會務(wù)組工作總結(jié)

1、會務(wù)組工作總結(jié)本屆迪加等離子烤火爐經(jīng)銷商座談會已經(jīng)完滿結(jié)束了。作為 迪加的一員，我是幸運(yùn)和幸福的，曾經(jīng)和同在籌備“戰(zhàn)壕”的兄 弟姐妹們一起奮斗，一起喜悅，一起悲傷，最終一起收獲成功的 戰(zhàn)果。這樣的經(jīng)歷豐滿了我的生活，更加深了我對公司，對科技 產(chǎn)品無比情意?，F(xiàn)在我需要回憶，需要拾擷起一個月前那些讓我 "瘋狂”的點(diǎn)滴，作為會務(wù)組的工作小結(jié)，以為今后迪加更好的 發(fā)展。10年11月底公司安排我擔(dān)任這次座談會會務(wù)組的工作。這 包括：會場確定、會場布置和人員安排以及發(fā)送會議邀請函等瑣 碎工作（因?yàn)樵诖_定會場的過程中經(jīng)歷了一翻波折，我覺得有必 要單列一項(xiàng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)），下面分別總結(jié)。一、會場確定這里需

2、要確定的是分會場、圓桌會議和展臺展板區(qū)的位置。 在11月初關(guān)于會場位置，我們想到學(xué)校新建的會議中心。那里 有很好的環(huán)境，如果會議和展臺展板都放在會議中心，可以集中 管理，也便于參會人員學(xué)術(shù)交流，所以會議屮心一直是我們首選 的會議場所，但是由于會議中心在開會前尚未完工，讓我們不得 不考慮學(xué)校的學(xué)術(shù)交流中心和教學(xué)樓，經(jīng)過幾番周折，最終我們 選擇知津樓的3層的2個教室作為會場。這樣我們解決了集中管 理服務(wù)以及壞境的問題，但每層只有兩個會場，展臺展板區(qū)又離 有些會場較遠(yuǎn)，不便丁交流，有失遺憾。關(guān)于會場的確定上，此次會議最大的問題是確定會場的時間 太晚。一直到11月中旬我們才最終確定下來，那時距離開會只

3、 有一周左右。原因有三，其一 是學(xué)?？晒╅_國際會議的場所很少，現(xiàn)有的會議中心尚未完工， 而學(xué)術(shù)交流中心教室小，可利用率低，只能進(jìn)行開閉幕式，這讓 我們在學(xué)校選擇開會場地非常有限。其二是會議中心在會議籌備 前期給予完工承諾，以便我們順利開會，但是之后一再拖沓工作 進(jìn)程，讓我們處丁被動等待狀態(tài)。其二是學(xué)校涉入會議事務(wù)較晚, 學(xué)校各職能部門籌備運(yùn)作較慢，會場一直存在著不確定性。但慶 幸的是，最終校領(lǐng)導(dǎo)給我們提供逸夫樓的空閑場地，使得會議正 常進(jìn)行并最后圓滿結(jié)束。二、會場布置主要包括分會場、圓桌會議、展臺展板區(qū)的布置。展臺和展 板是由組委會后勤組的蔡德龍同學(xué)負(fù)責(zé)，他聯(lián)系的會展公司專業(yè) 布置展臺展板區(qū)，

4、這為我們省了很大精力，我們的重點(diǎn)放在分會 場和圓桌會議的布置上。由于我們使用的逸夫樓的幾間房間，只 有一間是專門的會議室，其他的皆為教室，有的甚至沒有講臺、 桌椅、投影儀等設(shè)備，會場的布置責(zé)任重大。經(jīng)過季老師、我和 管理圓桌會議的馬超同學(xué)商量，我們從會展公司租用了 300把椅 子、2個幕布，并從幾個職能部門處借了 3臺投影儀，最終在我 們和志愿者們的共同努力下，教室和空屋變成國際會議的會場。在會場布置上，我自認(rèn)為是相當(dāng)成功的。我們分了兩個步驟 進(jìn)行布置，先是根據(jù)每個房間的大小和現(xiàn)有設(shè)備，確定其缺少的 設(shè)備和功能（即開什么主題的會議），最后將租借的設(shè)備安裝、 測試，布置會場。在這個過程中，最大的

5、困難是圓桌會議的布置, 因?yàn)殚_設(shè)網(wǎng)絡(luò)會議，需要參會人員都參與討論，傳統(tǒng)的課桌式會 場安排是不便于這樣開會的，在短時間內(nèi)又不能借用別的場地的 圓桌，最終我們將課桌擺成圓桌式，再加上音響、視頻等設(shè)備的 配用，我們的圓桌會議會場就變得專業(yè)而經(jīng)濟(jì)。三、人員安排這次會議在校內(nèi)學(xué)生中共選拔了 90名優(yōu)秀的志愿者，協(xié)助工 作人員進(jìn)行會議服務(wù)，其中會場安排、海報管理和宣傳布置3個 組分給我們會務(wù)組。從11月20日開幕式到11月28日的閉幕式, 這28名志愿者一直和我們站在為迪加義務(wù)服務(wù)的崗位上，守時 認(rèn)真地工作，也正是他們勤奮積極誠懇的態(tài)度讓我在會議期間充 滿激情和力量堅持工作。會議按時間分成開幕式、分會議和

6、圓桌會議、閉幕式三個部 分，這三個組的分工也因此有所不同。開幕式上，大部分人員被 安排為重要的嘉賓陪同引領(lǐng)，其他人員負(fù)責(zé)參會人員的引導(dǎo)和會 場秩序。閉幕式上，他們主要負(fù)責(zé)晚會環(huán)節(jié)的音響、燈光等設(shè)備 的管理以及會場服務(wù)。分會議和圓桌會議期間，海報管理組一直 是負(fù)責(zé)海報的粘貼和維護(hù)，宣傳布置組除了在會議籌備期，負(fù)責(zé) 學(xué)校海報和指示牌的粘貼以外，在會議中和會場安排組管理分會 場（圓桌會議由于其技術(shù)和專業(yè)的特殊性，由相關(guān)的工作人員管 理和服務(wù)，志愿者并不參與其中）、網(wǎng)吧以及試片臺等。除海報 管理組的其他24名志愿者，分別安排在4個分會場、網(wǎng)吧、試 片臺、學(xué)術(shù)交流中心大廳咨詢臺。關(guān)于會議期間的人員工作上

7、， 有幾點(diǎn)需要總結(jié)。第一、試片臺的作用發(fā)揮。它的設(shè)置是集中收集和整理報告, 便于次日可以高效進(jìn)行學(xué)術(shù)演講。在開會期間，由于我的考慮和 安排不當(dāng)，而造成了兩次失誤。先是在開幕式時，我安排了三名 志愿者在試片室工作，但是由于試片室位置較偏，很多參加報告 的人員并沒有拷ppt到我們的電腦里，這樣直接影響第二天的 試片工作和會場的報告進(jìn)程。于是分會場開始的第一天上午，即 使試片臺很早就有志愿者在工作，但現(xiàn)場將報告拷到試片臺，再 拷到會場電腦里，這花費(fèi)了大量的時間和精力。最后不得不讓報 告人員直接到各分會場拷到電腦里，延緩了會議進(jìn)程。還有一次 是，由于我沒有和圓桌會議的t作人員很好溝通，讓試片臺收集 了

8、很多次日圓桌會議的報告，以至于報告沒有及時交給他們，影 響了圓桌會議的進(jìn)程。出于對圓桌會議特殊性的考慮，最終決定 現(xiàn)場拷報告，不經(jīng)過試片臺。慶幸的是，至此之后試片臺的工作 有條不紊地進(jìn)行著，并繼續(xù)發(fā)揮其高效的作用。第二、海報管理。會議的第一天海報部分就給我們一個跌得 不輕的“下馬威”，這也是在籌備會議壞節(jié)的重大失誤之一。失 誤的重要原因是準(zhǔn)備不當(dāng)，權(quán)責(zé)不清，溝通有誤，這是我而后再 想都覺得應(yīng)該避免，但沒有避免的失敗。在會議注冊的第一天， 我們就陸續(xù)收到了很多參會人員的海報，當(dāng)晚我們需耍將海報粘 貼，但由于我那晚還需要布置會場，就將這個任務(wù)委托給了租用 展板的蔡德龍，讓他安排此事，而他也和負(fù)責(zé)此

9、事的老師商量， 決定如果展板在九層大廳，就無順序粘貼。其實(shí)那時我對“海報 是否按順序粘貼”這個問題是未考慮過的，我的糊涂更是導(dǎo)致了 接下來問題的出現(xiàn)和困難的爆發(fā)。海報管理的志愿者們按照我們 的要求無順序的粘貼了收到的所有海報，而在第二天開幕式時， 我才開始接手海報管理的事情，突然意識到無順序的粘貼將帶來 多大的麻煩，于是那天下午我?guī)е鴿M心的愧疚臨時決定讓海報管 理的同學(xué)，摘下所有海報，重新按順序粘貼。那晚海報管理組工 作重大，任勞任怨地完成任務(wù)，為z后幾天展板區(qū)按部就班、有 條不紊地進(jìn)行打下基礎(chǔ)。這個錯誤讓我清楚地明白，自己份內(nèi)的 事情要盡量自己完成，做任何事之前要考慮周全，要有自己的想 法，

10、擅丁接納同學(xué)朋友中肯的建議。第三、人員調(diào)配。迪加的志愿者們，雖然在會議的過程中對 會議和我們的情感越來越深，責(zé)任感越來越強(qiáng)，在人員調(diào)配上靈 活性和清晰性尤為重要，靈活即為調(diào)動靈活，清晰是指每天上崗 和請假人員口己要很清楚，崗位的安排明確，流動人員的數(shù)量和 位置清晰，這樣可以熟練地調(diào)配人員，不會出現(xiàn)少人或有人無崗 的現(xiàn)象。第四、其他方面。在分發(fā)會議材料上，由于我對每天需要學(xué) 術(shù)票的人數(shù)不確定，浪費(fèi)了不少體力和精力給發(fā)學(xué)術(shù)票的同學(xué)送 票。應(yīng)該在報告會進(jìn)行一半左右，讓會場的志愿者估計個大概數(shù) 字并通知我，可以更好地控制學(xué)術(shù)票，也不會讓我來來回回地送o在指示牌的安排上，不規(guī)范是其最大的缺點(diǎn)，原因是前期對 指示牌的內(nèi)容和數(shù)量沒有考慮，制作得非常粗糙。這也是我們沒 有重視會議細(xì)節(jié)的其中之一?？偟膩碚f，迪加經(jīng)銷商座談會圓滿結(jié)束，我們也完成了我們 的歷史使命。為它所付出的一切，對我來說是筆不小的財富：認(rèn)