公司報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度(7)

1、公司報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度(7) 公司報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度(七) (一)全公司公私報(bào)刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由公司收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。 (二)外發(fā)函、電要求。 1.各部門因公需外發(fā)函、電,經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午6點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到收發(fā)室,另填寫掛號(hào)、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。 2.每天下午6點(diǎn)以前,全公司收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點(diǎn),累計(jì)送交郵局寄發(fā)。 (三)外來郵件管理 1.外來郵件一律經(jīng)公司收發(fā)室簽收分發(fā)。 2.凡掛號(hào)、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。 3.一般公啟函、電和公司內(nèi)職工私人信件,由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi)。 4.私人不明平信

2、一律放到信架(信袋)內(nèi),由個(gè)人自取。 5.不論公私郵件收發(fā)室應(yīng)隨到隨清,準(zhǔn)時(shí)分發(fā),不得丟失損壞,擱置延誤,對(duì)國(guó)外來函應(yīng)檢封口、郵戳,如發(fā)覺拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收,并向郵局反映,查明原由。 6.凡掛號(hào)信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人,在收發(fā)室通知發(fā)出后,應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單,并準(zhǔn)時(shí)去郵局取款取件。超期罰款,收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。 (四)報(bào)刊訂購(gòu)與收發(fā)。 1.報(bào)刊訂購(gòu)。 (1)訂購(gòu)時(shí)間:上半年、下半年 (2)訂購(gòu)手續(xù):不論單位和個(gè)人,均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄,再將需要訂購(gòu)的報(bào)刊代號(hào)、名稱、出版日期、單價(jià)、訂購(gòu)份數(shù)、期數(shù)填寫清晰交收發(fā)員核對(duì)算價(jià),確認(rèn)無誤后,當(dāng)面繳款開票。公費(fèi)訂購(gòu)報(bào)刊由收發(fā)員持訂

3、單到財(cái)務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購(gòu)的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外,尚須填寫報(bào)刊分發(fā)清單,具體寫明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。 2.報(bào)刊收發(fā)。 (1)收發(fā)員每天對(duì)郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類清點(diǎn),發(fā)覺有差錯(cuò)應(yīng)準(zhǔn)時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退余。 (2)收發(fā)員收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)準(zhǔn)時(shí)分發(fā),不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)間2小時(shí),任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。 (3)每天分發(fā)到各單位信報(bào)箱的報(bào)刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。 (4)各單位應(yīng)固定專人按時(shí)領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電。領(lǐng)取時(shí),要對(duì)照分發(fā)清單清點(diǎn)檢實(shí)簽名,發(fā)覺差錯(cuò),應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求,并進(jìn)行差錯(cuò)登記。當(dāng)面未提出,則視為分發(fā)無差錯(cuò)。 (五)收發(fā)員應(yīng)堅(jiān)守工作崗位,節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班,休星期日應(yīng)采取換休形式。 (六)收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。 (七)收發(fā)室由辦公室負(fù)責(zé)管理,其工作質(zhì)量由辦公室進(jìn)