企業(yè)信息管理的體系規(guī)劃

1、企業(yè)信息管理的體系規(guī)劃一、信息和信息管理的概念1. 信息和數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)是對(duì)物體和活動(dòng)描述記錄所形成的文字或數(shù)字，數(shù)據(jù)不完全都是有用的。把數(shù)據(jù)加工處理就形成了信息。數(shù)據(jù)和信息統(tǒng)稱信息資源。信息資源和人力資源、自然資源一起被作為社會(huì)的三大資源之一，是企業(yè)最重要的資源之一。2. 信息管理的概念信息管理是為了達(dá)到預(yù)定目的，綜合運(yùn)用各種手段，對(duì)信息活動(dòng)中的各要素實(shí)施全面管理的一種管理思想和管理模式。3. 信息管理的作用信息管理所關(guān)注的是信息資源的經(jīng)濟(jì)效益，是如何使信息資源實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化。信息管理是提高企業(yè)效益的捷徑之一。提高信息資源的利用效率。提高企業(yè)的對(duì)外反應(yīng)速度和能力。為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策、業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持

2、。改變企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)過程，改進(jìn)企業(yè)的工作方式和工作過程。 二、信息管理體系設(shè)計(jì)的思路1. 信息管理設(shè)計(jì)的目標(biāo)、依據(jù)和原則1) 信息管理體系目標(biāo)在企業(yè)總體發(fā)展目標(biāo)下，建立完善、規(guī)范的信息管理體系，對(duì)企業(yè)的信息資源進(jìn)行科學(xué)管理和利用，為企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)、經(jīng)營(yíng)管理和決策提供強(qiáng)有力的信息支持。2) 信息管理體系設(shè)計(jì)的依據(jù)從企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)出發(fā)，確定實(shí)現(xiàn)總體戰(zhàn)略目標(biāo)的信息需求，再分析目前企業(yè)信息管理的現(xiàn)狀問題，依據(jù)信息管理的理論和科學(xué)分析，從而設(shè)計(jì)提出的企業(yè)的信息管理體系。3) 信息管理體系設(shè)計(jì)的原則信息管理體系的設(shè)計(jì)遵照可操作性、經(jīng)濟(jì)性、科學(xué)性、適用性原則進(jìn)行。2. 信息管理體系構(gòu)架信息管理體系結(jié)

3、構(gòu)圖1) 信息管理體制信息需求結(jié)構(gòu)：通過對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的分析，確定企業(yè)所需求信息的結(jié)構(gòu)。信息管理職能結(jié)構(gòu)：通過對(duì)信息管理職能、使用權(quán)限的分析，確定為完成信息管理職能所需要的組織結(jié)構(gòu)。信息管理的技術(shù)實(shí)現(xiàn)：實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息管理的技術(shù)建設(shè)。2) 信息系統(tǒng)：決策支持信息系統(tǒng)：建立決策支持信息系統(tǒng)的工作流程與組織結(jié)構(gòu)。管理信息系統(tǒng)：建立市場(chǎng)信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和制造信息系統(tǒng)。3) 信息管理體制與信息系統(tǒng)的關(guān)系信息管理體制是信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)；信息系統(tǒng)是信息管理體制的延伸和發(fā)展；三、信息需求結(jié)構(gòu)1) 企業(yè)管理結(jié)構(gòu)層次按照工作類型企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)可以分為三個(gè)層次：高層管理者、中層管理層和操作層，三個(gè)層次有不同

4、的業(yè)務(wù)活動(dòng)與信息需求，層次模型如下：不同層次的工作內(nèi)容不同，需要不同的信息作支持，二者關(guān)系如下：決策層業(yè)務(wù)活動(dòng)：企業(yè)戰(zhàn)略的制定，重大投資決策，其它重大事項(xiàng)的評(píng)估、選擇、決策和監(jiān)督執(zhí)行信息需求：國(guó)家政策、行業(yè)信息、產(chǎn)品信息、市場(chǎng)狀況、決策執(zhí)行信息信息來源：更多地依賴外部信息需求重點(diǎn)：外部信息資源建設(shè)，內(nèi)部信息資源的充分利用管理層業(yè)務(wù)活動(dòng)：計(jì)劃、管理控制、關(guān)鍵問題分析活動(dòng)信息需求；計(jì)劃信息、業(yè)務(wù)活動(dòng)信息等信息來源：外部信息和內(nèi)部信息需求重點(diǎn)：管理信息的分析，信息共享和信息溝通操作層業(yè)務(wù)活動(dòng)：主要是訂單處理，更多地與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)打交道信息需求：訂單、會(huì)計(jì)記錄、生產(chǎn)記錄等信息來源：以內(nèi)部信息為主需求重點(diǎn)：

5、信息處理過程的規(guī)范化、內(nèi)部信息的及時(shí)溝通和業(yè)務(wù)信息的分析2) 信息需求結(jié)構(gòu)按照信息的性質(zhì)可以分為市場(chǎng)信息、財(cái)務(wù)信息、生產(chǎn)信息、人力資源信息等多種信息，用于不同方面的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。企業(yè)信息需求結(jié)構(gòu)如下表： 企業(yè)信息需求結(jié)構(gòu)宏觀信息 包括國(guó)內(nèi)外政治、經(jīng)濟(jì)、文化、法律等各方面的信息國(guó)際信息包括：國(guó)際投資環(huán)境、國(guó)際市場(chǎng)的需求信息。3) 信息來源外部信息：外部信息的收集方式主要有情報(bào)收集、調(diào)研和咨詢。情報(bào)收集：通過所有可以利用的渠道和途徑收集與公司有關(guān)的情報(bào)。調(diào)研：通過調(diào)研活動(dòng)獲得某一個(gè)專題的有關(guān)信息。咨詢：請(qǐng)外部中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行咨詢。內(nèi)部信息：來自于企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)活動(dòng)，在活動(dòng)中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)記錄、文件

6、，通過內(nèi)部記錄活動(dòng)收集。四、信息管理組織結(jié)構(gòu)企業(yè)信息管理職能需要一個(gè)健全、有力的組織結(jié)構(gòu)來保障完成。企業(yè)的每一個(gè)部門都要承擔(dān)一定的信息管理職能。1. 設(shè)計(jì)依據(jù)1) 信息管理職能確定程序 2) 信息使用權(quán)限信息的使用權(quán)限規(guī)定信息權(quán)限，包括信息的獲得權(quán)、數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問權(quán)、數(shù)據(jù)信息的處理權(quán)，以及使用條件和使用方式。規(guī)定信息使用權(quán)限的目的是為了防止商業(yè)秘密的非法擴(kuò)散，給公司造成損失。使用權(quán)限確定的原則是信息的充分利用和有效控制。使用權(quán)限確定的依據(jù)是工作需要和決策需要。工作需要是根據(jù)工作性質(zhì)和職能范圍，通過工作分析確定各個(gè)崗位為有效開展工作而需要的信息，確定其使用權(quán)限，作為該崗位從業(yè)人員獲取相關(guān)信息作為的

7、依據(jù)。決策需要是指參與決策活動(dòng)需要使用決策支持信息，根據(jù)決策需要授予相應(yīng)的決策信息使用權(quán)。3) 信息處理流程分析：信息處理流程如下圖所示：信息管理流程主要職責(zé)的確定方法：4) 信息流分析通過信息流分析明確各部門在信息管理方面的職責(zé)，具體到需要傳遞的信息，使信息管理工作職責(zé)更加明確，更具可操作性。信息流可以從縱向和橫向兩個(gè)方向進(jìn)行分析?？v向包括與上級(jí)部門之間的信息交流和與下級(jí)部門之間的信息交流。下級(jí)部門向上級(jí)主管部門和企業(yè)計(jì)劃部匯報(bào)工作計(jì)劃；下級(jí)部門向上級(jí)主管或主管部門傳遞業(yè)務(wù)活動(dòng)信息和提交工作報(bào)告；上級(jí)部門向下級(jí)部門傳達(dá)工作計(jì)劃；上級(jí)部門向下級(jí)部門傳達(dá)決策信息； 橫向是指與同級(jí)部門之間的信息交

8、流。橫向信息流主要有以下內(nèi)容：業(yè)務(wù)信息的橫向傳遞給相關(guān)業(yè)務(wù)部門；財(cái)務(wù)信息在四大中心及職能部門與財(cái)務(wù)部之間傳遞；2. 信息管理的組織結(jié)構(gòu)信息管理的組織結(jié)構(gòu)如下圖：企劃部及其下屬的信息中心是企業(yè)的信息綜合管理部門。調(diào)研小組是臨時(shí)性的機(jī)構(gòu)，是從事專項(xiàng)調(diào)研活動(dòng)的組織。營(yíng)銷中心是市場(chǎng)信息的綜合管理部門。生產(chǎn)中心是生產(chǎn)信息的綜合管理部門。供應(yīng)中心是供應(yīng)信息的綜合管理部門。技術(shù)質(zhì)檢中心是技術(shù)信息、產(chǎn)品信息和質(zhì)量檢驗(yàn)信息的綜合管理部門。四大中心通過供應(yīng)鏈連接起來，訂單信息在四者之間傳遞。人力資源部是人力資源信息的綜合管理部門。財(cái)務(wù)部是財(cái)務(wù)信息的綜合管理部門。法律審計(jì)部負(fù)責(zé)整個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)信息的審查和法律信息的綜合

9、管理。辦公室是企業(yè)行政信息的綜合管理部門。1) 企劃部企劃部信息管理的職能有：企業(yè)的信息規(guī)劃，信息的集中管理，信息分析，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供信息支持。企業(yè)的綜合信息管理：企業(yè)信息規(guī)劃，信息政策的制定。信息的集中管理：對(duì)分布在企業(yè)各部門的信息統(tǒng)籌規(guī)劃，集中管理，統(tǒng)一分配。信息的綜合分析：對(duì)外部信息進(jìn)行研究與分析，決策支持：參與決策重大決策活動(dòng)，為決策委員會(huì)制定戰(zhàn)略提供建議，為投資項(xiàng)目的決策進(jìn)行可行性分析和并提出建議。 向決策委員會(huì)提供企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的意見和方案。參與投資決策：搜集外部信息，尋找投資機(jī)會(huì)，并對(duì)投資項(xiàng)目進(jìn)行前期調(diào)研、可行性分析。2) 信息中心企劃部下屬信息中心，信息中心的工作接

10、受企劃部領(lǐng)導(dǎo)，向企劃部負(fù)責(zé)。信息中心是企業(yè)信息管理工作的綜合管理部門，是信息資源統(tǒng)一管理與配置的中心，負(fù)責(zé)保障信息渠道暢通，為組織內(nèi)外各層次的需要提供服務(wù)。 信息中心的主要職能制訂企業(yè)信息規(guī)劃。負(fù)責(zé)企業(yè)信息管理制度的制訂、執(zhí)行與監(jiān)督。負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部信息標(biāo)準(zhǔn)的制訂、調(diào)試、實(shí)施和監(jiān)督。負(fù)責(zé)國(guó)內(nèi)外產(chǎn)業(yè)政策、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)、行業(yè)等外部信息的收集、分析與處理；對(duì)各部門提出的信息要求進(jìn)行合理性、可行性進(jìn)行審查并提出意見；對(duì)分散于各部門的信息資源進(jìn)行集中管理。對(duì)公司各部門的信息工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、指導(dǎo)與監(jiān)督。為職能部門的信息管理工作提供設(shè)備、技術(shù)和培訓(xùn)等方面的服務(wù)支持。參與企業(yè)各種類型信息系統(tǒng)的建設(shè)，包括需求分析、設(shè)計(jì)、

11、選擇供應(yīng)商、系統(tǒng)建設(shè)、調(diào)試、投入使用到系統(tǒng)維護(hù)等信息系統(tǒng)建設(shè)的全部過程。負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和維護(hù)，使各部門實(shí)現(xiàn)在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上就能進(jìn)行信息傳遞。負(fù)責(zé)企業(yè)網(wǎng)站的設(shè)計(jì)、管理和維護(hù)。負(fù)責(zé)企業(yè)信息的網(wǎng)上發(fā)布。負(fù)責(zé)企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)。組織企業(yè)各部門的信息培訓(xùn)；負(fù)責(zé)企業(yè)信息的保密工作，對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息進(jìn)行分級(jí)管理 崗位設(shè)置信息中心主任全面負(fù)責(zé)企業(yè)的信息資源管理，向企劃部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)。主要職責(zé)如下： 組織制訂企業(yè)的信息技術(shù)、信息資源和信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略規(guī)劃；組織制定企業(yè)的信息管理制度；組織企業(yè)內(nèi)部信息標(biāo)準(zhǔn)的制定和調(diào)試。組織和指導(dǎo)信息部門內(nèi)的業(yè)務(wù)活動(dòng)；組織制訂部門工作計(jì)劃；組織制訂部門考核方案并監(jiān)督實(shí)施；協(xié)調(diào)企業(yè)

12、各部門負(fù)責(zé)人處理有關(guān)信息需求、技術(shù)進(jìn)步等方面的問題；為各部門提供信息管理服務(wù)和問題解答；與社會(huì)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)溝通，以便最大限度地利用社會(huì)信息資源。任職資格：具有較強(qiáng)的管理能力，至少3年的工作經(jīng)驗(yàn)，曾主持過項(xiàng)目經(jīng)理或擔(dān)任過部門領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)。具有很強(qiáng)的人際溝通能力和協(xié)調(diào)能力。良好的人員管理能力。具有深厚的專業(yè)技術(shù)技能和知識(shí)，了解網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，要求具有信息管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)背景。具有主動(dòng)性、創(chuàng)造性和靈活性的素質(zhì)。具有強(qiáng)烈的敬業(yè)精神和良好的心態(tài)。資深網(wǎng)絡(luò)管理主要職責(zé)；企業(yè)內(nèi)部整體網(wǎng)絡(luò)的策劃、設(shè)計(jì)及實(shí)施，統(tǒng)籌管理，網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化；任職資格：4年以上的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理經(jīng)驗(yàn)，通過相關(guān)資格認(rèn)證，熟悉網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)。數(shù)

13、據(jù)庫(kù)管理主要職責(zé)：數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)、軟硬件的選擇、數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)、根據(jù)信息中心主管的命令發(fā)布使用權(quán)限。任職資格：熟悉數(shù)據(jù)庫(kù)原理，精通數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)，具有相應(yīng)的資格和23年的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，本科以上。網(wǎng)頁(yè)制作主要職責(zé)：負(fù)責(zé)企業(yè)對(duì)外網(wǎng)絡(luò)的設(shè)計(jì)。任職資格：熟練使用網(wǎng)頁(yè)制作程序和軟件進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)制作，具有相應(yīng)資格和23年的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，本科以上。設(shè)備管理主要職責(zé)：負(fù)責(zé)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和維護(hù)、計(jì)算機(jī)的采購(gòu)和維護(hù)。任職資格：熟悉各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備的管理與維護(hù)，具有相應(yīng)資格和23年的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，本科以上。信息采編主要職責(zé)：負(fù)責(zé)與企業(yè)有關(guān)的國(guó)家政策、宏觀經(jīng)濟(jì)形勢(shì)等信息的采集；負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部信息的收集與發(fā)布。任職資格

14、：熟悉網(wǎng)絡(luò)信息資源，熟練操作網(wǎng)絡(luò)與電腦，專科以上。文案主要職責(zé)：信息的編輯、匯總、報(bào)導(dǎo)；任職資格：熟悉計(jì)算機(jī)的基本操作，有較高的文化修養(yǎng)，?？埔陨蠈W(xué)歷；3) 各職能部門各個(gè)職能部門有明確的信息管理職能，有明確的崗位和人員，要嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)的信息管理制度。職能部門既是各種信息的生產(chǎn)者，也是內(nèi)部信息的使用者。因此既有信息的使用權(quán)，又負(fù)有提供相關(guān)信息的責(zé)任。各部門在信息管理方面的職能主要有這幾個(gè)方面的共同職責(zé)有： 根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出信息需求計(jì)劃，報(bào)信息中心審查，由高層管理者批準(zhǔn)； 制定本部門的信息規(guī)劃； 遵守企業(yè)和本部門的信息管理制度； 完成與所管理業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息的數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、信息分析、信

15、息傳遞和信息反饋等信息處理工作； 組織或參與與本部門相關(guān)的信息系統(tǒng)的建設(shè)； 組織或參與制訂與部門業(yè)務(wù)相關(guān)的信息管理制度和信息標(biāo)準(zhǔn)； 組織本部門員工參與信息管理培訓(xùn)。不同業(yè)務(wù)部門信息管理的重點(diǎn)不同，各部門信息管理的具體重點(diǎn)如下： 營(yíng)銷中心是市場(chǎng)信息的樞紐，負(fù)責(zé)各種市場(chǎng)信息的統(tǒng)一處理、管理和分配。營(yíng)銷中心主要負(fù)責(zé)各種市場(chǎng)信息的收集、處理與分析。 分公司主要負(fù)責(zé)訂單、客戶信息的收集與處理，國(guó)外分公司還要負(fù)責(zé)所在國(guó)家和地區(qū)全方位的信息收集工作，包括產(chǎn)業(yè)政策、財(cái)稅政策、行業(yè)狀況、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)等多方面的住信息。 財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)信息、各國(guó)財(cái)稅政策的收集、處理與分析。 生產(chǎn)中心主要負(fù)責(zé)生產(chǎn)信息、產(chǎn)品技

16、術(shù)信息的收集、處理與分析。 供應(yīng)中心主要負(fù)責(zé)供應(yīng)市場(chǎng)信息、庫(kù)存信息的收集與處理。 技術(shù)質(zhì)檢中心主要負(fù)責(zé)新產(chǎn)品信息、新技術(shù)信息的收集與處理分析，提供供應(yīng)中心和生產(chǎn)中心產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)信息。 調(diào)研小組。調(diào)研小組是非常設(shè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)專項(xiàng)調(diào)研活動(dòng)，為特殊決策活動(dòng)提供信息支持，一般由企劃部根據(jù)需要組織各部門人員參與組成、協(xié)調(diào)其工作。業(yè)務(wù)部門從事信息管理工作的崗位主要有這幾種：信息采集者：負(fù)責(zé)采集原始的數(shù)據(jù)，按照操作程序、業(yè)務(wù)規(guī)定采集數(shù)據(jù)并記錄成數(shù)據(jù)文件。一般由一線工作人員（如分公司的員工、生產(chǎn)部門的工人）來?yè)?dān)任。信息輸入人員：按照操作程序把采集來的數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，可以由信息采集者兼任。一般由一線工作人員

17、兼任。數(shù)據(jù)處理人員：負(fù)責(zé)各種數(shù)據(jù)的處理工作，把數(shù)據(jù)按照要求的程序和方法進(jìn)行處理。信息分析人員：按照業(yè)務(wù)規(guī)定對(duì)信息進(jìn)行分析，并寫作分析報(bào)告。一般由各部門的部長(zhǎng)或主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)人員：負(fù)責(zé)本部門數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)和管理。由專業(yè)的技術(shù)人員擔(dān)任。不同部門對(duì)崗位的種類、所需人員的數(shù)量及素質(zhì)要求各不相同，可根據(jù)具體情況確定。3. 信息溝通渠道信息溝通分為有正式溝通與非正式溝通兩種方式。正式信息溝通渠道又包括縱向溝通和橫向溝通。企業(yè)的內(nèi)部溝通應(yīng)建立立體的溝通體系，既有規(guī)范、正式的溝通渠道，作為企業(yè)內(nèi)部的信息交流創(chuàng)造有效的溝通方式，同時(shí)以非正式溝通渠道為補(bǔ)充，使信息溝通效率更高。信息溝通體系建設(shè)的重點(diǎn)是例會(huì)制度和報(bào)告制度。企業(yè)的溝通體系如下：1) 報(bào)告制度下級(jí)部門要向給上級(jí)部門和高層管理者提供業(yè)務(wù)和管理方面的報(bào)告，反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的各種情況