A3資料制作上傳版

1、目 錄引 言1.第1章 A3資料簡介2.1.1 A3資料的特征2.1.2 A3資料的優(yōu)點(diǎn)2.第2章 A3資料制作步驟 3.2.1整體樣式3.2.2具體步驟3.2.2.1明確資料目的32.2.2撰寫資料綱要 62.2.3確定版面設(shè)計(jì) 82.2.4撰寫資料內(nèi)容 102.2.5核查校對資料 13第3章A3資料實(shí)例1.43.1豐田改善活動模板 143.2日本愛信變速箱物流案1.5結(jié) 論1.6附錄1圖表的種類及用途 17A3資料制作引 言為了推進(jìn)物流工藝的問題解決方式，使相關(guān)人員（部門）以及物流全體人員 實(shí)現(xiàn)最優(yōu)狀態(tài)，在出臺計(jì)劃時要切實(shí)取得多方面的一致，或者在實(shí)行計(jì)劃時向有 關(guān)人員準(zhǔn)確傳達(dá)相應(yīng)內(nèi)容。按照

2、問題解決的步驟進(jìn)行思考，將思考的內(nèi)容準(zhǔn)確地 傳達(dá)，實(shí)現(xiàn)信息共享。這種方法的核心工具就是 A3資料。A3資料將問題解決的8個步驟歸納在一張紙上，通過視覺表達(dá)，使內(nèi)容一目 了然，數(shù)據(jù)、圖表、文字并用，按照問題解決的步驟進(jìn)行思考，將事實(shí)和思考的 內(nèi)容準(zhǔn)確傳達(dá)，實(shí)現(xiàn)信息共享。在豐田，對任何工作而言，比起其實(shí)施計(jì)劃和結(jié)果，更被重視的是制定該計(jì)劃的理由，或形成該結(jié)果的原因。因此， A3資料不僅僅是記錄計(jì)劃和結(jié)果，更是 展現(xiàn)問題解決全過程的資料，它是豐田交流工具的核心。為了提高工作效率，在 日后的工藝工作中將引進(jìn) A3資料。參照豐田成熟的A3資料制作經(jīng)驗(yàn)，撰寫本文 件，希冀為工藝員熟練掌握A3資料的制作提供

3、借鑒。1第1章A3資料簡介第1章A3資料簡介1.1 A3資料的特征(1) 將問題解決的8個步驟歸納在1張紙上事實(shí)=： 判斷=：A想法(2) 通過視覺表達(dá)，使內(nèi)容一目了然數(shù)據(jù)、文字、圖表并用(3) A3資料=問題解決的工具并非只在形式上滿足A3要求即可1.2 A3資料的優(yōu)點(diǎn)A3資料是一種“制作簡潔易懂的資料”，主要有以下優(yōu)點(diǎn)：(1) 對資料使用者而言 能夠盡快理解 能夠供每一位相關(guān)人員理解 即便意見不同，在資料中也能方便找尋不同所在 簡潔易懂的資料，能夠幫助引發(fā)有建設(shè)性的討論 即便內(nèi)容有問題，也容易發(fā)現(xiàn)問題所在，便丁進(jìn)一步指導(dǎo)和修正(2) 對資料制作者而言 自覺地意識并思考如何“制作簡潔易懂的資

4、料”，有助丁對思路的 自我檢測和整理。#A3資料制作第2章A3資料制作步驟2.1整體樣式該料的撰寫Step 1.明確資料目的（1）拿慮是”面向誰”的赍料（2）考慮要“如何困用”赍料（3）善慮避料用丁 “何種用途”（4）考慮蘿傳詁“什么內(nèi)容”Step 2.撰寫資料絹要Step 3.確定版面設(shè)計(jì)Step 4.撰與黃料內(nèi)容Step 5,檢查校刈資料（1）確定婀要的主伸（2）對狷要的主協(xié)進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容（3）檢查狷要整陣（1）根據(jù)溷要，明:±：版面設(shè)計(jì)（2）確定答文本框的標(biāo)題E）分別將各部分內(nèi)容埴入模板 3）修怖資料，使內(nèi)容能夠一目了技（1）盅后檢查整障的效果13圖2.1 A3 資料制作整體樣

5、式2.2具體步驟2.2.1明確資料目的資料是說明、傳達(dá)事情的工具，制作什么樣的資料要依其目的而定。關(guān)丁 目的，tr先要考慮“面向誰”、“如何使用”、“何種用途”，最后明確傳達(dá)“什 么內(nèi)容”。公司外部公司內(nèi)部且他部門如伺便用如何傳詁4十么說明JF 會r報(bào)告浴I談裁決法窗米斗的內(nèi)客自己世行說明上司進(jìn)行說明堤曾蕓.部長或幸長圖2.2資料目的(1) 考慮是“面向誰”的資料因?yàn)橘Y料是說明或傳達(dá)事情的工具，所以，根據(jù)資料面向?qū)ο蠹纯促Y料的人 不同，其內(nèi)容也要相應(yīng)變化。即使是相同主題的資料，面向公司外部和面向公司 內(nèi)部，其強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)也應(yīng)該有所不同。即使同是公司內(nèi)部，面向經(jīng)管會的資料與 面向部長的資料，其說明

6、內(nèi)容也是不同的。對方對于這個問題了解程度如何，有多感興趣，想問些什么等等，對于這些 情況和需求，必須準(zhǔn)確推測和把握。(2) 考慮將“如何使用”資料 考慮資料使用的場合是僅僅分發(fā)資料還是在會議上進(jìn)行說明，或者直接向看資料的對象進(jìn)行說明， 根據(jù)情況不同內(nèi)容也會不同。如果只是分發(fā)資料，因?yàn)闊o法進(jìn)行說明，所以必須 使資料通俗易懂，一目了然。而召開會議的情況下，有必要在短時間內(nèi)讓全體與 會者獲得盡可能多的必要信息，所以要求資料寫得簡單易懂，具有很強(qiáng)的視覺效 果。 考慮資料使用人資料由誰使用，也就是有誰進(jìn)行說明也是一個重點(diǎn)。必須站在說明人的立場 制作便于說明的資料。舉例來說，有上司進(jìn)行說明的情況下，資料內(nèi)

7、容如果不夠 詳細(xì)，就難以以口頭形式一邊補(bǔ)充一邊說明，因此就需要寫得細(xì)致，要將必要的 事情簡單地、符合邏輯地、合理地寫出來。(3) 考慮資料用于“何種用途”資料的用途不同，內(nèi)容也會不同。無論報(bào)告、聯(lián)系、商談或者裁決，即使是 相同的主題，所強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)也會不同。如果是報(bào)告，就要及時準(zhǔn)確地反映事實(shí)， 包括發(fā)生的事實(shí)以及實(shí)施對策后的結(jié)果。而如果是計(jì)劃裁決，就要依照問題解決 的步驟，充分說明制定對策理由，并且還要明確希望對方給予判斷的要點(diǎn)。(4) 考慮要傳達(dá)“什么內(nèi)容” 考慮應(yīng)該強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)明確了資料“面向誰，如何使用，何種用途”之后，就要考慮資料使用人的需求，進(jìn)一步明確資料當(dāng)中應(yīng)該強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)。思考在問題解

8、決的8個步驟中哪一步是特別需要強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)。 考慮資料的標(biāo)題最后決定資料的標(biāo)題。（5）案例分析改善創(chuàng)意提案的工作小A在汽車制造商T公司的人事部負(fù)責(zé)推進(jìn)“改善創(chuàng)意制度”。有一天，小 A接到組長B先生的指示，要求他拿出本年度推進(jìn)改善創(chuàng)意制度的工作計(jì)劃。組 長說：“在這次的部內(nèi)組長會議上，我決定就改善創(chuàng)意提案的本年度計(jì)劃進(jìn)行說 明，你幫我準(zhǔn)備一下資料。看一下咱們部去年的業(yè)績，盡管事物部門整體目標(biāo)達(dá) 成了，但卻沒有完成本部門目標(biāo)。今年當(dāng)然首先要繼續(xù)協(xié)助完成事物部門整體目 標(biāo)，另外還希望一定能夠完成本部門目標(biāo)。在這次會議上，我想再次向大家說明 改善創(chuàng)意制度的主旨，讓大家充分認(rèn)識到現(xiàn)階段的主要問題是什么。另

9、外，我還 要就本年度的具體實(shí)施內(nèi)容進(jìn)行說明，以獲得大家的支持，就拜托你準(zhǔn)備資料了 注：改善創(chuàng)意制度：對有關(guān)業(yè)務(wù)效率化以及降低成本的改善提案進(jìn)行獎勵的制度。是多年來一直沿用的制度之一，在提升工作現(xiàn)場的改革意識及問題解決能力方面取得了卓著的成果。該制度的對象是業(yè)務(wù)職和專門職人員小A根據(jù)組長B先生的指示，明確了資料目的:“面對誰”：對象本部門內(nèi)部組長“如何使用”：傳達(dá)方式誰）組長B先生如何使用）在部門內(nèi)組長會議上發(fā)表“何種用途”（相關(guān)聯(lián)絡(luò)）謀求幫助“什么內(nèi)容”：資料強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)、標(biāo)題強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)）明確問題：改善創(chuàng)意制度的主旨、尚未完成“本部目標(biāo)”把握現(xiàn)狀：現(xiàn)階段的主要問題是什么制定對策：具體實(shí)施內(nèi)容（希

10、望各位組長給予何種支援） 標(biāo)題）“改善創(chuàng)意”提案本年度計(jì)劃（案）2.2.2撰寫資料綱要制作簡單易懂的說明綱要是使資料通俗易懂的前提。沒有好的綱要，無論任 何版面設(shè)計(jì)或講求視覺效果都沒用。圖2.3綱要主體(1) 確定綱要的主體寫入資料的內(nèi)容，即使頭腦中非常明白，要將其整理得非常簡潔、能向別人 準(zhǔn)確說明也是不容易的。依照問題解決的各個步驟，盡量將每一步所要傳達(dá)的信 息至多3句話表述出來。這種表述就類似丁報(bào)紙上的新聞標(biāo)題。考慮好各個步驟的表述后，要按照步驟將他們排列，檢查這種排列是否符合 邏輯。如果符合就可以通過?？陬^念一下，長度從30秒到1分鐘為最佳。(2) 確定對綱要主題進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容確定綱要的

11、主題之后，就要思考對各步驟所給出的信息進(jìn)行補(bǔ)充的理由以及 數(shù)據(jù)。最好為每條信息找出3個左右的理由或數(shù)據(jù)。這時要注意以下幾點(diǎn)： 對各步驟傳達(dá)信息的補(bǔ)充數(shù)據(jù)是否充分 是否基丁事實(shí)的補(bǔ)充 因果關(guān)系是否成立 補(bǔ)充內(nèi)容是否符合MECE要求(3) 檢查綱要整體確定綱要的主體和補(bǔ)充內(nèi)容后，要對綱要整體進(jìn)行檢查。要比資料的目的， 也就是說，要一邊思考“面向誰”、“如何使用”、“何種用途”，一邊從頭通 讀綱要整體。通過反復(fù)通讀，檢查其是否符合邏輯，對資料的對象是否具有說服 力。(4) 案例分析“改善創(chuàng)意提案的工作”“去年事務(wù)部門全體的改善創(chuàng)意目標(biāo)為：6000元以上的優(yōu)秀提案為每年1項(xiàng), 2000元以上的優(yōu)秀提案

12、也是每年1項(xiàng)。本部目標(biāo)為：提案數(shù)量為每年每人12項(xiàng)以 上。而去年本部的優(yōu)秀提案，6000元的提案有2項(xiàng)，4000元的提案為1項(xiàng)。提案 數(shù)量為每人每年平均8.6項(xiàng)，沒有完成目標(biāo)。今年我們應(yīng)該進(jìn)一步致力丁尋求改善 創(chuàng)意?！薄盎仡櫼幌卤静績?nèi)的提案狀況，會發(fā)現(xiàn)不同職級之間的差別很大。業(yè)務(wù)職人 員每年每人提出了 14項(xiàng)，沒有問題；但專門職人員每年每人只有 3項(xiàng)提案。按月 份來看，6月份以后尤為嚴(yán)重。”挖掘改善創(chuàng)意是支撐T公司改革的一項(xiàng)活動，但目前的實(shí)際情況是，有人無 論是否提出提案都在思索，但更多的人卻因?yàn)椴粩嗟厮伎甲珜懱岚付@得了意識 的強(qiáng)化。小A在確認(rèn)員工的上述說法便是問題的真正原因之后，決定提出以

13、下對策： 4月份重新實(shí)施以本部門全體成員為對象部長講話，讓每一個人理解改善創(chuàng)意制度的主旨，進(jìn)行部成員啟蒙，使各成員徹底了解本年度的活動目標(biāo)。 取消期間特別活動，新引入年度表彰制度，在第二年3月，對最多提案個人，最優(yōu)秀提案個人及最多提案小組進(jìn)行表彰。 每月25日由事務(wù)局向各組組長發(fā)送跟蹤?quán)]件，促進(jìn)組長對成員的督促。 匯總每月各組的提案情況，月初作成圖表張貼在部里的墻上。表2.1不同職級的改善創(chuàng)意提案數(shù)量統(tǒng)計(jì)(項(xiàng))4月5月6月7月8月9月10月111212月3月專門職1.60.90.20.10.00.00.10.00.10.10.00.03.1業(yè)務(wù)職1.51.21.11.21.21.21.11.1

14、1.21.01.11.114.0關(guān)丁全體事務(wù)部門與本部門的提案數(shù)量，今年要繼續(xù)完成上年度的目標(biāo)。也就是說，本年度尤其重點(diǎn)解決的問題，是使 100%的專門職人員拿出提案。那么，去年6月以后到底出現(xiàn)了什么問題？是不是因?yàn)?4-5月是改善創(chuàng)意強(qiáng)化 月，提案太多了，專門職人員在強(qiáng)化月過后就拿不出提案了？不會是沒有好點(diǎn)子 或思考時間吧？會不會是盡管有創(chuàng)意，卻忘了每月提交。既然有這么多可能性， 就需要去聽取大家真正的想法。在考察事實(shí)后小A發(fā)現(xiàn)，有的人雖然知道本部門目標(biāo)，卻沒有了解其必要性, 認(rèn)為“為什么一定要每月提交呢？理由何在？ ”、“上司什么都沒對我們說”或 者“即使即使寫了也得不到好評，干脆不交”；

15、另外甚至有人還提出“有本部門 的目標(biāo)嗎？”等問題，連何謂本部門目標(biāo)都不知道。根據(jù)這些信息，小A按照解決問題的步驟制作了綱要：EK3 17徑的問趣是專門源氏員右月 拍以后的整加翠葬戒上年度沒理實(shí)現(xiàn)全體春加.平 均鈕人8.G個提案、未完成本部 '創(chuàng)商制度”的應(yīng)TT伏怒是全 體葬加本部目標(biāo)是每月每年提土中以上的創(chuàng)意頭蚌/* H由fig 1.W 專JHR人如4門儕！侑的一卬問誓月加率達(dá)到1。* *加率加褊的41.原匹1時wjrc 的* 面,上力的柳ir,Tttafll而評 |、御做話珀11匕 J5L 本白勺魔旅L岳” 可點(diǎn)盤犀質(zhì)的主廿上*耳虜帽購口幅蛀lMP孔*IM出也建猊圖2.4綱要內(nèi)容2.

16、2.3確定版面設(shè)計(jì)順著思路進(jìn)行版面設(shè)計(jì)，應(yīng)當(dāng)將較多版面分給需要強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)步驟(1) 根據(jù)綱要確定版面設(shè)計(jì)具體過程及要點(diǎn)如下： 排列好各個文本框。給各個步驟都做好可填寫的文本框，順著思路，根據(jù) 綱要排列各文本框。一般應(yīng)當(dāng)從左到右、從上到下、或按照順時針方向排列。如 果按照相反方向排列，或者中途突然改變方向，便會打亂資料結(jié)構(gòu)，不容易看明 白 確定文本框的大小，兼顧版面的平衡。大致的版面確定后，就要確定文本 框的大小。要根據(jù)資料的內(nèi)容來決定版塊的大小。需要注意的是，對藥著重強(qiáng)調(diào) 的要點(diǎn)，不要使用小的文本框。 其他要點(diǎn)。留出適當(dāng)?shù)目瞻?，將上下左右對齊并調(diào)整好距離，是版面整潔 的關(guān)鍵。(2) 確定各文本

17、框的標(biāo)題確定版面設(shè)計(jì)以后，就要確定各文本框的標(biāo)題。(3) 版面設(shè)計(jì)模板'；筆以菱夭口教據(jù)分另LJW示:圖2.6版面設(shè)計(jì)模板1由結(jié)論辰開將須弓雖譙的重點(diǎn)放在中司1立萱:綱要圖2.8版面設(shè)計(jì)模板32.2.4撰寫資料內(nèi)容確定版面設(shè)計(jì)后，接下去就要填寫各文本框中的內(nèi)容。行文要盡量簡明扼要, 并使用圖表、表格，使資料具有較強(qiáng)的視覺效果。行文要求 用粗懷，加大字“榜明如要”號修飾頸強(qiáng)調(diào)的文怖和書寫格式要統(tǒng)一,各文本椎的上下左右要對齊圖2.9資料內(nèi)容(1)撰寫各文本框的內(nèi)容撰寫各文本框的內(nèi)容，要點(diǎn)如下：行文要“簡明扼要”、具體和使用主動語態(tài) “簡明扼要”a、名詞結(jié)構(gòu)b、盡量只寫1行文字，兩行以上無法

18、讓人一目了然c、1項(xiàng)評述、1項(xiàng)注釋不好的例子：6月份以后，新研制的汽車上線，與原有的汽車并線生產(chǎn)， 因此，目前的情況無法適應(yīng)，必須對車間的布置和作業(yè)方法進(jìn)行改革。好的例子：6月份起新研制的汽車上線，實(shí)行與原有汽車并線生產(chǎn)。車 間布置和作業(yè)方法的改革成為必然。d、“單刀直入”的表達(dá)方式不好的例子：安全問題并不是不比數(shù)量問題重要(二重否定)。好的例子：安全問題比數(shù)量問題重要。e、相同的語句不要重復(fù)不好的例子：質(zhì)量不合格的發(fā)生，去年發(fā)生了34起，今年也發(fā)生了18起。好的例子：今年發(fā)生質(zhì)量不合格的事件 18起。 “具體”：避免抽象的表達(dá)方式不好的例子：今年的銷售情況還可以。好的例子：今年的銷售情況完成

19、了目標(biāo)的 98%。 “主動語態(tài)”：盡量避免被動的表達(dá)方式不好的例子：工作成績被下屆的干勁極大影響。好的例子：下屆的干勁極大影響著工作成績。使用圖表，強(qiáng)化視覺效果特別是數(shù)據(jù)，比起文字表述，圖表更直觀。要根據(jù)使用的目的選擇圖表的 種類，這樣更具效果。（2）修飾資料，使內(nèi)容一目了然統(tǒng)一文本和書寫格式，文本框的上下左右對齊。如果文本和書寫格式的標(biāo) 準(zhǔn)不統(tǒng)一，那么即使使用粗字表示強(qiáng)調(diào)，也不知道強(qiáng)調(diào)的是哪一部分。例如，下面的圖中，究竟是強(qiáng)調(diào)顏色的不同還是圖形的不同，無法明確。如 果統(tǒng)一了圖形，就可以知道是強(qiáng)調(diào)顏色的不同。O T O O 圖2.10不同圖形文字部分也是一樣，在考慮修飾之前，首先要統(tǒng)一文本和書

20、寫格式。尤其是 在表格里就行評述、注釋的時候，所注內(nèi)容也要注意形式上的統(tǒng)一。不好的例子：表2.2對促銷方法的現(xiàn)狀和方向進(jìn)行評述的例子（不好）沒有廣告宣傳效果，光顧人數(shù)減少強(qiáng)化營銷人員的活動明顯，文本不一致，主語賓語不同，填寫內(nèi)容也有差異，經(jīng)過調(diào)整，上述評 述的好例子如下表所示：表2.3對促銷方法的現(xiàn)狀和方向進(jìn)行評述的例子（好）通過廣告宣傳促銷除強(qiáng)化營銷人員的活動蹤針對不特定多少人的活動效果不佳針對特定的顧客展開活動，效果好需強(qiáng)調(diào)的文本框和文字用粗體，加大字號統(tǒng)一了基本格式之后，要將綱要主題等需要強(qiáng)調(diào)的部分的文字換成大字號的 粗體。不過，修飾的目的不是為了漂亮，而是易丁理解，因此，如果不必要地使

21、 用很多字體、顏色，追求字號的微妙變化，那么看起來似乎很漂亮，卻反而使得 資料不知所云。一篇資料中，字體或字號最多使用三種，根據(jù)需強(qiáng)調(diào)的程度選擇 使用，這才是可取的。2.2.5 核查校對資料最后要對資料的整體內(nèi)容進(jìn)行檢查。要點(diǎn)如下:第3章A3資料實(shí)例153.1豐田改善活動模板1 澳網(wǎng)詵定理舊kF1 - 菱蝦號-* -，T -B-* + mrrg,卜* r '十- -1I H j l rmX >1 1 . ' H KH< f 中 t., - a-1 ZB J ii1:3M；Ma rma. vL*1. a.iff. a r-1 3tJ. M|i1 TWi:=H J &#

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