工作記錄管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序

1、工作記錄管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序一、目的 規(guī)范各類工作記錄的管理工作，確保工作記錄的有效性。 二、適用范圍 適用于物業(yè)部管理服務(wù)工作中各種規(guī)定記錄的管理工作。 三、職責(zé) 1、公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)對各類記錄的編制、編碼、使用、保存進(jìn)行審核和實(shí)施檢查、監(jiān)督。 2、各部門和記錄的填寫人員應(yīng)遵守本規(guī)程關(guān)于記錄控制的規(guī)定和要求。 四、程序要點(diǎn) 1、記錄的作用 (1)證據(jù)的作用：為體系、過程、活動(dòng)是否符合規(guī)定提供證據(jù)。 (2)分析的作用：為分析過程是否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數(shù)據(jù)和資料。 (3)追溯的作用：為追溯過程的實(shí)施和結(jié)果提供追溯。 2、記錄的形式和來源 (1)公司形成記錄的形式有，但不限于： A、質(zhì)量體系文件

2、規(guī)定、設(shè)計(jì)并要求填寫的格式記錄； B、凡需填寫、編制、繪制的憑證、單據(jù)、臺(tái)賬、清單、簽收單、計(jì)劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報(bào)告等規(guī)定格式形成的記錄。 (2)分供方提供的記錄 3、記錄形成的要求 (1)應(yīng)使用規(guī)定的記錄格式。 (2)應(yīng)由規(guī)定的人填制。 (3)填寫應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰。 (4)記錄有要求時(shí)應(yīng)按規(guī)定履行編制、審核、批準(zhǔn)手續(xù)。 4、記錄的標(biāo)識 (1)記錄由記錄的名稱和記錄的編號及版本與標(biāo)識予以識別。記錄的編碼和版本號執(zhí)行質(zhì)量體系文件編碼管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序的相關(guān)規(guī)定。 (2)具有追溯作用的記錄應(yīng)編錄應(yīng)編制記錄的編號（No）。 5、記錄的收集 (1)記錄應(yīng)按下列要求進(jìn)行收集：

3、A、記錄填寫、編制部門收集； B、記錄接收部門收集； C、記錄歸口管理部門收集。 (2)記錄收集時(shí)間： A、連續(xù)收集； B、按月、季、年集中收集。 6、記錄的編目 品質(zhì)部負(fù)責(zé)編制公司及各部門使用的工作記錄清單，按受控文件下發(fā)各部門，作為使用、形成質(zhì)量記錄的依據(jù)。工作記錄清單應(yīng)隨記錄的增刪，表格的更改而更改，以保持其與實(shí)際的一致性。編目更改的實(shí)施執(zhí)行文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序的相應(yīng)規(guī)定。 7、記錄的查閱 (1)記錄應(yīng)按規(guī)定的路線和時(shí)間進(jìn)行傳遞，以發(fā)揮記錄的使用價(jià)值。 (2)合格要求在商定期內(nèi)的工作記錄可提供給接收服務(wù)或管理的住戶或其代表查閱，具體實(shí)施執(zhí)行質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序的相應(yīng)規(guī)

4、定并予以記錄。 8、記錄歸檔 (1)下列性質(zhì)的記錄應(yīng)予歸檔： A、有關(guān)物業(yè)接管驗(yàn)收的記錄； B、有關(guān)委托物業(yè)管理合同的記錄； C、有關(guān)質(zhì)量策劃計(jì)劃的記錄； D、有關(guān)質(zhì)量體系文件發(fā)放審批，更改審批的記錄； E、有關(guān)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，調(diào)整和職責(zé)權(quán)限規(guī)定的記錄； F、有關(guān)重大安全責(zé)任事故的記錄； G、有關(guān)火災(zāi)、重大治安事件的記錄； H、有關(guān)管理評審內(nèi)部質(zhì)量審核的記錄； I、有關(guān)不合格評審、糾正、預(yù)防措施的記錄； J、有關(guān)工作檢查、評比的記錄； K、有關(guān)員工績效考評的記錄； L、有關(guān)工作狀態(tài)、設(shè)備檔案的記錄； M、其他有必要作為原始憑證的記錄。 (2)記錄的形成、保管部門應(yīng)按規(guī)定將應(yīng)予歸檔的文件交檔，詳見檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序。 (3)歸檔文件應(yīng)妥善保存。 9、記錄的貯存。記錄的貯存環(huán)境應(yīng)有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食，確保記錄的完整性、可使用性。 10、記錄的保管 (1)記錄由形成人或形成部門負(fù)責(zé)保管。應(yīng)予歸檔的記錄在未歸檔前由規(guī)定的交歸部門或人員負(fù)責(zé)保管。 (2)記錄的保管人或部門，不得對所保管的記錄作非授權(quán)的更改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借。 11、記錄的處置 (1)保管和歸檔超期的記錄按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序的相應(yīng)規(guī)定進(jìn)行位置。 (2)記錄的保管部門和保存期限由提出記錄要求的文件予以規(guī)定。 五