TQP檔案管理重點(diǎn)

1、填空題1、檔案的基本屬性是原始記錄性、知識(shí)性、信息性,一般屬性是位息性和知識(shí)性。2、文件是檔案的來源，檔案是文件的歸宿。3、文件的責(zé)任者是指形成文件的作者(或制發(fā)文件的單位或個(gè)人)。4、決定檔案保存價(jià)值的因素是檔案口身的特點(diǎn)和社會(huì)的石要。 5、照片檔案是由底片、照片、文字說明組成。6、會(huì)計(jì)檔案的主要成分是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、會(huì)計(jì)報(bào)表。7、歸檔和保存是文件轉(zhuǎn)化為檔案的一半標(biāo)志和界限8、檔案檢索工具按比例為口錄、索引、指南。9、口前全國檔案部門統(tǒng)-使用的檢索語言是_中國襠案分類法和中國檔案主題詞表。10、文件歸檔涉及文書部門和檔案部門兩個(gè)部門的工作。11、檔案部門移交清單應(yīng)該填寫一式三儉。12、文

2、書檔案基木的立卷方法是“六個(gè)特征立卷法”，即根據(jù)文件在問題、性瑩、也迥、鈕、業(yè)、通訊者特征六個(gè)方面的共同點(diǎn)將文件組合成案卷的方法13、檔案簽訂吋掌握的原則：保冇從寬、銷毀從嚴(yán)，孤本從寬、副本從嚴(yán)，本單位文件從寬、外 單位文件從嚴(yán)。14、檢索語言特點(diǎn)：單義性、專業(yè)性。 15、計(jì)算檢索效率通常采川查全率和查準(zhǔn)率。16、檔案統(tǒng)計(jì)工作的步驟：統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)，統(tǒng)計(jì)調(diào)杳,統(tǒng)計(jì)管理,統(tǒng)計(jì)分析。 17、人事檔案的特點(diǎn)：真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性。 18、會(huì)計(jì)憑證保存 15年,會(huì)計(jì)賬薄15-20年,會(huì)計(jì)報(bào)表永久保存。19、檔案的木質(zhì)屬性原始記錄性。20、檔案管理工作的性質(zhì)服務(wù)性和機(jī)要性。21、檔案屬性標(biāo)準(zhǔn)包括檔案的來源標(biāo)

3、準(zhǔn)、趨案的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、檔案的形式標(biāo)準(zhǔn)。22、鑒定檔案的基本方法是直接鑒定法。23、檔案提供利用工作的形式包括-向利用者提供檔案原件、復(fù)制品、加工成品。24、全宗指南的內(nèi)容：立檔單位的簡要?dú)v史、全宗簡要時(shí)況、全總內(nèi)檔案內(nèi)呑和成分的介紹、全宗指南的輔助丁具。25、檔案文獻(xiàn)匯編特點(diǎn)：原始性、系統(tǒng)性、易讀性。26、常用的現(xiàn)行文件匯編的類型：法規(guī)文件匯編、重要文件匯編、發(fā)文匯編、會(huì)議文件匯編。27、大事條目的編寫方法：大事時(shí)間,大事記述。28、實(shí)物檔案管理分為證書類檔案管理方法和印章類檔案管理方法。29、電子檔案的歸檔方式：物理歸檔方式、邏輯歸檔方式、“雙套制”歸檔。3()、電了檔案的歸檔時(shí)間分為實(shí)時(shí)歸檔

4、和定期歸檔。31、電子檔案的歸檔手續(xù)為進(jìn)行技術(shù)鑒宦和履行歸檔手續(xù)。名詞解釋1 檔案收集：就是按照法律法規(guī)規(guī)定，通過例行接受制度和專門征集的辦法，把分散在各組 織、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案，分別集屮到各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)。2檔號(hào)：是檔 案實(shí)體管理編號(hào)的總稱，包括全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、頁號(hào) 等。3會(huì)計(jì)檔案：是各種社會(huì)實(shí)踐主體在會(huì)計(jì)核算專業(yè)活動(dòng)形成的具冇一定保存價(jià)值的各種 載體的會(huì)計(jì)文件。4著錄標(biāo)引：著錄是指在編制檔案fi錄吋，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行 分析、選擇和記錄的過程。標(biāo)引是指在檔案著錄中対檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇、并賦卩其規(guī) 范化檢索標(biāo)識(shí)的過程。5檔案：是

5、機(jī)關(guān)紐織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)屮直接形成的保存?zhèn)洳榈奈淖帧?圖表、音像及其他各種方式和載體的歷史文件。6全宗：是由某一機(jī)關(guān)、組織、人物在社會(huì) 活動(dòng)中形成的檔案冇機(jī)整體。7著錄標(biāo)引：著錄是指在編制檔案冃錄時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容和形 式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。標(biāo)引是指在檔案著錄屮對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇、 并賦了其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)的過程。8大事記：是按照時(shí)間順序簡要記載一定歷史時(shí)期發(fā)生的 重大事件的參考資料。9、文件歸檔：是指各單位處理完畢的具有保存價(jià)值的文件，經(jīng)文帖 部門或承辦部門整理立卷示，定期向檔案室或檔案人員移交的過程。10、檔案匯集：是指將 若t全宗所屬不明或所屬全宗己經(jīng)不復(fù)存在的檔案匯集起來

6、。11、檔案價(jià)值的鑒定工作：是 指檔案室按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，分析和評(píng)價(jià)檔案的價(jià)值，確保其保管期限，剔除喪 失保存價(jià)值的檔案了以銷毀的活動(dòng)。12、全宗卷：是檔案室在管理某一全宗的過程中形成的, 記錄和說明該全宗情況的專門案卷，它是一個(gè)全宗在形式和管理活動(dòng)屮形成的檔案。簡答題i 說明檔案保管期限表的定義和作用？檔案保管期限表是用表冊(cè)的形式列舉檔案來源、內(nèi)容 和形式，并指明英保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件。是檔案館、室確定檔案保管期限的依據(jù), 便于準(zhǔn)確的組織案卷，防止錯(cuò)誤的銷毀案卷，提高鑒定工作質(zhì)量和效率2簡述檔案鑒定工作 的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、原則？ 聽.(1)制定檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和檔案保管期限表

7、(2)具體審 核檔案材料的保存價(jià)值，確定其保管期限(3)挑出不需保存和保管期滿乂無繼續(xù)保存價(jià)值 的檔案予以銷毀(4)檔案鑒定工作的組織。原則:一鑒定檔案必須遵循從維護(hù)國家和人民的 整體利益出發(fā)的原則，用全血、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)確定檔案的價(jià)值。標(biāo)準(zhǔn)：屬性標(biāo)準(zhǔn)(來源、 內(nèi)容、形式、相關(guān)檔案的保管狀況)、社會(huì)利用標(biāo)準(zhǔn)、相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)。3試述檔案工作基本 原則？ 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)集屮的管理國家全部檔案，確立了檔案工作的纟r織原則和管理體制, 維護(hù)檔案的完整和安全，提出了檔案管理的基木要求便于社會(huì)各方面的利用，體現(xiàn)了檔案工 作的目的和標(biāo)準(zhǔn)三個(gè)方面的內(nèi)容互和聯(lián)系、互相作用，統(tǒng)一管理和維護(hù)安全是手段性的，為 利川捉

8、供了組織保證和物質(zhì)基礎(chǔ)，便于社會(huì)利川，是冃的性的，為實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一錚理和維護(hù)國家 安全，確定了方向。4簡述檔號(hào)的含義和基本原則？檔號(hào)是檔案實(shí)體管理編號(hào)的總稱，包括 全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、頁號(hào)等。唯一性、合理性、穩(wěn)定性、 簡明性。5什么是著錄標(biāo)引？有哪幾種標(biāo)引形式？著錄是指在編制檔案h錄時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi) 容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。標(biāo)引是指在檔案著錄屮對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和 選擇、并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)的過程。分主題標(biāo)引、分類標(biāo)引。6歸檔的要求？(1)歸檔 的文件應(yīng)齊全、完整(2)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值， 便于保管和利用卷內(nèi)文件經(jīng)過

9、系統(tǒng)整理和編目案卷封而填寫清楚，案卷標(biāo)題準(zhǔn)確，排 列介理，編號(hào)無誤(5)編制完整的案卷h錄和相關(guān)文件(6)對(duì)已破損的文件應(yīng)予以修整，對(duì)字 跡模糊或文件載體存在隱患的文件應(yīng)予以復(fù)制。7檔案室收集工作的職責(zé)？(1)監(jiān)督文件的形 成過程(2)督促歸檔制度的落實(shí)(3)指導(dǎo)文書部門的立卷歸檔工作(4)開展零散文件的收集工 作。&檔案管理工作的原則？(1)保持文件z間的歷史聯(lián)系(2)充分掌握和利用原有的整理成 果便于保管和利用。9檔案室要建立合理的檢索工具體系，應(yīng)符合哪些基本要求？保 證有一定數(shù)量和種類檢索工具(2)充分利用檢索工具的互補(bǔ)性(3)檢索工具的設(shè)置應(yīng)與利用需 求相吻合(4)館藏性、查檢

10、性、介紹性檢查工具并舉。10檔案編研工作的內(nèi)容？(1)編輯檔案 史料和現(xiàn)行文件匯編(2)編輯檔案文摘匯編(3)編寫檔案參考資料(4)編史修志。ii 檔案形成的條件？(1)處理完畢的文件才能成為檔案(2)對(duì)fi后工作活動(dòng)具有一定查考價(jià) 值的文件，才有必要作為檔案保存(3)經(jīng)過立卷歸檔集中保存起來的文件，才最后成為檔案。 12檔案證明的定義及在制法證明時(shí)需注意？(1)檔案證明：是檔案室根據(jù)用八的申請(qǐng)，為證 實(shí)某件事實(shí)在本室的檔案中有無記載和如何記載而開具的書面證明材料(2)注意：制法手 續(xù)用八申請(qǐng)制法依據(jù)檔案原件制法方法引述原文制法標(biāo)志加蓋 印章xx食品集團(tuán)公司下冇若干分公司，其分公司可以獨(dú)立行使

11、職權(quán)，能夠以自己的名義對(duì)外行 文，設(shè)立獨(dú)立的財(cái)務(wù)，但人事由集團(tuán)公司代管。最近公司檔案室接收了一個(gè)被撤銷分公司的 檔案，該分公司成立時(shí)間較短，內(nèi)部機(jī)構(gòu)數(shù)量少，內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的職能分工界限不清。由于 文書立卷工作不到位，致使部分文件尚未立卷，即使已經(jīng)組好的案卷也存在組卷不合理，卷 內(nèi)文件秩序混亂、卷內(nèi)編目和案卷題名不符合要求等嚴(yán)重質(zhì)量問題。請(qǐng)冋答下列問題：1、該食品集團(tuán)下屬的分公司是否為立檔單位？為什么？ （4分）2、該被撤銷分公司的檔案怎樣區(qū)分全宗？總公司檔案室是否需要整理這些檔案？ （4分）3、該被撤銷公司2003年度部分文件如下，請(qǐng)你寫出整理的程序和內(nèi)容。（20分）4、將8號(hào)文（系正本），按國

12、家標(biāo)準(zhǔn)著錄成卡片式條口，長期保存，主題詞自編，提要項(xiàng)可 省略，設(shè)分類號(hào)為gf96618,檔號(hào)為6112；檔案館室號(hào)為00066；縮微號(hào)為16/6； 需長期保存，共2頁。（7分）1號(hào)文關(guān)于實(shí)施讓劃包干生產(chǎn)的規(guī)定2號(hào)文關(guān)于工差旅費(fèi)報(bào)銷的具體規(guī)定3號(hào)文關(guān)于產(chǎn)品銷售計(jì)劃酬金的規(guī)定4號(hào)文 關(guān)于任命xx和xx為財(cái)務(wù)科和營銷科科長職務(wù)的通知5號(hào)文關(guān)于開展產(chǎn)品銷售市場(chǎng)調(diào)查的通知6號(hào)文關(guān)于嚴(yán)格財(cái)務(wù)管理制度的通知7號(hào)文關(guān)于產(chǎn)品銷售計(jì)提酬金的補(bǔ)充規(guī)定8號(hào)文通知所屬各單位：根據(jù)上級(jí)關(guān)于加強(qiáng)安全生產(chǎn)的緊急通知精神，為做好我公司安全生產(chǎn)工作，經(jīng)公司領(lǐng) 導(dǎo)研究決定，今年五月份作為公司安全牛產(chǎn)檢查月，貝體內(nèi)容及要求如下：（下

13、略）xx食品集團(tuán)公司x分公司2003年4月28日9號(hào)文關(guān)于獎(jiǎng)勵(lì)產(chǎn)品研發(fā)組集體榮譽(yù)稱號(hào)的決定10號(hào)文 公司員工2003年度考核登記表（共52冊(cè)）答案：1、是，構(gòu)成立檔單位的條件有三個(gè)：可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己名義對(duì)外行文；獨(dú)立 的財(cái)務(wù)；冇一定的人事任免權(quán)。特殊情況下，依據(jù)第一個(gè)條件2、總公司接收來的被撤銷分公司的全部檔案是一個(gè)獨(dú)立全宗。需要整理3、（1）區(qū)分全宗：該被撤銷分公司的全部檔案是一個(gè)獨(dú)立全宗（2）全宗內(nèi)分類：用問題分 類法，將具分成生產(chǎn)管理類（1號(hào)、8號(hào)）、財(cái)務(wù)管理類（2號(hào)、3號(hào)、6號(hào)、7號(hào)）、營銷管 理類（5號(hào)）、行政管理類（4號(hào)、9號(hào)）、人事管理類（10號(hào)）（3）立卷、填寫卷內(nèi)

14、文件目 錄、案卷封面：3號(hào)7號(hào)組為一卷，題名為：關(guān)于產(chǎn)品銷售計(jì)提酬金的規(guī)定、補(bǔ)充規(guī)定；8 號(hào)為一卷，題名為【xx食品集團(tuán)公司x分公司關(guān)于開展食品安全生產(chǎn)檢杳月活動(dòng)的】通知; 其他文件各自組成-卷，題名為各自標(biāo)題（4）案卷順序，編寫案卷目錄4、分類號(hào)gf966-18檔案館（室）號(hào)00066檔號(hào)6-1 -1 -6縮微號(hào)16/6【xx食品公司關(guān)于安全生產(chǎn)檢查刀的通知】：齊魯2003 8號(hào)/xx食品公司+xx食品公 司關(guān)于加強(qiáng)安全生產(chǎn)的緊急通知一正本：通知氏期199904282頁提要安全檢查通知（一）齊魯電器公司文帖檔案分類如下請(qǐng)答出該公司米用的是哪種復(fù)式分類法?1998年 綜合類行政管理類人事勞資類

15、生產(chǎn)管理類產(chǎn)品營銷類 財(cái)務(wù)管理類后勤服務(wù)類1999年綜合類行政管理類 人事勞資類 生產(chǎn)管理類 產(chǎn)品營銷類 財(cái)務(wù)管理類 后勤服務(wù)類（二）該公司1999年一份文件沒有具體標(biāo)題，請(qǐng)根據(jù)所學(xué)知識(shí)擬定一個(gè)文件標(biāo)題。通知所屬各單位：根據(jù)上級(jí)關(guān)于加強(qiáng)安全生產(chǎn)的緊急通知精神，為做好我公司安全生產(chǎn)工作，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)研究決定：今年五月份作為安全生產(chǎn)檢查月，具體內(nèi)容及耍求如2 （卜略）齊魯電器公司 1999年4月28日（三）該公司1999年度部分文件如下，若根據(jù)上述分類方案，你認(rèn)為這兒份文件應(yīng)歸入哪 幾類？組成幾卷？請(qǐng)分別擬出案卷題名。文文義文文文文 號(hào)號(hào)號(hào)號(hào)號(hào)號(hào)號(hào)1 2 3 4 5 6 7關(guān)于實(shí)施計(jì)劃包干生產(chǎn)的規(guī)定關(guān)于工差旅費(fèi)報(bào)銷的貝體規(guī)定關(guān)于產(chǎn)品銷售計(jì)劃酬金的規(guī)定通知（內(nèi)容見上題