公司管理手冊(cè)記錄控制程序

1、公司管理手冊(cè)記錄控制程序 公司管理手冊(cè):記錄掌握程序 1.目的 對(duì)記錄進(jìn)行掌握和管理,以供應(yīng)體系符合要求及管理體系有效運(yùn)行的客觀證據(jù),還為有追溯性要求的場(chǎng)合和采取糾正措施及預(yù)防措施供應(yīng)依據(jù)。 2.范圍 適用于為證明管理體系有效運(yùn)行的記錄的掌握。 3.職責(zé) 3.1辦公室是記錄的歸口管理部門,負(fù)責(zé)記錄的編號(hào)、備案及監(jiān)督檢查工作。 3.2相關(guān)部門按規(guī)定要求做好記錄,對(duì)其真實(shí)性、牢靠性負(fù)責(zé),并負(fù)責(zé)收集匯總成冊(cè)、歸檔貯存及保管。 4.程序 4.1記錄的分類 4.1.1管理體系運(yùn)行中的記錄。 4.1.2與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的記錄。 4.1.3來自供方和相關(guān)方的記錄。 4.1.4其它管理活動(dòng)記錄。 4.2記錄的格

2、式 4.2.1各部門的記錄的格式,由部門負(fù)責(zé)人組織制定,交辦公室備案。 4.2.2各相關(guān)部門可依據(jù)工作需要提出記錄格式設(shè)計(jì)更改,定好格式后到辦公室重新備案。 4.3記錄的填寫要求 4.3.1記錄填寫要準(zhǔn)時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清楚、幅面清潔,不得隨便涂改;各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名,應(yīng)簽全名;記錄應(yīng)有可追溯性。 4.3.2如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù),應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù),在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù),并加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。 4.4記錄的標(biāo)識(shí)編號(hào)按文件掌握程序執(zhí)行。 4.5記錄的保存、保護(hù) 4.5.1各部門的記錄應(yīng)在每個(gè)月底依日期順序整理好,按規(guī)定的期限保存記錄,需要交歸口部門保存的記

3、錄,應(yīng)填寫記錄歸檔登記表。 4.5.2辦公室保存歸檔記錄,記錄的貯存由櫥、柜、排架等形式存放,存放要具有通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防塵、防污染等條件,以防止損壞、變質(zhì)和丟失。 4.5.3辦公室負(fù)責(zé)編制記錄清單,將本企業(yè)全部記錄匯總,標(biāo)識(shí)出名稱、編號(hào)、保存期、管理(或使用)部門等內(nèi)容,交管理者代表審核后備案。 4.6記錄的查閱和復(fù)制 4.6.1查閱或復(fù)制記錄,應(yīng)經(jīng)記錄管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 4.6.2全部記錄的原件一律不外借。 4.7由辦公室負(fù)責(zé)每季度對(duì)各部門記錄的的填寫保存狀況進(jìn)行檢查。 4.8記錄的銷毀處理 超過保存期的記錄,由辦公室或文件保管部門填寫文件(記錄)銷毀申請(qǐng)單,管理者代表批準(zhǔn)后指定專人監(jiān)銷。 5.相關(guān)文件 文件掌握程序 6.記錄 6.1記錄清單 6.2記錄歸檔登記表 6.3文件(記錄)銷毀申請(qǐng)單 x