公文的種類和作用

1、第一章公文的種類和作用公文就是公務(wù)文書，也被稱為機關(guān)應(yīng)用文。是黨政機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在管理過程中形成的、按 照規(guī)定程序辦理并在法定的范圍內(nèi)使用的、具有法定效力和規(guī)范體式的文書。是實施領(lǐng)導(dǎo)和管理，進(jìn)行公 務(wù)活動的重要工具。第一節(jié)公文的分類為了認(rèn)識、使用和處理公文的需要，常依據(jù)不同標(biāo)準(zhǔn)，從不同角度，對公文分類。一、按形成和使用的公務(wù)活動領(lǐng)域劃分1 級各類機關(guān)、團體、企事業(yè)單位，在公務(wù)活動中普遍使用的公文。2 專用公文指| 一定的專門業(yè)務(wù)機關(guān)、部門、組織在業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)，因特殊需要專門使用的行業(yè)、專業(yè)、部門公文，例如外交文件、司法文件、軍事公文、審計文件等等。二、按公文的來源劃分1對外文件簡稱發(fā)

2、文指本單位向外單位發(fā)出的文件。2.收來文件簡稱收文，指由外單位發(fā)送來本單位的文件。3內(nèi)部文件限于單位內(nèi)部制發(fā)、運行和使用的文件。三、按公文的行文關(guān)系和行文方向劃分1. 上行文指下級機關(guān)、單位向隸屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和單位報送的公文。2. 平行文指同級或者不相隸屬的機關(guān)單位之間的行文。3 .下行文指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)單位對所屬的下級機關(guān)單位的行文。四、 按公文的秘密程度和閱讀范圍劃分從公文內(nèi)容涉及秘密的程度，以及對公文規(guī)定的閱讀范圍，可將公文劃分為：1.絕密文件指內(nèi)容涉及國家核心秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文。2. 機密文件指內(nèi)容涉及國家重要秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重

3、損害的公文。3. 秘密文件指內(nèi)容涉及國家一般秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文。4內(nèi)部文件指內(nèi)容雖不涉及秘密，但不宜或不必對社會公開，只限在國內(nèi)某系統(tǒng)、某部門內(nèi)部使用的公文。5. 限國內(nèi)公開的文件指內(nèi)容不涉及秘密但不宜或不必向國外公布而只在國內(nèi)公開發(fā)布的公文。6.對外公開的文件指內(nèi)容不涉及任何秘密，可直接對國內(nèi)外公布的公文。五、按公文處理時限的要求劃分1特急件指內(nèi)容至關(guān)重要并特殊緊急，已臨近規(guī)定的辦結(jié)時限，需隨時隨地優(yōu)先迅速傳遞處理的公文。2急件（黨的機關(guān)公文作加急件）指內(nèi)容重要并緊急，需打破工作常規(guī)優(yōu)先迅速傳遞處理的公文。3.平件平件指無特殊時間要求， 需按工作常規(guī)依次傳遞

4、處理的公文。 如系電報，可分為特提件、特急件、加急件、平急件。六、按收文機關(guān)對收到公文的處理方式劃分1閱件即閱知性公文，指只需按規(guī)定交有關(guān)部門、有關(guān)人員閱知的收文。2 辦、件即承辦性公文，指必須交有關(guān)部門、有關(guān)人員及時辦理（或答復(fù)、或貫徹執(zhí)行）的收文。七、從物質(zhì)載體的角度劃分 1.紙質(zhì)文件用紙張印制、書寫的文件。2. 感光介質(zhì)文件以感光膠片、像紙等感光材料為物質(zhì)載體的文件，如照片文件、影片文件、縮微膠 片文件、顯微膠片文件等。3. 磁介質(zhì)文件以磁帶、磁盤、磁鼓等磁性材料為物質(zhì)載體的文件。如錄音文件、錄像文件、計算機 磁帶文件和磁盤文件以及磁光盤文件等。4電子文件指借助于電子計算機生成、傳輸和處

5、理的文件等。他們的制作方式、處理方法和保管要求均各不相同。八、按公文性質(zhì)和作用劃分在通用公文和專用公文的不同范疇內(nèi)，都可以有不同的類型。我們從管理工作的性質(zhì)和公務(wù)活動的 內(nèi)容相結(jié)合的角度，可將通用公文分為若干類型。第二節(jié)通用公文的類型我們從管理工作的性質(zhì)和公務(wù)活動的內(nèi)容相結(jié)合的角度將通用公文分為以下類型。一、黨政機關(guān)主要公文類這是中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例（以下簡稱條例）和國家行政機關(guān)公文處理辦法中規(guī)定的黨的各級機關(guān)、國家行政機關(guān)正式文件常用的主要文種。企事業(yè)單位、人民團體也常酌情比照使用。 也有人稱之為機關(guān)公文、法定公文、正式公文。黨的各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)常用主要公文 14 種，國家行政機關(guān)常用主要

6、公文13種，綜合起來，可分為幾個小類。（一）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文命令（令）用于依照有關(guān)法律發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強制性行政 措施，嘉獎有關(guān)單位及人員。法定的國家機關(guān)，才有權(quán)在規(guī)定的權(quán)限和范圍內(nèi)，依法發(fā)布命令。（黨的各級機關(guān)通用公文無此文種。）指示用于對下級機關(guān)布臵工作，提出開展工作的原則和要求。（國家行政機關(guān)常用主要公文無此文種。）決定用于對重要事項或者重大行動做出安排及決策，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān) 不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。決議用于發(fā)布經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項。（國家行政機關(guān)不用此文種。）通知用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、平行機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，

7、傳達(dá)要求下級機 關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通報用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。批復(fù)用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。會議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會議情況、主要精神 和議定事項。（條例、規(guī)定，系黨的各級機關(guān)通用公文，當(dāng)屬此類。但從國家行政機關(guān)的行文規(guī)范和從寫作規(guī)律看， 將其列入法規(guī)和規(guī)章文體為宜。）（二）呈報性公文議案用于各級人民政府（或者法定人數(shù)的人民代表）按照法律程序向同級人民代表 大會或人民代表天會常務(wù)委員會提請審議事項。（黨的各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)不用此文種。）請示用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。報告一用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。（三）公布性公文公告

8、用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。通告用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。飛黨的各 級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)主要通用公文無以上兩文種。 ）公報用于公開發(fā)布重要 決定或者重大事件。（四）商洽性公文函用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)和 答復(fù)審批事項。（五）兼容性公文 意見行政機關(guān)用于對重要問題提出見解和處理方法。 （黨的機關(guān)使用意見就是下行文了。 ）二、行政法規(guī)、規(guī)章和管理規(guī)章條例用于對某一方面的行政工作作出比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定的法規(guī)。 國務(wù)院各部門和地方人民政府制定的規(guī)章不得用條例（但黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的黨規(guī)，用 條例），也不能用

9、于管理規(guī)章。規(guī)定用于對某一方面的行政工作和事務(wù)制訂出帶有約束性的措施和部分的規(guī)定。既可用于法規(guī)、規(guī)章， 又可用于管理規(guī)章。辦法用于對某一項行政工作作出比較具體的、可操作性的規(guī)定。既可用于法規(guī)、規(guī)章，又可用于管理 規(guī)章。章程管理規(guī)章的一種，用以規(guī)定一個組織或團體的性質(zhì)、宗旨、任務(wù)、組織機構(gòu)、組織成員及其權(quán) 利義務(wù)、活動規(guī)則等事項。守則管理規(guī)章的一種，用于在一定范圍內(nèi)對有關(guān)人員作出行為準(zhǔn)則、道德規(guī)范。規(guī)則管理規(guī)章的一 種，用于在一定范圍內(nèi)對某項工作或活動作出行為規(guī)范。準(zhǔn)則管理規(guī)章的一種，用于在一定范圍內(nèi) 對組織的成員，或者限定的有關(guān)人員作出的行為規(guī)范。 細(xì)則規(guī)章、管理規(guī)章的一種，用于具體執(zhí)行實施有

10、關(guān)法律、法規(guī)和行政規(guī)章而制定的一種解釋性、操 作性的規(guī)章。規(guī)范管理規(guī)章的一種，用于對某項工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求作出的規(guī)定。規(guī)程管理規(guī)章的一種，用 于對某項工作、某項活動的操作過程、實施辦法作出的有序的規(guī)定。制度管理規(guī)章的一種，用于對某項具體工作、具體事項制定出一些切實可行而又必須遵守和執(zhí)行的 紀(jì)律、規(guī)定。公約管理規(guī)章的一種，某一組織、群體為了做好某一工作，正常開展某項活動或維護正常的工作、生 產(chǎn)、學(xué)習(xí)、生活秩序，經(jīng)過商量確定的、必須共同遵守的行為規(guī)則。三、會議文書開幕詞與閉幕詞有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在莊重、嚴(yán)肅的大型會議開幕時和閉幕時的短篇講話稿。會議工作報告主要領(lǐng)導(dǎo)人在代表會議、工作會議上代表領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)所

11、作的，說明成績和經(jīng) 驗、問題和教訓(xùn)，介紹形勢與工作情況，提出任務(wù)與措施的全面性報告。專題講話有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在會議上 圍繞形勢與任務(wù)，就某方面工作、某一專門問題所作的指導(dǎo)性講話。提案與會代表按規(guī)定向某些重要會議提出并提請大會討論或處理的書面意見和建議。 多用于各級政協(xié) 會議。會議記錄當(dāng)場記錄會議基本情況、即會議組織情況、會上的報告、講話、發(fā)言以及會上討論的問題、 議定的事項等內(nèi)容的書面材料。四、計劃、決策與反饋文書可行性分析（研究）報告領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、部門、單位對某項工作作出重大決 策前，對決策方案進(jìn)行比較、分析等可行性論證，根據(jù)論證結(jié)果寫出的報告。計劃機關(guān)、單位、團體預(yù)先對一定時期內(nèi) 的工作提出目標(biāo)、要

12、求、措施和安排的公文。通常說的安排、方案、設(shè)想、打算、要點、綱要、規(guī)劃等，都屬計劃。總結(jié)是對前一階段的工作回顧、 檢查和分析研究，找出成績與問題、經(jīng)驗與教訓(xùn)，用以指導(dǎo)今后工作的一種公文。答復(fù)是各級政府辦公廳（室）及有關(guān)部門，對人大代表建議（批評和意見） 、政協(xié)提案辦理之后， 將 辦理意見或處理結(jié)果直復(fù)提出建議、 提案的有關(guān)人員和組織的公文。五、公務(wù)信息文書調(diào)查報告對客觀事物調(diào)查研究后寫成的反映調(diào)查結(jié)果的公文。簡報 機關(guān)、單位、團體用來反映情況、傳遞信息、交流經(jīng)驗的一種公文。信息快報及時反映公務(wù)活動運轉(zhuǎn)情況和社情民情， 供領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門決策和指揮工作參考的一種短篇 公文。信訪摘報信訪部門對群眾來

13、信來訪內(nèi)容摘要整理而成的報告。信訪分析報告信訪部門對一段時間內(nèi) 群眾來信來訪反映的問題， 作出綜合分析研究而寫出的分析報告。六、日常事務(wù)文書這是黨政機關(guān)、單位、團體在處理機關(guān)日常具體事務(wù)時所使用的、格式很固定的公文。它的種類較多， 可分為如下類型。（一）公務(wù)書信種類較多，機關(guān)日常工作中常用的有： 介紹信用于證實單位有關(guān)工作人員的身份，介紹其工作使命，憑此與其他單位接洽工作的一種證明 性函件。證明信用于證明有關(guān)人員身份或有關(guān)事情真相的一種證明性函件。公開信機關(guān)、單位、團體就某項 重要工作或者某個重大問題，向一定范圍的有關(guān)人員公開發(fā)布的書信。倡議書機關(guān)、單位、團體或會議、或某一群體就人們所共同關(guān)心

14、的事情，向社會或有關(guān) 方面首先提出的帶有號召性建議的一種專用書信。慰問信機關(guān)、單位、團體或群體向有關(guān)方面、有關(guān)人員 表示安慰和問候的一種專用書信。感謝信機關(guān)、單位、團體或群體向有關(guān)方面、有關(guān)人員表示感謝 的一種專用書信。賀信向取得成績或遇上喜事的有關(guān)方面、有關(guān)人員表示慶賀的一種專用書信。邀 請書（請柬）在舉行某項活動、開展某項工作、召開某個重要會議時，向有關(guān)單位、 有關(guān)人員發(fā)出邀請而使用的一種專用書信。聘請書機關(guān)、單位、團體招聘、聘任某些專門人員所使用的一種專用書信。（二）告啟文書啟事機關(guān)、單位、團體需要公開向大家說明某項事情或者希望公眾協(xié)助辦理某件事情而 使用的文書。海報機關(guān)、單位、團體向公

15、眾公布有關(guān)文藝、體育、科技、學(xué)術(shù)、展覽等方面活動消息的文書。 聲明國家、政府、政黨、團體、機關(guān)或有關(guān)人員對重大事件和問題表明立場、態(tài)度、主張而發(fā)表的 一種文書。廣告有關(guān)單位通過一定的輿論媒介，進(jìn)行有關(guān)商品或勞務(wù)智力服務(wù)的公開宣傳、傳遞市場信息的文 書。也屬經(jīng)濟文書的一種。公示機關(guān)、單位、團體領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，需作出涉及某項決策、人事任免、組織處理或安排等等重要事項 的決定，在事前征求一定范圍公眾意見的一種周知性公文。（三）條據(jù)單位之間、單位與個人之間，在收、領(lǐng)、借錢財物品時所寫的憑據(jù)。如收條、領(lǐng)條、借 條、欠條等。（四）大事記 按時間順序連續(xù)記載某個機關(guān)、單位在一定時期的重要工作、重大事件、重要活動的

16、書面材料。（五）喪事禮儀文書訃告機關(guān)、單位、團體把某人不幸去世的消息告知親屬好友和有關(guān)方面的一種文 書。唁函（電）機關(guān)、單位、團體向死者家屬或死者所在單位發(fā)出的、向死者表示哀悼、向 其家屬或所在單位表示慰問的專用書信（電報） 。悼詞領(lǐng)導(dǎo)人代表機關(guān)、單位、團體在追悼會上對死者表示悼念與哀思的致詞。值得注意的是，日常事務(wù)文書的不少文種（如啟事、條據(jù)、訃告等等） ，具有 兼容性的特點，它們用于私人時則不屬公文而是私人文書了。第三節(jié)正確使用公文文種一、文種的涵義在公文寫作和處理中，把性質(zhì)和用途相同的公文歸并為同一種，對每一種公文規(guī)定了固 定的名稱，這就是文種的名稱，即公文種類，簡稱文種。文種是公文必不

17、可少的組成部分，所有公文都必 須在標(biāo)題中標(biāo)明文種。二、正確標(biāo)明文種的作用 1在公文中正確標(biāo)明文種，有利于維護公文的嚴(yán)肅性、規(guī)范性。2.為公文的撰寫提供方便。 條例和辦法都對每一類公文文種的適用范圍作出了明確規(guī)定；有 關(guān)法規(guī)、規(guī)章也對有些公文例如法規(guī)、規(guī)章、經(jīng)濟合同、法律文書、外交文書等等文種的用途作了明確 規(guī)定；還有一些文種例如總結(jié)、調(diào)查報告、啟事等等，它們的用途則是人們在長期實踐過程中不斷總結(jié)、 約定俗成的。而每一種公文的寫法，也經(jīng)過長期實踐形成共識逐步規(guī)范，有些文種的寫法例如事故調(diào)查報 告等等，還由主管部門作出了明確的規(guī)定。寫作公文時，正確選擇、標(biāo)示文種，就能了解該文種寫作的 基本要求和基

18、本規(guī)范，有利于提高寫作效率和質(zhì)量。3.為公文處理提供方便。 根據(jù)有關(guān)規(guī)定和慣例， 不同的文種有不同的處理方式。收發(fā)文機關(guān)處理公文 的有關(guān)部門和有關(guān)人員， 根據(jù)文種名稱就可作出相應(yīng)的處理。 例如請示屬辦件，要及時交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部 門審批、辦理。而報告屬閱件，一般就無須答復(fù)，只需交有關(guān)人員傳閱。撰寫公文時，務(wù)必正確選用文種。不用、錯用或生造文種，都會損害公文的效用。三、選擇文種的依據(jù)1選擇文種要依據(jù)國家的有關(guān)法律、法規(guī)以及黨和國家有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)關(guān)于公文處理的有關(guān)規(guī)定，選 擇恰當(dāng)?shù)?、?guī)范的文種。絕不能違反有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，隨意另選文種。2.要看作者與主要受文者（即主送機關(guān)單位）的工作關(guān)系。只有當(dāng)

19、作者是主要受文者的所屬上級機 關(guān)單位時， 才能選用具有規(guī)定性、 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、 公布性的下行文種。當(dāng)作者是主要受文者的所屬下級機 關(guān)單位時，才能選取呈報性的上行文種。當(dāng)作者與主要受文者是同級或不相隸屬關(guān)系時則只能選用商洽性 的平行文種。3.要看作者權(quán)限。 有一些文種對使用者的權(quán)限有明確規(guī)定， 如作者不具備規(guī)定的法定權(quán)限，則不能 使用這些文種。如命令、決議、議案、公告等等文種的使用。4.要看行文目的、行文要求的需要。每一種文種都有特定的適用范圍，只在實現(xiàn)某一行文目的和要求 方面有效。因此，應(yīng)選取最有利于表達(dá)和實現(xiàn)具體行文目的、行文要求的文種。四、正確區(qū)分一些易混淆的文種公文中有的文種之間既有相似之

20、處，又有不同之處，既有聯(lián)系又有 區(qū)別，使用時容易混 淆。能否正確選用文種，直接關(guān)系到公文質(zhì)量的高低、表達(dá)效果的好壞和公文處理的方便與否。強調(diào)公文 文種規(guī)范，尤其要注意正確區(qū)分一些容易混淆的文種。（一）決定與決議 他們都是帶有制約，規(guī)范、指揮或指導(dǎo)作用的指揮性公文，在性質(zhì)、寫法上都有許多相似之處。從寫法上看，他們一般都不在正文前寫主送機關(guān)，而可在文尾抄送欄標(biāo)明?主送 ?或者 ?分送 ?單位。正文都由行文依據(jù)、行文事項和結(jié)語三部分構(gòu)成；都可視內(nèi)容多少寫為篇段合一式、多段式、總分 條文式和分部式結(jié)構(gòu)。但是他們又有以下顯著區(qū)別。1成文過程不同。決定可經(jīng)會議議論通過，也可由領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)

21、。而決議成文 程序嚴(yán)格，須經(jīng)全體會議或代表大會例如黨代會、人代會、職代會、會員代表大會討論通過方才生效。2.發(fā)文機關(guān)（組織）不同。各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)及機關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)都可以制發(fā)決定；而決議只能由圣 手關(guān)會議發(fā)布，不能以機關(guān)、單位的名義制發(fā)決議。正因為如此，決議己不再列為國家行政機關(guān)常用公 文。3.涉及內(nèi)容不同。決定內(nèi)容多為對某一領(lǐng)域、某一方面的重要事項、重大行動做出安排。因此它可分 為部署指揮重要工作的決定（簡稱部署性決定） 、處理具體事項的決定（事項決定）和表彰處分決定。決 議內(nèi)容多是某系統(tǒng)、某單位、某組織帶全局性、原則性的重要決策事項。它可分為部署指揮性決議、批準(zhǔn) 性決議和專門問題決議。4.作

22、用不同。決定都帶指令性。起領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)作用。決議則有多種作用：有的帶指令性，如四川省人民代表大會常務(wù)委員會關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè)的決議 ；有的帶說理性，對有關(guān)人和事做出評價，如 中國共產(chǎn)黨中央委員會關(guān)于建國以來黨的若千歷史問題的決議 ；有的帶號召性，如中共中央關(guān)于社會 主義精神文明建設(shè)指導(dǎo)方針的決議 ：有的帶批準(zhǔn)性，如黨代會、人代會對各種工作報告所作的決議。5.寫作格式上簽注和落款不同。 決議都在標(biāo)題下加括號簽注通過決議的會議名稱和通過日期，正文 后就不另標(biāo)落款了。凡會議通過的決定，也同決議一樣簽注；由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的決定，則在正文后寫明發(fā) 文機關(guān)和成文日期。（二）公告與通告公告和通告都是周知性公文，

23、內(nèi)容都不涉密，都要公開發(fā)布，登報、張貼、通過電視播出或廣播，其寫法也相似。但他們也有明顯區(qū)別。1.內(nèi)容適用范圍不同這是兩個文種最主要的區(qū)別。公告用于向國內(nèi)外宣布重要事項，公布某些法定專門事項，通告用于向一定范圍公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。2.制發(fā)單位不同公告由較高級別的國家機關(guān)、 人大機關(guān)和有關(guān)法律、 法規(guī)指定機關(guān)制發(fā)。 規(guī)定勝通告多由政府機關(guān)或者機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)發(fā)布，周知性通告任何行政機關(guān)、團體、單位均可發(fā)布。 但黨的機關(guān)正式常用公文一般不用這兩個文種。3.發(fā)送對象不同公告向國內(nèi)外有關(guān)方面、 法定有關(guān)方面發(fā)布。 通告向一定范圍內(nèi)的機關(guān)單位和有關(guān) 人員發(fā)布。4.作用不同公告強調(diào)法定權(quán)威性，其周知

24、事項常有較強的法律效力或行政效力。除法定機關(guān)或者較 高級別行政機關(guān)外，基層行政機關(guān)和企事業(yè)單位不用公告行文。規(guī)定性通告有一定的規(guī)定性，涉及的事項 往往要求一定范圍的機關(guān)、單位、群眾遵守或辦理，對其有一定的約束力。而周知性通告只具有告知性、 知曉性作用。特別要注意不濫用公告。（三）請示與報告它們都是上行文，常常被混淆使用，但實際上是有明顯區(qū)別的兩類文種。1.行文目的、作用不同。請示旨在請求上級批準(zhǔn)、指示，需要上級批復(fù)，重在呈請。報 告重在向上級匯報工作、反映情況，一般不需上級答復(fù)，重在呈報。2.呈報時間不同。請示要事前行文，報告一般在事后或者工作進(jìn)行過程中行文。3.主送機關(guān)不同。請示一般只寫一個

25、主送機關(guān)，而且一般必須逐級上報。報告有時可有多個主送機 關(guān)，如情況緊急需要上幾級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)盡快知道的災(zāi)情、疫情等等。4.受文機關(guān)處理方式不同。 請示均屬辦件， 收文機關(guān)必須及時處理， 明確作答，限期批復(fù)。報告均 屬閱件，收文機關(guān)對其不作答復(fù)。5.涉及內(nèi)容不同。請示用于向上級機關(guān)請求批準(zhǔn)、指示，凡是下級機關(guān)、單位無權(quán)解決、無力解決以 及按規(guī)定應(yīng)經(jīng)上級機關(guān)批準(zhǔn)認(rèn)定的問題，均可寫為請示。而報告用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答 復(fù)詢問。6.寫作側(cè)重點不同。它們雖然都要陳述、匯報情況，但報告的重點就在匯報工作情況，報告中不能夾 帶請示事項。而請示中陳述情況只是作為請示原因，即使反映情況所占篇幅再大，其

26、重點仍在請示事項。正因為有上述區(qū)別，絕不能把向上級請求批準(zhǔn)、指示的請示寫成報告，也不能寫為請示報告。（四）請示與函（請求批準(zhǔn)函）這里的函專指用于向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)的函。請示和請求批準(zhǔn)函都可用于請求批準(zhǔn)，但使用時 有嚴(yán)格的區(qū)別。1.類型不同。請示是上行文，函是平行文。2.主送機關(guān)不同。請示是向有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的上級機關(guān)行文；而函是向同一系統(tǒng)平行的和不相隸 屬的業(yè)務(wù)主管機關(guān)行文。3內(nèi)容范圍不同。請示既可用于請求批準(zhǔn)，又可用于請求指示。函主要用于請求批準(zhǔn)涉及業(yè)務(wù)主管 部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項。4.受文機關(guān)復(fù)文方式不同。請示的受文機關(guān)以批復(fù)表明是否批準(zhǔn)或作出指示。函的受文機關(guān)只能用 函（審批函）表明是

27、否批準(zhǔn)或作出答復(fù)。（五）批復(fù)與函（審批函）這里的函專指用于有關(guān)主管部門發(fā)出的審批函。批復(fù)和審批函都可用于審 批有關(guān)事項，但使用時有嚴(yán)格的區(qū)別。 1類型不同。批復(fù)是下行文， 函是平行文。2.主送機關(guān)不同。批復(fù)是向有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的下級機關(guān)、單位行文；而函是向同一系統(tǒng)平行的和 不相隸屬的機關(guān)、單位行文。3內(nèi)容范圍不同。批復(fù)既可用于作出批準(zhǔn)，又可用于作出指示。函主要用于審批涉及業(yè)務(wù)主管部門 職權(quán)范圍內(nèi)的事項。（六）規(guī)劃與計劃規(guī)劃、計劃都屬計劃類文種，但在使用上有區(qū)別。 規(guī)劃是時間較長、范圍較廣、內(nèi)容比較概括的長遠(yuǎn)計劃，常常是對工作方向、目標(biāo)提出提綱式、原 則性的計劃。計劃則可用于各種情況、各種場合。

28、但從時間角度來區(qū)分，年度內(nèi)常用計劃；從機關(guān)單位的層級來 區(qū)分，基層單位常用計劃。其內(nèi)容更為具體，通常包括目標(biāo)任務(wù)（做什么） 、工作措施（怎么做） 、步驟 時間（什么時候誰做） 、督促檢查（檢查計劃執(zhí)行情況） 。（七）法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章（規(guī)章制度）的區(qū)別盡管法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章（規(guī)章制度）在寫作上 有一些共同特點，但它們畢竟是外部結(jié)構(gòu)相似而性質(zhì)極不相同的兩類公文。它們的主要區(qū)別如下。1效用不同。法規(guī)是法律文書，具有法律效力，違反法規(guī)就是違法行為；規(guī)章也具有法律效力。而 管理規(guī)章是行政文書，具有行政效力、組織效力或紀(jì)律效力，違反管理規(guī)章（規(guī)章制度）就是違政違紀(jì)行 為。2.作者的限定范圍不同。法規(guī)

29、不是任何機關(guān)、團體、單位都可制發(fā)的，它的作者有嚴(yán)格的限定。按照 有關(guān)規(guī)定，行政法規(guī)中的部門法規(guī)由國務(wù)院制定；地方性法規(guī)由省、自治區(qū)、直轄市人民代表大會及其常 務(wù)委員會、較大的市（專指省、自治區(qū)政府所在市、經(jīng)濟特區(qū)所在地的市和經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)的較大的市一 般為計劃單列市 ）的人民代表大會及其常務(wù)委員會制定；民族自治地方的人民代表大會可制定自治條例和 單行條例。行政規(guī)章的作者也有限定性，國務(wù)院各部、委員會、中國人民銀行、審計署和具有行政管理職能的 直屬機構(gòu)可以制定部門規(guī)章；省、自治區(qū)、直轄市和較大的市的人民政府，可以制定地方政府規(guī)章。而管理規(guī)章的作者范圍十分寬泛。所有的機關(guān)、單位、團體都可以制定。3.

30、制發(fā)程序不同。法規(guī)有法定的嚴(yán)格的立法程序。行政法規(guī)須經(jīng)國務(wù)院有關(guān)部門報請立 項、國務(wù)院組織起草、國務(wù)院法制機構(gòu)進(jìn)行審查、國務(wù)院常務(wù)會議審議或者由國務(wù)院總理審批，然后由 國務(wù)院總理簽署國務(wù)院令公布。地方性法規(guī)制定程序的預(yù)案提出、審議和表決程序，要按組織法 立法法及相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；省、自治區(qū)、直轄市的人民代表大會及其常務(wù)委員會制定和頒布地方法規(guī)，須報全國人民代表大會常務(wù)委員會和國務(wù)院備案；較大的市制定地方法規(guī)、民族自治地方制定自治條例和 單行條例，都須報省、自治區(qū)的人民代表大會常務(wù)委員會批準(zhǔn)后施行，并由省、自治區(qū)人大常委會報全國 人民代表大會常務(wù)委員會和國務(wù)院備案。行政規(guī)章應(yīng)按組織法 、立法法 規(guī)章

31、制定程序條例 、法規(guī)規(guī)章備案條例等有關(guān)規(guī)定，經(jīng) 立項、起草、審查后決定并公布、上報備案。其中部門規(guī)章應(yīng)當(dāng)經(jīng)部務(wù)會議或者委員會會議決定，地方 政府規(guī)章應(yīng)當(dāng)經(jīng)政府常務(wù)會議或者全體會議決定。管理規(guī)章只須經(jīng)相應(yīng)的黨政機關(guān)、單位、團體領(lǐng)導(dǎo)審批，或者經(jīng)有關(guān)會議通過即可發(fā)布施行。4.文種不同。法規(guī)規(guī)定用條例、規(guī)定、辦法等文種，其中條例只能作法規(guī)（黨內(nèi)文件中的條例例外） 行政規(guī)章一般用規(guī)定、辦法。而可作管理規(guī)章的文種比較多，如規(guī)定、辦法、章程、守則、規(guī)則、準(zhǔn)則、 細(xì)則、規(guī)程、制度、公約等。正因為法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章文書有這些不同，因此不能把他們混為一談籠統(tǒng)地稱為法規(guī)性文件。第四節(jié)公文的作用公文中不同類型文書的

32、作用各有側(cè)重。但總的來說，作為實施領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要工具，公文具有下列 重要的作用。一、明法傳令，指揮工作公文的許多文種，不同程度地規(guī)定了有關(guān)機關(guān)、團體和單位的辦事準(zhǔn)則和 行為規(guī)范。特別是各級黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的指揮指導(dǎo)性公文、法規(guī)規(guī)章、規(guī)章制度、計劃決策類文書，常常是發(fā)布法律、法 規(guī)和規(guī)章，傳達(dá)黨和國家的方針、政策，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖、決策，實施領(lǐng)導(dǎo)管理職能，布臵、指揮、指導(dǎo)工 作的載體，具有申明法度、傳達(dá)政令、指揮、指導(dǎo)工作的作用。二、聯(lián)系公務(wù)，溝通信息機關(guān)、團體、單位聯(lián)系公務(wù)、溝通信息有多種渠道，但公文是其中重要的、 主要的渠道。無論是同一系統(tǒng)的，或者是不同系統(tǒng)的各級各類機關(guān)、團體、單位，都經(jīng)常利用公

33、文與上下左右互相聯(lián)系 有關(guān)事宜，商洽工作，協(xié)同處理問題。離開了公文，上下左右就無法更好協(xié)調(diào)，工作就不能正常運轉(zhuǎn)。而在 信息工作越來越重要的當(dāng)今社會，機關(guān)、團體、單位常憑借它互通情況，交流經(jīng)驗，取長補短，促進(jìn)工作開展；憑借它向領(lǐng)導(dǎo)、向上級反映民情、社會動態(tài)和其他重要 情況，使下情上達(dá)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息。三、宣傳教育，引導(dǎo)輿論機關(guān)、團體、單位常常利用下行公文、會議報告、專題講話等公文，宣傳 形勢，宣講政 策，提出任務(wù)，以動員群眾，提高認(rèn)識，統(tǒng)一思想，推動工作。常常把它作為重要的、特殊的輿論工具， 憑借公文特有的權(quán)威性和上下左右通達(dá)的傳播渠道，正確引導(dǎo)輿論。同時，也通過公務(wù)信息、調(diào)查報告、 信訪摘

34、報、信訪分析報告、 議案、 提案等公文， 對各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人的工作進(jìn)行輿論監(jiān)督， 促使機 關(guān)工作高效、廉潔地進(jìn)行。黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)常在報刊上發(fā)布一些重要文件，或者迅速地、直接地向基層群眾傳達(dá)一些重要文件， 都是為了達(dá)到上述目的。四、記錄記載，以為憑據(jù)公文常常是領(lǐng)導(dǎo)意圖、決策的載體，因而它往往是執(zhí)行公務(wù)、安排工作、 解決問題、辦 文辦事的依據(jù)。例如，憑借上級的政策性通知，下級就明確該怎樣去實施；依據(jù)一份請示，丘級機關(guān)就會 作出相應(yīng)的批復(fù)；雙方簽訂了經(jīng)濟合同，就會據(jù)此明確各自的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任；一份資歷證明，本身就 是一種具有直接效力的憑證。公文又總是公務(wù)活動的真實記錄和單位工作的歷史見證。不少公

35、文在其現(xiàn)實效用消失后，仍具有歷 史效用、檔案效用。第二章 公文格式規(guī)范第一節(jié)公文的文面格式公文的文面格式，指公文正式文本的印制規(guī)格樣式。它有極強的程式性、規(guī)范性，這既有利于公文 的處理，也有利于公文的寫作。為提高公文寫作和處理的質(zhì)量和效率，必須注重公文文面格式的規(guī)范化。一、公文文面格式的類型 1.公文式文面格式即公文格式。這也是公文中使用最多的文面格式。機關(guān)、 單位、團體 往來的正式公文，通常采用了公文格式這種文面格式。這種文面格式由條例和辦法以及中華人 民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)行政機關(guān)公文格式作出了統(tǒng)一規(guī)定，顯得正規(guī)、莊重、嚴(yán)肅、規(guī)范。2.專業(yè)規(guī)范文本式文面格式這是指行政職能機關(guān)和管理部門， 在職能

36、管理工作中所制發(fā)的一些專用 公文規(guī)范文本形式。在不同的領(lǐng)域、部門、行業(yè)、專業(yè)，各類規(guī)范文本的文面格式都有所不同，如司法 文書與稅務(wù)文書、專利文書、商標(biāo)文書，其規(guī)范文本格式迥異。但在同一專業(yè)、行業(yè)、領(lǐng)域中的規(guī)范文 本，其文面格式則是一樣的，如經(jīng)濟合同規(guī)范文本，在全國各地都通用。這類文面格式規(guī)范、簡明，填 寫、處理和使用都比較方便。規(guī)范文本將有關(guān)內(nèi)容分項列出，設(shè)計好項目名稱和應(yīng)填寫的內(nèi)容，編制成表格文書。各項目之后留下 足夠空白，讓使用單位和個人按規(guī)定填寫。填寫好經(jīng)審查無誤后，要按規(guī)定分別蓋上單位公章。法人代表 （法定代表人） 、代理人或經(jīng)辦人、或者承擔(dān)相應(yīng)權(quán)利義務(wù)的自然人（個人）也要簽名蓋章。有

37、時，有關(guān)各 方（如必需的中介方、擔(dān)保方、委托方、主管方）也要蓋章聯(lián)署。有的還要經(jīng)有關(guān)方面公證、簽證并簽字 蓋章。有些需經(jīng)職能主管部門批準(zhǔn)方能生效的規(guī)范文本，甚至連文書處理過程中的有關(guān)程序如審查、批準(zhǔn) 意見和審批簽字蓋章都一并在同一文本上反映出來。這種經(jīng)有關(guān)各方都簽字蓋章后制作的一式若干份規(guī)范 文本，具有同等法定效力，受到法律保護，是特殊的正本形式。而雖已填上相關(guān)內(nèi)容，卻并未經(jīng)有關(guān)各方 簽字蓋章的規(guī)范文本，則不具備法定效力，一律視為草稿。3.一般文章文面形式有些公文如工作研究、會議講話稿、調(diào)查報告、總結(jié)、經(jīng)濟活動分 析等等，也常采用一般文章的文面形式單獨印發(fā)。這種文面形式靈活、簡便，但卻不夠規(guī)范

38、。這也就是通常 說的 ?白頭文件 ?文面形式。二、規(guī)范的公文文面格式的作用 1.保證公文的完整、正確、莊重，是公文權(quán)威性、有效性的具體表現(xiàn)形式。如公文的紅色版頭，可區(qū)別于其他應(yīng)用文，形式上更顯莊重、嚴(yán)肅；加蓋發(fā)文機關(guān)印章，是公文生效的重要標(biāo) 志。2. 可以為公文的撰寫、處理與運用提供方便，也為公文的立卷歸檔提供方便，有利于提高辦文效率， 進(jìn)而提高工作效率和質(zhì)量。3. 可以為辦公自動化奠定基礎(chǔ)。公文格式的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，是采用計算機技術(shù)和其他先進(jìn)設(shè)備來 處理公文的前提和要求。沒有公文格式的規(guī)范化，是難于實現(xiàn)公文處理的現(xiàn)代化的。三、公文文面格式的特點公文文面格式具有規(guī)范性和確定性的特點。按照條例、

39、辦法和公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，公文的組成部分是確定的，不能隨意更換增刪；公文的文面格式是有統(tǒng)一規(guī)定的，各級機關(guān)、 單位、團體都必須按確定的、規(guī)范的格式撰制、印發(fā)公文。只有一這樣，才一有利于提高公文處理和公 文寫作的質(zhì)量和效率。第二節(jié)公文格式公文格式內(nèi)容包括：公文組成部分（要素）的排列順序和標(biāo)識規(guī)則、紙張規(guī)格尺寸、印刷要求等。 （現(xiàn)行公文通用格式見下頁圖示。 ）一、公文各組成部分（要素）及其標(biāo)識規(guī)則（一）眉首（文頭部分）包括公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā) 人等要素（組成部分） 。位于公文首頁上端。這部分用一條與版心等寬的通欄紅一色細(xì)實橫線與主體部分 隔開

40、， 以使文面美觀、 醒目。 黨的機關(guān)的文件，其間隔橫線正中常有一顆實體五角紅星。1.份數(shù)序號條例作?份號?。黨的機關(guān)的秘密文件、行政機關(guān)的機密和絕密文件均應(yīng)標(biāo)明份數(shù) 序號。份數(shù)序號一般用兩位阿拉伯?dāng)?shù)碼，臵于版心左上角頂格第一行。2. 秘密等級和保密期限秘密等級即?密，級?公文的涉密程度標(biāo)志。分別用?絕密、 ?機密?、 ? 秘密?表示。公文標(biāo)識密級，其作用是表明文件涉及國家秘密的程度與保密要求，喚起受文者警覺，提示其分 別采取不同的措施，維護國家安全和利益。公文如需標(biāo)識密級，頂格標(biāo)識在版心（文頭）左上角 （公文格式規(guī)定標(biāo)識在右 L 角，而右上角要 用于蓋收文章和立卷時寫頁碼號，因此不便再標(biāo)識密級

41、等）份號之下一行位臵，兩字之間空1 字。如需同時標(biāo)識保密期限的，在密級之后標(biāo)識？ ?號，然后標(biāo)識保密期限。3. 緊急程度條例中作?緩急時限，?表明對公文送達(dá)和辦理的時間要求的標(biāo)志。分別用、?特急?急件 ?表示；黨的機關(guān)公文用?特急?、 ?加急 ?表示。其作用是維護公文時效，避免延誤。若是緊急電報，則標(biāo)明 ?特提?、 ?特急? 、 ?加急 ?或 ?平急? 。緊急程度標(biāo)注在版心（文頭）左上角密級下面一行，單獨使用則標(biāo)注在版心（文頭）左上角第一行 位臵。4. 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識俗稱?公文名稱?，即條例所指版頭。一般由發(fā)文機關(guān)（單位）全稱或規(guī)范簡稱加 ?文件 ?組成（俗稱大版頭） ，居中排一行。確有必要，也

42、可在發(fā)文機關(guān)（單位）名稱后面加一個圓括 號（），括號內(nèi)標(biāo)標(biāo)注發(fā)文的文種（俗稱中版頭） ；或者只列發(fā)文機關(guān)（單位）名稱（俗稱小版頭） 。政府機關(guān)公文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識通常有兩種形式：一是 XXX 人民政府文件 ，俗稱為 ?文件版頭？。二是XXX 人民政府，俗稱為？函件版頭？。企事業(yè)單位可比照使用。NO.SCKX X市X X研究所文件* 甘121）06） X X r1）x X妍究卩i決于X XX X x X X X X X冥的通知蠻桃歩_ _ _附卅I XXXXKKXXXXXXOOAXJ?Xf (LTt)(Ril XXXXXXXXXXXXXXX)丄雀MR X X X X x X旳幼紗送;x研憲所舟土審K

43、KwffxHxnni（丼印XX血聯(lián)合行文并列兒個發(fā)文機關(guān)（單位），但應(yīng)將主辦機關(guān)（單位）排列在前。黨政聯(lián)合行文，一般使用黨委機關(guān)的公文名稱。如聯(lián)合行文機關(guān)（單位）過多，必須保證公文首頁顯示正文。在民族自治地方，公文名稱可并用自治民族文字和漢字，將自治民族文字排列在前。政府機關(guān)的上行文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣之上，要留岀 55 毫米的空白作？領(lǐng)導(dǎo)批示域？，供上 級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示文件用。5.發(fā)文字號發(fā)岀文件的代號，由發(fā)文機關(guān)（單位）代字、年份、序號構(gòu)成。其作用在于為檢索和引用公文提供專指性較強的代號，為管理和統(tǒng)計公文提供依據(jù)。一件公文只有一個發(fā)文字號，幾 個機關(guān)（單位）聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機關(guān)（單位）發(fā)

44、文字號。機關(guān)（單位）代字（以下簡稱機關(guān)代字）要簡潔，一般在兩、三個字以內(nèi)；專指性要強， 在一個市、縣范圍內(nèi)不能有重復(fù)的機關(guān)代字； 不能將機關(guān)代字分列在年份兩邊。年份（條例作？發(fā)文年度？）用阿拉伯?dāng)?shù)字寫全，如寫為？1999,2006之類。年份臵于六角括號“”中，不能再標(biāo)示為方括號和圓括號（）。 年份位于機關(guān)代字與序號之間。序號（發(fā)文順序號）每年從 1 號開始，按先后順序編到當(dāng)年最后一份文件為止。序號不編虛位，不用 ?0? 占空位， （即 1 不編為 001 ），序號前也不寫 ?第?，以顯簡明。不同類型的行文，發(fā)文字號的位臵是不同的。平行文、下行文發(fā)文字號位于公文名稱下面居中排一行。上行文發(fā)文字號

45、居左空 1 字。發(fā)文字號之下 4 毫米處印一條與版心等寬的紅色反線（稍粗的線） 。 （發(fā)文字號只要不貼反線即可。 ）函件式公文的發(fā)文字號位于武文線下 1 行版心右邊緣頂格標(biāo)識。6.簽發(fā)人指代表機關(guān)核準(zhǔn)并簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人。 上報黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的公文， 要由本機關(guān)（單位）的 主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，并在公文上注明簽發(fā)人。簽發(fā)人位于發(fā)文字號同一行右側(cè)，居右空1 字。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名臵于第 1 行，其他簽發(fā)人姓名從第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān) 順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離 為 4 毫米。（二）主體部分 排列在文頭

46、的橫隔線之下下空 2 行。包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)、印章、成文 時間和附注。1 標(biāo)題公文式標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分構(gòu)成。標(biāo)題應(yīng)力求簡明、扼要、醒目。為了閱文和 管理的方便，公文標(biāo)題一般要求完整，不能省略發(fā)文機關(guān)和事由，這樣使標(biāo)題更莊重，也便于一下級引用。 發(fā)文機關(guān)名稱應(yīng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章和管理規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。（黨的機關(guān)公文則要加書名號。）標(biāo)題位于公文首頁橫隔紅線空兩行之下，居中排一行或多行，與正文間隔一行。分行書寫時要做到 詞意完整，排列勻稱、美觀，人名、地名、詞或詞組不能拆開分臵兩行，以免產(chǎn)生歧義。多行書寫時， 可排列成

47、上小下大的寶塔形、梯形、菱形或等長形。2主送機關(guān)（單位）也稱為主送對象、受文對象。要寫明對所收公文負(fù)實際辦理或答復(fù)責(zé) 任的機關(guān)、單位或團體的全稱、規(guī)范簡稱或統(tǒng)稱。寫明主要受文者的作用，是概括表明公文的空間效力范圍，明確對文件辦 理、答復(fù)負(fù)法定責(zé)任的機關(guān)、單位、團體。因此，主送對象力求明確、具體地寫出。第一，上行文尤其是請示，一般只寫一個主送機關(guān)（單位） ，不得多頭主送；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)單位 向級請小，如需同時報送另一個上級機關(guān)（單位），可使用抄送的方式。第二，普發(fā)性的一行文主送對象可使用泛稱，如?各市、州、縣人民政府，省政府各部門 ?之類。除特殊情況外，一般不宜使用?各有關(guān)單位 ?之類不明確的

48、模糊稱呼。第三除，領(lǐng)導(dǎo) I 司志有專門交代者外， 所有上報文件都應(yīng)主送機關(guān)而不宜主送領(lǐng)導(dǎo)個人。第四，主送機關(guān)位于標(biāo)題之下、 正文之前，從左至右頂格標(biāo)識，回行時仍頂格。如主送 對象稍多時，應(yīng)按其性質(zhì)、級別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，中間用頓號分隔，最后用冒號。第五，公開發(fā)布的周知性公文如公告、通告、公報以及法規(guī)、規(guī)章、管理規(guī)章等，可不 寫主送對象。決定、決議、會議紀(jì)要等文種通常也不在正文前寫明主送對象，而可在抄送欄內(nèi)抄送機關(guān)的 上方，標(biāo)明 ?主送 ?或者 ?分送 ?的機關(guān)單位。如主送機關(guān)單位過多而使公文首頁不能顯示正文時，也可 將主送機關(guān)移至抄送欄內(nèi)，這時其標(biāo)注方法與抄送欄規(guī)定相同。3正文指公文的

49、內(nèi)容。這是公文信息的主體部分。其結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為? ，第二?層一、為?（一） ?，第一層為 ?1?. ，第四層為? （1） ? 。正文中，人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用公文應(yīng) 當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。文內(nèi)使用非 規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、 慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。應(yīng)當(dāng)使用國家法定計一量單位。4.附件及附件說明附件指附屬于公文正件的其他公文、圖表或材料。其自身本來是一個相對獨立的實體，一旦被一件正式公文規(guī)

50、定為附件后即成為該公文的一個組成部分，如無專門說明，其效用與正件相同。 不是每件公文都有附件，只有內(nèi)容需要，而又不便寫入正文的材料，才用附件反映。附件的作用是：使 止文內(nèi)容具體化、完整化；為受文者正確理解和執(zhí)行公文提供依據(jù)材料或參考材料；被正件確認(rèn)其作用 與效力。公文若有附件的，須在正文后空一行提行空兩格標(biāo)寫，?冒附號件后?再分別標(biāo)明附件標(biāo)題、份數(shù)，后面不加標(biāo)點符號。有幾個附件時，還應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)出序號，每件一行。不能籠統(tǒng)寫為 、 ? 附件 X 件?。附件原文一般另起一頁附在正件版記之后。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第 1 行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號，并在其后標(biāo)識附件（或帶序號

51、） 。有些專門為發(fā)布法令、法規(guī)、規(guī)章、管理規(guī)章、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)公文的公文，是為批準(zhǔn)、確認(rèn)其附件 的作用、效力或明令執(zhí)行其附件而制發(fā)的。這類公文的主體內(nèi)容通常在其附件部分，有些人把這類正件叫 做 ? 文件頭 ? 或 ? 文件頭子? 。這類有附件的公文，在標(biāo)題和正文中，都已寫明所發(fā)布或批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的 名稱，就不再于正文之后加附件說明標(biāo)注附件名稱了。5 印章及發(fā)文機關(guān)（單位）署名發(fā)文機關(guān)（單位）的名稱要用全稱或者規(guī)范化簡稱。有的公文 如命令、政府制發(fā)的議案、有些經(jīng)濟文書，也可以不署發(fā)文機關(guān)（單位） ，而由機關(guān)、單位主要領(lǐng)導(dǎo)人簽署。即在發(fā)文機關(guān)的位臵，寫 明簽署的領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)和姓名（或蓋簽名章） ，如

52、 ?省長 XXX ?、?縣長 XXX ? 、 ?廠長 XXX ?、?經(jīng)理 XXX?發(fā)文機關(guān)（單位）或者領(lǐng)導(dǎo)簽署位于正文（附件）后面右下方。聯(lián)合行文時，一個發(fā)文機關(guān)（單位） 占一行。會議紀(jì)要、電報文件、黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)普發(fā)性的下行公文，黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)聯(lián)合下發(fā)的公文，通常 不加蓋印章，而可標(biāo)識發(fā)文機關(guān)。除此之外，其他一切公文均應(yīng)加蓋印章。印章是公文的生效標(biāo)志。除了按規(guī)定可以不加蓋印章的上述文種外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無效。印章是證實公文作者合法性及公文效力的標(biāo)志，印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉?biāo)志。政府機關(guān)公文、 企事業(yè)單位公文以印章代表發(fā)文機關(guān)（單位） ，就不再標(biāo)識發(fā)文機關(guān)（單位） 。公開張貼的通告

53、、通知等， 一般也應(yīng)印上套紅印章。?附件如文?單一發(fā)文印章，應(yīng)上距正文（附件） 1 行的空白，下壓成文日期。章的上邊沿不壓正文 （或附件） ，下邊沿蓋在年和月上，這就是通常所說的 ?上不壓正文，下騎年蓋月。?政府機關(guān)和企事業(yè) 單位聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空 7 字；主辦機關(guān) 印章在前；兩個印章均壓成文日期。聯(lián)合行文需加蓋 3 個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)（單位）名稱（一可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位臵，并使印章加蓋或套印在其上。 黨的機關(guān) 公文既署名又蓋印章時， 也要將印章下邊沿蓋在成文日期年月上，以顯清晰。當(dāng)正文（附件）后所剩空白處不能容下

54、印章位臵時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使 印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識 ?此頁無正文 ?的方法解決。印章不能漏蓋、錯蓋，也不能蓋得歪歪斜斜或者模糊不清，要端正、清晰無誤。6.成文日期指定稿形成公文的時間。（不宜叫做發(fā)文時間，因發(fā)文時間往往在成文時間之后，是印發(fā)公文的日 期。）除公文正文中專門說明生效日期者外，公文的成文日期就是生效時間。成文日期通常以領(lǐng)一導(dǎo)人簽 發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后會簽單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)口期為準(zhǔn)；凡是經(jīng)會議通過方能生效的公文，以會議通過日期為準(zhǔn)；電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期的位臵，除法規(guī)、 規(guī)章及決議、決定、會議紀(jì)要等會議文件常以簽注形式安排在標(biāo)題之下外，其

55、他都位于正文（或附件） 之后右下方，發(fā)文機關(guān)下面右空 4 個字距離排一行。成文時間一律 用規(guī)范小寫漢字?jǐn)?shù)碼標(biāo)明完整的年月日，如00 ?六二年六月三十日? ，而不能寫為 2006 年6 月 30 日?或？二OO六年六月卅日？、？二OO六、六、三十？之類。黨的機關(guān)公文成文日期則用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)示。發(fā)文機關(guān)及成文日期也合稱為落款。7附注 主要用以標(biāo)注秘密文件的發(fā)送、閱讀、傳達(dá)范圍，或用于對不便在正文中直接出現(xiàn)的名詞術(shù)語及需要 說明的有關(guān)事項的解釋、說明。附注位于公文末頁左下方，排列在成文日期之下空1 行，提行空兩格加圓括號標(biāo)示，如？ （此件發(fā)至 XX 級）? 或？（此件傳達(dá)到 XX 級）? 之類。每項

56、（名詞術(shù)語、事項等）說明為 一個自然段，如兩項和兩項以上的，每項前標(biāo)明序號。（三）版記（文尾部分）位于公文正件末頁下端，包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 （印刷版記）等部分。1 主題詞主題詞是用來揭示公文基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的專用詞語， 是在概括公文內(nèi)容特征 方面起關(guān)鍵作用的詞語，也叫關(guān)鍵詞。標(biāo)注主題詞，能與標(biāo)題相配合，簡要而準(zhǔn)確的揭示公文內(nèi)容。這 對提高公文的檢索、利用效率，都是十分有利的。因此，應(yīng)將有存檔利用價值的公文，都標(biāo)注主題詞。要從主題詞表中選用最切合公文內(nèi)容的、專指性最強的主題詞。上報的公文應(yīng)按上級機關(guān)制發(fā)的主 題詞表標(biāo)注主題詞。每件公文最少選用3 個主題詞語，通常是3

57、-5 個詞語，最多不超過 7 個。標(biāo)注的順序，前幾個詞語表示公文的主要內(nèi)容，涵義由大到小，從類別詞到類屬詞，最后一 個表示公文的文種。主題詞位于公文末頁注釋之下，抄送欄之上。通常居左頂格排一行。? 主題詞： ?字 樣后標(biāo)注主題詞語，各詞語間空一格。2. 抄送機關(guān)指主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的機關(guān)、單位和組織。一律使用?抄送夕，抄送機關(guān)（單位）應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。要嚴(yán)格控制抄送機關(guān)、單位和個人，可送可不送的不抄 送，完全無關(guān)的堅決不送。位應(yīng)準(zhǔn)確具體地寫明，不宜籠統(tǒng)地寫?各有關(guān)單位 ?之類。一般也不抄送個人。抄送機關(guān)（單位）位于主題詞之下，用兩條平行細(xì)實線形成抄送欄。起首居左空 1 字標(biāo)

58、出 ?抄送： ?字樣，然后按機關(guān)、單位的級別、性質(zhì)、有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列抄送單位名稱，中間用標(biāo) 點符號逗號 ?，?分隔，最后打上句號。抄送機關(guān)（單位）排列次序可按以下辦法處理：按上級、平級、一下級為序；若系同一級別的，則 按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍事機關(guān)的順序排列；若是本系統(tǒng)行文，下級單位在前， 部門在后。要注意，本單位各部門及領(lǐng)導(dǎo)均不應(yīng)列入抄送欄，也不必寫2 份 ?之存類檔。3. 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期條例作 ?印刷版記？。這是對公文印制發(fā)出情況的說明，準(zhǔn)確反映公文的生成時間，以界定生效日 期與印發(fā)時間的區(qū)別。其內(nèi)容包括承制單位、印發(fā)日期、印制份數(shù)等。印發(fā)單位一般為機關(guān)（單位）

59、的辦 公廳（室）或文秘部門。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。位于抄送欄之下（無抄送欄的在主題詞之下） ，劃一條細(xì)實線形成 1 行的印刷版記欄。印發(fā)機關(guān)左空 1 字，印發(fā)（翻?。┛谄谟铱?1 字。線下右邊用圓括號標(biāo)注印刷份數(shù)。印刷版記的位 臵，應(yīng)臵于公文最后一面（封四）最后一行處。二、公文的特定格式（一）信函式格式不少機關(guān)單位常使用一種只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)名稱而不標(biāo)識?文件 ?二字的 ?信函式?公文，即函件。它用于處理日常事務(wù)的平行文或下行文，如函、一般事項的通知、批復(fù)等，而且使用頻率很高。 這種公文通常使用專門的函件版頭，其用法如下。1.發(fā)文機關(guān)名稱一般用全稱，臵于首頁線上。2.在發(fā)

60、文機關(guān)名稱 4mm 之下印一條上粗下細(xì)的武文線， 在距下頁邊 20mm 處印一條上細(xì)卜粗的文武 線。3發(fā)文字號臵于武文線下 1 行版心右邊緣頂格標(biāo)識。如需標(biāo)識份數(shù)序號、秘密等級或 緊急程度，可臵于武文線下 1 行版心左邊緣頂格標(biāo)識。 （一般說來， ? 信函式 ?公文很少同時出現(xiàn)這三項）4.發(fā)文字號下空 1 行標(biāo)識公文標(biāo)題。首頁不顯示頁碼，其后由第 2 頁開始標(biāo)識。第 2 頁后不再標(biāo)識 紅色雙線。（二）會議紀(jì)要格式這里所指的會議紀(jì)要格式，專指黨政機關(guān)、單位的辦公會議紀(jì)要。1會議紀(jì)要標(biāo)識由 ?XXXXXX 會議紀(jì)要 ?組成。其標(biāo)識位臵同 ?文件式 ?發(fā)文機關(guān)標(biāo)識方法樣2.在會議紀(jì)要之下空2行居中標(biāo)