某物業(yè)公司會(huì)議管理工作規(guī)定(doc 3頁(yè))

1、廣州市xx物業(yè)集團(tuán)有限公司·作業(yè)文件文件編號(hào)WI-5.5.3-01-02版本號(hào)B會(huì)議管理工作規(guī)定修訂狀態(tài)號(hào)0頁(yè) 碼1/31.0 目的為進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議的組織性和紀(jì)律性,提高會(huì)議質(zhì)量,特制定本規(guī)定。2.0 范圍 本規(guī)定適用于物業(yè)集團(tuán)各種工作會(huì)議,所屬各物業(yè)公司（管理處）參照?qǐng)?zhí)行。3.0 職責(zé)3.1 行政管理總部負(fù)責(zé)本規(guī)定的制定、修改、廢止工作。3.2 行政管理總部和各物業(yè)公司（管理處）行政管理部履行會(huì)議管理職能。4.0 工作內(nèi)容4.1 會(huì)議的召開必須以高效、精簡(jiǎn)、節(jié)約為原則。4.1.1 按照規(guī)模和級(jí)別將物業(yè)集團(tuán)會(huì)議分為物業(yè)集團(tuán)會(huì)議和部門工作會(huì)議兩類。4.1.2 物業(yè)集團(tuán)會(huì)議：由物業(yè)集團(tuán)主

2、要領(lǐng)導(dǎo)主持、各部門與各物業(yè)公司(管理處)負(fù)責(zé)人參加的會(huì)議,包括物業(yè)集團(tuán)兩周例會(huì)、物業(yè)集團(tuán)培訓(xùn)學(xué)習(xí)會(huì)議等。4.2 部門工作會(huì)議：由物業(yè)集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)其他領(lǐng)導(dǎo)或部門(下屬公司)領(lǐng)導(dǎo)主持的協(xié)調(diào)會(huì)及其他部門會(huì)議。4.3 召開會(huì)議的審批4.3.1 物業(yè)集團(tuán)會(huì)議不需審批。4.3.2 部門工作會(huì)議。由物業(yè)集團(tuán)本部部門或下屬物業(yè)公司(管理處)牽頭組織召開的協(xié)調(diào)會(huì)或其他部門會(huì)議,須認(rèn)真填寫會(huì)議召開審批表,經(jīng)行政管理總部平衡意見后,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.3.3 公司其它人員未經(jīng)審批,不得擅自召集其它部門開會(huì),不得擅自占用會(huì)議室。4.4 會(huì)議組織與安排4.4.1 會(huì)議主持人：物業(yè)集團(tuán)會(huì)議結(jié)合總經(jīng)理意見,由副總經(jīng)理主持（

3、崗位空缺的情況下由行政管理總部負(fù)責(zé)人主持）；部門工作會(huì)議由牽頭部門負(fù)責(zé)人主持；有上級(jí)（集團(tuán)）領(lǐng)導(dǎo)、政府部門領(lǐng)導(dǎo)或其他重要來賓時(shí)由總經(jīng)理主持。4.4.2 物業(yè)集團(tuán)會(huì)議由行政管理總部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進(jìn)行組織安排。4.4.3 部門工作會(huì)議,由牽頭部門進(jìn)行組織安排,并將召開會(huì)議的議程及參加會(huì)議人員等情況報(bào)送行政管理總部；行政管理總部負(fù)責(zé)提供會(huì)議室。4.4.4 會(huì)議召開前,應(yīng)由行政管理總部或牽頭部門做好會(huì)議準(zhǔn)備工作,包括各種會(huì)議議程設(shè)計(jì)及材料、會(huì)議簽到、會(huì)議記錄等。4.4.5 會(huì)議通知4.4.5.1 與會(huì)人員名單的確定既要精簡(jiǎn)也要有代表性,并能夠及時(shí)準(zhǔn)確的加以貫徹落廣州市xx物業(yè)集團(tuán)有限公司·作業(yè)

4、文件文件編號(hào)WI-5.5.3-01-02版本號(hào)B會(huì)議管理工作規(guī)定修訂狀態(tài)號(hào)0頁(yè)碼2/3實(shí)。物業(yè)集團(tuán)會(huì)議由會(huì)議主持人提議并報(bào)總經(jīng)理審定；部門工作會(huì)議由主持人確定。4.4.5.2 物業(yè)集團(tuán)會(huì)議由行政管理總部負(fù)責(zé)在會(huì)議召開8小時(shí)以前下發(fā)或傳真書面會(huì)議通知（臨時(shí)緊急會(huì)議除外）,并告知會(huì)議主題和準(zhǔn)備事項(xiàng)。在書面通知不便的情況下,由行政管理總部專人負(fù)責(zé)電話通知。4.4.5.3 部門工作會(huì)議由會(huì)議主持人安排牽頭部門人員在會(huì)議召開8小時(shí)前書面或電話通知與會(huì)人員,并告知會(huì)議主題和準(zhǔn)備事項(xiàng)。4.4.5 會(huì)議考勤 4.4.5.1 參加會(huì)議者不得遲到、早退或擅自不參加會(huì)議。會(huì)議由專人負(fù)責(zé)考勤；因事不能參加會(huì)議人員需書

5、面向會(huì)議主持人請(qǐng)假,特殊情況可電話請(qǐng)假,請(qǐng)假獲批準(zhǔn)后不列入考核。1) 集團(tuán)會(huì)議,由領(lǐng)導(dǎo)秘書（行政管理總部）負(fù)責(zé)考勤。2) 部門工作會(huì)議由會(huì)議主持人安排專人負(fù)責(zé)考勤。3) 會(huì)議考勤人員必須在會(huì)議開始前15分鐘準(zhǔn)備好考勤表,開始考勤。4) 與會(huì)人員擅自不參加會(huì)議,按照當(dāng)天曠工記入當(dāng)事人當(dāng)月出勤記錄；與會(huì)人員遲到10分鐘者、未經(jīng)會(huì)議主持人批準(zhǔn)擅自離會(huì)者,按照當(dāng)天遲到記入當(dāng)事人當(dāng)月出勤記錄；考勤人員未按時(shí)準(zhǔn)備好考勤表和未按規(guī)定考勤,按照當(dāng)天遲到記入考勤人員當(dāng)月出勤記錄。5) 會(huì)議考勤結(jié)果由考勤人員于會(huì)議結(jié)束后報(bào)會(huì)議主持人簽字,并負(fù)責(zé)在24小時(shí)送達(dá)行政管理總部。4.4.6 會(huì)議紀(jì)律。與會(huì)人員在會(huì)議上手機(jī)

6、必須調(diào)到無聲狀態(tài),在會(huì)議上不得隨意走動(dòng),不得交頭接耳,不得打瞌睡,未經(jīng)主持人同意不得接聽手機(jī)。4.4.7 會(huì)議質(zhì)量管理。4.4.7.1為保證會(huì)議質(zhì)量,提高效率,與會(huì)人員在接到會(huì)議通知后要認(rèn)真準(zhǔn)備,匯報(bào)內(nèi)容要有重點(diǎn)有條理,發(fā)言時(shí)間控制在5分鐘以內(nèi)。4.4.7.2 會(huì)議須遵循“有議必有果”的原則,對(duì)會(huì)議上提出的問題必須得出結(jié)論；每項(xiàng)會(huì)議決定事項(xiàng)必須有明確的責(zé)任人、完成時(shí)間、完成標(biāo)準(zhǔn)；有爭(zhēng)議事項(xiàng)以會(huì)議主持人決定為準(zhǔn),而不論其職位高低；與會(huì)人員的表態(tài)代表其所在部門的表態(tài)。4.4.8 會(huì)議紀(jì)要4.4.8.1 物業(yè)集團(tuán)會(huì)議紀(jì)要由領(lǐng)導(dǎo)秘書或行政管理總部指定專人擬寫；部門工作會(huì)議紀(jì)要由主持人指定專人擬寫。廣州市xx物業(yè)集團(tuán)有限公司·作業(yè)文件文件編號(hào)WI-5.5.3-01-02版本號(hào)B會(huì)議管理工作規(guī)定修訂狀態(tài)號(hào)0頁(yè) 碼3/34.4.8.2 會(huì)議紀(jì)要要體現(xiàn)會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主持人以及參加人等；對(duì)于內(nèi)容須擇要而記,包括與會(huì)人員提出的問題及意見、會(huì)議主要決定事項(xiàng)等內(nèi)容。4.4.8.3會(huì)議紀(jì)要必須在會(huì)議結(jié)束后二十四個(gè)小時(shí)內(nèi)完成擬寫并報(bào)主持人審核