財務(wù)遠程報賬系統(tǒng)構(gòu)建和應(yīng)用

1、財務(wù)遠程報賬系統(tǒng)構(gòu)建和應(yīng)用【摘要】以信息管理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體， 構(gòu)建賬務(wù)報銷單據(jù)網(wǎng)上填寫與提交（報賬人）、會計憑證接 收、審核與自動轉(zhuǎn)化（會計業(yè)務(wù)）和網(wǎng)銀批量支付（出納業(yè) 務(wù)）的財務(wù)遠程報賬體系，從根本上解決財務(wù)報賬擁擠、等 待時間長、不能實時支付、大量使用現(xiàn)金和財務(wù)人員勞動強 度大等現(xiàn)實問題，提高財務(wù)管理水平和服務(wù)效率，創(chuàng)新財務(wù) 管理模式。【關(guān)鍵詞】遠程報賬；報賬系統(tǒng)；高校財務(wù)；財務(wù) 數(shù)字化一、引言隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，學(xué)校面臨在校學(xué)生和教 職員工人數(shù)大幅度增加，多校區(qū)辦學(xué)、經(jīng)費來源的多元化， 財務(wù)管理總量（科研項目和資金核算總量）增加、報賬擁擠、 等待時間長、不能及時支付、現(xiàn)金用

2、量大和財務(wù)人員勞動強 度大等情況，傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式已漸漸不能滿足財務(wù)管理 工作的需要。我們應(yīng)當利用信息管理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建財 務(wù)遠程報賬系統(tǒng)，從根本上解決財務(wù)管理中存在的問題，提 高財務(wù)管理水平和管理效率。二、高校賬務(wù)報銷業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀高校賬務(wù)報銷的傳統(tǒng)流程包括票據(jù)整理、單據(jù)填寫、領(lǐng) 導(dǎo)簽批、會計審核報銷和出納支付環(huán)節(jié)。即經(jīng)辦人員依據(jù)教 學(xué)、科研和管理業(yè)務(wù)活動取得的合法票據(jù)、支付憑證、采購 （招標）合同、基本建設(shè)決算書、審計報告及其資產(chǎn)驗收手 續(xù)等填制報賬單據(jù)，并經(jīng)審批人簽批后，將上述單據(jù)遞交至 財務(wù)管理部門，經(jīng)會計審核、制作會計憑證，出納辦理支付 業(yè)務(wù)手續(xù)的全過程。高校因規(guī)模與資金管理等方面

3、原因，基 本上實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理”的財務(wù)管理模式。集中核 算模式使高校財務(wù)管理工作過于集中，特別是學(xué)期初、學(xué)期 末或科研項目結(jié)題時教職員工集中報賬，容易造成財務(wù)報賬 擁擠，資金結(jié)算量大，財務(wù)人員超負荷工作，服務(wù)效率低。三、財務(wù)遠程報賬系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用目前，國內(nèi)真正實現(xiàn)遠程網(wǎng)上報銷的單位屈指可數(shù)，即 使采用也僅僅是網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷、網(wǎng)上審批或網(wǎng)銀支付等部分 環(huán)節(jié)，集成度不髙，還不能完全實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的經(jīng)費代 碼與項目自動匹配，單位內(nèi)部職工、學(xué)生信息、銀行卡信息 與報賬系統(tǒng)自動匹配，會計憑證自動轉(zhuǎn)化和報銷資金網(wǎng)銀支 付等集成化功能。本文從財務(wù)信息化管理的角度出發(fā)，以云 南農(nóng)業(yè)大學(xué)自主開發(fā)的財務(wù)遠程報

4、賬系統(tǒng)為例，系統(tǒng)介紹遠 程報賬系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用。財務(wù)遠程報賬系統(tǒng)建設(shè)的目標是 建設(shè)覆蓋全流程的網(wǎng)絡(luò)化信息處理體系，具體包括賬務(wù)報銷 單據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化填寫、提交與打印、報銷單據(jù)的審批、報銷單 據(jù)的審核與會計憑證自動轉(zhuǎn)化和報銷資金網(wǎng)銀支付四個環(huán) 節(jié)的信息化運行體系。上述流程中最耗時的環(huán)節(jié)是會計憑證 的錄入、票據(jù)審核和出納支付，也是造成報銷人長時間等待 的原因。如何有效利用信息集成技術(shù)解決上述問題，實現(xiàn)賬 務(wù)報銷單據(jù)網(wǎng)上填寫與提交（報賬人、經(jīng)費代碼與項目自動 匹配）、會計憑證接收、審核與自動轉(zhuǎn)化（會計業(yè)務(wù)）和網(wǎng) 銀批量支付（出納業(yè)務(wù)）。遠程報賬系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)的財務(wù)報銷流程構(gòu)建，因 此，首要問題就是系統(tǒng)

5、運行的安全性。其次，要充分考慮數(shù) 據(jù)資源的共享，系統(tǒng)備案的用戶信息要盡可能全面，不僅要 包含用戶的系統(tǒng)登錄編號、姓名、工資號、部門和身份證等 基本信息，還要包含其銀行卡號、項目名稱、經(jīng)費代碼等， 以便在報銷時直接引用，避免報銷人重復(fù)填制。系統(tǒng)使用時 財務(wù)管理部門應(yīng)有嚴格的權(quán)限制度，對使用者進行不同層次 的權(quán)限劃分，系統(tǒng)登錄的身份認證、網(wǎng)銀支付系統(tǒng)高級別安 全密鑰的使用和“防火墻”的采用，確保系統(tǒng)的正常運行。 對于高校而言，面向相對固定的用戶群（教職員工和學(xué)生）, 采用對信息安全控制能力強、機密度高的c/s結(jié)構(gòu)設(shè)計，才 能有效地保障資金在流轉(zhuǎn)過程中的安全性。第一道安全控制 體系是采用在財務(wù)管理部

6、門服務(wù)器上加裝“防火墻”與 internet隔離，使數(shù)據(jù)只能單向傳輸，即有報銷業(yè)務(wù)的人員 通過互聯(lián)網(wǎng)提交報銷數(shù)據(jù)是存儲在財務(wù)處服務(wù)器的外端，財 務(wù)管理部門的會計人員能自由訪問服務(wù)器外端并提取賬務(wù) 報銷人提交的報銷數(shù)據(jù)，供會計報銷業(yè)務(wù)使用，而其他人員 不能通過互聯(lián)網(wǎng)訪問財務(wù)管理部門服務(wù)器內(nèi)數(shù)據(jù)，從而有力 地保證財務(wù)信息的安全性。第二道安全控制體系是采用身份 識別登錄系統(tǒng)，即賬務(wù)報銷人使用唯一的并在遠程報銷系統(tǒng) 中備案的個人識別號（姓名或工資號）和密碼登錄遠程報賬 系統(tǒng)，確保登錄者身份的真實。第三道安全控制體系是為確 保支付準確，實現(xiàn)相互制約與監(jiān)督，出納人員通過網(wǎng)上銀行 進行付款時，網(wǎng)銀支付系統(tǒng)按

7、照資金授權(quán)額度規(guī)定設(shè)定安全 密鑰級別，經(jīng)財務(wù)主管與會計賬核對并授權(quán)后才能完成各種 類型支付，三道安全控制體系的采用確保了遠程報賬系統(tǒng)的 安全運行。（一）賬務(wù)報銷單據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化填寫、提交與打印通過財務(wù)管理部門門戶網(wǎng)站，點擊'遠程報賬系統(tǒng)”，輸入用戶名和密碼登錄系統(tǒng)后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分別填制領(lǐng)款單、報銷憑證、差旅費報銷單和借款單等。本文以報銷憑證填寫為例作介紹。首先在經(jīng)費代碼框中輸入經(jīng)費開支項目代碼，系統(tǒng)則自動匹配并顯示經(jīng)費名稱，根據(jù)報銷業(yè)務(wù)內(nèi)容，選擇報銷分類，系統(tǒng)已預(yù)先設(shè)定報銷分類對應(yīng)的會計科目（可根據(jù)業(yè)務(wù)需要增設(shè)相應(yīng)會計科目），報銷人選中對應(yīng)的 會計科目，按發(fā)票錄入金額等信息。最后報賬人選

8、擇結(jié)算方 式，如果通過備案銀行卡支付（打卡），系統(tǒng)會自動提取報 銷人在財務(wù)處備案的卡號，也可自行錄入其他備案卡號；如 果轉(zhuǎn)賬，報銷人則需要錄入收款單位的開戶銀行、賬號、戶 名等詳細信息；如果沖賬，報銷人需要錄入沖銷的借款往來 號，錄入完畢后點擊“提交”即可生成報銷憑證及其報銷單 編號，打印后附原始發(fā)票，并經(jīng)相關(guān)負責人簽字審批后到財 務(wù)處報銷。遠程報銷流程如圖1所示。賬務(wù)報銷單據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化填寫與提交一方面解決了傳統(tǒng) 報賬方式經(jīng)常出現(xiàn)的報銷人或者會計人員報銷時將經(jīng)費代 碼填寫和錄入錯誤造成經(jīng)費下賬錯亂的問題，實現(xiàn)了經(jīng)費開 支項目代碼自動匹配經(jīng)費名稱。另一方面報銷人可在網(wǎng)絡(luò)條 件下實現(xiàn)任何地域和任何時

9、點完成報賬信息（包括基礎(chǔ)信 息、業(yè)務(wù)類型、報銷單信息和支付信息）填寫和會計分錄， 再由系統(tǒng)預(yù)設(shè)的處理程序自動生成各類賬務(wù)報銷單據(jù)憑證， 報銷人打印報銷單憑證并附按財務(wù)規(guī)范要求粘貼的原始票 據(jù)按審批程序?qū)徟蠹纯傻截攧?wù)管理部門辦理報銷業(yè)務(wù)。賬 務(wù)報銷單據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化填寫與提交將報賬耗時最多的單據(jù)錄 入工作交由報賬人和財務(wù)人員共同完成，加快了賬務(wù)處理速 度，能夠大大減少報賬等待的時間。（二）報銷單據(jù)的審批報銷單據(jù)的審批是對報銷票據(jù)的真實性、合法性和有效 性的核實，審批人按經(jīng)費類型和額度行使審批權(quán)限。理想化 的審批是網(wǎng)絡(luò)流程審批，但客觀上來講是不可行的。主要存 在原始發(fā)票及附件數(shù)量大并需要掃描傳輸，如報

10、銷機票費用 時須出具機票作為報銷憑證，持專用發(fā)票作為報銷憑證的， 須附登機牌或電子行程單；報銷基建項目及修繕工程時，須 提供合同、發(fā)票、施工企業(yè)請款報告、工程量清單及監(jiān)理單 位意見書、審計報告和國資處驗收清單等手續(xù)。因此，網(wǎng)絡(luò) 化審批會造成報銷人掃描工作量大幅增加，到財務(wù)管理部門 還需出示原始憑證，具有審批權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)也不可能天天瀏覽審 批網(wǎng)頁，同時涉及經(jīng)費類型和額度不同還需不同部門先審批 后才流轉(zhuǎn)到分管領(lǐng)導(dǎo)，最后主管領(lǐng)導(dǎo)簽批，如果有一個環(huán)節(jié) 因領(lǐng)導(dǎo)出差或有事，審批就難以完成，而停留在網(wǎng)絡(luò)通道上, 影響報銷工作。實踐表明，財務(wù)報銷工作因附件憑證數(shù)量大、 經(jīng)費類型多、資金審批權(quán)限和額度都有嚴格規(guī)定，

11、更主要是 經(jīng)費審批人需要看到原始的報銷票據(jù)，而不僅僅是掃描材 料，因此，遠程報賬系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)進行審批是不可取的，目 前主要是手工紙質(zhì)審批。（三）報銷單據(jù)的審核與會計憑證自動轉(zhuǎn)化報銷人持經(jīng)審批的報銷單據(jù)到財務(wù)管理部門辦理報銷 業(yè)務(wù)時，會計人員在審核原始單據(jù)和審批手續(xù)后，登錄遠程 報賬憑證處理系統(tǒng)界面，錄入報銷單編號，系統(tǒng)會可自動提 取該報銷單的報銷信息，點擊“轉(zhuǎn)化為憑證分錄”，報銷單 便自動轉(zhuǎn)化為記賬憑證，會計人員只需對系統(tǒng)自動生成的記 賬憑證進行摘要、會計科目分錄的確認或稍做修改后重新打 印，若經(jīng)費不增加，則新打印的報銷單與原經(jīng)過審批的報銷 單一并作為原始依據(jù)附件即可打印記賬憑證。通過記賬憑證

12、 自動轉(zhuǎn)化功能，會計人員無需錄入摘要、會計科目、經(jīng)費代 碼、金額和支付單位等信息，僅需錄入報銷單編號和做少量 修訂工作，將繁瑣的財務(wù)報賬工作簡化為對原始單據(jù)的審 核、摘要、會計科目和相關(guān)數(shù)據(jù)的修改或確認。遠程報賬系 統(tǒng)，改變了傳統(tǒng)的報賬模式，將記賬工作中經(jīng)費代碼、項目 名稱、摘要等基本信息和會計分錄工作由以前的財務(wù)人員單 獨完成，變成由報賬人填寫，財務(wù)人員審核修改，共同完成 會計憑證制單過程，縮短了報賬時間，也減輕了財務(wù)人員數(shù) 據(jù)錄入的工作量，因而，大大提高了會計人員工作效率和工 作的質(zhì)量，也節(jié)約了報賬人員的時間，實踐表明會計憑證自 動轉(zhuǎn)化的實施可節(jié)約報賬時間30%,會計工作真正實現(xiàn)了從 核算

13、會計向管理會計的轉(zhuǎn)變，會計員變成了財務(wù)審核員，會 計憑證的自動轉(zhuǎn)化是遠程報賬系統(tǒng)的亮點之一。會計憑證的 自動轉(zhuǎn)化操作界面見圖2,自動轉(zhuǎn)化流程見圖3。（四）報銷資金網(wǎng)銀支付遠程報賬系統(tǒng)除了能夠?qū)崿F(xiàn)報銷單據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化填制、自 動生成記賬憑證外，出納還可以通過系統(tǒng)自動導(dǎo)出當日所有 報銷人銀行批量支付數(shù)據(jù)（姓名、銀行卡賬號、金額和憑證 號等），使用企業(yè)網(wǎng)銀批量導(dǎo)入網(wǎng)銀支付數(shù)據(jù)；或?qū)С雠?支付數(shù)據(jù)（含收款單位名稱、開戶行、銀行賬號、支付金額 和憑證號等），使用企業(yè)網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬支付和通過財務(wù)票據(jù)打印 系統(tǒng)直接取數(shù)打印支票；或者導(dǎo)出批量支付數(shù)據(jù)，使用企業(yè) 網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬匯款。報銷資金的支付方式可分為現(xiàn)金、銀行pos、

14、 網(wǎng)上銀行、支票和匯款等。在記賬憑證填制完成后，報銷人 持經(jīng)會計審核合格、報銷人簽字的報銷憑證交出納后即完成 報銷業(yè)務(wù)。報銷資金的網(wǎng)銀支付，可在每天上午和下午下班 前20分鐘進行，即出納人員登錄企業(yè)網(wǎng)銀系統(tǒng)，將會計結(jié) 算后自動生成的網(wǎng)銀批量支付文件，通過企業(yè)網(wǎng)銀（包括零 余額賬戶資金）實施在線支付，該網(wǎng)銀接口程序中設(shè)計了憑 證號提取功能，出納只需錄入當日起始憑證號碼和終止憑證 號碼，即可提取所有對應(yīng)的需通過銀行卡支付的憑證及其相 關(guān)的銀行卡號、姓名和報銷金額，經(jīng)復(fù)核授權(quán)后即可批量支 付。也可用會計憑證號提取對公支付單位的收款單位名稱、 賬號、開戶行、支付金額和用途等支付信息，通過企業(yè)網(wǎng)銀 批量

15、導(dǎo)入實現(xiàn)轉(zhuǎn)款、開具支票和匯票。為確保支付準確和相 互制約與監(jiān)督，出納人員通過網(wǎng)上銀行進行付款時，網(wǎng)銀支 付系統(tǒng)按照資金授權(quán)額度規(guī)定設(shè)定安全密鑰級別，經(jīng)財務(wù)主 管與會計賬核對并授權(quán)后轉(zhuǎn)賬匯劃。報銷資金的網(wǎng)銀支付大 大提高了銀行出納工作效率，極大地減輕了出納的工作量。 該系統(tǒng)還具備銀行自動對賬功能，提高了資金的安全性，同 時也省去了報賬人送支票到收款單位這一程序，節(jié)省了報賬 人的時間和費用。報銷資金的網(wǎng)銀支付是遠程報賬系統(tǒng)設(shè)計的又一亮點， 即支付信息完全來源于會計憑證自動提取，準確性高，同時 可自動生成網(wǎng)銀批量支付文件，通過企業(yè)網(wǎng)銀（包括零余額 賬戶）實現(xiàn)在線資金支付、匯票和支票的系統(tǒng)開具，不僅大

16、 大減少了出納人員手工填寫票據(jù)和手工錄入支付信息的工 作量，而且也減少了報賬人等待領(lǐng)取現(xiàn)金或打卡入賬的時間（可減少整個報賬時間10%）,同時也降低了報賬人持有大量 現(xiàn)金的危險性，更重要的是使會計信息實現(xiàn)共享。遠程報賬 系統(tǒng)實現(xiàn)會計、出納和銀行三方對賬和自動形成現(xiàn)金日記賬 功能，不僅可以極大地提高結(jié)算效率，更重要的是結(jié)算現(xiàn)金 的使用逐漸減少，甚至消失。如果銀行在財務(wù)管理部門再安 裝自動取款設(shè)備，單位現(xiàn)金出納支付工作也就交給了銀行， 現(xiàn)金保管壓力隨之消除，單位出納崗位的職能隨之改變，傳 統(tǒng)出納轉(zhuǎn)變成電子出納。報銷資金的網(wǎng)絡(luò)化支付是支付方式 的重大變革，具有高效、快捷、方便和安全的特點，具體流 程見

17、圖4。四、結(jié)束語財務(wù)遠程報賬系統(tǒng)應(yīng)用是財務(wù)管理模式的創(chuàng)新，改變了 傳統(tǒng)的報賬模式，實現(xiàn)了報銷單據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化填制，經(jīng)費代碼、 項目名稱、報銷人銀行卡等信息系統(tǒng)自動匹配，記賬憑證自 動生成，支付信息批量導(dǎo)出，企業(yè)網(wǎng)銀批量支付等，從根本 上解決財務(wù)報賬擁擠、等待時間長、不能實時支付、大量使 用現(xiàn)金，財務(wù)人員勞動強度大、服務(wù)效率低，財務(wù)數(shù)據(jù)反饋 慢，財務(wù)信息資源共享度低等現(xiàn)實問題，提高了財務(wù)數(shù)字化 管理水平和服務(wù)效率?！緟⒖嘉墨I】1 陳東霞.淺談高校財務(wù)預(yù)約報賬系統(tǒng)的構(gòu)建j.會 計之友，2012 (12)： 127-128.2 孫思惟，段宏勇.基于internet的高校網(wǎng)上預(yù)約報 賬解決方案j.教育財會研究，2009 (5)： 61-62.3 李萍，陳曉梅，石艷萍高等學(xué)校優(yōu)化報賬方式提 高報賬效率的研究j.會計之友,2012 (4)： 31-33.4 許志俊高校網(wǎng)上預(yù)約報賬實踐的思考j.會計之 友，2011 (11)： 116-117.5 蔣彩萍高校網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的優(yōu)化與設(shè)想j. 會計之友，2013 (4)： 122-124.徐昆龍教授簡介徐昆龍，云南農(nóng)業(yè)大學(xué)財務(wù)處處長，教授，碩士生導(dǎo) 師，主要從事食品質(zhì)量與安全、財務(wù)管理信息化建設(shè)等方面 的教學(xué)、研究和行政管理工作。曾任云南農(nóng)業(yè)大學(xué)動科院副 院長、教務(wù)處副處長、招生就業(yè)