陜西有色天宏瑞科硅材料有限責(zé)任公司隨機(jī)文件檔案管理試行辦法

1、陜西有色天宏瑞科硅材料有限責(zé)任公司隨機(jī)文件檔案管理試行辦法第一條 為規(guī)范陜西有色天宏瑞科硅材料有限責(zé)任公 司（以下簡(jiǎn)稱公司）建設(shè)項(xiàng)目及零購(gòu)設(shè)備隨機(jī)文件檔案管理, 依據(jù)國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范，結(jié)合公 司實(shí)際情況，制定本辦法。第二條 本辦法適用于公司建設(shè)項(xiàng)目。第三條 隨機(jī)文件是指建設(shè)項(xiàng)目設(shè)備及零購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱（含設(shè)備、儀表、電氣等各專業(yè)）技術(shù)文件。第四條隨機(jī)文件內(nèi)容的具體要求：（一）隨機(jī)文件的書(shū)寫材料應(yīng)宜于長(zhǎng)期保存，不得用易褪色（鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙、純藍(lán)及紅墨水）書(shū)寫材料書(shū) 寫、繪制，要求原件歸檔，字跡清楚，圖面整潔，紙質(zhì)優(yōu)良；（二）隨機(jī)文件原則上要求原件歸檔，禁止復(fù)印件，其中鋼

2、材產(chǎn)品質(zhì)量證明書(shū)、政府部門檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備銘牌可以 采用復(fù)印件，但復(fù)制內(nèi)容必須清楚，并由提供文件材料的設(shè) 備制造廠家加蓋公章進(jìn)行確認(rèn)；（三）隨機(jī)文件附帶的圖紙，要求必須是新蘭圖，并逐張加蓋設(shè)備制造廠家的竣工圖章，對(duì)有修改的部分，需重新 繪制新蘭圖或變更核定后再加蓋竣工圖章;（四）隨機(jī)文件上必須標(biāo)注設(shè)備位號(hào);（五）進(jìn)口設(shè)備必須附原產(chǎn)地證明原件，嚴(yán)禁復(fù)印件、 傳真件；（六）設(shè)備制造廠家的外購(gòu)產(chǎn)品，必須在隨機(jī)文件中附 外購(gòu)產(chǎn)品的合格證、質(zhì)量證明文件及產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)等原件內(nèi) 容。第五條總經(jīng)辦在隨機(jī)文件管理工作中的職責(zé)：（一）合同（技術(shù)協(xié)議）要統(tǒng)一編號(hào)；（二）合同（技術(shù)協(xié)議）簽定后，及時(shí)移交檔案室，作 為檔案

3、員驗(yàn)收隨機(jī)文件的依據(jù)；（三）安排檔案員帶合同（技術(shù)協(xié)議）到現(xiàn)場(chǎng)參加設(shè)備 開(kāi)箱，驗(yàn)收隨機(jī)文件。設(shè)備使用部門代表在隨機(jī)文件移交 清單（見(jiàn)附件）上簽字前，必須確認(rèn)隨機(jī)文件是否與合同（技術(shù)協(xié)議）一致，如隨機(jī)資料存在問(wèn)題，具實(shí)填寫在隨 機(jī)文件移交清單上（見(jiàn)附件）；（四）隨機(jī)文件必須保證2份用于存檔。項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程 中，用于存檔的2套隨機(jī)文件由公司檔案室或設(shè)備所在部門 暫存，待項(xiàng)目中交后與施工單位辦理移交手續(xù)，再由施工單 位組卷歸檔；未委托設(shè)計(jì)的項(xiàng)目，隨機(jī)文件公司檔案員收集整理存檔（五）將定期對(duì)各部門隨機(jī)文件管理及歸檔情況進(jìn)行檢查與考核。第六條 工程管理部在隨機(jī)文件管理工作中的職責(zé)：（-）負(fù)責(zé)設(shè)備隨機(jī)文件在

4、安裝過(guò)程中的設(shè)計(jì)變更的驗(yàn) 收歸檔管理工作；（二）負(fù)責(zé)審核隨機(jī)文件是否與合同（技術(shù)協(xié)議）一致, 如一致簽字確認(rèn)，不一致要在隨機(jī)文件移交清單（見(jiàn)附 件）中簽署整改意見(jiàn)；（三）設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)安裝過(guò)程中，在設(shè)備相關(guān)隨機(jī)文件發(fā)生 變更的情況下，負(fù)責(zé)及時(shí)聯(lián)系采購(gòu)部協(xié)調(diào)供應(yīng)商整改，并通 知關(guān)聯(lián)部門在隨機(jī)文件移交清單（見(jiàn)附件）中做好相應(yīng) 標(biāo)記，并確認(rèn)整改后的相關(guān)隨機(jī)文件的準(zhǔn)確性。第七條 采購(gòu)部在隨機(jī)文件管理工作中的職責(zé)：（一）合同（技術(shù)協(xié)議）要統(tǒng)一編號(hào)，合同（技術(shù)協(xié)議） 簽定后，及時(shí)移交檔案室，作為檔案員驗(yàn)收隨機(jī)文件的依據(jù)（二）負(fù)責(zé)組織設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收工作以及隨機(jī)文件的驗(yàn)收 歸檔管理；（三）負(fù)責(zé)通知公司檔案員到現(xiàn)場(chǎng)收集

5、設(shè)備隨機(jī)文件， 安排參加開(kāi)箱驗(yàn)收的相關(guān)部室代表代表在隨機(jī)文件移交清 單（見(jiàn)附件）上簽字確認(rèn)；（四）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供應(yīng)商整改隨機(jī)文件存在的問(wèn)題，要求 限上項(xiàng)目在10個(gè)工作日，限下項(xiàng)目在5個(gè)工作日內(nèi)完成整 改，移交歸檔；（五）采購(gòu)部應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)隨機(jī)文件管理工作，在合 同（技術(shù)協(xié)議）會(huì)簽單上由隨機(jī)文件管理人員負(fù)責(zé)確認(rèn)隨機(jī) 文件資料交付欄內(nèi)容是否符合歸檔需求；設(shè)備開(kāi)箱后，由隨 機(jī)文件管理人員負(fù)責(zé)審核確認(rèn)隨機(jī)文件交付是否齊全準(zhǔn)確， 符合歸檔需要，并在付款審批單上簽署保證金或費(fèi)用預(yù) 留款支付意見(jiàn)；（六）負(fù)責(zé)規(guī)范設(shè)備制造廠家提供詳實(shí)的設(shè)備隨機(jī)文 件，隨機(jī)文件歸檔用的份數(shù)2套；隨機(jī)文件必須標(biāo)注設(shè)備位 號(hào)；書(shū)寫材料必須規(guī)范，內(nèi)容包括檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量證明文件、 設(shè)計(jì)變更通知單、工程聯(lián)絡(luò)單、材料代用單、總圖、裝配圖、 零部件圖、銘牌等；隨機(jī)圖紙為新蘭圖，有變更的需變更核 定后，再逐張加蓋設(shè)備制造廠家的竣工圖章。非標(biāo)設(shè)備制造 過(guò)程中如有變更，協(xié)調(diào)設(shè)備制造廠家將設(shè)計(jì)變更通知單和隨 機(jī)文件一并歸檔；（七）項(xiàng)目中交后，向公司總經(jīng)辦（檔案室）提供設(shè)備 采購(gòu)臺(tái)帳，其中設(shè)備和材料部分應(yīng)按項(xiàng)目分別統(tǒng)計(jì)，不能混 淆。第八條 本辦法由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋第九條 本辦法自印發(fā)之日起施行。附件：隨機(jī)文件移交清單工程名稱：no.設(shè)備名稱設(shè)備位號(hào)供貨商臺(tái)套使用裝置開(kāi)箱日期制造單位隨 機(jī) 文 件 內(nèi) 容序號(hào)參