專案文件與行政援管理

1、中華專案管理師學(xué)院中華專案管理師學(xué)院institute for project management research2006 npma all rights reserved講授時(shí)間：講授時(shí)間：4小時(shí)小時(shí)課程編號(hào)：課程編號(hào)：e108pma專案專案助理助理/技術(shù)師技術(shù)師課程之八課程之八2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理2課程提要課程提要n專案文件之收發(fā)專案文件之收發(fā)n專案文件之內(nèi)容專案文件之內(nèi)容n專案文件之建檔與更新專案文件之建檔與更新n專案文件之儲(chǔ)存與管理專案文件之儲(chǔ)存與管理n專案辦公室之支援與管理專案辦公室之支援與管理n專案行政支援規(guī)劃與執(zhí)行專案

2、行政支援規(guī)劃與執(zhí)行2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理3專案文件的收發(fā)專案文件的收發(fā)n記錄資料記錄資料/文件文件/檔案來源檔案來源n確認(rèn)文件的正確性與時(shí)效性確認(rèn)文件的正確性與時(shí)效性n整理及校對(duì)文件內(nèi)容的一致性整理及校對(duì)文件內(nèi)容的一致性n發(fā)送至需要之利害關(guān)係人手中發(fā)送至需要之利害關(guān)係人手中2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理4組織內(nèi)文件的類別組織內(nèi)文件的類別n基本文件基本文件n行政文件行政文件n專案文件專案文件n教育訓(xùn)練文件教育訓(xùn)練文件n流程說明文件流程說明文件n標(biāo)準(zhǔn)樣本文件標(biāo)準(zhǔn)樣本文件n公文公文2006 npm

3、a all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理5專案文件專案文件n專案團(tuán)隊(duì)經(jīng)常投入專案團(tuán)隊(duì)經(jīng)常投入40%50%的時(shí)間發(fā)展與的時(shí)間發(fā)展與處理處理專案文件。專案文件。n文件檔案管理是知識(shí)管理文件檔案管理是知識(shí)管理(km)的基礎(chǔ)。的基礎(chǔ)。n專案文件管理的目的在使所有專案利害關(guān)專案文件管理的目的在使所有專案利害關(guān)係人迅速、有效正確的找到所需的專案資係人迅速、有效正確的找到所需的專案資訊。訊。2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理6專案文件的類別專案文件的類別n專案概念階段：專案概念階段：本階段以需求分析與定義為主，以初期規(guī)格及合約文件為輔。分析報(bào)

4、告分析報(bào)告需求文件需求文件合約文件合約文件規(guī)格文件規(guī)格文件2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理7專案文件的類別專案文件的類別(續(xù)續(xù))n專案計(jì)畫階段：專案計(jì)畫階段：本階段文件以根據(jù)需求、規(guī)格及合約文件所發(fā)展出的專案各主、次計(jì)畫書(專案相關(guān)基準(zhǔn))。需求文件需求文件專案計(jì)畫書專案計(jì)畫書(project management plan)附屬及支援文件附屬及支援文件2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理8專案文件的類別專案文件的類別(續(xù)續(xù))n專案執(zhí)行階段：專案執(zhí)行階段：本階段是實(shí)際執(zhí)行專案活動(dòng)及其控管所需之文件、報(bào)告、紀(jì)律

5、與統(tǒng)計(jì)分析資料。工程技術(shù)規(guī)格文件工程技術(shù)規(guī)格文件採(cǎi)購(gòu)招標(biāo)採(cǎi)購(gòu)招標(biāo)/履約文件履約文件會(huì)議紀(jì)錄工作簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議紀(jì)錄工作簡(jiǎn)報(bào)績(jī)效評(píng)量審查文件績(jī)效評(píng)量審查文件變更控制文件變更控制文件流程流程、進(jìn)度、成本、品質(zhì)分析報(bào)告進(jìn)度、成本、品質(zhì)分析報(bào)告2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理9專案文件的類別專案文件的類別(續(xù)續(xù))n專案結(jié)束階段：專案結(jié)束階段：本階段是專案最後終結(jié)所需彙整的專案經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)與總結(jié)檢討報(bào)告。成效報(bào)告成效報(bào)告結(jié)案報(bào)告結(jié)案報(bào)告交接文件交接文件2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理10文件的管理重點(diǎn)文件的管理重點(diǎn)n檔案的產(chǎn)

6、生、建立與更新檔案的產(chǎn)生、建立與更新n檔案的命名規(guī)則檔案的命名規(guī)則n檔案摘要檔案摘要n文件分類與關(guān)鍵字標(biāo)示文件分類與關(guān)鍵字標(biāo)示n檔案使用權(quán)限等級(jí)與管理檔案使用權(quán)限等級(jí)與管理n檔案的儲(chǔ)存架構(gòu)與關(guān)聯(lián)檔案的儲(chǔ)存架構(gòu)與關(guān)聯(lián)n文件標(biāo)準(zhǔn)化文件標(biāo)準(zhǔn)化n文件檢索與版本管理文件檢索與版本管理n文件備份與安全文件備份與安全2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理11專案文件檔案編號(hào)與建立專案文件檔案編號(hào)與建立n將專案之文件及紀(jì)錄以系統(tǒng)化方式將專案之文件及紀(jì)錄以系統(tǒng)化方式編輯成一種檔案式的文件。編輯成一種檔案式的文件。n不論書面或電子檔案均應(yīng)建立檔案不論書面或電子檔案均應(yīng)建立檔

7、案編號(hào)以利儲(chǔ)存及檢索。編號(hào)以利儲(chǔ)存及檢索。n各類型專案文件應(yīng)於專案開始初期各類型專案文件應(yīng)於專案開始初期即完成編碼規(guī)則，並要求專案成員即完成編碼規(guī)則，並要求專案成員及助理在製作文件時(shí)依據(jù)規(guī)則歸檔。及助理在製作文件時(shí)依據(jù)規(guī)則歸檔。2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理12專案文件編碼專案文件編碼1.依依wbs編碼：編碼：專案編號(hào)專案編號(hào) - wbs碼碼 - 文件名稱文件名稱 - 版本版本例例:行銷行銷008 001.002.001 專案計(jì)畫書專案計(jì)畫書 v0012006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理13專案文件編碼專

8、案文件編碼(續(xù)續(xù))2.依依作業(yè)性質(zhì)編碼：作業(yè)性質(zhì)編碼：專案編號(hào)專案編號(hào) 大綱編號(hào)大綱編號(hào) 細(xì)目序號(hào)細(xì)目序號(hào) - 版本版本例例:軟發(fā)軟發(fā)031 001- 011.0002 v001(第第31號(hào)軟體品質(zhì)發(fā)展專案號(hào)軟體品質(zhì)發(fā)展專案-計(jì)畫類計(jì)畫類-技術(shù)規(guī)格技術(shù)規(guī)格.產(chǎn)品編號(hào)產(chǎn)品編號(hào)-第一版第一版)2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理14專案文件編碼專案文件編碼(續(xù)續(xù))3.依產(chǎn)品型態(tài)依產(chǎn)品型態(tài)編碼：編碼：專案編號(hào)專案編號(hào)產(chǎn)品編號(hào)產(chǎn)品編號(hào)產(chǎn)品序號(hào)產(chǎn)品序號(hào) 大綱大綱細(xì)目細(xì)目例例:製製033 10258 1023 001 011(第第33號(hào)生產(chǎn)製造專案號(hào)生產(chǎn)製造專案-

9、10258主機(jī)板主機(jī)板-產(chǎn)品序號(hào)產(chǎn)品序號(hào)-計(jì)畫類計(jì)畫類-技術(shù)技術(shù)規(guī)格規(guī)格)2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理15文件的歸檔管理文件的歸檔管理n電子資料檔：電子資料檔：定義檔案性質(zhì)定義檔案性質(zhì)建立子目錄建立子目錄建立檢索方式建立檢索方式:例如日期排序例如日期排序建立捷徑建立捷徑:將相關(guān)子資料夾建立鏈結(jié)將相關(guān)子資料夾建立鏈結(jié)將共用的專案文件放在網(wǎng)路共享區(qū)，將共用的專案文件放在網(wǎng)路共享區(qū)，以便專案成員取用。以便專案成員取用。2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理16文件的歸檔管理文件的歸檔管理(續(xù)續(xù))n電子郵件電子郵

10、件(e-mail)：建立專案專屬之子資料夾。建立專案專屬之子資料夾。收發(fā)信皆須建立備份。收發(fā)信皆須建立備份。重要之郵件應(yīng)儲(chǔ)存為文字檔。重要之郵件應(yīng)儲(chǔ)存為文字檔。電子郵件內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔，過長(zhǎng)之內(nèi)容電子郵件內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔，過長(zhǎng)之內(nèi)容應(yīng)使用附件檔案寄送。應(yīng)使用附件檔案寄送。專案成員每日應(yīng)至少查閱電子郵件專案成員每日應(yīng)至少查閱電子郵件兩次。兩次。2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理17文件的歸檔管理文件的歸檔管理(續(xù)續(xù))n書面文件：書面文件：建立文件收發(fā)三聯(lián)單：建立文件收發(fā)三聯(lián)單：(一份隨文件發(fā)給承辦人、一份由收發(fā)單位存檔管制執(zhí)行進(jìn)度、一份交由專案經(jīng)理)。文件收發(fā)登錄

11、、簽收及追蹤。文件收發(fā)登錄、簽收及追蹤。文件管制與分類建檔。文件管制與分類建檔。設(shè)定機(jī)密等級(jí)及儲(chǔ)存年限。設(shè)定機(jī)密等級(jí)及儲(chǔ)存年限。2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理18專案助理的重要工作專案助理的重要工作n協(xié)助專案經(jīng)理及團(tuán)隊(duì)善加管理工作流程。協(xié)助專案經(jīng)理及團(tuán)隊(duì)善加管理工作流程。n掌握知識(shí)型工作的關(guān)鍵，將專案資訊整掌握知識(shí)型工作的關(guān)鍵，將專案資訊整理為有價(jià)值的資料庫(kù)。理為有價(jià)值的資料庫(kù)。n熟悉專案管理工具的操作方法，以協(xié)助熟悉專案管理工具的操作方法，以協(xié)助專案文件報(bào)表的製作。專案文件報(bào)表的製作。n支援專案的行政事務(wù)，使專案進(jìn)行更加支援專案的行政事務(wù)，使專

12、案進(jìn)行更加迅速與順暢。迅速與順暢。2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理19專案助理的工作小秘方專案助理的工作小秘方n收到任何專案文件，甚至任何工作相收到任何專案文件，甚至任何工作相關(guān)紙條關(guān)紙條，立即隨手標(biāo)明日期及時(shí)間，立即隨手標(biāo)明日期及時(shí)間。n辦公文具的種類不要太多、太花俏辦公文具的種類不要太多、太花俏。n管理，從辦公桌開始。管理，從辦公桌開始。n盡量將雜事、電話留言及臨時(shí)事項(xiàng)記盡量將雜事、電話留言及臨時(shí)事項(xiàng)記錄在筆記本中，以便查找。錄在筆記本中，以便查找。n一次處理一件事，而且每件事都要做一次處理一件事，而且每件事都要做出決定。出決定。2006 np

13、ma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理20專案助理的工作小秘方專案助理的工作小秘方(續(xù)續(xù))n將例行性的會(huì)議及時(shí)常需要應(yīng)付的人將例行性的會(huì)議及時(shí)常需要應(yīng)付的人員列出議程及連絡(luò)清單。員列出議程及連絡(luò)清單。n身邊永遠(yuǎn)要預(yù)備書寫的工具。身邊永遠(yuǎn)要預(yù)備書寫的工具。n常問自己下一步要做什麼？提高常問自己下一步要做什麼？提高工作的專注力與生產(chǎn)力。工作的專注力與生產(chǎn)力。2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理21管理工作的技巧管理工作的技巧蒐集蒐集處理處理組織組織檢討檢討行動(dòng)行動(dòng)2006 npma all rights reservedp220專

14、案採(cǎi)購(gòu)管理22蒐集蒐集n將所有資訊及應(yīng)完成之任務(wù)集中在一起，將所有資訊及應(yīng)完成之任務(wù)集中在一起，等待處理。等待處理。n利用各種蒐集工具進(jìn)行收件工作：利用各種蒐集工具進(jìn)行收件工作：分層收件夾分層收件夾/文件架文件架筆記本筆記本pda/電子筆記電子筆記電子郵件電子郵件n收件工具夠用就好，且必須定期清理。收件工具夠用就好，且必須定期清理。2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理23處理處理n把事情想清楚，確認(rèn)工作及訊息事項(xiàng)：把事情想清楚，確認(rèn)工作及訊息事項(xiàng)：1. 重要且急迫重要且急迫2. 重要但不急迫重要但不急迫3. 急迫但非重要工作急迫但非重要工作4. 不急迫

15、且非重要工作不急迫且非重要工作n下一步行動(dòng)：下一步行動(dòng)：1.執(zhí)行執(zhí)行 2.委派委派 3.延後延後 4.取消取消2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理24組織組織n依任務(wù)清單進(jìn)行工作分類依任務(wù)清單進(jìn)行工作分類利用文件管理技巧建立文件檔案的分利用文件管理技巧建立文件檔案的分類、索引及鏈結(jié)。類、索引及鏈結(jié)。n對(duì)於需行動(dòng)的事項(xiàng)進(jìn)行特定時(shí)間、特定對(duì)於需行動(dòng)的事項(xiàng)進(jìn)行特定時(shí)間、特定日期、特定資訊及特定行動(dòng)的定義。日期、特定資訊及特定行動(dòng)的定義。n保留暫時(shí)不用但未來可能使用的資訊並保留暫時(shí)不用但未來可能使用的資訊並進(jìn)行分類存檔。進(jìn)行分類存檔。n無用的資訊倒進(jìn)垃圾桶中！

16、無用的資訊倒進(jìn)垃圾桶中！2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理25檢討檢討n定期檢查未完成事項(xiàng)及各項(xiàng)工作的執(zhí)定期檢查未完成事項(xiàng)及各項(xiàng)工作的執(zhí)行狀況。行狀況。n檢討工作流程運(yùn)作方式。檢討工作流程運(yùn)作方式。n更新工作清單內(nèi)容。更新工作清單內(nèi)容。n定期填寫工作紀(jì)錄報(bào)告。定期填寫工作紀(jì)錄報(bào)告。2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理26行動(dòng)行動(dòng)n選擇行動(dòng)的選擇行動(dòng)的考量考量：1.場(chǎng)地場(chǎng)地/場(chǎng)合場(chǎng)合2.時(shí)間時(shí)間3.精神與體力精神與體力4.輕重緩急輕重緩急5.工作的範(fàn)圍及影響工作的範(fàn)圍及影響2006 npma all right

17、s reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理27專案辦公室的支援與管理專案辦公室的支援與管理n專案辦公室專案辦公室(pmo)是爲(wèi)使組織內(nèi)的專案是爲(wèi)使組織內(nèi)的專案能更有效達(dá)成任務(wù)而提供對(duì)專案的指能更有效達(dá)成任務(wù)而提供對(duì)專案的指導(dǎo)與支援的一個(gè)單位。導(dǎo)與支援的一個(gè)單位。 它可能是由兩三人組成，以提供組織內(nèi)專案管理顧問諮詢爲(wèi)主的一種基本服務(wù)性團(tuán)隊(duì) 亦可能是無所不包的提供各種相關(guān)支援，以協(xié)助解決所有專案疑難雜癥的一種高功能的團(tuán)隊(duì) 2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理28專案辦公室的基本責(zé)任專案辦公室的基本責(zé)任n資料資料的交換所資料資料的交換所 n具體可見的管理中樞具

18、體可見的管理中樞 n時(shí)間管理與專案執(zhí)行的記錄時(shí)間管理與專案執(zhí)行的記錄 n預(yù)算與成本的控管預(yù)算與成本的控管 n文件的發(fā)展與建立文件的發(fā)展與建立 n資料與裝備的提供資料與裝備的提供 n專案團(tuán)隊(duì)發(fā)展的中心專案團(tuán)隊(duì)發(fā)展的中心 2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理29專案辦公室的基本責(zé)任專案辦公室的基本責(zé)任(續(xù)續(xù))n促進(jìn)溝通協(xié)調(diào)與資訊發(fā)佈的聯(lián)絡(luò)點(diǎn)促進(jìn)溝通協(xié)調(diào)與資訊發(fā)佈的聯(lián)絡(luò)點(diǎn) n協(xié)助專案衝突與問題的解決協(xié)助專案衝突與問題的解決 n專案人力資源的整合專案人力資源的整合n後勤與行政支援的提供後勤與行政支援的提供 2006 npma all rights reservedp220專案採(cǎi)購(gòu)管理30專案為導(dǎo)向?qū)０笧閷?dǎo)向pmo的支援範(fàn)圍的支援範(fàn)圍n建立管理專案的標(biāo)準(zhǔn)建立管理專案的標(biāo)準(zhǔn)n標(biāo)準(zhǔn)化所有報(bào)告格式標(biāo)準(zhǔn)化所有報(bào)告格式n提供專案軟體的運(yùn)用提供專案軟體的運(yùn)用n協(xié)助建議書之發(fā)展協(xié)助建議書之發(fā)展n協(xié)助專案的立項(xiàng)協(xié)助專案的立項(xiàng)n發(fā)展專案範(fàn)圍與需求文件發(fā)展專案範(fàn)圍與需求文件 n規(guī)劃執(zhí)行專案啓動(dòng)會(huì)議規(guī)劃執(zhí)行專案啓動(dòng)會(huì)議 n專案