新形勢下如何做好事業(yè)單位人事檔案管理及清理工作

1、新形勢下如何做好事業(yè)單位人事檔案管理及清理工作摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，事業(yè)單位的深化改革，做好事業(yè)單位人事 檔案的管理和清理工作顯得尤為重要。這項(xiàng)工作直接關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展，也 是個(gè)人能力的重要體現(xiàn)。文章立足于當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀，深入探 討,詳細(xì)論述了如何做好事業(yè)單位人事檔案管理及清理工作才能適應(yīng)新形勢下發(fā) 展的需要。關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;人事檔案；管理;清理人事檔案是記錄個(gè)人基本情況的重要文件資料，它反映了個(gè)人的出身、資歷、 工作狀況、社會(huì)關(guān)系及受嘉獎(jiǎng)、處罰等的情況，是個(gè)人享受各種待遇的憑證，也 是人事單位進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)的重要依據(jù)。而人事檔案的清理則是剔除經(jīng)過鑒別后重 復(fù)的、不

2、能說明問題和沒有歸檔保存價(jià)值的材料，使人事檔案資料更為精簡實(shí)用, 使人事檔案材料更為系統(tǒng)、規(guī)范、實(shí)用的一項(xiàng)非常規(guī)性工作。事業(yè)單位人事檔案 的管理是一項(xiàng)復(fù)雜、長期和重要的工作，其清理工作更是需要事業(yè)單位人事檔案 管理工作人員在工作中嚴(yán)格按照有關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，一絲不茍。1目前事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題現(xiàn)階段，事業(yè)單位人事檔案管理存在的一系列問題，是阻礙事業(yè)單位更好更 快發(fā)展的主要因素，只有對這些問題有深刻的認(rèn)識(shí)z才能做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事 檔案工作。1.1事業(yè)單位內(nèi)部對人事檔案管理重視程度不夠人事檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)的工作，表面上看來只是一些簡單的抄寫、整理和保存，而且不容易看見成效，這

3、就造成了許多人們的錯(cuò)誤認(rèn)知。認(rèn)為這項(xiàng)工作專 業(yè)性不強(qiáng)，而且沒有什么利益可言，也就不愿投入過多的人力、物力，只要做到 可以應(yīng)付平時(shí)的檢查和查閱即可。檔案管理工作因此遭受員工甚至是領(lǐng)導(dǎo)的忽 略,以至于幾乎不會(huì)被提上議程。其實(shí)不然，人事檔案管理是單位進(jìn)行培養(yǎng)、重 用人才等人事調(diào)動(dòng)的基礎(chǔ)，也是個(gè)人享有社會(huì)福利的憑證，若是這項(xiàng)工作做得雜 亂無章、不到位，僅僅是應(yīng)付的程度，將會(huì)給事業(yè)單位的發(fā)展帶來極大的不便。1.2檔案管理理念、方法陳舊，相關(guān)制度不健全新形勢下，部分事業(yè)單位依然存在著檔案管理制度不健全，管理理念陳舊的 問題。如果沒有相關(guān)完善的制度可以遵循，管理人員只按照自己的意愿和方法來 管理，必然會(huì)出現(xiàn)

4、檔案雜亂沒有條理，工作效率低，查閱檔案資料時(shí)捉襟見肘的 局面。隨著信息時(shí)代的進(jìn)步，陳舊的檔案管理理念已經(jīng)不再適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，這 些管理理念和方法若一成不變，跟不上更新的步伐，同樣會(huì)拖慢檔案使用的進(jìn)度z 降低檔案的價(jià)值。1.3從事檔案管理工作的人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)對人事檔案管理的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，直接導(dǎo)致了對檔案管理職務(wù)的不合理任命。從 事這一工作的員工大多為轉(zhuǎn)崗或其他沒有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員，甚至由某些從事 人事資源管理的人員兼任。這些管理人員工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，檔案服務(wù)意識(shí)薄弱, 對檔案管理認(rèn)識(shí)不到位，并不具備檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，極易出現(xiàn)檔案歸類錯(cuò)誤、 資料入檔不及時(shí)、資料缺失、檔案外泄等嚴(yán)重錯(cuò)誤，為檔案的查

5、閱、人事調(diào)動(dòng)等 帶來很大的不便，也在一定程度上阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。1.4人事檔案的利用率不高，無用檔案堆積由于缺乏科學(xué)規(guī)范的管理，造成檔案分類不及時(shí)、資料更新不及時(shí)且沒有條理性等情況，這就大大降低了檔案的使用效率。有些事業(yè)單位遵循重保密輕服務(wù) 的做法，供查閱的僅僅是個(gè)人的基本資料、資歷等，且查閱次數(shù)極其有限，使檔 案管理工作處在了被動(dòng)、停滯不前的位置,不符合檔案資料為個(gè)人和事業(yè)單位服 務(wù)的性質(zhì)，降低了檔案存在的價(jià)值。此夕卜，檔案資料清理不及時(shí)導(dǎo)致了檔案的冗 余和堆積,不僅占用空間,也降低了效率。2對單位事業(yè)人事檔案管理的建議隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，信息時(shí)代的進(jìn)步，社會(huì)競爭愈演愈烈。在新的形勢下,

6、 事業(yè)單位的人事檔案管理工作正面臨著挑戰(zhàn)，只有在意識(shí)理念上更新，管理制度 上完善,管理模式上不斷探索,才能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。2.1完善人事檔案管理制度,加強(qiáng)管理指導(dǎo)工作首先需要得到事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，將人事檔案管理提上議程,這就需要領(lǐng) 導(dǎo)和員工對人事檔案管理有正確的認(rèn)識(shí)，了解檔案管理的重要性；進(jìn)一步完善管 理制度，建立統(tǒng)一規(guī)范的管理體系，使管理人員有章可循，嚴(yán)格按照章程進(jìn)行檔 案錄入、分類、保存；加大檔案管理的人力財(cái)力投入，為管理工作提供安全、良 好的環(huán)境和匹配的設(shè)備；領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督審核力度，狠抓紀(jì)律，避免管理制度執(zhí) 行過程中出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤和麻煩。此夕卜，大力宣傳檔案法也是有必要的， 上

7、至領(lǐng)導(dǎo)，下至員工都應(yīng)知法、守法。制度與法律相結(jié)合z不僅能為領(lǐng)導(dǎo)與員工 的工作和行為搭建一條平穩(wěn)安全的軌道，也是事業(yè)單位對自身和社會(huì)負(fù)責(zé)的表 現(xiàn)。2.2促進(jìn)管理的信息化發(fā)展，優(yōu)化檔案管理方法人事檔案收集保存了事業(yè)單位所有員工的信息，是一個(gè)龐大的資源庫,只有 不斷完善資料，快捷的提供所需資料，才能為單位和員工提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。而 傳統(tǒng)的檔案管理全部以紙質(zhì)資料來實(shí)現(xiàn)，不僅工作量巨大，也不易保存，不再適 應(yīng)當(dāng)今的發(fā)展。在信息時(shí)代發(fā)展迅猛的今天，人事檔案管理的信息化成為必然趨 勢?？梢酝ㄟ^以下兩方面來實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化:首先加強(qiáng)管理人員的計(jì)算機(jī) 技能，將檔案資料與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合;其次，管理人員應(yīng)熟料

8、掌握檔案管理的 軟件，便于對數(shù)據(jù)龐大的檔案資料進(jìn)行管理。檔案管理的信息化在很大程度上提 高資料輸入、更新、查閱的速度,節(jié)省了手工制作檔案的時(shí)間,提升了檔案使用 的效率，大大提高了檔案管理的水平，是原始管理理念的革新，也是事業(yè)單位發(fā) 展、進(jìn)步的體現(xiàn)。2.3培養(yǎng)管理人員專業(yè)素養(yǎng),提高管理工作質(zhì)量隨著新時(shí)代的到來，做好人事檔案管理工作同樣是對管理人員的一項(xiàng)重要挑 戰(zhàn)。首先事業(yè)單位應(yīng)加大人事檔案管理工作的投資，定期對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)， 提升專業(yè)知識(shí)和能力；其次管理人員應(yīng)自主學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面”自覺掌握相關(guān)的 計(jì)算機(jī)技能，更好的實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，提升自身的綜合實(shí)力，努力成為復(fù) 合型人才；最后，管理人員

9、應(yīng)具備最基本的職業(yè)道德操守,除了按照法律和章程 認(rèn)真工作，態(tài)度端正，還應(yīng)具有責(zé)任感和社會(huì)意識(shí)，這也是事業(yè)單位進(jìn)行人才選 拔時(shí)應(yīng)考慮的基本因素之一。打造一支專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高、富有責(zé)任感的 人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，不僅可以提高管理工作的質(zhì)量，從基礎(chǔ)上保障事業(yè)單位的平 穩(wěn)發(fā)展，更為事業(yè)單位在同行競爭中增添了優(yōu)勢。2.4提高人事檔案的利用率，及時(shí)清理無用檔案要提高人事檔案的利用率，就應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案資料價(jià)值的最大化。可以從三方面 來實(shí)現(xiàn)：其一，管理手段上：要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化管理。紙質(zhì)檔案資料 比較封閉，頻繁的查閱、管理也容易造成檔案的損壞。信息化管理的特點(diǎn)之一就是公開化，所有人員的資料都可以輕松地從

10、數(shù)據(jù)庫中獲得，既簡化了查閱檔案的 程序，又減少了直接與紙質(zhì)檔案的接觸，降低了損壞程度。其二，檔案內(nèi)容上: 及時(shí)搜集補(bǔ)充檔案資料，使其更完整，并對其正確分類、保存,還要確保檔案資 料的真實(shí)性，以免因虛假不實(shí)造成不必要的麻煩;其三，定期對檔案資料進(jìn)行更 新和清理，更新是為保證資料的正確性，一旦有變動(dòng)即可更改，清理工作則確保 了檔案的時(shí)效性，既使管理變得條理清晰，又可避免無用的檔案資料對查閱人員 產(chǎn)生誤導(dǎo)。3結(jié)語在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、信息化的新形勢下，事業(yè)單位的人事檔案管理工作同時(shí)面 臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案管理工作者應(yīng)把事業(yè)單位當(dāng)前的發(fā)展需要與單位的實(shí)際情 況結(jié)合起來,靈活運(yùn)用信息化網(wǎng)絡(luò),建立科學(xué)、規(guī)范的管理體系。只有這樣，才 能不斷提