管理制度之設(shè)計院檔案管理細則

1、設(shè)計院檔案管理細則（2013年）%1. 技術(shù)檔案的歸檔辦法（一）工程設(shè)計工程設(shè)計各階段成果均先歸檔，后復制對外發(fā)行.每個工程項h均應有一份歸檔登記表每次歸檔均應登記.1. 設(shè)計基礎(chǔ)資料建設(shè)單位提供的全部設(shè)計基礎(chǔ)資料，原始資料（含建設(shè)單位上級主管部門批準的 設(shè)計任務(wù)書和藹計劃任務(wù)書（復印件）；征地文件（復印件）；規(guī)劃部門批準的建筑 紅線圖；地形圖；選址報告及批件（復印件）；工程地質(zhì)及水文勘察資料;風洞試驗 報告；工藝布置圖和技術(shù)要求資料以及我院協(xié)作單位提供的技術(shù)資料底稿；公用 工程協(xié)議（供水，排水，供電，供熱，人防，消防，環(huán)境保護等復印件）；設(shè)計合同及協(xié) 議書;方案或初步設(shè)計批準文件等.）均必須

2、在拿到該資料后立即復印，復印件作 為設(shè)計資料，原件立即歸檔;對于內(nèi)容較多的基礎(chǔ)資料（如丄程地質(zhì)及水文勘察資 料，風洞試驗報告等），要求建設(shè)單位提供二份（在合同中注明），一份歸檔,一份作 為設(shè)計資料.2. 設(shè)計成果（圖紙）（1）初步設(shè)計我院完成初步設(shè)計，由其它院完成施工圖的項忖，在將初步設(shè)計全部移交后，所有 應歸檔的資料一次歸檔；由我院繼續(xù)完成施工圖的項忖，初步設(shè)計階段的成果不 歸檔.（2）施t圖設(shè)計施工圖一般按子項一次出圖，一次歸檔對需分批出圖的項冃，可按分批出圖計 劃表的內(nèi)容分批出圖，分批歸檔分批出圖的項每次出圖歸檔必須有一份臨時圖紙日錄臨時歸檔，全部圖紙歸 檔后,專業(yè)負責人必須根據(jù)以前的臨

3、時圖紙冃錄整理出最終圖紙冃錄歸檔. 施工圖的歸檔程序為：a）由專業(yè)負責人檢查確認底圖簽名完整，交設(shè)計總負責人b）由設(shè)計總負責人填寫圖紙歸檔通知單，并在設(shè)計負責人一欄簽字，同時要在 備注欄中注明木次出圖的圖紙編號，將圖紙歸檔通知單及底圖送計劃組.c）計劃組應再次檢查確認底圖簽名完整，并檢查本次出圖的圖紙編號與實際底圖 是否相符，并簽署意見（是否出圖，是否歸檔），簽名；將圖紙歸檔通知單及底圖 送圖檔組.d）圖檔員應檢查本次出圖的圖紙編號與實際底圖是否相符，并簽收，將底圖和圖 紙歸檔通知單和底圖一并歸檔.e）由圖檔組通知曬圖組到圖檔組借底圖曬圖.3. 內(nèi)部作業(yè)文件內(nèi)部作業(yè)文件為各專業(yè)的計算書,互提資

4、料記錄，設(shè)計文件,校審記錄單，以及程 序文件中規(guī)定要歸檔的資料這些資料在全部設(shè)計完成后一個月內(nèi)，由專業(yè)負責 人整理后交圖檔組存檔.4. 施t過程屮形成的文件施工過程中形成的文件，包括圖紙會審紀要，與工程有關(guān)的會議紀要,往來的公文, 函電，工程聯(lián)系單，修改設(shè)計通知單，竣工驗收資料等，出設(shè)計總負責人(與多專業(yè) 有關(guān)的)或?qū)I(yè)負責人(與本專業(yè)有關(guān)的)保存工程竣工驗收后一個月之內(nèi)一次 交圖檔組歸檔，也可根據(jù)具體情況分批歸檔，但必須在工程竣工驗收后一個月z 內(nèi)全部歸檔.5. 設(shè)計修改設(shè)計完成后的設(shè)計修改圖，按施工圖的歸檔辦法歸檔.修改圖的每次出圖歸檔，必須有一份臨時修改圖紙忖錄臨時歸檔全部工程竣工 后，

5、專業(yè)負責人必須根據(jù)以詢的臨時修改圖紙冃錄整理出最終修改圖紙戸錄歸 檔.(%1) 技術(shù)及咨詢服務(wù)項h技術(shù)及咨詢服務(wù)項日完成后，由設(shè)計總負責人將全部資料整理交圖檔組歸檔.(%1) 科研試驗項日白接受任務(wù)到各階段成果交院為止為歸檔階段，由設(shè)計總負責人分階段向圖檔組 歸檔.二、技術(shù)檔案的歸檔范冃(-)工程設(shè)計項目凡委托我院設(shè)計的新建，改建，擴建，加固等工程全部基礎(chǔ)資料，階段設(shè)計成果文 件，設(shè)計修改文件以及與工程有關(guān)的同建設(shè)單位，施工單位發(fā)生的各類協(xié)議，合同, 函件，公文和竣工驗收，調(diào)試，工程總結(jié)等文件,均應歸入技術(shù)檔案.1. 初步設(shè)計階段初步設(shè)計的文件一般不歸檔，但我院只做到初步設(shè)計而由其它院完成施工

6、圖設(shè)計 的項口要存資料室及歸檔，歸檔文件包括以下內(nèi)容：(1) 初步設(shè)計最終成果(2) 設(shè)計總概算書或綜合概算書底稿及打印件；(3) 各專業(yè)有關(guān)的計算書底稿及電算資料；(4) 設(shè)計方案審定記錄單，設(shè)計文件校審記錄單.2 施工圖設(shè)計施工圖設(shè)計文件歸檔包括以下內(nèi)容：(1) 各子項各專業(yè)設(shè)計底圖；(2) 各專業(yè)設(shè)計計算書及電算資料；(3) 設(shè)計文件校審記錄單；(4) 修正概算書及打卬件；(5) 設(shè)計修改通知單以及因修改形成的計算書；(6) 程序文件規(guī)定耍歸檔的資料.3.工程建設(shè)各階段形成的文件資料(1) 建設(shè)單位提供的全部設(shè)計基礎(chǔ)資料，原始資料(含建設(shè)單位上級主管部門批 準的設(shè)計任務(wù)書或計劃任務(wù)書(復

7、印件)；征地文件(復印件)；規(guī)劃部門批準的建 筑紅線圖；地形圖;選址報告及批件(復印件)；工程地質(zhì)及水文勘察資料；風洞試 驗報告;工藝布置圖和技術(shù)要求資料以及我院向協(xié)作單位提供的技術(shù)資料底稿； 公用工程協(xié)議(供水，排水，供電，供熱，人防，消防，環(huán)境保護等復印件)；設(shè)計合同 及協(xié)議書；方案或初步設(shè)計批準文件等（2）工程設(shè)計，施工過程屮與建設(shè)單位各種聯(lián)系小形成的有關(guān)文件，圖紙，資料， 來往公文，函電，設(shè)計過程小的交底會審紀要，與工程有關(guān)的會議紀要.（3）工程竣工驗收，調(diào)試過程屮形成的文件，圖紙，資料（含竣工驗收報告,調(diào)試， 試用期間，使用期間發(fā)現(xiàn)的問題，修改，補充核定有關(guān)圖紙和文件）等；（4）工程

8、事故與設(shè)計有關(guān)的結(jié)論分析報告等.（二）技術(shù)咨詢服務(wù)項目技術(shù)服務(wù)和咨詢項日歸檔包括以下內(nèi)容：1. 委托單位提供的全部文件資料（1）委托任務(wù)書；（2）委托單位交來的全部有關(guān)原始資料；（3）代委托單位收集的原始資料，調(diào)研資料等.2. 成果底稿（包扌舌鑒定書，咨詢報告，設(shè)計底圖，藍圖，說明書,計算仏電算資料, 估算概算書底稿等）.3. 送交委托單位的正式咨詢報告及圖紙.（三）科研試驗項h科研試驗項h歸檔文件包括以下內(nèi)容：1. 科研規(guī)劃，科研項目任務(wù)書,課題擬定報告及經(jīng)院認可的批文；2. 科研會議紀要及有關(guān)重要文件；3. 與主辦單位或協(xié)作單位簽訂的合同（協(xié)議）書文件副本，有關(guān)技術(shù)責任的各種來 往函件；4

9、階段成果報告，如說明書,計算書底稿和打卬件，底圖，藍圖（一份），照片，底片;5.和科研試驗項冃有關(guān)的學術(shù)報告及會議交流文件原稿，鑒定書等資料.三、技術(shù)檔案的借閱管理（一）凡我院職tm.t程設(shè)計，科研和技術(shù)管理t作需要都可直接向圖檔組借閱所 需設(shè)計檔案資料.將要設(shè)計的新工程項fi,設(shè)總耍借原始資料，需持設(shè)計任務(wù)通知 單,方可借給原始資料復印件。（-）工程底圖一律不外借.設(shè)計說明書,概預算底稿及計算書只能査閱摘錄，不外 借查閱時不得涂改否則，按情節(jié)輕重處罰.（三）借閱技術(shù)檔案，必須認真辦理借閱手續(xù)借還技術(shù)檔案時,雙方必須當面點清, 借時檔案員要看借者在借閱證和去向卡上簽名還時，借者要看檔案員在借閱

10、證 和去向卡上注俏，以便分清責任在圖檔組內(nèi)臨時查閱的，查完后及時歸還，不得 帶出圖檔組.科研檔案的調(diào)閱，對外必須經(jīng)總工室批準，如需向外提供復制件，需 經(jīng)主管院長批準.（四）借閱人員必須愛護技術(shù)檔案材料，妥善保管，不得污損，涂改，亂作符號否 則，一經(jīng)查出，按情節(jié)輕重給予處罰.借閱人丟失技術(shù)檔案，必須及時通知圖檔組，一般工程藍圖檔案，由丟失人書寫報 告，經(jīng)所在室主任簽字后方能注銷.出圖檔組負責補曬藍圖.補曬藍圖費用曲丟失 人支付如系丟失設(shè)計說明書，計算書,概算書以及建設(shè)單位提供的原始資料和有 關(guān)的重要文件等，則由圖檔組和院領(lǐng)導共同研究，根據(jù)情節(jié)處理.（五）外單位查閱技術(shù)檔案材料,一律憑單位介紹信通

11、過總工宗接洽屬密級的檔 案需由總工室批準后在閱覽室查閱；屬科研成果的檔案，須經(jīng)主管副院長批準后 查閱且不外借査閱圖紙資料應收取信息費.木院職工一律不準為外單位代借技 術(shù)檔案如發(fā)現(xiàn)代借情況，檔案組須報告院領(lǐng)導給予紀律處分.（六）兄弟設(shè)計單位需耍加曬或復印我院工程圖紙，一律憑單位介紹信接洽，并按 有關(guān)規(guī)眾辦理建設(shè)單位加曬工程藍圖，需經(jīng)計劃組簽注意見；其他單位需要加曬 或復印工程藍圖，由計劃組簽注意見，屬密級的工程圖紙需建設(shè)單位簽章或公文 證明，總工室主任批準后方能曬給，并按規(guī)定收費.（七）職工因工作外調(diào)，借調(diào)或因公外出超過三個月者，都必須先還清所借z技術(shù) 檔案否則，在其他同志急需時，將重新曬圖歸檔

12、，曬圖費由借原該檔案資料者負 責支付，另外，超過期限按天計算罰款屬外調(diào)人員，應還清所借技術(shù)檔案,檔案組 負責人才能在人事處所發(fā)調(diào)離單上簽字.%1. 技術(shù)檔案的分類編目（一）圖紙編號各專業(yè)各階段圖紙編號如下：專業(yè)設(shè)計階段建筑結(jié)構(gòu)給排水通風空調(diào)電氣規(guī)劃方案設(shè)計建方1,建方2結(jié)方1水方1風方1電方1規(guī)方1初步設(shè)計建初1,建初2結(jié)初1水初1風初1電初1規(guī)初1施工圖建施1,建施2結(jié)施1水施1風施1電施1規(guī)施1注：若一個子項分為a, b,c等區(qū)，可在圖紙編號前加a-, b-, c-，如建施 a-1,建施13-1,建施c-1.修改施工圖的編號，按不同情況編號（以建施為例）：如果修改圖述要配合原圖使用，則編號

13、如下：建施1修1 （建施1第i次修改）建施1修2 （建施1第二次修改） 如果修改圖代替原圖，原圖作廢,則編號如下： 建施1代1 （第一次修改，替代建施1） 建施1代2（第二次修改，替代建丿施1代1） 如果修改內(nèi)容同多張圖紙有關(guān)，而且必須配合原圖使用，則編號如下: 建施修1建施修2（-）圖紙冃錄圖紙冃錄一律用a3幅面（二）檔案編號工玉設(shè)計檔案大類代號為c1. 工程業(yè)務(wù)號工程業(yè)務(wù)號的編號模式為年+順序號+標識碼年不省略的公元年號順序號1,2,3標識碼 a :一類工程（院管）；b :二類工程（室管）； c:合作項目；d:科研項目；e:咨詢項目；f:其它項目 例：200008a2. 工程設(shè)計檔案編號模

14、式 工程設(shè)計檔案編號模式為：工程設(shè)計檔案大類代號為 c+工程業(yè)務(wù)號 例：c200008a3. 工程設(shè)計文件材料檔案編號模式 工程設(shè)計文件材料檔案編號模式為： 工程設(shè)計檔案大類代號為c+工程業(yè)務(wù)號+文件材料號獨+案卷號例：c200008a1%1. 技術(shù)檔案的保管要求（-）有關(guān)人員特別是檔案保管人員，要倍加珍惜設(shè)計科研技術(shù)檔案的安全完整, 盡量減少磨損污染以延長使用壽命.（二）每月最后一天為檔案庫存的盤點清理和統(tǒng)計時間，對破損和變質(zhì)的技術(shù)檔案 及時采取措施，認真進行修補和復制.（三）工程底圖入庫上架要平放保管，并做到按順序號整理輕拿輕放，防止破損.（四）嚴格借閱制度和登記手續(xù)，定期催還，不得造成檔

15、案的錯亂和散失.（五）預防突然事件發(fā)生機，絕密技術(shù)檔案應與一般檔案分開，并設(shè)專人保管，以 保證在非常情況下能及時準確地先轉(zhuǎn)移機，絕密檔案.（六）要保持檔案丿車房一定的濕度和溫度,在現(xiàn)有條件下要經(jīng)常開啟門窗通風，保 持庫房衛(wèi)生清潔在可能的條件下增加有關(guān)設(shè)備和技術(shù)保護措丿施.（七）時刻注意檔案庫房的安全，保管人員一定要嚴守崗位離開庫房時要仔細檢 查，關(guān)好門窗，切斷所有電源.（八）庫房內(nèi)嚴禁吸煙.無關(guān)人員不得進入庫房.%1. 科技檔案的鑒定和銷毀（一）根據(jù)技術(shù)檔案的鑒定原則和標準，確定技術(shù)檔案的科學歷史和現(xiàn)實的價值, 把失去保存價值的檔案,經(jīng)過一定的審批手續(xù)，揀出銷毀或全部轉(zhuǎn)交建設(shè)單位處 理.（-）由院領(lǐng)導，總工程師，圖檔組負責人以及有關(guān)科技檔案人員組成檔案鑒定小 組，負責開展檔案鑒定銷毀工作.（三）檔案的保管期限分為永久，長期（十五年至五十年），短期（十五年以下）三種, 鑒定小組對檔案應確定保管期限.（四）對到期的科技檔案由圖檔紐清理登記，提出報告由檔案鑒定小組批準予以銷 毀或移交.（五）對作廢工程由計劃組開出作廢通知單交圖檔組調(diào)銷有關(guān)作廢檔案.設(shè)計回訪管理規(guī)定工程竣工后，設(shè)