L公司電話管理規(guī)定

1、l公司電話管理規(guī)定 公司電話管理規(guī)定 1.目的 規(guī)范公司電話管理與使用,提高電話使用率,降低辦公費(fèi)用。 2.范圍 本規(guī)定適用于集團(tuán)各公司辦公室電話管理。 3.職責(zé) 3.1人力資源及行政部負(fù)責(zé)對公司全部電話的管理監(jiān)督。 3.2財(cái)務(wù)部對電話費(fèi)用行使稽查權(quán)。 3.3各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對部門所屬的電話使用進(jìn)行監(jiān)督。 3.4信息部負(fù)責(zé)公司辦公電話整體規(guī)劃、配布及日常維護(hù)。 4.公司電話配布 4.1總經(jīng)理或以上高層管理人員開通國際直拔電話功能。 4.2副經(jīng)理、經(jīng)理、高級經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理秘書等開通國內(nèi)直拔電話功能。 4.3其他各分機(jī)開通本市市話功能,如需拔打長途可通過前臺轉(zhuǎn)接。 4.4其他人員因工作需要開

2、通國內(nèi)或國際長途直拔專線的,須由總經(jīng)理(副總裁)批準(zhǔn)。 5.使用規(guī)定 5.1全部直線電話分別設(shè)立責(zé)任人,責(zé)任人職責(zé)包括呼出掌握、密碼掌握及電話機(jī)/傳真機(jī)的維護(hù)保養(yǎng)。 5.2通話內(nèi)容應(yīng)言簡意賅、長話短說,如遇事情復(fù)雜、內(nèi)容較多,可事先擬好相應(yīng)提綱。 5.3傳真機(jī)不能作電話使用,傳真內(nèi)容較多時應(yīng)考慮電腦掃描后用郵件形式發(fā)送。 5.4當(dāng)電話機(jī)或傳真機(jī)發(fā)生故障時應(yīng)通知信息部派人修理,嚴(yán)禁擅自拆卸。 5.5直拔長途電話前應(yīng)加拔ip號(17909或96688)。 5.6各分機(jī)拔打長途電話均由總機(jī)轉(zhuǎn)撥,通話時間原則上要求不超過五分鐘;轉(zhuǎn)接國際長途需說明事由,否則總機(jī)有權(quán)不予授話。 5.6接聽電話一般最遲不得

3、超三聲鈴響。 5.7傳真機(jī)不能作電話使用,傳真內(nèi)容較多時應(yīng)考慮電腦掃描后用郵件形式發(fā)送。 5.8當(dāng)電話機(jī)或傳真機(jī)發(fā)生故障時應(yīng)通知信息部派人修理,嚴(yán)禁擅自拆卸。 5.9各分機(jī)拔打長途電話均由總機(jī)轉(zhuǎn)撥,通話時間原則上要求不超過五分鐘;轉(zhuǎn)接國際長途需說明事由,否則總機(jī)有權(quán)不予授話。 6.前臺電話管理 6.1樹立良好的企業(yè)形象,對外來電話應(yīng)準(zhǔn)時接聽,最遲不得超三聲鈴響,規(guī)范用語:“您好!*,請問您找哪位請問哪里找好的,請稍等”;如遇當(dāng)事人不在,應(yīng)問明對方需要轉(zhuǎn)告與否。 6.2無特別狀況,不準(zhǔn)他人在前臺撥打及接聽電話。 6.3所撥出的長途電話一律造冊登記,必需照實(shí)填寫。 6.4對需撥打的外線電話,按登記先后順序撥出,同時盡量保持一條線空置,以便外線打入。 6.5嚴(yán)禁利用前臺電話拔打私人電話; 6.6前臺工作人員下班時應(yīng)將前臺電話用密碼掌握呼出功能,調(diào)至自動轉(zhuǎn)接功能。 6.7前臺文員定于每月5日前匯總上月各長途電話登記表交人力資源及行政經(jīng)理審核。