第三章賬務(wù)處理系統(tǒng)

1、第三章 賬務(wù)處理系統(tǒng)一、賬務(wù)處理系統(tǒng)概述二、憑證處理三、賬簿處理四、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬五、對賬和結(jié)賬六、往來核算管理學(xué)習(xí)目標(biāo) 1、理解賬務(wù)處理系統(tǒng)的概念、特點(diǎn)，了解賬務(wù)處理系統(tǒng)過程與主要功能。 2、明確憑證處理過程，熟練掌握記賬憑證的填制、審核與記賬操作。 3、掌握憑證的查詢、修改方法。 4、掌握各種賬簿的查詢方法。 5、理解自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的原理，掌握自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置與生成 6、明確現(xiàn)金與往來核算內(nèi)容，掌握出納的基本業(yè)務(wù)，了解各種往來輔助核算的運(yùn)用。 7、了解對賬與結(jié)賬的方法。3.1賬務(wù)處理系統(tǒng)概述 3.1.1賬務(wù)處理系統(tǒng)的概念和特點(diǎn) 賬務(wù)處理是會(huì)計(jì)工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的主要內(nèi)容。在會(huì)計(jì)電算化系

2、統(tǒng)中，賬務(wù)處理系統(tǒng)作為核心子系統(tǒng)，與工資、固定資產(chǎn)、存貨、銷售和應(yīng)收、應(yīng)付等子系統(tǒng)聯(lián)系緊密，存在大量數(shù)據(jù)交流，報(bào)表和財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)也需從賬務(wù)處理系統(tǒng)中取得相應(yīng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。因此，賬務(wù)處理系統(tǒng)是會(huì)計(jì)軟件的中樞中樞，是整個(gè)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)最基本和最重要的內(nèi)容系統(tǒng)最基本和最重要的內(nèi)容。 1.基本概念 會(huì)計(jì)的日常核算工作包括填制審核會(huì)計(jì)憑證、登記賬簿、編制財(cái)務(wù)報(bào)告等。這些內(nèi)容構(gòu)成會(huì)計(jì)核算工作的重心。 在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，將會(huì)計(jì)科目設(shè)置、填制審核會(huì)計(jì)憑證、登記賬簿等系統(tǒng)統(tǒng)稱為賬務(wù)處理，完成賬務(wù)處理工作的子系統(tǒng)稱為賬務(wù)處理系統(tǒng)。另將編制財(cái)務(wù)報(bào)告作為報(bào)表子系統(tǒng)處理。3.1.1賬務(wù)處理系統(tǒng)的概念和特點(diǎn) 2.特點(diǎn) 與

3、會(huì)計(jì)軟件其他處理系統(tǒng)相比較，賬務(wù)處理系統(tǒng)具有的特點(diǎn)： （1）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的綜合性 在會(huì)計(jì)軟件中，除賬務(wù)系統(tǒng)外，其他子系統(tǒng)均側(cè)重于會(huì)計(jì)核算的某一方面或會(huì)計(jì)管理的某個(gè)環(huán)節(jié)，其數(shù)據(jù)經(jīng)過加工整理后，傳遞給賬務(wù)處理系統(tǒng)。由此，賬務(wù)處理系統(tǒng)歸集了經(jīng)營活動(dòng)中的大量會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，能綜合反映單位的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營情況。 （2）會(huì)計(jì)制度的規(guī)范性 從賬務(wù)處理系統(tǒng)的綜合性可以看出，其輸出的會(huì)計(jì)信息全面反映了單位的經(jīng)濟(jì)狀況，這些信息不僅僅為單位管理者服務(wù)，也必須為財(cái)政、工商、稅務(wù)、銀行、審計(jì)和各級各類投資者服務(wù)。因此，賬務(wù)處理系統(tǒng)必須符合國家規(guī)定的會(huì)計(jì)制度，按規(guī)范的要求設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)科目體系，組織會(huì)計(jì)核算工作，保證所輸出的會(huì)計(jì)憑證、賬

4、簿等資料符合各方面的需求。而其他子系統(tǒng)在符合會(huì)計(jì)制度的前提下，為滿足單位實(shí)際需要靈活進(jìn)行設(shè)置和調(diào)整。3.1.2 賬務(wù)處理系統(tǒng)的基本流程 在電算化工作方式下，賬務(wù)處理系統(tǒng)是從會(huì)計(jì)憑證輸入開始的，通過計(jì)算機(jī)對會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，生成各類憑證、賬簿文件，最后產(chǎn)生科目余額文件。具體操作步驟如下： 1、輸入記賬憑證或生成機(jī)制憑證。 手工憑證是指會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照相應(yīng)的記賬方法，使用鍵盤、鼠標(biāo)等輸入工具在計(jì)算機(jī)上編制的會(huì)計(jì)憑證。機(jī)制憑證是指由會(huì)計(jì)軟件設(shè)定或會(huì)計(jì)人員根據(jù)單位實(shí)際需要設(shè)置，讓計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成的記賬憑證。 通過會(huì)計(jì)人員手工輸入記賬憑證和計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成的記賬憑證，完成憑證填制的會(huì)計(jì)處

5、理工作。 2、審核輸入的憑證 無論是手工輸入的憑證還是機(jī)制憑證，都需要再次進(jìn)行審核，以確保其正確性。3.1.2 賬務(wù)處理系統(tǒng)的基本流程 3、人工控制下的計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄 在計(jì)算機(jī)條件下的記賬操作是指分別更新記賬憑證文件、科目余額及發(fā)生額文件、輔助賬文件，并刪除臨時(shí)憑證文件中已記賬的憑證。 4、賬簿輸出 賬簿輸出是指按照會(huì)計(jì)人員設(shè)置的輸出條件，生成并輸出各種總分類賬、日記賬、明細(xì)賬分類和記賬憑證科目匯總表。 5、銀行對賬 銀行對賬是指會(huì)計(jì)人員將銀行對賬單錄入計(jì)算機(jī)軟件中的對賬文件，經(jīng)過與憑證處理生成的對賬文件相核對，自動(dòng)產(chǎn)生銀行存款余額調(diào)節(jié)表。3.2 憑證處理 會(huì)計(jì)憑證處理是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)

6、責(zé)任并具以登記賬簿的重要文件，是登記賬簿的依據(jù)。對會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行處理是日常賬務(wù)處理中最為頻繁的工作，也是電算化賬務(wù)處理系統(tǒng)中最基本的工作。目前的電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)是以記賬憑證數(shù)據(jù)作為系統(tǒng)的最基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，記賬憑證數(shù)據(jù)的正確性是決定系統(tǒng)輸出正確與否的基礎(chǔ)，憑證處理是整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的入口。 一般賬務(wù)處理的憑證處理功能流程如下：填制憑證審核憑證憑證匯總表憑證正確無誤是出納憑證嗎記賬修改憑證稽核并簽字選定憑證出納簽字是否3.2.1 憑證輸入 憑證輸入就是將若干張經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相同的原始憑證單據(jù)集中編制成一條條記錄，形成一張完整的記賬憑證，輸入計(jì)算機(jī)。憑證輸入是電算化系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)的錄入口，包括憑證頭和憑證正文兩大部分，憑

7、證頭包括憑證類別、憑證編號、憑證日期和附件張數(shù)等，憑證正文包括摘要、會(huì)計(jì)分錄和金額等。 在實(shí)行計(jì)算機(jī)處理賬務(wù)后，電子賬簿的準(zhǔn)確性與完整性完全依賴于記賬憑證，因而使用者要確保記賬憑證輸入的準(zhǔn)確完整，在實(shí)際工作中，用戶可直接在計(jì)算機(jī)上根據(jù)審核無誤準(zhǔn)予報(bào)銷的原始憑證填制記賬憑證，也可以先有人工制單而后集中輸入，用戶采用哪種方式應(yīng)根據(jù)本單位實(shí)際情況而定，一般來說，業(yè)務(wù)量不多或基礎(chǔ)比較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的用戶可采用前臺處理方式，而在第一年使用或人機(jī)并行階段，則比較適合采用后臺處理方式。 1、憑證頭的編制 （1）憑證類別 輸入憑證類別字，也可以利用參照功能，參照選擇一個(gè)憑證類別，系統(tǒng)將自動(dòng)生成為憑證編號。3.

8、2.1 憑證輸入 （2）憑證編號 一般情況下，由系統(tǒng)分類按月自動(dòng)編制，即每類憑證每月從1號開始，以后按照當(dāng)前期間同類憑證的最大號加1給出。 （3）制單日期 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給出上一次錄入的同類憑證最后一張的日期，如果日期不對，可進(jìn)行修改或參照輸入。憑證錄入的日期若在當(dāng)前的會(huì)計(jì)期間之前，則系統(tǒng)不允許輸入。 （4）附單據(jù)數(shù) 在“附單據(jù)數(shù)”處輸入原始單據(jù)張數(shù)。根據(jù)填制記賬憑證所依據(jù)的原始憑證實(shí)際張數(shù)輸入。 2.憑證正文內(nèi)容填制 （1）摘要 摘要是對記賬憑證輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說明，在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，摘要是以行為單位編制的，很多會(huì)計(jì)軟件要求憑證中的每一行都要有一個(gè)相對獨(dú)立的摘要。 摘要的編寫要求簡潔明了，或

9、單擊參照按鈕選入常用摘要，常用摘要的選入不會(huì)清楚原來輸入的內(nèi)容。3.2.1 憑證輸入 （2）會(huì)計(jì)科目 在欄目中錄入會(huì)計(jì)科目的方法有很多種：一是可以根據(jù)會(huì)計(jì)科目代碼直接錄入，在錄入過程中系統(tǒng)會(huì)提示代碼對應(yīng)的科目名稱；二是如果在科目設(shè)置中定義了助記碼，則可以在此處直接輸入助記碼，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)助記碼查到需要的科目；三是用系統(tǒng)提供的參照功能，直接選定相應(yīng)的科目。 在會(huì)計(jì)科目的輸入過程中，軟件可提供一些自動(dòng)檢測功能。如不是末及科目，則給出提示，要求用戶輸入最明細(xì)的科目。 （3）金額 金額是相應(yīng)會(huì)計(jì)科目的借方或貸方發(fā)生額。金額可以手動(dòng)輸入，也可以通過計(jì)算機(jī)得出。各種會(huì)計(jì)軟件都在憑證金額輸入這步提供了一些快捷

10、方式。例如，按空格鍵，可在借方和貸方金額欄切換；在T3軟件中，在金額處按“=”，系統(tǒng)將根據(jù)借貸方差額自動(dòng)計(jì)算此筆分錄的金額。 （4）合計(jì) 合計(jì)是指一張憑證上的借方金額合計(jì)和貸方金額合計(jì)，在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，憑證合計(jì)數(shù)由計(jì)算機(jī)根據(jù)借方和貸方發(fā)生額自動(dòng)計(jì)算得出。在合計(jì)欄可以看出借貸方是否平衡，若不平衡，系統(tǒng)會(huì)提示用戶修改并拒絕接受，直到修改平衡后才準(zhǔn)予保存憑證。3.2.1 憑證輸入 （5）簽字 簽字是指填制記賬憑證、審核記賬憑證、記賬以及出納等人員的簽字。在會(huì)計(jì)軟件中，系統(tǒng)按照當(dāng)前操作人員的用戶名，自動(dòng)在憑證中執(zhí)行簽字。 （6）輔助核算項(xiàng)目 通過科目設(shè)置可知，許多會(huì)計(jì)科目在完成一般會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)上

11、，還有進(jìn)行輔助核算的要求。為實(shí)現(xiàn)這些輔助核算，在憑證輸入過程中，凡是涉及這些科目的分錄，在輸入會(huì)計(jì)科目結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)該科目的輔助核算要求自動(dòng)提示用戶輸入不同的輔助核算數(shù)據(jù)。 1）若錄入的科目是銀行存款，且在初始化設(shè)置中定義了結(jié)算類型，系統(tǒng)會(huì)提示用戶輸入結(jié)算方式、結(jié)算號和票據(jù)日期，即采用何種銀行結(jié)賬結(jié)算方式，銀行結(jié)算憑證的號碼和票據(jù)填制的日期。該信息主要為以后銀行對賬提供原始依據(jù)。 2）若錄入的科目有數(shù)據(jù)核算要求，系統(tǒng)要求用戶輸入數(shù)量和單價(jià)，用戶根據(jù)相應(yīng)原始憑證輸入數(shù)量和單價(jià)并選擇金額方向后，系統(tǒng)自動(dòng)按數(shù)量乘以單價(jià)計(jì)算金額。數(shù)量和單價(jià)信息為以后數(shù)量金額賬的輸出提供依據(jù)。 3）若錄入的科目有外

12、幣核算要求，應(yīng)將憑證格式改為外幣式，如果系統(tǒng)有其它輔助核算，則先輸入其他輔助核算后，再輸入外幣信息。3.2.1 憑證輸入 4）若錄入的科目設(shè)置了往來核算屬性，則系統(tǒng)提示用戶輸入往來單位、經(jīng)手人、票號等信息。“往來客戶”可輸入代碼客戶、供應(yīng)商簡稱，“經(jīng)手人”可輸入該筆業(yè)務(wù)經(jīng)手人員代碼或簡稱，而“票號”則根據(jù)原始憑證數(shù)據(jù)錄入。 5）若錄入的科目設(shè)置了部門或個(gè)人屬性，則根據(jù)屏幕提示輸入部門、個(gè)人的代碼或名稱。也可以參照功能輸入。 6）若科目定義了項(xiàng)目核算，則屏幕提示用戶輸入各項(xiàng)目的信息，如工程項(xiàng)目可設(shè)置料、工、費(fèi)等自定義項(xiàng)，核算該科目每一筆業(yè)務(wù)的全部信息。 輔助核算信息并不是每張憑證必有的內(nèi)容，只有

13、在設(shè)置了輔助核算的科目出現(xiàn)在記賬憑證中時(shí)，才需要輸入輔助核算信息。各單位可以根據(jù)本單位實(shí)際情況設(shè)置一種或幾種輔助核算，以滿足經(jīng)營管理的需求。 3、輔助性憑證輸入功能 為了方便憑證輸入，提高輸入速度，會(huì)計(jì)軟件為用戶提供了多種輔助性憑證輸入功能。 （1）常用摘要輸入功能 日常填制憑證的過程中，因業(yè)務(wù)的重復(fù)發(fā)生，經(jīng)常會(huì)有許多摘要完全相同或大部分相同，如果將這些常用摘要儲(chǔ)存起來，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可以隨意調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理效率。調(diào)整常用摘要可以在輸入摘要時(shí)直接輸入摘要代碼或單擊參照按鈕參照輸入。3.2.1 憑證輸入 （2）編碼提示輸入功能 在輸入憑證時(shí)，為提高速度，往往需要輸入編碼，如摘要編碼、

14、科目編碼、往來單位編碼、部門編碼等。為輔助這些編碼的輸入，會(huì)計(jì)軟件能提供編碼提示功能，即當(dāng)光標(biāo)位于特定內(nèi)容的輸入對話框時(shí)，出現(xiàn)與這一輸入內(nèi)容相對應(yīng)項(xiàng)目的編碼與內(nèi)容的對照表。 （3）常用憑證輸入功能 在單位里，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過程中，經(jīng)常會(huì)有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些日常憑證儲(chǔ)存起來，在天之會(huì)計(jì)憑證時(shí)課隨時(shí)調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。確切的說，“常用憑證”提供的是常用會(huì)計(jì)憑證的模板，在調(diào)用日常憑證后，仍可做修改，使其符合當(dāng)時(shí)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)需要。3.2.2 憑證輸入的操作實(shí)例 【例3-1】2012年1月10日，以銀行存款支付所欠長白公司貸款20000元。 注意

15、： 會(huì)計(jì)軟件通常對一張會(huì)計(jì)憑證中的筆數(shù)沒有限制，但用戶仍應(yīng)按照會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，一張記賬憑證記錄一筆完整的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，不能將不同的業(yè)務(wù)記錄在一張憑證上。 對于同一個(gè)往來單位來說，名稱要前后一致，如不能有時(shí)用“用友公司”，有時(shí)用“用友集團(tuán)公司”，像這樣的名稱前后不一致，系統(tǒng)則將其當(dāng)成兩個(gè)單位。 用友T3軟件中憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號將不能修改。憑證填制時(shí)借方和貸方的摘要不能為空。3.2.3 憑證查詢 憑證查詢是指按照給定的條件查找滿足條件的憑證，并顯示出來，包括對未記賬憑證的查詢和已記賬憑證的查詢。 從查詢條件的設(shè)置和憑證的輸出格式來看，不同軟件采取的手段不盡相同，主要有簡單查詢和綜合查詢

16、兩種基本形式。簡單查詢是輸入憑證月份、憑證號或制單人、審核人等少量要素來查詢相應(yīng)憑證，同時(shí)可以以此為基礎(chǔ)向前或向后聯(lián)系翻閱未記賬憑證、已記賬憑證或全部憑證。綜合查詢是由系統(tǒng)提供給用戶的可對多個(gè)輸入條件進(jìn)行任意組合的查詢方式，輸入查詢條件后，由系統(tǒng)根據(jù)用戶設(shè)置的條件在指定范圍進(jìn)行查詢。 用友T3軟件的總賬系統(tǒng)填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時(shí)也提供了強(qiáng)大的信息查詢功能。在憑證畫面中有信息時(shí)可直接查看到的，如科目、摘要、金額等，有些信息時(shí)通過某些操作間接查看到的，如各分錄的輔助信息、當(dāng)前分錄行號、當(dāng)前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息等。3.2.4 憑證修改和刪除 在電算化方式下，盡管系統(tǒng)采取

17、了多種抑制錯(cuò)誤產(chǎn)生的措施，但操作錯(cuò)誤依然是難以避免的。由于記賬憑證的任何錯(cuò)誤都將影響系統(tǒng)最終核算結(jié)果的正確性，為此，一般系統(tǒng)均提供了多種方便的憑證修改功能。對于重復(fù)填制的記賬憑證或確實(shí)不便于修改的記賬憑證，系統(tǒng)通常也提供了憑證的刪除功能。 1、憑證修改 電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，由于記賬憑證是按數(shù)據(jù)組織過程以不同數(shù)據(jù)庫方式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，所以其修改與手功方式下記賬憑證的修改存在不同。 （1）錯(cuò)誤憑證的“無痕跡”修改 所謂無痕跡，即不留下任何曾經(jīng)修改的線索和痕跡。在電算化賬務(wù)處理系統(tǒng)中，有兩種狀態(tài)下的錯(cuò)誤憑證可實(shí)現(xiàn)無痕跡的修改；一是憑證輸入后，還未通過審核的憑證；二是盡管已通過審核但未記賬的憑證。 未通

18、過審核的錯(cuò)誤憑證可以通過憑證的編輯輸入功能直接進(jìn)行修改，已通過審核的憑證首先通過憑證審核取消功能審核后，再通過憑證的編輯輸入功能進(jìn)行修改。 （2）錯(cuò)誤憑證的“有痕跡”修改 所謂有痕跡，即留下曾經(jīng)修改修改的線索和痕跡。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是通過保留錯(cuò)誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡的。若發(fā)現(xiàn)已記賬的憑證有誤，要求對此類憑證的修改留下審計(jì)線索。3.2.4 憑證修改和刪除 【例3-2】某企業(yè)用現(xiàn)金支付本月廠部辦公室電話費(fèi)90元，但輸入該筆業(yè)務(wù)的付款憑證時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，誤記為 借：制造費(fèi)用 90 貸：庫存現(xiàn)金 90 2、憑證刪除 如果填制的憑證出現(xiàn)重記等錯(cuò)誤，并且已經(jīng)保存，在審核和記賬之前可以作廢并刪除記賬憑

19、證。多數(shù)會(huì)計(jì)軟件在執(zhí)行憑證刪除功能時(shí)，往往會(huì)分為兩步進(jìn)行：第一步對欲刪除的憑證打上“作廢”標(biāo)志，已作廢的記賬憑證在憑證查詢中還可以查看得到，仍保留原有憑證內(nèi)容和憑證編號，作廢憑證不能修改，不能審核，通過“憑證恢復(fù)”功能可以取消憑證作廢狀態(tài)；第二步通過對運(yùn)行“整理憑證”功能，真正刪除相關(guān)憑證。 【例3-3】將2012年1月17日摘要為“提取現(xiàn)金”的記賬憑證徹底刪除。3.2.5 憑證審核與出納簽字 1、憑證審核 憑證審核是指審核人員按照會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)軟件的要求，對記賬憑證所進(jìn)行的檢查和核對。審核內(nèi)容：記賬憑證是否與原始憑證相符、經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)是否正確、記賬憑證相關(guān)項(xiàng)目是否填寫齊全、會(huì)計(jì)分錄是否正確等。審

20、核中如發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤或有異議時(shí)，應(yīng)交于憑證填制人員進(jìn)行修改或做其他處理。在憑證審計(jì)的過程應(yīng)注意： （1）制單人填制的每一張憑證都必須經(jīng)過具有審核權(quán)限的人員審核后，才能作為正式憑證進(jìn)行記賬處理。 （2）憑證制單人和審核人不能為同一人，即任何操作員都不能審核自己編制的憑證。 【例3-4】審核2012年1月的記賬憑證。3.2.5 憑證審核與出納簽字 2、出納簽字 出納憑證由于涉及企業(yè)現(xiàn)金收入與支出，應(yīng)加強(qiáng)對出納憑證的管理。 注意： （1）企業(yè)可根據(jù)實(shí)際需要決定是否要對出納憑證進(jìn)行出納簽字管理，若不需要此功能，可在“選項(xiàng)”中取消“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”的設(shè)置。 （2）憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，

21、只有被取消簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。 （3）取消簽字只能由出納人自己進(jìn)行。 （4）不是所有的記賬憑證都需要出納簽字，如轉(zhuǎn)賬憑證就不需要出納簽字。3.2.6 憑證匯總 在手工會(huì)計(jì)核算方式下，會(huì)計(jì)人員一般按憑證種類匯總某一時(shí)間范圍內(nèi)的記賬憑證，生成匯總表，并據(jù)以登記總分類賬。在會(huì)計(jì)電算化方式下，雖然對記賬憑證來說憑證匯總已無必要，但憑證匯總功能更加強(qiáng)大。用戶可以匯總已記賬憑證，也可以匯總未記賬憑證，或匯總所有憑證業(yè)務(wù)內(nèi)容，以便于在全部憑證未入賬前，隨時(shí)查看單位當(dāng)前的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營情況。憑證匯總不受時(shí)間和業(yè)務(wù)處理進(jìn)度的約束。 具體來說，憑證匯總就是將記賬憑證按指定范圍和條件匯總出相應(yīng)科目的借、貸方

22、發(fā)生額及余額，并生成憑證匯總表。主要分為兩步： 1、匯總條件 2、生成憑證匯總表3.2.7 憑證記賬 在電算化條件下，憑證記賬就是將已經(jīng)輸入的記賬憑證，經(jīng)審核簽字后，登記到總賬、明細(xì)賬、輔助賬等相關(guān)賬簿中。憑證經(jīng)過記賬以后，不允許修改，但可以通過前面所述的“紅字沖銷法”或“補(bǔ)充登記法”進(jìn)行更正。3.3 賬簿管理 企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后，就形成了正式的會(huì)計(jì)賬簿，對發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)分析等操作時(shí)，都可以通過賬簿管理來完成。查詢賬簿時(shí)會(huì)計(jì)工作的另一個(gè)重要內(nèi)容。處理現(xiàn)金、銀行存款查詢除外，賬簿管理還包括基本會(huì)計(jì)核算賬簿的查詢和輸出，以及各種輔助賬的查詢輸出。 在“賬簿管理”系統(tǒng)中，用戶可以方便的實(shí)現(xiàn)：總賬-明細(xì)賬-憑證聯(lián)合查詢等功能。分為以下幾種： （1）總分類賬簿查詢 （2）明細(xì)分類賬簿查詢 （3）多欄賬的查詢 （4）余額表查詢 （5）部門與個(gè)人輔助核算查詢3.4 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬是指通過用戶的設(shè)置，由系統(tǒng)自動(dòng)生成指定業(yè)