作都是必不可少的，如調(diào)撥財(cái)力物力、設(shè)置工作流程、制定工作（如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)）戰(zhàn)略、尋找贏利機(jī)會(huì)等等，這些都需要專(zhuān)業(yè)水平的組織能力。 白領(lǐng)必備的六項(xiàng)能力白領(lǐng)必備的六項(xiàng)能力l說(shuō)服能力 工作最有成效的員工將是那些懂得如何表達(dá)信息和思想以得到別人理解與支持的人，出色的游說(shuō)能力在未來(lái)人際交往中必不可少。問(wèn)服？說(shuō)服？ l交流能力 聽(tīng)得認(rèn)真，寫(xiě)得明白，看得仔細(xì)，說(shuō)得清楚，敘述準(zhǔn)確將具有

23、無(wú)可估量的價(jià)值。在快節(jié)奏的工作環(huán)境中，交流障礙很可能成為致命的問(wèn)題。 （541）l學(xué)習(xí)能力 這種能力能使人提高工作效率，將各種知識(shí)融會(huì)貫通，幫助公司達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。 辦公室管理辦公室管理l辦公環(huán)境的布置與清潔l辦公設(shè)備的購(gòu)置、保養(yǎng)與維修l辦公用品的配置與管理辦公室管理辦公室管理秘書(shū)把自己當(dāng)作辦公室里的管家不失為明智之舉。一位好管家應(yīng)該是她主人（上司）的好幫手。幫他提高工作效率，愉悅心情。 - 上司的辦公室 - 你的辦公室（上司的范圍！） - 其他同事的辦公室 （上司的范圍?。┺k公環(huán)境的布置與清潔辦公環(huán)境的布置與清潔l有意識(shí)地在辦公室里置放一些能反映老板個(gè)性的圖畫(huà)、攝影作品、盆花等，為他創(chuàng)造一個(gè)愉

24、快的工作環(huán)境。l把文件柜、電話(huà)以及其他設(shè)備放在容易拿到的地方。l秘書(shū)的辦公桌應(yīng)盡量挨近老板的辦公桌，以減少來(lái)回走動(dòng)的距離。l出于安全考慮，秘書(shū)的辦公桌應(yīng)放在安全的位置從而來(lái)訪(fǎng)者不至于看到電腦上的機(jī)密文件。辦公設(shè)備的購(gòu)置、保養(yǎng)與維修辦公設(shè)備的購(gòu)置、保養(yǎng)與維修在挑選一件新辦公設(shè)備時(shí)，稱(chēng)職的秘書(shū)會(huì)考慮以下幾點(diǎn)：l該設(shè)備確屬工作需要并且比現(xiàn)有設(shè)備更能提高工作質(zhì)量。l至少在未來(lái)的四、五年內(nèi)，該設(shè)備能適應(yīng)辦公需要。l應(yīng)與現(xiàn)有設(shè)備相匹配，共同發(fā)揮作用。l生產(chǎn)廠(chǎng)家信譽(yù)好并且有較好的售后服務(wù)。辦公設(shè)備的購(gòu)置、保養(yǎng)與維修辦公設(shè)備的購(gòu)置、保養(yǎng)與維修一位訓(xùn)練有素、經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書(shū)不僅知道怎樣以及何時(shí)使用工具，而且知道怎

25、樣保護(hù)工具。所以你一定可以在她那里找到：l辦公室設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)；l生產(chǎn)商或銷(xiāo)售商售后服務(wù)或維修的電話(huà)。當(dāng)秘書(shū)，先當(dāng)秘書(shū)，先打電話(huà)打電話(huà) 微笑 - 是送給對(duì)方的第一份禮物；電話(huà)是公司的窗口，很多業(yè)務(wù)的第一次接觸都是通過(guò)電話(huà)。電話(huà)中的禮貌用語(yǔ)千萬(wàn)不可省略。接電話(huà)時(shí)一定要說(shuō)“你好，這里是你好，這里是”。掛電話(huà)時(shí)也要多說(shuō)幾聲謝謝謝謝，再再見(jiàn)，非常感謝見(jiàn)，非常感謝之類(lèi)的話(huà)，而且說(shuō)話(huà)的聲音不要過(guò)大，語(yǔ)氣要堅(jiān)決并且速度應(yīng)比平時(shí)說(shuō)話(huà)快。這樣可以體現(xiàn)你的干練和辦事效率。 記住打電話(huà)人的名字，如果沒(méi)聽(tīng)清不妨禮貌地再問(wèn)一遍。如果沒(méi)聽(tīng)清對(duì)方的名字就算了，會(huì)給自己帶來(lái)很多麻煩，上司也會(huì)覺(jué)得你做事不認(rèn)真。 當(dāng)秘書(shū)，先學(xué)會(huì)

26、打電話(huà)在電話(huà)機(jī)旁放一些小紙片和筆，為不在辦公室的同事留言。如果要找的人不在，你不要什么都不問(wèn)就把電話(huà)掛掉，要說(shuō)“對(duì)不起，他不在座位上，你要留言或留下你的電話(huà)讓他打過(guò)去好嗎？”這樣的你會(huì)給對(duì)方留下良好的印象，也會(huì)給同事留下好印象。 對(duì)來(lái)找上司的電話(huà)進(jìn)行篩選，詢(xún)問(wèn)對(duì)方來(lái)電目的，你能解答的，就直接予以解答。電話(huà)里，其實(shí)你可以更迷人-通話(huà)前的注意事項(xiàng)l左手聽(tīng)筒右手筆左手聽(tīng)筒右手筆撥電話(huà)前，除應(yīng)權(quán)衡對(duì)方目前的情境之外，請(qǐng)保持以左手持話(huà)筒，讓右手來(lái)?yè)茈娫?huà)號(hào)碼的姿勢(shì)。如此一來(lái)，當(dāng)欲詳細(xì)記載電話(huà)內(nèi)容之種種時(shí)，就可以撥電話(huà)號(hào)碼后空下來(lái)的右手，逐一詳細(xì)記載了！通話(huà)完畢后，也請(qǐng)以左手將話(huà)簡(jiǎn)掛好，以待下次電話(huà)的來(lái)臨。

27、 l挺直背脊來(lái)說(shuō)話(huà)挺直背脊來(lái)說(shuō)話(huà)不知你是否做過(guò)這么一項(xiàng)試驗(yàn)，當(dāng)我們站立說(shuō)話(huà)時(shí)，其聲音較坐立時(shí)更為清脆悅耳。因此，站著打電話(huà)比坐著打電話(huà)更為合宜。然而，為打電話(huà)，而特地自座位中站起，似乎有所不便，且不利于作記錄。是故，請(qǐng)你打電話(huà)前，務(wù)必盡量挺直背脊，再拿起話(huà)筒，撥上號(hào)碼，以清脆悅耳、甜美愉快的聲音說(shuō)話(huà)。電話(huà)里，其實(shí)你可以更迷人 - 通話(huà)前的注意事項(xiàng)l通話(huà)重點(diǎn)一一列通話(huà)重點(diǎn)一一列 打電話(huà)前，也應(yīng)先將欲告訴對(duì)方的事項(xiàng)內(nèi)容做成重點(diǎn)一一排列下來(lái)，如此，方不致事后因有所疏誤而悔恨不已！所以，就職后務(wù)必先向總務(wù)處領(lǐng)取一本備忘錄，以便詳載去電要項(xiàng)與來(lái)電注意內(nèi)容。這對(duì)于事務(wù)的處理是極其重要的。l撥電話(huà)前先撥電話(huà)

28、前先清場(chǎng)清場(chǎng) 著手打電話(huà)時(shí)，也請(qǐng)先環(huán)顧四周情況，是否嘈雜不安。因?yàn)?，電?huà)本身的性能好時(shí)，4米方圓內(nèi)的細(xì)微聲響，都能使對(duì)方察覺(jué)。是故，撥電話(huà)前，當(dāng)先清場(chǎng)，以免對(duì)方深受干擾。 平日置放物品時(shí)，也應(yīng)極力避免將可能發(fā)生聲響之物品，諸如茶杯、膠水與花瓶等物品，置放于電話(huà)旁邊，否則，匆促舉起話(huà)筒之時(shí)，極有可能使電話(huà)線(xiàn)碰到上述諸項(xiàng)物品，導(dǎo)致翻覆，而弄得滿(mǎn)桌狼藉。因此，請(qǐng)切記務(wù)必將上述諸項(xiàng)物品，置放于不致發(fā)生任何危險(xiǎn)的地方。而對(duì)于卷起的電話(huà)線(xiàn)，也請(qǐng)務(wù)必于撥話(huà)前將其拉直，以免有礙通話(huà)。 電話(huà)里，其實(shí)你可以更迷人-接聽(tīng)電話(huà)的禮儀 l首先自報(bào)家門(mén)電話(huà)接通方式不外直接由外線(xiàn)接通，或經(jīng)由總機(jī)轉(zhuǎn)達(dá)兩種，其答諸方式略有不同

29、。 當(dāng)電話(huà)徑自接通時(shí)，應(yīng)先直接報(bào)上任職公司的全稱(chēng)，諸如：“您好！這里是廣東喜之郎集團(tuán)有限公司?！?倘電話(huà)是經(jīng)由總機(jī)代轉(zhuǎn)而來(lái)，則取起話(huà)筒后，該說(shuō)：“您好！這里是采購(gòu)供應(yīng)部。 有時(shí)，如因要事纏身，一時(shí)無(wú)法立即取起話(huà)筒答話(huà)，而必須使對(duì)方靜候，則接起話(huà)筒回話(huà)時(shí)，應(yīng)先道歉：對(duì)不起！讓您久等了。然后再自報(bào)任職公司名稱(chēng)或所在部門(mén)。 電話(huà)里，其實(shí)你可以更迷人-接聽(tīng)電話(huà)的禮儀l對(duì)方指名叫人 當(dāng)對(duì)方指名叫人，而此人并非你時(shí)，你應(yīng)立即說(shuō)聲：請(qǐng)稍候一下。有些職員于說(shuō)此話(huà)時(shí)，往往疏忽漏掉了個(gè)請(qǐng)字，此種作法，不免予人無(wú)禮之感， 因此，務(wù)必深加注意。倘對(duì)方因洽談公務(wù)而來(lái)電時(shí)，也不妨禮貌地與其寒暄道：請(qǐng)您多多照顧，謝謝！ 而

30、辦公室中有多位同姓者時(shí)，務(wù)必詳細(xì)詢(xún)問(wèn)對(duì)方：喔！真對(duì)不起！敝公司黃姓小姐很多，請(qǐng)問(wèn)您要找哪位黃小姐？ 切不可直截了當(dāng)?shù)乜诖鹫f(shuō)：我們這兒有很多姓黃的，您到底要找哪一位？ 如此一來(lái)，不免使人心生不悅，認(rèn)為你無(wú)禮唐突。電話(huà)里，其實(shí)你可以更迷人-接聽(tīng)電話(huà)的禮儀l對(duì)方指名者不在 當(dāng)對(duì)方指名者正好不在時(shí)，則應(yīng)態(tài)度委婉地告訴對(duì)方說(shuō)：喔！真不湊巧，陳先生剛好離開(kāi)座位，請(qǐng)您稍候，我立即代為尋找。而放下話(huà)筒的同時(shí)，應(yīng)盡速與被指名者取得聯(lián)系。 待取得聯(lián)系后，應(yīng)即刻告訴他：陳先生已經(jīng)回來(lái)了！請(qǐng)您再稍候一會(huì)兒。而且，務(wù)必待被指名者接起電話(huà)后，才轉(zhuǎn)回原位處理事務(wù)。倘被指名者不在，且你確知于短時(shí)間內(nèi)他無(wú)法回公司時(shí)，則須告知對(duì)

31、方說(shuō)：陳先生現(xiàn)正外出， 請(qǐng)問(wèn)您有何貴干？是否能另找他人代聽(tīng)呢？如此征詢(xún)對(duì)方意見(jiàn)，看對(duì)方反應(yīng)，再作定奪。倘對(duì)方認(rèn)同你的看法，則可繼續(xù)與其應(yīng)答： 既然您愿讓我代為轉(zhuǎn)告，那么就請(qǐng)您將事務(wù)詳細(xì)告訴我吧！總之，務(wù)必將此經(jīng)手事務(wù)作一妥善處理。對(duì)于對(duì)方所交付轉(zhuǎn)告之事，務(wù)必重點(diǎn)式詳加記載，并復(fù)誦一遍，以查證是否無(wú)誤。 電話(huà)里，其實(shí)你可以更迷人-正確的打電話(huà)方式 l電話(huà)接通后電話(huà)接通后，請(qǐng)你務(wù)必先報(bào)上自己所任職公司與就職部門(mén)。 “喂！您好！我這里是ladynow公司人事部門(mén)的cindy。對(duì)不起！在您百忙之中，打電話(huà)打擾您。麻煩您幫我接林先生，好嗎？”當(dāng)對(duì)方因事外出, “對(duì)不起！不知林先生何時(shí)會(huì)回來(lái)，麻煩您告訴我

32、好嗎？” 而當(dāng)接電話(huà)者詳細(xì)告知你所要尋找的人何時(shí)歸來(lái)時(shí)，則可如此回答： “好！真謝謝您，屆時(shí)我一定再打電話(huà)來(lái)！” 或是，“喔！真對(duì)不起！麻煩您等他回來(lái)后，請(qǐng)他打電話(huà)給我好嗎？我是ladynow公司人事部門(mén)的cindy，電話(huà)號(hào)碼是88888888 謝謝！” 要力求簡(jiǎn)潔有力，清楚明白。 倘欲托人轉(zhuǎn)話(huà)時(shí)，則應(yīng)誠(chéng)摯地明告對(duì)方說(shuō)： “對(duì)不起！我看這樣子好了！麻煩您代我傳個(gè)話(huà)， 好嗎?” 然后自頭至尾仔仔細(xì)細(xì)地將欲轉(zhuǎn)告之事明白告之。如果自話(huà)筒中揣知對(duì)方尚未進(jìn)入情況，則可重復(fù)地叮囑對(duì)方一次道： “對(duì)不起！以下事項(xiàng)是否能煩您詳細(xì)記載下來(lái)？” 總之，此時(shí)托人代為傳話(huà)，態(tài)度務(wù)必委婉誠(chéng)摯， 語(yǔ)意更要清楚明白。不過(guò)，

33、除非事在燃眉，對(duì)于重要業(yè)務(wù)仍以不委托總機(jī)小姐或其他部門(mén)職員傳話(huà)為宜。電話(huà)里，其實(shí)你可以更迷人-正確的打電話(huà)方式l撥錯(cuò)電話(huà)時(shí) 當(dāng)發(fā)現(xiàn)撥錯(cuò)電話(huà)或電話(huà)跳號(hào)時(shí)，又當(dāng)如何處置呢？此時(shí)，應(yīng)立即向?qū)Ψ街虑傅溃?“喔！真是對(duì)不起！我撥錯(cuò)電話(huà)號(hào)碼了！” 切不可態(tài)度粗野地砰然一聲將電話(huà)掛斷。如此， 雖然自己看不見(jiàn)對(duì)方的表情，然而，對(duì)方盛怒之下并咆哮地大喊一聲“莫名其妙”的生氣表情，卻是可想 而知了。 如何處理電話(huà)干擾如何處理電話(huà)干擾不要打攪正在會(huì)客的上級(jí)（除非事情非常緊急）；對(duì)于固執(zhí)的來(lái)電，把握住回電的主動(dòng)權(quán)，同時(shí)給上級(jí)多留余地；上級(jí)的上司來(lái)電話(huà)找上級(jí)：直接接通或做留言處理，但答復(fù)要恰當(dāng)；上級(jí)要給下屬打電話(huà)：緊急

34、的立即接通；不急的您可安排在合理的時(shí)間接通；電話(huà)備忘錄和跟進(jìn)如何接聽(tīng)投訴電話(huà)如何接聽(tīng)投訴電話(huà)l要做到非常地禮貌和耐心。l可以將電話(huà)轉(zhuǎn)接到相關(guān)部門(mén)或簡(jiǎn)潔地記下投訴內(nèi)容，以及投訴人的姓名和聯(lián)系方式。l不要輕易表態(tài)，表示核實(shí)情況后，會(huì)盡快回復(fù)投訴人。l最后，感謝投訴人對(duì)我們工作的支持！安排約會(huì)與接待安排約會(huì)與接待如何安排并保證上級(jí)的約見(jiàn)如何安排并保證上級(jí)的約見(jiàn)秘書(shū)應(yīng)該備有記錄，記下來(lái)訪(fǎng)日期、時(shí)間和來(lái)訪(fǎng)人員的姓名以及他的工作單位。如果一旦要了解什么情況，秘書(shū)可隨時(shí)求助與這些記錄。1.必備工具：？日歷、臺(tái)歷日志、周志預(yù)約記錄本、相關(guān)人員 的聯(lián)系辦法如何安排并保證上級(jí)的約見(jiàn)如何安排并保證上級(jí)的約見(jiàn)2.安排

35、約見(jiàn)時(shí)的注意事項(xiàng)：a.掌握主動(dòng)：了解上級(jí)的時(shí)間安排，與上級(jí)很好地配合；b.不要把約見(jiàn)安排在下述時(shí)間：避免兩個(gè)約會(huì)或會(huì)議連在一起；約見(jiàn)不要安排在上級(jí)出差歸來(lái)的那一天；約見(jiàn)不要安排在上級(jí)度假的前一天和度假回來(lái)的第一天；約見(jiàn)不要安排在星期一上午和星期五下午；約見(jiàn)要看上司的日程表如何安排并保證上級(jí)的約見(jiàn)如何安排并保證上級(jí)的約見(jiàn)約見(jiàn)不要安排在早上剛上班和下班前不久；約見(jiàn)不要安排在周末或節(jié)假日中（上司許可除外）；c.安排約見(jiàn)時(shí)要爭(zhēng)取主動(dòng)，盡可能向?qū)Ψ浇ㄗh時(shí)間；d.約見(jiàn)的確認(rèn)：一定要在取得上級(jí)同意后再與對(duì)方確認(rèn)約見(jiàn)；估計(jì)上級(jí)有困難保證赴約時(shí)，更要事先向?qū)Ψ浇忉專(zhuān)⒓s好再聯(lián)系確認(rèn)的確切時(shí)間；所有取得上級(jí)同意的

36、約見(jiàn)都要盡快向?qū)Ψ酱_認(rèn)；約見(jiàn)地點(diǎn)較遠(yuǎn)時(shí)，在上級(jí)出發(fā)之前務(wù)必要與對(duì)方再次聯(lián)系以防約見(jiàn)有變動(dòng)；如何安排并保證上級(jí)的約見(jiàn)如何安排并保證上級(jí)的約見(jiàn)e.若上級(jí)參加的是午餐會(huì)一類(lèi)的活動(dòng)，一定要在上級(jí)出發(fā)之前了解清楚該活動(dòng)是否包含午餐等，以確定上級(jí)是否需要帶相應(yīng)的現(xiàn)金；f.安排如何約見(jiàn)都要留下對(duì)方的聯(lián)系電話(huà)和傳真；g.代替他人接安排約見(jiàn)的電話(huà)時(shí)，一定要有詳細(xì)的留言記錄（約見(jiàn)人姓名、約見(jiàn)地點(diǎn)、約見(jiàn)時(shí)間、約見(jiàn)內(nèi)容等）。約會(huì)的提醒約會(huì)的提醒l提前提醒l臨時(shí)提醒l當(dāng)面提醒l電子郵件提醒約會(huì)的提醒約會(huì)的提醒可以使用以下方法幫助上級(jí)掌握時(shí)間：l在早上開(kāi)始工作時(shí)，與上級(jí)共同回顧當(dāng)天的工作安排；l“對(duì)不起，打攪了，我想提醒您，11點(diǎn)您還有一個(gè)會(huì)?！眑“對(duì)不起，打攪了，我是來(lái)提醒您一下，您的下一個(gè)約會(huì)快到時(shí)間了?！奔s會(huì)的提醒約會(huì)的提醒 - 守時(shí)是上帝的美德秘書(shū)有責(zé)任：l可以執(zhí)行的預(yù)定；l使預(yù)訂的工作按時(shí)進(jìn)行；l幫助上級(jí)培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣，保持良好的職業(yè)形象。接待訪(fǎng)客接待訪(fǎng)客l應(yīng)該了解來(lái)訪(fǎng)者是