南京奧體中心辦公系統(tǒng)方案

1、南京奧體中心辦公系統(tǒng)方案第一章 . 辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計概述 31.1. 辦公自動化系統(tǒng)功能需求分析 31.2. 建設(shè)目標(biāo)與設(shè)計原那么 41.2.1. 總體目標(biāo) 41.2.2. 設(shè)計原那么 5第二章 . 辦公系統(tǒng)總體設(shè)計說明 62.1. 系統(tǒng)硬件建設(shè) 62.1.1. 網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu) 62.1.2. 設(shè)備選型 62.2. 系統(tǒng)軟件建設(shè) 72.2.1. 軟件平臺選型 72.3. 性能規(guī)定 72.3.1. 精度 72.3.2. 時間特性的要求 82.3.3. 靈活性 82.3.4. 輸入輸出要求 82.3.5. 數(shù)據(jù)管理能力要求 82.3.6. 故障處理要求 8第三章 . 系統(tǒng)主要功能介紹 93.1. 公文

2、管理子系統(tǒng) 93.1.1. 主要功能特點 93.1.2. 系統(tǒng)組成 113.2. 檔案管理子系統(tǒng) 163.2.1. 主要功能特點 163.2.2. 系統(tǒng)組成 173.3. 信息發(fā)布子系統(tǒng) 233.3.1. 場館信息 233.3.2. 場館文檔 233.3.3. 信息摘編 233.3.4. 場館公告 233.4. 信息交流子系統(tǒng) 233.4.1. 文件交換 243.4.2. 留言本 243.4.3. 意見征集 243.4.4. 交流園地 243.4.5. 電子郵件 243.4.6. 公共信息 243.5. 日常辦公子系統(tǒng) 243.5.1. 通訊錄 243.5.2. 站點導(dǎo)航 243.5.3. 便

3、箋 253.5.4. 日程任務(wù) 253.5.5. 領(lǐng)導(dǎo)日程 253.5.6. 車輛管理 253.6. 遠(yuǎn)程辦公 253.7. 系統(tǒng)界面 253.7.1. 信息桌面 263.7.2. 導(dǎo)航欄 263.7.3. 信息欄 263.8. 項目實施計劃 283.9. 組織機構(gòu)管理 293.10. 技術(shù)支持管理 293.11. 項目管理說明 293.11.1. 項目簽定 293.11.2. 項目準(zhǔn)備溝通 293.11.3. 項目需求調(diào)研 293.11.4. 系統(tǒng)開發(fā) 293.11.5. 用戶培訓(xùn)、系統(tǒng)試運行 303.11.6. 系統(tǒng)二次開發(fā) 303.11.7. 最終版交付 303.11.8. 項目總結(jié) 3

4、03.11.9. 項目驗收 303.11.10. 項目維護(hù) 303.11.11. 項目管理 30第四章 . 培訓(xùn)與服務(wù)方案 324.1. 培訓(xùn) 32系統(tǒng)管理員培訓(xùn) 324.1.2. 用戶培訓(xùn) 324.2. 軟件升級服務(wù) 334.3. 技術(shù)支持與服務(wù) 33第五章 . 業(yè)績介紹 . 34第一章 . 辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計概述南京奧體中心是第十屆全運會的主賽場，是江蘇省的標(biāo)志性建筑，是我國 規(guī)模宏大、功能齊全、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)高、環(huán)境優(yōu)美的綜合性大型體育建筑群和體育 公園。南京奧體中心的領(lǐng)導(dǎo)越來越注意到，信息化建設(shè)的安全性、先進(jìn)性、功能 性將是十運會整體先進(jìn)性的有力表達(dá)?？焖俚膫鬟_(dá)上層領(lǐng)導(dǎo)的最新決定，實現(xiàn) 十運

5、會期間各種文檔的高效管理和及時更新，實現(xiàn)單位信息和數(shù)據(jù)的共享，從 已有的管理文檔中提煉出最需要的內(nèi)容，把單位已有資源有效的利用和協(xié)作起 來從而實現(xiàn)知識管理，逐步建立有關(guān)部門的管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，支持管理 信息的采集發(fā)送、存儲管理、處理分析，實現(xiàn)管理信息的數(shù)據(jù)共享，從而實現(xiàn) 從事務(wù)型辦公系統(tǒng)向決策型辦公系統(tǒng)發(fā)展，逐步擴展遠(yuǎn)程辦公的內(nèi)容和覆蓋范 圍。南京奧體中心內(nèi)部網(wǎng)的建設(shè)為辦公自動化OA 提供了平臺和基礎(chǔ)， 辦公自動化的應(yīng)用將是奧體中心運營管理現(xiàn)代化的標(biāo)志之一。為了能夠幫助南京奧體中心建立一套技術(shù)先進(jìn)、切實可行、功能強大、靈 活易用、符合自身辦公管理需求的辦公自動化系統(tǒng)，我們基于前期對需求的初

6、 步調(diào)研，根據(jù)多年來在體育行業(yè)、企事業(yè)單位從事辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計和實施 的經(jīng)驗，并結(jié)合國內(nèi)辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀及企業(yè)的應(yīng)用需求，向南京奧體中 心推薦本解決方案。1.1. 辦公自動化系統(tǒng)功能需求分析南京奧體中心有兩個中心 網(wǎng)球中心、體育科技中心 ，兩個館 游泳館、 體育館，一個場體育場，五個單位的業(yè)務(wù)和職能各不相同，因此對于辦 公自動化系統(tǒng)的需求也存在差異。但就日常辦公而言，各單位的辦公自動化系 統(tǒng)均以公文處理和事務(wù)管理為核心，同時提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，尤 其在十運會期間更會有大量的議案、公告、通知、請示、報告等形式的公文在 中心內(nèi)部需要流轉(zhuǎn)、分發(fā)、處理，同時也會要面臨繁重的日常事務(wù)和突

7、發(fā)事務(wù) 的管理工作。因此我們考慮，辦公自動化系統(tǒng)作為南京奧體中心的虛擬辦公平 臺，它的應(yīng)用應(yīng)該側(cè)重于收發(fā)文審批、簽發(fā)管理、公文流轉(zhuǎn)傳遞、政務(wù)信息采 集與發(fā)布、內(nèi)部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、政策法 規(guī)庫等應(yīng)用。南京奧體中心辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)是各類信息的單一入口 ，是實現(xiàn)信息 集成的重要手段。它將進(jìn)一步將信息集成、工作流集成。根據(jù)發(fā)布信息的內(nèi)容， 主要分為中心級信息發(fā)布、場館級信息發(fā)布和個人制作頁面三個層次。中心級 信息發(fā)布平臺是整個南京奧體中心 OA 系統(tǒng)的入口，用戶不需要進(jìn)行操作即可 閱覽其中的信息。場館信息發(fā)布的主頁面，對于不同的場館，其頁面的風(fēng)格不 同，可以由部門系統(tǒng)管

8、理員進(jìn)行設(shè)置。場館信息發(fā)布平臺的主要功能包括場館 動態(tài)、場館公告、場館活動、政策法規(guī)等欄目。每個用戶可以對自己的個人主 頁中顯示的欄目內(nèi)容、欄目在頁面中的位置以及頁面的色調(diào)進(jìn)行調(diào)整，個人主 頁充分表達(dá)了企業(yè)信息門戶中個性化服務(wù)的特征。：1.2. 建設(shè)目標(biāo)與設(shè)計原那么1.2.1. 總體目標(biāo)總的來說， 南京奧體中心的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該建設(shè)成為一整套具有體育 特色，滿足南京奧體中心實現(xiàn)辦公管理現(xiàn)代化，實現(xiàn)各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的量化管理 和控制需要與發(fā)展要求，采用先進(jìn)的技術(shù)平臺與成熟的應(yīng)用方案相結(jié)合，適合 南京奧體中心自身的管理模式相結(jié)合，高性能，高可靠性，界面友好美觀，操 作便捷，易用高效安全的辦公自動化系

9、統(tǒng)。使之能夠直觀、科學(xué)、準(zhǔn)確、實時 地反映管理水平，為辦公管理提供決策依據(jù)，增強經(jīng)濟效益和提高現(xiàn)代化管理 水平，從而全面提升競爭優(yōu)勢。具體來說，辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)是： 首先建立高效的電子協(xié)作環(huán)境：高效的電子協(xié)作環(huán)境包括兩個方面: 利用異步電子協(xié)作平臺、同步電子協(xié)作平臺。其次完善辦公自動化的各項應(yīng)用： 除實施綜合信息服務(wù)、公文管理車輛 管理等常見的辦公自動化應(yīng)用外，還可以基于電子協(xié)作環(huán)境實施網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)等豐 富場館級辦公系統(tǒng)。將各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成到統(tǒng)一的界面下 ：將辦公自動化系統(tǒng)作為信息集成平 臺，可以將辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)成信息門戶，利用各種集成手段將各種業(yè)務(wù)數(shù) 據(jù)集成到辦公自動化系統(tǒng)中，用戶通

10、過單一的界面就可獲得各種信息資源最終將辦公自動化系統(tǒng)向知識管理和商務(wù)智能的深層次發(fā)展 ：將辦公自 動化系統(tǒng)緊密地把信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理融合于一體，實現(xiàn)從現(xiàn)有的 工作流應(yīng)用系統(tǒng)到更高級的決策智能系統(tǒng)知識門尸/安全管理電子協(xié)作平臺(Domi no/Sametime )辦公自動化系統(tǒng)規(guī)劃藍(lán)圖122.設(shè)計原那么辦公自動化系統(tǒng)的總體設(shè)計原那么是：采用成熟先進(jìn)的平臺和開發(fā)工具并引入先進(jìn)的設(shè)計思想和實現(xiàn)方法，具有前瞻性、科學(xué)性。技術(shù)上保證在3-5年內(nèi)領(lǐng)先。堅持實用性、針對性、全面性原那么互連、開放性：支持主要的協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，能根據(jù)用戶需要方便地加 入新設(shè)備和應(yīng)用，方便進(jìn)行各種設(shè)置和進(jìn)行擴充，與現(xiàn)

11、有應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫方 便地連接和數(shù)據(jù)交換。充分利用現(xiàn)有軟、硬件資源。解決方案一次性規(guī)劃，建設(shè)和投資分步實施。堅持安全性、靈活性、易維護(hù)性。第二章.辦公系統(tǒng)總體設(shè)計說明2.1. 系統(tǒng)硬件建設(shè)內(nèi)網(wǎng)用戶（動態(tài)口令）備份服務(wù)器主服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)交換機n防火墻安全認(rèn)證服務(wù)器家中辦公（動態(tài)口應(yīng)用模型操作系統(tǒng) MicrosoftWindowsNT4.0 SP4（中文版）/2000 ServerSP1/SP2（中文版）。主服務(wù)器安裝辦公自動化系統(tǒng)，提供公自動化應(yīng)用支持。備份服務(wù)器和主服務(wù)器形成服務(wù)器群集，做數(shù)據(jù)備份和失效轉(zhuǎn)移。所有辦公自動化系統(tǒng)用戶均采用IE瀏覽器進(jìn)行辦公，在整個網(wǎng)絡(luò)采用動態(tài)口令牌進(jìn)行動態(tài)口令認(rèn)證，

12、在使用IE進(jìn)行辦公的過程中，起用SSL安全機制，保證數(shù)據(jù)在從客戶端傳送到服務(wù)器的過程中的安全性。2.1.2. 設(shè)備選型辦公服務(wù)器選型對于OA辦公系統(tǒng)建議采用IBM的X235。存儲和備份系統(tǒng)選型考慮到與網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的集成，我們建議采用CA BrightStor作為數(shù)據(jù)存儲管理軟件。BrightStor是一整套企業(yè)級的智能化存儲管理解決方案，通過各種集成化 的產(chǎn)品和工具為駐留在企業(yè)任何位置的數(shù)據(jù)提供有效的管理和保護(hù)。它為企業(yè) 提供從筆記本電腦到大型主機、從 LAN 到 SAN 網(wǎng)絡(luò)拓?fù)涞母鞣N數(shù)據(jù)保護(hù)，并 通過一個中央控制臺實現(xiàn)所有相關(guān)管理功能。 BrightStor 系列包含了適用于Unix、Li

13、nux、Windows NT、OS/300、z/OS、z/VM、VM 和 VSE 等各種平臺的、廣泛的存儲解決方案，支持當(dāng)前流行的網(wǎng)絡(luò)存儲架構(gòu)。這些靈活和可伸縮 的專項解決方案可以適應(yīng)各種規(guī)模企業(yè)的存儲需求，既可以獨立部署，也可以 根據(jù)需要進(jìn)行組合。防火墻選型參見網(wǎng)絡(luò)安全方案相應(yīng)部分 .2.2. 系統(tǒng)軟件建設(shè)系統(tǒng)將利用京華網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的 ?京華 ExOA2000 辦公自動化系統(tǒng) ?為藍(lán)本， 并結(jié)合用戶具體要求進(jìn)行組合和二次開發(fā)。?京華 ExOA2000 辦公自動化系統(tǒng) ?是一個功能強大、應(yīng)用廣泛的辦公自 動化軟件產(chǎn)品。系統(tǒng)研發(fā)思路堅持產(chǎn)品化、平臺化及客戶定制化相結(jié)合的道 路。該系統(tǒng)是蟬聯(lián)九五、十五

14、國家重點火炬計劃唯一 OA 項目， 19992001連續(xù)三年被中國軟件行業(yè)協(xié)會評為"推薦優(yōu)秀軟件產(chǎn)品，并榮獲國 家信息產(chǎn)業(yè)部中國優(yōu)秀軟件產(chǎn)品稱號。?京華 ExOA2000 辦公自動化系統(tǒng) ?采用平臺化的設(shè)計思想，并引入門戶 的思想，系統(tǒng)有很強的開放型和擴充性。2.2.1. 軟件平臺選型服務(wù) 器操作 系統(tǒng)：Microsoft Windows NT4.0 SP4（中文版）/2000Server SP1/SP2（ 中文版 ）?？蛻舳耍浩胀?PC 機, Internet Explorer 5.0/5.5數(shù)據(jù)庫： Microsoft SQL Server7.0/2000,Oracle8I,Sy

15、base11.9OA 系統(tǒng)軟件：京華 ExOA2000 辦公自動化系統(tǒng)2.3. 性能規(guī)定2.3.1. 精度對于數(shù)據(jù)處理提出以下要求：1）必須填寫的主鍵字段，不許為空。2）字符、數(shù)字、時間及貨幣字段互不混淆，并且數(shù)字和貨幣要求提供精 度 ， 時 間 要 求 統(tǒng) 一 格 式 ： YYYY-MM-DD( 精 確 到 日 ) ， YYYY-MM-DD-HH-MM-SS( 精確到秒 )。2.3.2. 時間特性的要求此系統(tǒng)時間特性要求不太高，保證郵件、公文及內(nèi)部信息發(fā)布在內(nèi)部傳送<=15秒。系統(tǒng)建議按每周 24 X 7方式運行。在檢測，擴容等需要暫停系統(tǒng)時， 建議在非工作時間，并事先通知所有用戶。2

16、.3.3. 靈活性此系統(tǒng)是開放性的，模塊相互獨立，做到以下靈活性：1) 更改獨立模塊時不影響其他模塊的應(yīng)用 ，模塊增減目錄無需調(diào)整程序 ；2) 錯誤性維護(hù)，功能性升級，只需要刷新設(shè)計即可，不會丟失原有的數(shù) 據(jù)；3) 組織機構(gòu)變動，人員流動，崗位調(diào)整，權(quán)限更改等情況靈活設(shè)置，不 影響系統(tǒng)使用；4) 公文流程改變，角色變更，不影響系統(tǒng)使用。2.3.4. 輸入輸出要求輸入過程提供標(biāo)準(zhǔn)樣張格式，必要的字段提供提示和解釋信息，利于用戶的使用，并且達(dá)到規(guī)范公文、報表、文件及文檔的格式，對錯誤和不完整輸入 提供校驗，并顯示警告信息。2.3.5. 數(shù)據(jù)管理能力要求此系統(tǒng)每一個獨立模塊數(shù)據(jù)庫能管理數(shù)據(jù)<=

17、4G,超出后提供備份數(shù)據(jù) 庫，過時的數(shù)據(jù)移至備份庫。在系統(tǒng)源程序不再變動后，提供無數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計庫。當(dāng)數(shù)據(jù)庫過大移出 后，將空數(shù)據(jù)庫發(fā)布繼續(xù)使用。移出的大數(shù)據(jù)庫可以做為歷史調(diào)閱。2.3.6. 故障處理要求此系統(tǒng)因運行時，內(nèi)存不足、泄漏、硬盤空間不足等原因宕機，30 分鐘后可恢復(fù)。第三章.系統(tǒng)主要功能介紹7ZNT Scc«工蹄劉評臺 文曲理交撐甲白LMrrftscfi Thdh； iwn $ervqDatabase應(yīng)muHWAdnw擊 JCQD £mrarJAdviMtc«d Ssvtr系統(tǒng)模塊組成示意圖3.1. 公文管理子系統(tǒng)等功能，并對文件、信息處理情況提供了簡

18、單易用的實時監(jiān)控機制，方便單位 領(lǐng)導(dǎo)及時掌握單位工作人員的工作情況。信息流轉(zhuǎn)的處理范圍幾乎可以涵蓋南 京奧體中心現(xiàn)有的各種文件信息，如收文、發(fā)文、傳閱公文、簽報、票據(jù)、表3.1.1. 主要功能特點提供圖形化的工作流自定義功能：用戶可以根據(jù)實際需要制定出所需的流程，而且當(dāng)實際情況發(fā)生變化時可以由管理員隨時進(jìn)行更改。提供流程的實時監(jiān)控及統(tǒng)計：文件辦理人可通過圖形化的流程圖對 公文的辦理步驟進(jìn)行監(jiān)控，還可實時查看到具體一份文件每一步驟 每一辦理人辦理公文的時間及批示信息，隨時了解文件的當(dāng)前辦理 人信息；管理員在監(jiān)控文件辦理的同時，還可統(tǒng)計出個人或部門的 文件辦結(jié)率。支持動態(tài)流程嵌套：系統(tǒng)的流程可以跨

19、平臺、跨地區(qū)以及和不同結(jié) 構(gòu)的流程相嵌套。如上級自動啟動下級公文，各業(yè)務(wù)處室間的信息 互流等。提供文件格式表頭、正文、附件、表單的全屏設(shè)計功能：用戶 可以根據(jù)需要設(shè)計所需的格式，并且可以隨時根據(jù)變化進(jìn)行更改。 可保留所有修改痕跡：無論是正文還是附件，修改的痕跡都可以保 留，方便查詢，并且表格中的簽名、批示也可以保留批示人的信息。 支持手寫筆簽名批示、多級領(lǐng)導(dǎo)手寫會簽。支持電子印章，領(lǐng)導(dǎo)可 蓋電子印章簽名。支持包括手寫簽名在內(nèi)的所有信息原稿打?。和暾仫@示出表格的 批示內(nèi)容，符合中國人的辦公習(xí)慣?？蛇B接用戶的應(yīng)用程序數(shù)據(jù)，支持用戶宏：通過系統(tǒng)所提供的二次 開發(fā)接口，可以將用戶已經(jīng)在使用的應(yīng)用程序

20、掛到系統(tǒng)上進(jìn)行流轉(zhuǎn)。 提供外出代理的授權(quán)功能 :機關(guān)人員可以在出差時委托指定的代理人 處理其負(fù)責(zé)的文件。提供文件回收功能，用戶可對誤操作的文件通過回收進(jìn)行修改，增 強系統(tǒng)的容錯、排錯能力。提供文件的并發(fā)處理功能，同一文件的不同傳閱人員可同時辦理文 件，進(jìn)一步保證了文件的辦理效率。提供完善的遠(yuǎn)程辦公功能，不僅可實現(xiàn)單位總部與各地區(qū)分部之間 的文件互流、信息傳遞，還可實現(xiàn)出差領(lǐng)導(dǎo)、人員的異地辦公功能。 提供公文的正文和附件的加密功能，大大增強公文的安全性。 提供常用詞語功能，用戶對一些常用批示意見進(jìn)行設(shè)置后，便可在 辦理文件時自由調(diào)用，提高文件處理效率。提供結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化兩種流程定制工具，可根據(jù)

21、單位的需求變化 定制出靈活、適用的處理流程。提供特殊步驟的處理功能，可對流程定制之外的特殊情況對文件的 辦理進(jìn)行特殊處理。提供個人所有待辦事務(wù)、待辦文件的實時提醒功能。 提供強大的在線幫助功能。文件流轉(zhuǎn)完畢后可自動歸入文檔系統(tǒng)或兼容的文檔系統(tǒng)內(nèi)：文件流轉(zhuǎn)結(jié)束后即可歸入文檔系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行歸檔，并且保持文件原有的筆跡 留痕。3.1.2. 系統(tǒng)組成公文管理子系統(tǒng)包括 WEB 客戶端與管理工具端兩部分， WEB 客戶端主 要完成日常文件的流轉(zhuǎn)與辦理，管理工具端主要完成公文、流程的定制、管理 與日常維護(hù)工作。1) .WEB 客 戶端基于 Internet/Intranet 模式構(gòu)建的公文管理系統(tǒng)實際上是一個

22、信息流轉(zhuǎn)系 統(tǒng)，其日常的辦公工作都以 WEB 方式提供，對于普通用戶或公文管理員，都 可在 WEB 端通過簡單的鼠標(biāo)點擊完成日常的辦公工作，其操作的模式就如同 在 Internet 沖浪一般，簡單、實用。在公文管理系統(tǒng)的 WEB 端可實現(xiàn)以下功能： 起草功能用戶可根據(jù)實際需要撰寫新文件如進(jìn)行收文登記、發(fā)文擬稿等，并可 將掃描件 、常用 Office 格式文件 、甚至是 OA 系統(tǒng)里的文件作為新文件的附件。 新文件撰寫完畢只需點擊發(fā)送按鈕便可將新文件發(fā)送給文件的下一步接收人。待辦文件待辦文件是指他人發(fā)送給自己辦理的文件， 系統(tǒng)提供的實時提醒功能會及 時地告知用戶當(dāng)前需要辦理的待辦事務(wù)。? 用戶辦

23、理待辦文件可對文件進(jìn)行以下操作：? 對正文、附件進(jìn)行修改；? 在文件處理表輸入批示意見；? 通過手寫簽名或電子印章進(jìn)行文件的簽發(fā)批示；? 將文件發(fā)送給選定人員。 當(dāng)然，所有的操作都只能在權(quán)限設(shè)定范圍內(nèi)進(jìn)行，同時系統(tǒng)還將如實地記 錄下文件辦理的修改痕跡：當(dāng)前用戶對文件內(nèi)容的修改，系統(tǒng)都會自動記錄下 修改痕跡，而文件處理表那么通過所見即所得的權(quán)限設(shè)置記錄下當(dāng)前用戶 的批示意見及簽名筆跡等信息。催辦督辦文件 可對文件辦理的具體步驟設(shè)定催辦信息，催辦期限一到，系統(tǒng)自動發(fā)送催 辦信息，催促文件辦理延誤人員及時辦理文件。系統(tǒng)提供兩種方式對文件進(jìn)行監(jiān)控督辦:對文件當(dāng)前步驟狀態(tài)的監(jiān)控通過可視化的流程圖對文件的

24、當(dāng)前步驟一目了然地進(jìn)行監(jiān)控，如以下圖所示：黃顏色步驟表示已經(jīng)辦理完成的步驟如以下圖的"下達(dá)任務(wù)步驟、籃顏色步驟表示正在辦理的步驟如以下圖的”任務(wù)審查步驟、綠顏色步 驟那么表示尚未流轉(zhuǎn)到的步驟。對文件當(dāng)前處理情況、處理人員的監(jiān)控督辦系統(tǒng)記錄下文件辦理詳細(xì)的處理信息，用戶可隨時查看到具體一份文件每一步驟每一辦理人辦理文件的時間及批示信息，可隨時了解當(dāng)前有哪些人收到 文件但尚未辦理的具體時間信息。靈活查詢權(quán)限范圍內(nèi)文件系統(tǒng)提供組合查詢與模糊檢索的靈活查詢方式，用戶可隨時查找到自己辦理過的文件或自己沒辦理過但在權(quán)限范圍內(nèi)的所有文件，查看文件的具體辦理 信息。授權(quán)他人辦理文件、代理他人委托辦理

25、的文件領(lǐng)導(dǎo)在十運會期間事務(wù)繁忙，為避免文件的積壓可授權(quán)他人代理自己的文件。可對不同的文件類型進(jìn)行不同的授權(quán)，同時設(shè)定授權(quán)的具體時間，授權(quán)時 間一過系統(tǒng)自動取消授權(quán)。文件授權(quán)操作完成后，被授權(quán)人員一一代理人可立即收到授權(quán)人當(dāng)前待辦 的授權(quán)類型文件，同時系統(tǒng)會以明顯的提示信息告知代理人授權(quán)的有關(guān)信息， 并將代理人辦理的意見以 XXX 代理 XXX 的批示意見的形式如實記錄 授權(quán)人出差回來后，直接在已辦文件中便可查看到具有明顯代理人辦理標(biāo)識的 文件辦理信息。定制自己常用批示詞語 用戶在日常文件的辦理中 ，經(jīng)常會使用一些相同的句子 、詞語，如同意、 已閱、請速辦等，對于這類常用詞語，假設(shè)每次批示時都要

26、輸入那么 顯得繁瑣而羅嗦，系統(tǒng)提供了常用詞語的定制功能，系統(tǒng)管理員可為單位所有 人員定制公用的常用詞語，個人那么可為自己定制自己常用的批示詞語。常用 詞語定制后，用戶在辦理文件時便可用鼠標(biāo)快速選擇這些常用詞語，從而避免 了重復(fù)輸入。常用詞語分為公用常用詞語和私有常用詞語兩種。 系統(tǒng)管理員將單位人員 經(jīng)常用到的短語、詞語定制成公用常用詞語，方便所有用戶在辦文時輸入；每 個用戶也可以指定自己的私有常用詞語，方便自己的辦文。設(shè)定特殊步驟 除了機構(gòu)改革、人事變動等因素要求改動文件的流程設(shè)置外，在日常的文 件辦理中，由于特殊的情況還會要求對文件、流程的特殊處理。如通常情況下， 收文登記步驟必須先送給辦公

27、室分辦后才可送給辦公室主任，但對于某份特殊 文件，要求必須直送辦公室主任。假設(shè)文件的流轉(zhuǎn)只能拘泥于事先設(shè)置好的流 程，那么用戶在提出需求時必須考慮多種可能的情況，正所謂智者千慮，必有 一失，因而一套辦公自動化系統(tǒng)要做到真正的靈活，就必須要提供對特殊情況 的特殊處理。系統(tǒng)提供了特殊步驟功能，當(dāng)出現(xiàn)特殊情況時，系統(tǒng)管理員或模塊管理員 可通過設(shè)置特殊步驟，使原先不能直接到達(dá)的步驟變?yōu)榭赡?。如上例，設(shè)置特 殊步驟后，收文登記人員便可直接將文件送給辦公室主任，從而跳出了流程的 限制。對文件的日常維護(hù)對文件的日常維護(hù)功能在于當(dāng)前用戶所擁有的權(quán)限 ，普通用戶假設(shè)沒有管 理權(quán)限是無法維護(hù)文件的。文件的日常維護(hù)

28、功能包括：? 刪除文件? 將無須保留的文件從數(shù)據(jù)庫中刪除。? 結(jié)束流程? 對于無須繼續(xù)流轉(zhuǎn)的文件通過結(jié)束流程完成文件的特殊處理。? 修改文件名稱? 修改正在流轉(zhuǎn)或流轉(zhuǎn)結(jié)束后的文件名稱。? 將文件歸檔? 將處理完畢的文件歸檔到相應(yīng)的檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理。管理工具端公文管理系統(tǒng)通過管理工具端為模塊管理員提供了自定義文件流程 、自定 義文件處理表等公文定制與日常自定義的維護(hù)功能。公文管理系統(tǒng)的管理工具端包括京華 ExFlow 公文設(shè)計工具 、京華 ExFlow 流程設(shè)計工具與京華 ExFlow 系統(tǒng)管理工具三部分，其中，京華 ExFlow 公文 設(shè)計工具側(cè)重于文件處理表單與非結(jié)構(gòu)化公文的定制，京華 Ex

29、Flow 流程設(shè)計 工具側(cè)重于可視化、結(jié)構(gòu)化流程的定制，京華 ExFlow 系統(tǒng)管理工具那么側(cè)重 于對用戶、流程、公文的日常管理與維護(hù)。在公文管理系統(tǒng)的管理工具端，模塊管理員可實現(xiàn)以下功能： 可視化、結(jié)構(gòu)化流程的定制與維護(hù)根據(jù)本單位的辦公情況 ，模塊管理員可在管理工具端任意定義本單位的各 種工作流程，所有的定義工作不涉及任何源代碼。? 圖形化的流程定制可視化、結(jié)構(gòu)化的流程定制是通過流程圖的形式定制工作流程，模塊管理 員只需用鼠標(biāo)選擇相應(yīng)的各流程步驟、設(shè)定各步驟之間的流程連線各個步驟 的收件人、接收條件，便可以形象的流程圖完成流程的定制工作。? 遠(yuǎn)程辦公的流程實現(xiàn)管理工具端提供統(tǒng)一的遠(yuǎn)程辦公解決

30、方案， 模塊管理員只需按遠(yuǎn)程需要定 制好流程，即可實現(xiàn)上下級之間、總部與分部之間文件的正常流轉(zhuǎn)、協(xié)同工作。? 流程日常的圖形化更改 提供了圖形化的流程設(shè)計界面，當(dāng)機構(gòu)改革、人事變動導(dǎo)致流程發(fā)生變化 時可相當(dāng)方便地對流程做出修改，徹底解決了以往需要源代碼才能更改流程的 問題。? 流程步驟的實時監(jiān)控定制好的流程圖可通過開放權(quán)限，讓普通用戶在 WEB 端可實時監(jiān)控、查 看文件的所在步驟與流轉(zhuǎn)情況。非結(jié)構(gòu)化公文流程的定制與維護(hù) 對于一些普通用戶不習(xí)慣可視化流程、對流程圖不熟悉的單位，模塊管理 員還可利用管理工具端提供的非結(jié)構(gòu)化流程定制功能，定制靈活的非結(jié)構(gòu)化公 文流程。非結(jié)構(gòu)化流程可在京華 ExFlo

31、w 公文設(shè)計工具中定制。非結(jié)構(gòu)化的流程定 制通過圖形化界面選取后續(xù)步驟、步驟接收人的形式實現(xiàn)，非結(jié)構(gòu)化流程定制 工作同樣可在無須涉及源程序的情況下完成流程的自定義定制、遠(yuǎn)程辦公的流 程實現(xiàn)、流程日常的圖形化更改等的管理與維護(hù)工作。文件處理表單的定制與維護(hù)南京奧體中心日常文件辦理的處理表單均可無任何源代碼的自定義實現(xiàn)。? 文件處理表單的定制利用京華 ExFlow 公文設(shè)計工具，模塊管理員通過劃表格、選取相應(yīng)控件 的方式便可定制出與單位日常辦公所用表單完全一致的模板，普通用戶無需更 改任何辦公習(xí)慣就可適應(yīng)辦公自動化的實施。? 權(quán)限的嚴(yán)格設(shè)定京華 ExOA2000 辦公自動化系統(tǒng)的文件有雙重權(quán)限設(shè)置

32、：文件類型的權(quán)限設(shè)置對于不同的文件類型會有不同的權(quán)限設(shè)置， 如擁有收文登記權(quán)限的用戶也 許只是少數(shù)，但擁有發(fā)文擬稿權(quán)限的用戶那么可能是全體人員，因而管理工具 端提供了對文件類型的權(quán)限設(shè)置功能，模塊管理員根據(jù)不同文件類型不同的處 理情況分配哪些人具有讀取、新建、訪問、刪除、歸檔等不同的操作權(quán)限。普 通用戶首先要擁有對該類型文件操作的權(quán)限，才可辦理相應(yīng)的文件。文件辦理步驟的權(quán)限設(shè)置在文件的實際辦理中，公文管理系統(tǒng)提供了所見即所得的權(quán)限分配， 即通過綁定相應(yīng)流程的相應(yīng)步驟，設(shè)定每一步驟對文件正文、附件、文件處理 表單、流程的操作權(quán)限，能否查看、修改、是否保留修改痕跡等等。普通用戶 即使有該類型文件的

33、操作權(quán)限，沒有相應(yīng)辦理步驟的權(quán)限同樣也無法對文件進(jìn) 行操作或修改。? 文件處理表單的更改與流程的設(shè)計一樣，公文設(shè)計工具也提供了圖形化的界面。當(dāng)用戶的文件 處理表單發(fā)生變化時，無須修改任何源代碼便可輕松地修改文件處理表單、修 改權(quán)限設(shè)置，使公文的定制和更改更好地適應(yīng)辦公業(yè)務(wù)的變化。用戶、文件的日常管理與維護(hù)除了定制流程、公文，模塊管理員還可利用管理工具對公文管理系統(tǒng)有關(guān) 部門、級別、用戶的變動情況進(jìn)行日常的管理與維護(hù)，可對公文的文件夾管理、 公文的缺省打開模式、公文圖片、公文鎖等情況進(jìn)行管理與維護(hù)，從而保證特 殊情況下文件的正常運作、保證公文管理系統(tǒng)中的文件流轉(zhuǎn)更適應(yīng)單位用戶的 操作習(xí)慣。32檔

34、案管理子系統(tǒng)京華EXOA2000辦公自動化系統(tǒng)完全表達(dá)了文檔一體化思想，為南京奧體 中心提供一套完全符合國家檔案管理規(guī)范、與公文管理系統(tǒng)緊密結(jié)合的檔案系 統(tǒng)包括全文檢索功能。該檔案系統(tǒng)不僅提供了規(guī)范、全面、簡單、靈活、 網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理與利用功能，同時與公文管理系統(tǒng)緊密結(jié)合，為南京奧體中 心的文檔一體化管理提供了全面的解決方案。3.2.1. 主要功能特點? 提供包括檔案管理、檔案利用、報表設(shè)計、檔案統(tǒng)計、全文檢索在內(nèi) 的全面的功能模塊；? 提供國家標(biāo)準(zhǔn)的文檔體系結(jié)構(gòu)，類目設(shè)置，序列編排；? 采用嚴(yán)格、合理的體系結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)具有良好的安全性，如每個普通用 戶均有單獨的密級限制，文檔管理員可查詢檔案

35、的銷毀、移交等操作 情況等；? 增強了同流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的集成功能，在文檔一體化的管理與利用方面有獨特的突破；? 提供按件歸檔的新歸檔方法的管理方案，使檔案的現(xiàn)代化管理更 加完善、全面；? 提供檔案管理的分級安全體系，可以按部門、組別、用戶甚至具體的 文件、案卷分配管理或查看權(quán)限，適合檔案嚴(yán)格分級管理的大型機關(guān)、 企事業(yè)單位；? 提供著錄界面的靈活自定義功能，用戶可任意增加著錄字段以滿足不 斷擴展的業(yè)務(wù)需要，滿足新型載體檔案的特殊要求；? 提供基本資料、附加資料的自定義功能，可自定義基本著錄項目、附 加著錄項目的選項內(nèi)容，降低重復(fù)勞動，提供管理效率；? 提供多主題詞庫功能，并能進(jìn)行主題詞的自動標(biāo)引，方

36、便檔案管理員 的工作。? 提供流水號自定義功能，可對日常管理中自動生成流水號的生成規(guī)那 么、適用范圍、依賴字段等信息進(jìn)行定義，從而定制出完全符合本單 位管理需求的流水號；? 支持全文檢索對檔案正文及附件內(nèi)容的檢索、簡單查詢與組合查 詢，查詢方便靈活，用戶能根據(jù)單位的查詢習(xí)慣構(gòu)造查詢條件、定制 查詢界面；? 提供收發(fā)文管理與檔案管理兩套數(shù)據(jù)無縫連接的子系統(tǒng)，既可實現(xiàn)收 發(fā)文、圖書、資料等非檔案信息與檔案的分開管理，又可實現(xiàn)兩套系 統(tǒng)數(shù)據(jù)的相互傳遞、共享；? 可自定義檔案報表格式，支持檔案報表的套打功能；? 提供真正的網(wǎng)絡(luò)化管理功能，檔案管理員可通過分配權(quán)限將不同類型 檔案的管理權(quán)限下放到單位內(nèi)部

37、各部門，由各部門協(xié)助相應(yīng)部門檔案 的立卷歸檔；? 提供真正的網(wǎng)絡(luò)化利用功能，普通用戶在網(wǎng)上便可直接查找、借閱權(quán) 限范圍內(nèi)的檔案。3.2.2. 系統(tǒng)組成WEB檔案管理子系統(tǒng)也包括 WEB 客戶端與管理工具端兩部分，其中，客戶端主要在于實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用，側(cè)重于普通用戶的檔案利用；管理工具端那么在于實現(xiàn)檔案的日常管理及有關(guān)方面的自定義設(shè)置，側(cè)重于檔案管理 員的日常管理工作。1) .WEB 客 戶端基于 Internet/Intranet 模式構(gòu)建的京華 ExOA2000 辦公自動化系統(tǒng)對于其 中的檔案管理系統(tǒng)，同樣也提供了 WEB 訪問方式。檔案管理系統(tǒng)的 WEB 端 主要為普通用戶提供網(wǎng)絡(luò)化的

38、檔案利用，檔案管理員在 WEB 端那么可以進(jìn)行 著錄標(biāo)引、借閱單審批等簡單的管理工作。檔案管理系統(tǒng) WEB 端可實現(xiàn)以下功能： 普通用戶查找權(quán)限范圍內(nèi)的檔案普通用戶在檔案管理系統(tǒng) WEB 端所能查看的都是在自身權(quán)限范圍內(nèi)的檔 案，普通用戶對權(quán)限范圍內(nèi)的檔案可進(jìn)行靈活多樣的查找。? 可自行選擇信息的顯示項目 不同的用戶對檔案有不同的關(guān)注點，不同的查找也會有不同的關(guān)注信息， 而通常計算機上一屏幕并無法完全顯示檔案所有的著錄信息，為了滿足對關(guān)注 信息的不同需求，系統(tǒng)提供了字段選擇功能，用戶可自行選擇信息的顯示項 目，如顯示檔案的題名、保管期限、文件字、文號的信息，或顯示檔案的題名、 密級、收文順序號

39、、發(fā)文順序號的信息等。? 檔案的簡單查詢、組合查詢、模糊檢索 檔案的查詢界面可根據(jù)各單位實際的不同由檔案管理員自行定義 ，而普通 用戶便可在 WEB 端在已定義好的查詢界面輸入簡單、組合甚至是模糊的查詢 條件查找所需檔案。如在題名欄里輸入某個詞查找到題名中含有該詞的所有檔 案。? 可保存查詢條件 對于經(jīng)常性的查詢，用戶還可將查詢條件保存下來，日后凡是符合該查詢 條件的包括日后才歸檔的檔案，用戶只需點擊該查詢條件便可直接查看到 有關(guān)信息，從而避免了用戶的重復(fù)查找，提高了檔案的查找效率。? 全文檢索 全文檢索是對檔案正文或附件內(nèi)容的查找。對于時間長久的檔案，用戶通 常都不記得相關(guān)的著錄信息如題名、

40、保管期限、文件字、文號等，只是依 稀記得所包含的內(nèi)容，肯定檔案內(nèi)容里所包含的某些詞語，利用京華辦公自動 化系統(tǒng)提供的全文檢索功能，輸入這些詞語便可查找到所需的檔案。? 閱覽室里的檔案查閱對于一些保密性不強的檔案， 管理員可通過分配閱覽室權(quán)限允許普通用戶 不經(jīng)借閱便可直接查看內(nèi)容。因而，對于 WEB 端的閱覽室內(nèi)存放的開放 檔案，普通用戶無須填寫借閱單便可任意查閱內(nèi)容。普通用戶借閱檔案對于非閱覽室內(nèi)的檔案，普通用戶假設(shè)要查看檔案內(nèi)容，那么系統(tǒng)會提供 借閱單要求普通用戶填寫。填寫完的借閱單會送到具有審批權(quán)限的檔案管理員 處，直至檔案管理員同意普通用戶的審批，該用戶才可直接在 WEB 端查看到 文件

41、的內(nèi)容，并提交檔案利用的反饋信息。檔案管理員對檔案的著錄標(biāo)引對于擁有管理權(quán)限的檔案管理員，還可在 WEB 端對檔案進(jìn)行簡單的管理 工作，如對檔案的著錄標(biāo)引、修改等。檔案管理員對借閱單的審批對于普通用戶提交的借閱單，檔案管理員可直接在 WEB 端進(jìn)行審批工 作：查看普通用戶所提交的借閱單、查看借閱的檔案內(nèi)容、對借閱單做出同意 或不同意的審批意見。經(jīng)檔案管理員審批同意的借閱單，普通用戶才可看到相 應(yīng)的檔案內(nèi)容。2) .管理工具 端根據(jù)檔案管理員日常的檔案管理需要，京華 ExOA2000 辦公自動化系統(tǒng) 提供了 Win32 的管理工具端，所有文件、案卷、資料的歸檔、立卷、組卷、 排列、統(tǒng)計、審批、銷

42、毀、分配權(quán)限等一系列的管理操作均在管理工具上進(jìn)行。檔案管理系統(tǒng)的管理工具端針對不同單位的不同需求提供了兩套子系 統(tǒng)：京華 ExInfo 收發(fā)文管理子系統(tǒng)與京華 Exfile 檔案管理子系統(tǒng)。京華 ExInfo 收發(fā)文子系統(tǒng)：收發(fā)文管理子系統(tǒng)可用于對各種收發(fā)文進(jìn)行登記， 適合于奧體中心負(fù)責(zé)收 發(fā)文登記并不關(guān)心檔案的工作人員；收發(fā)文管理子系統(tǒng)可作為流轉(zhuǎn)系統(tǒng)與 檔案管理系統(tǒng)的中轉(zhuǎn)站，篩選辦理結(jié)束后有保管價值的文件進(jìn)入 Exfile 檔案管 理系統(tǒng)，同時保管沒有保存價值但又不能馬上銷毀的文件；京華 ExInfo 收發(fā) 文管理子系統(tǒng)還可作為獨立的管理系統(tǒng)，管理單位內(nèi)部諸如圖書、編研資料、 政策法規(guī)的資料

43、性質(zhì)信息，從而實現(xiàn)日常參考性資料信息與公文的分開管理， 便于管理人員有針對性的按不同的管理要求進(jìn)行管理，有針對性地開放權(quán)限控京華 ExFile 檔案管理子系統(tǒng)京華 Exfile 檔案管理子系統(tǒng)作為專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)軟件，對機關(guān)、企事 業(yè)單位的檔案進(jìn)行規(guī)范、全面的網(wǎng)絡(luò)化管理與利用。京華 ExInfo 收發(fā)文管理子系統(tǒng)與京華 Exfile 檔案管理子系統(tǒng)兩套系統(tǒng)之 間提供靈活、開放的接口及圖形化工具，實現(xiàn)兩系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的互流。即 ExInfo 收發(fā)文管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可歸入 Exfile 檔案管理系統(tǒng)中， Exfile 檔案管理系統(tǒng)的 數(shù)據(jù)也可歸入 ExInfo 收發(fā)文管理系統(tǒng)中。ExInfo 收發(fā)文管

44、理系統(tǒng)與 Exfile 檔案管理系統(tǒng)采用了同樣的界面 、同樣的 功能按鈕、同樣的操作方式。因而從操作角度上，可以說，收發(fā)文管理是檔案 管理的簡化版， 會其一，必會其二。管理工具端可實現(xiàn)的功能為： 檔案歸檔、立卷、組卷與拆卷等日常管理檔案的歸檔、立卷、組卷與拆卷即所謂的立卷歸檔、卷內(nèi)文件排列等工作， 包括文件級著錄、案卷級著錄、組卷手工組卷、自動組卷、拆卷、卷內(nèi)順 序調(diào)整、案卷的移交與接收、文件/ 案卷的銷毀、文件 /案卷的查詢、查詢條件的保存、常用目錄報表 如卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄等 的生成與打印等操作。其中，對于文件的著錄，京華檔案管理系統(tǒng)提供了四種方式：? 從流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的自動歸檔檔案管理系統(tǒng)

45、與流轉(zhuǎn)系統(tǒng)緊密結(jié)合， 可以實時接收流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中辦理結(jié)束的 文件。流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中文件的自動歸檔是包括文件的正文、附件、處理表上批示信 息與有關(guān)著錄項目在內(nèi)的完整歸檔，保證文件歸檔的有機完整性。與流轉(zhuǎn)系統(tǒng)緊密結(jié)合 、實現(xiàn)辦理完成文件的自動歸檔是京華檔案管理系統(tǒng) 在文檔一體化實現(xiàn)上的一大突破，不僅避免了檔案管理員的重復(fù)勞動，提高管 理效率，而且推進(jìn)了文檔一體化的管理與利用，使得按件歸檔的新歸檔方 法得以真正實現(xiàn)。? 從業(yè)務(wù)系統(tǒng)的自動歸檔京華檔案管理系統(tǒng)提供了開放的數(shù)據(jù)接口， 不僅可接收京華流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的文 件數(shù)據(jù)，還可接收其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)得以歸檔保存。從京華 ExInfo 收發(fā)文管理子系統(tǒng)導(dǎo)入的

46、自動歸檔如前所述，京華檔案管理系統(tǒng)的兩套子系統(tǒng)之間提供了圖形化的數(shù)據(jù)接 口，兩套子系統(tǒng)之間可以進(jìn)行方便、快捷的數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)共享。? 手工著錄 對于時間較久遠(yuǎn)或保密性較強、沒有通過流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的紙質(zhì)文件的歸檔，可 以采取手工著錄的形式，記錄下此類檔案的著錄信息。如果條件允許，還可將 此類檔案的掃描件或其他形式的電子文檔登記入系統(tǒng)中，不僅便于日后檔案管 理員的管理，而且可以為普通用戶的網(wǎng)上借閱利用提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。檔案統(tǒng)計及統(tǒng)計報表的生成與打印 在檔案管理的各個階段通常要對庫藏的情況進(jìn)行統(tǒng)計 ，京華檔案管理系統(tǒng) 根據(jù)國家檔案局頒布的有關(guān)規(guī)定與對廣大用戶的調(diào)研所得，提供了大量的統(tǒng)計 報表，如按年度統(tǒng)計案卷

47、 / 文件、按年度與保管期限統(tǒng)計案卷 / 文件等，用戶只 需選擇相應(yīng)的統(tǒng)計報表類型系統(tǒng)便可根據(jù)庫藏情況自動生成報表，生成的統(tǒng)計 報表可按標(biāo)準(zhǔn)的報表格式打印出來。除了統(tǒng)計報表之外，檔案管理中更經(jīng)常的是打印一些諸如卷內(nèi)文件目錄、 案卷目錄、歸檔文件目錄等常用的目錄性質(zhì)報表，這些報表一經(jīng)定制好便可根 據(jù)條件生成所需的報表，生成的報表可按標(biāo)準(zhǔn)的格式打印或套打。所有的統(tǒng)計報表、 目錄性質(zhì)報表均可在系統(tǒng)提供的報表設(shè)計工具中由用戶 自定義修改。假設(shè)當(dāng)前提供的報表仍無法滿足用戶的需求，用戶還可參考系統(tǒng) 提供的報表模板自行定義所需的報表。檔案移交與接收 檔案的移交是指檔案室向同級檔案館、下級部門向上級部門移交檔

48、案；檔 案的接收那么是指檔案館接收同級單位檔案室、上級部門接收下級部門移交的 檔案。京華檔案管理系統(tǒng)提供 Access 中間模式的形式，只要移交方或接收方 的檔案系統(tǒng)也支持 Access 數(shù)據(jù)，那么電子檔案即可實現(xiàn)檔案的移交與接收。檔案的規(guī)范化銷毀 京華檔案管理系統(tǒng)嚴(yán)格遵循國家檔案局頒布的有關(guān)規(guī)章制度 ，在檔案的電 子化銷毀方面，不僅實時記錄銷毀信息，而且遵循監(jiān)銷制度的有關(guān)規(guī)定，使得 電子檔案的銷毀也必須在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進(jìn)行，從而保證了檔案管理電子化工 作的規(guī)范與慎重。檔案借閱與審批在管理工具端，檔案管理員可以對普通用戶提交的借閱單進(jìn)行審批，只有 經(jīng)檔案管理員審批同意的借閱單，普通用戶才可直接

49、在網(wǎng)上查看到檔案的有關(guān) 內(nèi)容。經(jīng)審批過的借閱單，系統(tǒng)會保留下來，供檔案管理員查詢。除此之外 ，檔案管理員還可幫助他人借閱檔案 ，從而節(jié)省借閱審批的時間 檔案查詢與檢索在管理工具端提供了三種靈活的查詢方式：簡單查詢、組合查詢、全文檢 索。其中，簡單查詢是根據(jù)常用查詢條件查找所需檔案；組合查詢那么可根據(jù) 所需按或關(guān)系或與關(guān)系自由組合查詢條件，滿足復(fù)雜的查詢需求；全 文檢索那么是對檔案正文或附件內(nèi)容的檢索查詢，滿足按內(nèi)容的模糊檢索需 求。所有的查詢條件均可保存下來 ，日后歸檔凡是符合該查詢條件的檔案都可 在保存的查詢條件中找到。靈活的系統(tǒng)自定義管理與維護(hù)? 自定義分類 可根據(jù)本單位的實際分類自定義檔

50、案的分類體系。? 自定義著錄界面 不同分類的文件級、案卷級著錄界面、著錄字段均可由用戶自行定義，既 可滿足不同類型檔案不同的著錄需求，又可滿足不斷擴展的業(yè)務(wù)需要，滿足新 型載體檔案的特殊要求。? 自定義著錄項目內(nèi)容對于著錄字段常用的選項內(nèi)容，如責(zé)任者、文件字等，用戶都可自行定義， 一方面避免重復(fù)勞動，另一方面符合本單位的特殊要求。? 自定義流水號對于需要自動生成流水號的生成規(guī)那么進(jìn)行自定義。? 自定義查詢界面、成批修改界面 可按本單位的查詢習(xí)慣自行定義查詢界面與成批修改界面 。定義好的查詢 界面可立即表達(dá)在 WEB 端供普通用戶查詢使用。? 用戶權(quán)限的自定義分配 可按用戶、部門、組別分配管理或

51、查看檔案的權(quán)限，從而使安全的網(wǎng)絡(luò)化 管理與利用成為可能。同時還可對具體的案卷、文件分配權(quán)限，保證保密文件 的機密性。?自定義報表設(shè)計工作所有的檔案報表均可通過系統(tǒng)提供的報表設(shè)計工具自定義設(shè)計, 簡單、實用。3.3.信息發(fā)布子系統(tǒng)信息發(fā)布各個場館人員可以自由地發(fā)布和管理本場館的公告信息、有關(guān)業(yè)務(wù)資料、綜合 信息和規(guī)章制度等信息，還可以簡單、快捷地查閱和搜索其他場館所發(fā)布的信 息。同時它也可以根據(jù)需要，使這些機構(gòu)能夠掛接上級機構(gòu)或其他機構(gòu)的處室 信息。3.3.2. 場館文檔主要是為南京奧體中心下屬各場館提供文檔資料發(fā)布和管理的平臺；各個場館的內(nèi)部人員可以自由地發(fā)布和管理本場館的有關(guān)業(yè)務(wù)資料、綜合信

52、息和規(guī) 章制度等文檔資料。.信息摘編為南京奧體中心提供了一個統(tǒng)一的、可管理的新聞信息發(fā)布平臺。信息摘 編由專門的信息摘編錄入和管理人員負(fù)責(zé)發(fā)布和管理信息，以供南京奧體中心 全體人員簡單、快捷的查閱和學(xué)習(xí)有價值的新聞信息。場館公告主要是為南京奧體中心下屬各場館提供了信息發(fā)布和管理的平臺。各場館內(nèi)的公告錄入和管理人員可以方便的發(fā)布和管理本場館的公告信息，供所有人 員進(jìn)行查閱和學(xué)習(xí)。主要功能包括：341.文件交換主要為南京奧體中心內(nèi)部機構(gòu)提供了具有較高的安全性和可靠、靈活的文件信息交換的平臺。通過提供密碼驗證和證書驗證的雙重保護(hù)，確保文件交換 管理員的身份不會被冒充、數(shù)據(jù)不會被竊取，從而確保了所交換

53、文件的安全 性；通過對發(fā)送、接收和刪除文件的備份，對文件接收的回執(zhí)，以及通過系統(tǒng) 自動保存各種操作記錄等幾種方式來確保文件被正確投遞和接收，從而確保了 所交換文件的可靠性；通過根據(jù)各處室實際工作自定義文件交換管理員和閱讀 組成員，從而使文件交換具有了相當(dāng)?shù)撵`活性。3.4.2. 留言本3.4.3. 意見征集實現(xiàn)用戶相互之間的意見征求和意見管理，其中還可以為征求信息添加附件和設(shè)置重要程度。3.4.4. 交流園地提供一個比較寬松自由的場所，使單位人員可以就共同關(guān)心的話題進(jìn)行討論和發(fā)表見解，例如關(guān)于辦公自動化的話題以及對單位系統(tǒng)建設(shè)提出合理化建 議。3.4.5. 電子郵件在單位內(nèi)部建立一個郵件系統(tǒng)，以

54、靈活的方式在單位內(nèi)部傳遞各種信息， 包括公文信息、各類文檔表格，并可以實現(xiàn)意見征集的功能。3.4.6. 公共信息3.5. 日常辦公子系統(tǒng)日常辦公1管理用來記錄和人及日程任務(wù)用的能。主要功能包括:址信息。用戶單擊相應(yīng)的網(wǎng)址便可直接上網(wǎng)，同時系統(tǒng)會自動記錄各網(wǎng)址的訪問情況便箋常用便箋的電子化功能，提供一個方便靈活的手段來記錄各類信息，并提供強大 的查找功能。實際上是紙制便箋的電子替代品，用戶可實時記下問題、想法、提醒及 任何以前要寫在貼紙上的事情。日程任務(wù) 可以為用戶提供日常工作中的約見、會議等日程事務(wù)的記錄和提醒功能。 可作為自己日程、任務(wù)的記錄，也可給他人安排日?；蚍峙淙蝿?wù)。3.5.5. 領(lǐng)導(dǎo)

55、日程專門為單位領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計的日程任務(wù)功能 ，使單位領(lǐng)導(dǎo)可以方便地查閱一周的 日程安排。3.5.6. 車輛管理 包括車輛申請、車輛審批、車輛管理等功能。用戶可在此功能中對所有車 輛的基本信息進(jìn)行查閱與管理，如查看各車輛的狀態(tài)、申請用車、用車審批及 發(fā)車管理等。3.6. 遠(yuǎn)程辦公 南京奧體中心的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常會外出開會、學(xué)習(xí)以及視察工作等，而在辦公自 動化應(yīng)用中，單位領(lǐng)導(dǎo)是不可或缺的一個重要環(huán)節(jié)。因此，領(lǐng)導(dǎo)在外進(jìn)行辦公， 對公文進(jìn)行審閱、批復(fù)，以及對機關(guān)工作進(jìn)行監(jiān)控、審核都成為辦公自動化應(yīng) 用中的一個重要需求。另外，單位中還可能有一部分工作人員也是需要長期在 外工作的，這時他們同樣需要訪問本單位的辦公自動化

56、系統(tǒng)，進(jìn)行必要的文件 處理和獲取有關(guān)的業(yè)務(wù)信息和其他資料。因此，遠(yuǎn)程辦公是辦公自動化應(yīng)用中 的一個重要組成部分。3.7. 系統(tǒng)界面面向用戶的系統(tǒng)框架分為三個主要的部分，如以下圖系統(tǒng)主頁面所示：信息欄二|芒加 d* H京眾ExQA2000辦聲白報菓加導(dǎo)航欄信息桌面”泯導(dǎo)1卑Hrcl如巴 WKJ »£< 袖卻 兀皿 知IQJ<-w - O ff ©Jff 世蘇-3葉 Ei- & S HWKWEiaE> 帀寸圖表系統(tǒng)主頁面.信息桌面位于系統(tǒng)主頁面的右下區(qū)域。它是用戶進(jìn)行日常辦公的具體操作區(qū)域。用 戶每次登錄或刷新系統(tǒng)時，信息桌面都將默認(rèn)顯示信息桌面的主頁，如上圖系 統(tǒng)主頁面中的信息桌面主頁所示；用戶也可以通過單擊系統(tǒng)主頁面左上角的 卷上"顯示桌面圖標(biāo)，返回到信息桌面的主頁；3.7.2. 導(dǎo)航