檔案館資源建設之我見

1、檔案館資源建設之我見檔案資源是檔案館的立館之本，是檔案館各項工作得以 順利開展的要素資源，是衡量服務能力和水平的重要指標。 加強檔案資源建設，是檔案館事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎、是提 升檔案館公共能力、實現(xiàn)傳統(tǒng)型檔案向現(xiàn)代型公共檔案館轉(zhuǎn) 變的必經(jīng)之路。我們常說，資源、資本、勞動力是生產(chǎn)的三 要素，其實檔案事業(yè)發(fā)展，也離不開這三要素。資源建設是 國家檔案館的重要任務之一。擁有檔案資源的規(guī)模與質(zhì)量， 是新時期衡量一個檔案館發(fā)展水平的重要指標，也是一個檔 案館立足社會、服務社會的資本。因此，資源建設永遠是檔 案學理論研究和檔案工作實踐所必須面對的一個重要命題。 為便于論述，本文僅就國家綜合檔案館的資源建設

2、，談點粗 淺的認識。一、認識檔案資源的價值關(guān)于檔案的價值，許多教科書多概括為憑證價值和參考 價值。這種概括至今仍具有科學意義，但以前我們在闡述其 具體價值時，往往過于狹隘。例如，對檔案的憑證價值，往 往解釋為對形成單位的查考價值，其實，就檔案的憑證價值 而言，不僅僅對形成單位的日后工作具有憑證價值，對社會, 對大眾同樣有憑證價值。檔案的憑證價值還表現(xiàn)在對社會公 眾的憑證價值。政府或公共機構(gòu)在管理社會事物過程中，尤 其是在辦理行政許可過程中，形成大量涉及社會大眾的檔 案，這些檔案既是政府日后工作查考的依據(jù)，也是當事人日 后查考的依據(jù)。二、影響檔案資源建設的要素檔案館保存什么，不保存什么，不是完全

3、憑主觀愿望， 也不是一成不變的，重要的是看社會需求。有社會需求的檔 案才有收藏的意義，反過來只要有社會需求就可以去收集。 例如各種民生檔案，原本沒有明確列入檔案館接收范圍，因 為有社會需求，所以才引起各級檔案館的重視，這也是近幾 年“建立覆蓋人民群眾的資源體系”提出的依據(jù)。可見社會 需求是資源建設的重要因素。三、當前檔案資源建設主要策略1、拓寬資源建設的主渠道檔案館的檔案主要是接收來得而不是其他途徑獲取的。這就決定了檔案館要豐富館藏，要改善結(jié)構(gòu)，必須將著眼點 放在主渠道的拓寬和完善上。首先要重新審視原來的接收范 圍是否適當。所謂拓寬，主要是向過去忽略的經(jīng)濟和社會領(lǐng) 域延伸。國有企事業(yè)單位的檔案

4、自然應是拓展的重點。而向 非國有檔案（包括集體和民營企事業(yè)單位、以及民間組織、 家庭、個人所有的檔案）延伸也應是有益的考量。其次在接 收檔案門類上，必須突破單一文書檔案的局限，向照片檔案、 音像檔案、涉及民生的專門檔案、有時代特點的科技檔案和 實物檔案延伸。要實現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，就必須從檔案形成和歸檔 機制、移交機制入手，只有實現(xiàn)了有效的前端控制，接收進 館才能順利實現(xiàn)。2、主動拍攝和采集檔案部門原本沒有主動形成檔案的職責，只是因為有些 檔案無從接收，或者接收、征集起來很困難，成本很高，所 以近幾年有些地方檔案館自行配備相關(guān)設備，以拍攝或網(wǎng)絡 采集的方式主動形成所需要的檔案，如參加重大活動、重大 項

5、目的拍攝，實施城鄉(xiāng)記憶工程，或者通過網(wǎng)絡采集本地區(qū) 電視新聞和專題節(jié)目等。通過這兩種形式，形成大量珍貴照 片和音像檔案，從實際效果看，不失為資源建設的有益補充 形式。但任何主動形成都需要特定的人力、物力和財力支持, 客觀上決定了主動形成條件性，需要根據(jù)本地區(qū)的實際情況 而定，而不一定要全面普及或者都成為常態(tài)化工作。3、加大檔案征集的力度在檔案資源建設中，征集是豐富檔案資源的重要補充形 式。就全國而言，檔案征集既有共性，如重點征集非國家所 有的檔案，又必須具有鮮明的個性。這就是根據(jù)館藏現(xiàn)狀和 地方歷史文化特點，缺什么就征集什么。例如缺少民國檔案 的就征集民國檔案，缺照片檔案的就重點征集照片檔案；

6、有些地方可重點征集重大歷史事件和知名人物檔案，而有些地 方則可以重點征集風俗民情、名勝古跡檔案等。借用信息化建設創(chuàng)新檔案工作隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡化的進程進一步加快，數(shù)字檔案館的建設與研究成為檔案界關(guān)注 的熱點。檔案信息化是檔案工程的一場革命、是傳統(tǒng)檔案走 向現(xiàn)代檔案的一個重要標志。1加強檔案信息專門人才的培養(yǎng)。檔案信息化，必然使檔案工作者按照檔案工作現(xiàn)代化的 要求，自覺學習和更新知識，運用現(xiàn)代技術(shù)和信息技術(shù)與檔 案管理工作的實踐，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。因此要有針對 性的培養(yǎng)一批既能熟練應用計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡技 術(shù)的專門人才，以滿足檔案信息化建設的需要。要努力學習

7、 信息知識，提供信息能力，掌握各種檔案工作信息源以及信 息檢索工具、檢索方法等方面知識，培養(yǎng)信息獲取和開發(fā)利 用的能力、信息。因此，現(xiàn)代檔案人員應由一般的管理者變 成檔案信息專家，由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變成“檔案信息 資源的管理者和傳播者”，盡快建立以管理型人才為基礎， 復合行人才為重點的高科技人才為骨干的檔案干部隊伍體 系，滿足檔案信息化建設的需要。2.要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化通過檔案信息化，檔案的日常管理、分類、查詢等工作都可以由信息系統(tǒng)來気成，通過計算機錄入大量的檔案信息 并編制各種目錄，真正實現(xiàn)檔案資料方便快速檢索，全面啟 動檔案館館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔 案數(shù)據(jù)庫建設

8、，建設互聯(lián)互通的現(xiàn)行文件、檔案信息發(fā)布平 臺和查詢利用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源社會共享，最大限度 的發(fā)揮檔案館的社會服務功能。3、加強檔案信息網(wǎng)絡建設通過軟件系統(tǒng)對所有檔案的收集、整理、保管、鑒定、 統(tǒng)計、檢索、利用、編研等各個方面能夠?qū)嵭杏嬎銠C的有效 管理、控制，實行檔案工作的自動化。4、扎實推進檔案數(shù)據(jù)庫建設數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡的信息資源，數(shù)據(jù)檔案館必須加強數(shù)據(jù)庫 建設。首先，加強文件目錄數(shù)據(jù)庫建設，然后開展對重要檔 案的數(shù)字化建設，建設高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫， 最后將所有館藏檔案全部數(shù)字化。5、在服務方式上要創(chuàng)新隨著信息技術(shù)的廣泛應用，檔案的保管條件逐步改善， 利用范圍越來越廣，服務方式應

9、隨著形勢的變化不斷創(chuàng)新。 一是，讓公眾熟悉和了解檔案工作，擴大檔案工作的知名度;二是宣傳檔案意識和宣傳檔案工作，三是依托現(xiàn)代化設備和 手段，充分挖掘檔案信息資源，通過檔案信息的上網(wǎng)，可以 向利用者提供開放的館藏檔案和有關(guān)現(xiàn)行文件，提供服務的 及時性。讓檔案信息資源服務社會民生實現(xiàn)最大化。加快檔案信 息化建設不僅能更有效地擴大檔案信息存儲量，而且更有利 于群眾通過網(wǎng)絡，方便、快捷、有效地查找到自己想要獲取 的信息。原來查一份檔案要先在宗卷的分類目錄中找，按照 目錄再去翻閱厚厚的文字檔案，需要花去大量的時間。現(xiàn)在, 群眾只需花幾分鐘，甚至幾十秒，先在網(wǎng)上查詢到自己所需 的檔案在漢中市檔案館是否館藏、或是否公開，然后再前往 檔案館輸入檔案中的關(guān)鍵詞，即可很快查詢出所需要的內(nèi) 容。館藏數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡化、存儲海量化、服務自動化、 信息共享化的原則，檔案資源建設需要認真籌劃并精心實施。由于各單位情 況不同，需要區(qū)別對待，需要采取不同措施，絕不能用一刀 切的方法