項目文檔管理辦法

1、項目文檔管理辦法V1.1 版本）2015-04-141引言1 .1編寫目的制訂統(tǒng)一的文檔管理辦法及格式，對項目過程中產(chǎn)生的項目有關(guān) 資料提供規(guī)范，便于在今后項目開展過程中對各項資料的查找和相互 交流，以利項目開發(fā)及進(jìn)展；制訂項目開發(fā)過程中的評審和查閱規(guī)范，明確相應(yīng)的管理人員 責(zé)任。2任務(wù)概要2 .1工作內(nèi)容項目發(fā)展的過程中，隨著項目逐步展開，會產(chǎn)生大量的設(shè)計方案 文件、設(shè)計說明書、源代碼、會議記錄及培訓(xùn)資料等內(nèi)容，對這些內(nèi) 容進(jìn)行分類整理歸檔；同時根據(jù)項目需要，對有關(guān)文檔在項目文檔服 務(wù)器上發(fā)布。2 .2工作要求項目部目前使用SVN管理項目文檔，建立相應(yīng)文檔目錄，根據(jù)要 求適時添加文檔并與相關(guān)

2、人員（各專業(yè)組負(fù)責(zé)人）合作及時將文件歸 檔，注意對項目信息的及時更新，以幫助各組人員獲得最新信息。2 .3工作程序 對于項目常規(guī)文檔：1. 綜合組對文檔（紙質(zhì)和電子版）收集及文檔分類。2. 各專業(yè)組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對項目每個階段過程中產(chǎn)生的文檔資料進(jìn)行匯總，由負(fù)責(zé)人審核后將相關(guān)文檔上傳到 SVN服務(wù)器相關(guān)目錄（建立 統(tǒng)一的項目文檔目錄，例如命名為“項目存檔文檔”）下。3. 項目進(jìn)行每個階段產(chǎn)生的各項文檔資料包括：調(diào)研資料、設(shè)計方案文件/圖、設(shè)計說明書、會議培訓(xùn)資料、匯報材料、報告文件、數(shù)據(jù) 文檔、文獻(xiàn)等文檔資料。對于項目存檔文檔：1. 綜合組對項目常規(guī)文檔目錄下的文檔進(jìn)行審核。2. 對階段性重要的文

3、件進(jìn)行歸檔，文檔管理員將其處理成PDF格式,加入文檔編號后上傳到SVN服務(wù)器相關(guān)目錄下。注：各類存檔文件均需提交由質(zhì)量測試組審核。3文檔管理3 .1總則3.1.1所有重要文檔集中管理，維護(hù)檔案的安全與完整。3.1.2所有存檔文件根據(jù)需要?dú)w檔。3.1.3各項目專業(yè)組人員在工作中形成的具有參考價值的文件、材料由個人或該組負(fù)責(zé)人整理后報文檔管理人員存檔。3.1.4所有人員均有承擔(dān)按時提交文檔的義務(wù)和職責(zé)。3.1.5由專人負(fù)責(zé)項目文檔管理工作。3 .2范圍3.2.1項目準(zhǔn)備階段a. 與本項目有關(guān)的上級主管部門下達(dá)的規(guī)劃和工作計劃；b. 有關(guān)項目的審批文件、合同書、專家建議；c. 國內(nèi)外相關(guān)情況考察報告

4、和專題分析報告；d. 可行性方案及批復(fù)文件；e. 項目實施方案、計劃，預(yù)算書等；322 項目研究實驗階段a. 各種重要的原始記錄；b. 各種實驗、調(diào)研報告和數(shù)據(jù)；c. 各種研究報告（包括系統(tǒng)的、專題的、分項的和階段的）；d. 設(shè)計文件；e. 重要的來往技術(shù)文件。3.2.3其它有關(guān)材料：a. 周報、月報以及階段性簡報；b. 項目例會會議記錄和專題會議文件；c. 同項目研究有直接關(guān)系的重要情報編譯材料。3 .3內(nèi)容3.3.1設(shè)計方案系統(tǒng)、子系統(tǒng)、硬件設(shè)備型號、軟件代碼等的各類設(shè)計策略和執(zhí) 行方案等；3.3.2會議和培訓(xùn)文件包括會議記錄、演示PPT階段報告、培訓(xùn)材料等文檔； 3.3.3軟件文檔軟件設(shè)

5、計書、使用說明、源代碼（包括注釋）及源代碼說明等；334數(shù)據(jù)文檔數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)字典、編碼說明等；3.3.5參考文獻(xiàn)由項目部成員收集到的各種中英文參考文獻(xiàn)。3 .4文檔分類3.4.1文檔分為紙質(zhì)文檔和電子文檔兩類。 其中電子文檔又分為項目 常規(guī)文檔和項目存檔文檔；3.4.2存檔文檔的編號規(guī)則項目編號+版本號+類型序列號+ 年代編號；YJ01_05_應(yīng)急管理系統(tǒng)項目計劃_V1_20100719文檔編號例如：YJ01-001-00-20100223為目錄編號；項目編號為：YJ;文檔版本號：01文檔序列號為：001 ；文檔類型編號：00 ;年代編號：20100223 ；3.4.3文檔類型編號規(guī)則場所子

6、系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)類文檔：00應(yīng)急接入建設(shè)設(shè)計開發(fā)類文檔：01應(yīng)急管理系統(tǒng)設(shè)計類文檔：02 指揮場所建設(shè)實施類文檔：03應(yīng)急接入實施類文檔：04 應(yīng)急管理系統(tǒng)實施類文檔：05其他文檔：06購進(jìn)書籍：07其他（根據(jù)情況添加）3.4.4文檔的命名規(guī)則CNPC_YJ_05應(yīng)急管理系統(tǒng)項目計劃_V1_20100719命名規(guī)則為：CNPC_YJ類型_文件名模塊_版本號日期.后綴名 其中“ CNPC_Y”列于所有文件名開始。CNPC_YJ表示為中國石油天 然集團(tuán)公司應(yīng)急平臺（E2）項目；類型文檔類型名稱，可使用文檔類型編號（根據(jù)文檔內(nèi)容此部分 可以省略）；文件名為該文件的具體內(nèi)容總稱，文件名字?jǐn)?shù)不限。模塊用于區(qū)

7、分各個項目小組編寫的文檔，分為 ZH CS JR、XT, 分別代表綜合組、總部指揮場所組、應(yīng)急接入組、應(yīng)急管理系統(tǒng)組。（根據(jù)文檔內(nèi)容此部分可以省略）；版本號用于追蹤相同文件的修改記錄，通常為兩位。使用字符“V” 表示版本，一位數(shù)字表示修改次數(shù)。數(shù)字從“1”開始以自然數(shù)順序排列，用于記錄文檔變化。最終確定稿用字符“F”替代數(shù)字；日期為記錄文件的編寫日期，用 6位日歷日期表示，如：2009 年12月29日，在文件名中表示為 091229。示例:CNPC_YJ_06項目章程 _ZH_V1_091229.docCNPC_YJ_06通訊錄 _ZH_V2_091229.xlsCNPC_YJ_06內(nèi)部啟動會

8、議 _ZH_V2_091229.pptCNPC_YJ_0(空調(diào)子系統(tǒng)設(shè)計 _CS_V1_091229.xls其中，CNPC_Y為中國石油天然氣集團(tuán)公司應(yīng)急平臺 (E2)項目；06為文檔類型編號；ZH/CS為模塊名稱；V1/V2為版本號；091229為 日期編號。3 .5存檔規(guī)范3.5.1基線：事件發(fā)生后兩周內(nèi)歸檔。3.5.2完整性：是否成套、缺頁和涂改；3.5.3準(zhǔn)確性：所收集的材料是否同它反映的對象相一致，同一項目的文件材料在內(nèi)容上是否一致；3.5.4文件材料屬性的鑒別：是否為同一類；3.5.5所有文檔一月整理一次，按照不同類型刻盤或者其他存儲介質(zhì) 進(jìn)行保存；3 .6目錄建設(shè)與管理3.6.1

9、所建目錄要求符合明確方便的原則；3.6.2查閱者能夠迅速的查閱所要文檔，了解文檔簡單的相關(guān)信息；3.6.3文檔用FTP文檔服務(wù)器進(jìn)行存儲和管理；3 .7文檔的提交、保存及使用3.7.1 文檔提交(1) 文檔的提交時間根據(jù)具體規(guī)定執(zhí)行，在規(guī)定時限內(nèi)提交； 項目文檔由文檔作者提交，一般為 office 形式(要求使用 office2000 以上版本)；3.7.2文檔歸檔(1) 歸檔的原則a. 檢查文件是否完整，如有短缺，應(yīng)督促補(bǔ)充齊全；b. 文檔資料移送交接手續(xù)必須完備；c. 移交與保管文檔無關(guān)的資料，要退回經(jīng)辦部門；d. 對廢棄的與項目相關(guān)紙質(zhì)文檔，要使用碎紙機(jī)銷毀。(2) 存檔格式a. wor

10、d和excel文件可分為office 文檔和pdf文檔兩種。b. 演示文檔只保存ppt格式或pdf格式(視演示的具體格式確定)cc. 源數(shù)據(jù)和源代碼文檔由文檔作者提供存檔格式。3.7.3文檔保存(1) 文檔保存遵循的原則在項目進(jìn)展各個階段，按規(guī)定格式建立項目文檔目錄，標(biāo)注文檔 的狀態(tài)。文檔保存可用頁面和電子文檔兩種方式保存， 所有文檔全部 為受控文檔；a. 歸檔的文件材料，根據(jù)歸檔要求及文件內(nèi)容特征進(jìn)行歸檔；b. 按歸檔要求進(jìn)行目錄編輯及備查表；c. 對文檔作統(tǒng)一排列；(2) 檔案資料的整理a. 收集的word和excel文檔由文檔管理人員處理成 pdf的格式。b. 文檔資料按文件項目編號次序

11、整理；c. 文檔資料每周備份一次，如有文件損壞及時補(bǔ)充齊全；(3) 文檔密級管理a. 在文檔使用中有部分文檔根據(jù)要求，需暫時保密，在此期間，由 文檔管理人員進(jìn)行保存，不得對外發(fā)布。注：除非經(jīng)文檔作者授權(quán)同意，否則不得提前進(jìn)行查看、使用或發(fā)布。b. 此類文檔保密到期，由文檔作者和文檔管理人員決定繼續(xù)保存或 進(jìn)行發(fā)布。3.7.4文檔使用(1) 歸檔材料密級的鑒別：A絕密：僅有文檔作者和項目負(fù)責(zé)人對文檔享有查閱及使用權(quán)，其他人員查閱需經(jīng)文檔作者和項目負(fù)責(zé)人同意；B保密：僅在項目部成員內(nèi)共享；C公開：發(fā)布到集團(tuán)或者項目部網(wǎng)站；(2) 文檔根據(jù)不同密級使用；a. 進(jìn)度文檔一般為C級，通過FTP文檔服務(wù)器

12、可實現(xiàn)完全共享。b. 源代碼為A級，缺省六個月絕密期，在源代碼絕密期內(nèi)，其可執(zhí) 行程序為B級，即項目內(nèi)共享。c. 階段性技術(shù)文檔為A級，缺省三個月或由文檔作者提供文檔絕密時 限(最長時限可至該項工作完成的截至日期)；d. 絕密期后，階段性技術(shù)文檔密級由A級降為B級，在項目部范圍內(nèi)共享；或根據(jù)項目需要，通過項目作者和項目小組協(xié)商實現(xiàn)共享；(3) 項目部成員均可通過SVN服務(wù)器對上傳后的文檔資料進(jìn)行查詢。(4) 部分重要文檔，如：重要技術(shù)文檔、源代碼等，需經(jīng)過文檔作者 和項目領(lǐng)導(dǎo)同意并簽字授權(quán)后方可使用。(7)文檔作者離開項目后，所提交文檔的版權(quán)完全歸屬于項目部。3.7.5文檔的借閱對于紙質(zhì)存檔文件，原件由綜合組統(tǒng)一保管，需要借閱和查看的 人員需向綜合組文檔管理人員提出申請，同意借閱后，由文檔管理人員負(fù)責(zé)提供文檔復(fù)印件并填寫文件使用記錄，任何人員不得隨意復(fù)制文檔資料，文件借閱使用完畢后應(yīng)歸回綜合組文檔管理人員。需要復(fù)制使用的需得到綜合組負(fù)責(zé)人許可后方可自留使用。3.7.6文檔修改(1) 項目進(jìn)展過程中，隨著對項目進(jìn)一步的深入，將會產(chǎn)成一些需要 修正的文檔，對文檔的修改需經(jīng)過綜合組負(fù)責(zé)人的審核，方可進(jìn)行。(2) 文檔修改則文檔目錄和編號也同時進(jìn)行修正；(3) 文檔修改后需