新時期電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用研究

1、    新時期電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用研究    摘    要：新時期電子檔案管理模式在當(dāng)前越來越常見，相對于傳統(tǒng)檔案管理模式，電子檔案確實表現(xiàn)出了明顯優(yōu)勢，也是未來研究和推廣的重要趨勢。本文即以新時期電子檔案管理作為研究對象，首先明確了電子檔案管理的優(yōu)勢，然后又探討了如何做好電子檔案管理。關(guān)鍵詞：新時期;檔案管理;電子檔案引言在現(xiàn)階段我國檔案管理工作發(fā)展中，電子檔案管理模式已經(jīng)成為重要手段，在很多單位得到了普及應(yīng)用。和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式相比，電子檔案管理模式表現(xiàn)出了多方面優(yōu)勢，也因此受到了相應(yīng)管理人員的高度重視，成為未來發(fā)展的重

2、要方向。但是在電子檔案管理模式應(yīng)用中，同樣也存在一些注意事項，需要確保電子檔案更為安全有序，避免因為電子檔案管理不當(dāng)出現(xiàn)較為嚴重的偏差問題。一、新時期電子檔案管理應(yīng)用價值分析在新時期電子檔案管理模式應(yīng)用中，伴隨著越來越多單位引入該模式，確實也表現(xiàn)出了較強的作用價值，其中比較突出的應(yīng)用優(yōu)勢如下：首先，電子檔案管理模式能夠較好提升管理效率，這也是當(dāng)前檔案管理工作較為關(guān)注的一點。因為當(dāng)前檔案資料管理復(fù)雜性越來越突出，涉及到的檔案信息資料更為繁雜，如果依然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，不僅僅容易出現(xiàn)錯亂問題，還致使管理人員的工作量較大，無法及時高效完成檔案管理任務(wù)。在電子檔案管理模式下，管理效率往往能夠得

3、到明顯提升，管理人員的工作量明顯降低，僅僅需要依靠計算機設(shè)備及其軟件就能夠達成相關(guān)目標，工作難度較低，也不容易出現(xiàn)錯漏偏差。其次，電子檔案管理模式符合無紙化辦公要求，有助于可持續(xù)戰(zhàn)略踐行。在電子檔案管理模式應(yīng)用下，因為其可以直接借助于電子化資料信息替代傳統(tǒng)紙質(zhì)資料，如此也就能夠較好節(jié)約用紙，避免了在辦公中出現(xiàn)較多的紙浪費問題，在可持續(xù)發(fā)展方面的作用價值同樣較為突出。當(dāng)然，在無紙化處理后，電子檔案管理模式并不會降低應(yīng)有檔案管理價值，依然能夠發(fā)揮出理想作用，應(yīng)該予以高度關(guān)注。最后，電子檔案管理模式的應(yīng)用可以促使信息資料更為豐富詳實。伴隨著當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展，其往往面臨著更高的要求，尤其是從檔案

4、信息資料方面來看，不僅僅需要記錄一些簡單的文字信息，往往還涉及到了較多的圖片信息以及視頻信息資料，如此也就很難在傳統(tǒng)檔案管理模式下得以實現(xiàn)?；诖?，電子檔案管理模式的應(yīng)用極為必要，其可以儲存多種形式的檔案信息資料，如此也就能夠在此基礎(chǔ)上提升檔案資料的應(yīng)用價值，符合新時期檔案管理發(fā)展訴求。二、新時期電子檔案管理應(yīng)用要點（一）注重安全管理新時期電子檔案管理工作往往需要首先重點關(guān)注安全性，確保所有電子檔案信息資料能夠得到較好保護，避免出現(xiàn)隨意泄露或者是被篡改問題。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，在電子檔案管理中往往面臨著更多的安全風(fēng)險因素，容易對檔案信息資料產(chǎn)生影響，加大了安全管理難度。因為電子檔案管

5、理工作主要依托計算機設(shè)備以及互聯(lián)網(wǎng)進行有效管理和調(diào)用，如此也就容易受到網(wǎng)絡(luò)中較多不穩(wěn)定因素影響，出現(xiàn)信息失竊問題較為常見，也容易因為計算機設(shè)備受損，導(dǎo)致電子信息檔案出現(xiàn)缺損問題。基于此，在未來電子檔案管理工作開展中，往往需要管理人員提高安全意識，重點分析明確電子檔案管理中存在的所有安全風(fēng)險因素，在此基礎(chǔ)上力求更好實現(xiàn)全過程規(guī)范化控制，保障自身行為較為標準可靠，尤其是在密碼使用以及相關(guān)軟件維護方面，更是需要嚴格把關(guān)，避免因為操作不當(dāng)產(chǎn)生嚴重影響。另外，針對電子檔案管理涉及到的所有計算機設(shè)備同樣也需要加大管理力度，構(gòu)建完善的防火墻，做好日常殺毒檢查，維系安全有序的電子檔案管理條件。（二）完善管理制

6、度在新時期電子檔案管理工作開展中，完善電子檔案管理制度同樣也是重要手段，需要借助于完善可行的制度體系，為電子檔案管理工作形成必要支持。在電子檔案管理工作開展中，相關(guān)制度的完善應(yīng)該首先考慮到電子檔案管理工作流程，圍繞著檔案信息收集、歸檔整理、保存以及調(diào)用、銷毀等各個環(huán)節(jié)進行深入分析，以求更好制定相匹配的管理機制，避免在電子檔案管理中出現(xiàn)任何偏差問題，重點針對各個環(huán)節(jié)的工作標準予以明確，要求對工作人員形成強有力的約束和指導(dǎo)。比如在電子檔案管理工作中，切實做好備份管理極為必要，應(yīng)該將其納入電子檔案管理制度，形成更強管理價值。在此基礎(chǔ)上，為了更好調(diào)動檔案管理人員積極性，往往還需要完善績效考核機制，要求

7、各個電子檔案管理人員都能夠積極參與其中，重點明確自身職責(zé)要求，進而依據(jù)獎勵和懲罰措施，促使檔案管理人員可以體現(xiàn)更高投入度，避免因為自身重視程度不高，影響到各項工作執(zhí)行效果。當(dāng)然，對于新時期電子檔案管理中越來越重要的服務(wù)性要求，更是需要構(gòu)建完善的管理制度，確保檔案信息資料共享較為恰當(dāng)合理，能夠體現(xiàn)更強服務(wù)價值。（三）提高人員素質(zhì)新時期電子檔案管理工作整體優(yōu)化必然離不開人員的積極配合，如此也就需要重點提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，同時規(guī)避人因問題帶來的影響?；诖?，針對檔案管理人員需要定期組織必要的培訓(xùn)和教育活動，促使其對于電子檔案管理模式較為熟悉，無論是電子檔案管理制度，還是相關(guān)新型技術(shù)手段，都需

8、要與時俱進掌握，以便更好踐行到位，切實提升電子檔案管理價值。當(dāng)然，為了更好提升電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)，往往還需要重點考慮到理念方面的培養(yǎng)，尤其是對于安全意識以及創(chuàng)新意識，需要滲透到具體工作中，進而才能夠較好優(yōu)化后續(xù)工作效果，避免出現(xiàn)較為嚴重的工作懈怠等思想問題。三、結(jié)論在當(dāng)前檔案管理工作開展中，電子檔案管理模式的應(yīng)用越來越常見，其確實在實際應(yīng)用中表現(xiàn)出了明顯優(yōu)勢，但是同樣也需要切實提升管理水平，加大安全管控力度，不斷完善電子檔案管理制度，同時提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，最終確保電子檔案管理體現(xiàn)應(yīng)有價值。參考文獻：1樊云.試論文件檔案管理中的區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用j.農(nóng)家參謀，2020（14）：260.2辛鳳.探討企業(yè)電子檔案管理中存在的隱患及應(yīng)對方案j.價值工程