法院民事案件案卷的整理與歸檔

1、For pers onal use only in study and research; not for commercial use一是千萬不要把材料搞丟，哪怕一個(gè)小紙片，問明白法官再做。二是復(fù)寫材料如發(fā)票、傳真等要有復(fù)印件，有的還要有手寫件，防止年久失真。_ 三是千萬不要把副卷材料訂到正卷中去，比如合議庭材料，還有上訪材料有的在 副卷，要訂到正卷，讓當(dāng)事人看到，可能就有人下臺(tái)了啊。民事案件案卷的整理與歸檔檔案整理是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對(duì)檔案文件的內(nèi)容的鑒別，對(duì)檔案內(nèi)容的確定。 檔案實(shí)體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文

2、件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序 的檔案整體的工作過程。檔案整理工作的原則：1 整理檔案必須保持文件之間有機(jī)的歷史聯(lián)系；2整理檔案應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)；3 整理后的檔案必須便于保管和利用。應(yīng)對(duì)案卷整理與歸檔工作高度重視，注意積累。做到對(duì)庭審形成的材料調(diào)整定卷，即在平時(shí)積累的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每一文件材料，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并且最后確定組合案卷。卷內(nèi)文件排列和編號(hào)。卷內(nèi)文件排列是指將每個(gè)案卷內(nèi)的文件用一定的規(guī)律和順序進(jìn)行 系統(tǒng)化排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內(nèi)都有一個(gè)固定的位置。卷內(nèi)文件在系統(tǒng)排列以后， 應(yīng)給卷內(nèi)文件編頁號(hào)，以固定它們的排列順序，這

3、樣就便于 統(tǒng)計(jì)和保護(hù)文件。擬寫案卷標(biāo)題，也稱案卷題名，是對(duì)卷內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概括。它是案卷封面上最重要的項(xiàng)目，也是以后編制檔案工作的主要依據(jù)。編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎(chǔ)上，對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號(hào)等一系列工作。這些工作的完成標(biāo)志著整個(gè)立卷工作的基本完成。案卷的編目，是指在卷內(nèi)文件排列編號(hào)的基礎(chǔ)上，填寫卷內(nèi)文件目錄， 備考表和案卷封皮等工作。它是進(jìn)行手工檢索的基本條件，也是實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)檢索與儲(chǔ)存的基礎(chǔ)性工作。 案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護(hù)文件不受損壞和散失， 便于保管和利用。案卷裝訂的要求是：整齊、牢固，不影響閱讀。案卷排列與編號(hào)，是指案卷經(jīng)過

4、編目裝 訂以后，將一個(gè)年度、一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列、編號(hào)，以固定其順序，使卷與 卷之間保持一定的聯(lián)系，系統(tǒng)地反映機(jī)關(guān)的工作話動(dòng)。審判業(yè)務(wù)部門，將處理完畢的文件整理立卷，根據(jù)歸檔的要求填寫案卷目錄、 編制各種檢索工具，并按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷定期移交給人民法院檔案室集中保存，就是歸檔。文書案卷的歸檔，既能保證本機(jī)關(guān)的檔案完整，便于查找利用，又可為 黨、國(guó)家和社會(huì)積累檔案財(cái)富。至此，標(biāo)志著整個(gè)案卷整理歸檔工作的完結(jié)，文書材料從現(xiàn)行處理階段轉(zhuǎn)入檔案管理階段。一、人民法院案卷整理與歸檔人民法院的訴訟文書， 是國(guó)家的重要專業(yè)文書之一，它所形成的檔案，是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)

5、記錄，反映了人民法院貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法令的情 況和人民法院的基本職能，又是人民法院進(jìn)行審判活動(dòng)的依據(jù)和必要條件。各級(jí)人民法院必須嚴(yán)格按照訴訟文書立卷的要求，做好立卷歸檔工作。（一）立卷人民法院在收案以后，承辦書記員應(yīng)即開始收集有關(guān)本案的各種訴訟文書材料，著手立 卷工作。 在案件辦結(jié)以后， 要認(rèn)真檢查全案的文書材料是否收集齊全， 發(fā)現(xiàn)法律手續(xù)不完備 的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊或補(bǔ)救，去掉與本案無關(guān)的材料，再行排列整理。人民法院工作中形成的文書材料， 分訴訟文書和行政文書兩部分。 訴訟文書和行政文書 都是國(guó)家的重要檔案， 必須定期立卷歸檔， 個(gè)人不得長(zhǎng)期保留。 根據(jù)文書處理部門立卷的

6、原 則，訴訟文書由各審判庭經(jīng)辦的書記員整理立卷、 歸檔； 行政文書由各單位指定專職或兼職 人員負(fù)責(zé)立卷。 訴訟文書由承辦書記員匯集， 進(jìn)行立卷； 行政文書由承辦人在案件辦理完畢 以后，及時(shí)匯交本單位的文書管理人員歸入文卷。訴訟文書包括： 起訴書、 上訴狀、 審訊筆錄、 調(diào)查筆錄、 合議庭筆錄、 判決書、 裁定書、 調(diào)解書、審判委員會(huì)決定書、審理和宣判筆錄、案件批復(fù)，以及圍繞審理案件過程中所形成 的傳票、押票、提票、送達(dá)證、執(zhí)行通知書等。行政文書包括：收文、發(fā)文底稿、電報(bào)底稿、內(nèi)部文件、會(huì)議記錄、電話記錄、出版物 原稿、圖表、照片、錄音帶、賬冊(cè)、報(bào)表等。人民法院的訴訟文書， 要根據(jù)刑事、 民事、

7、經(jīng)濟(jì)類別， 按年度、 審級(jí)、一案一號(hào)的原則， 單獨(dú)立卷。一個(gè)案件從收案、結(jié)案到歸檔保管以及所有的法律文書(判決書、裁定書、調(diào)解 書、批復(fù)等)和公文、函電，都使用收案時(shí)編定的案號(hào)。審級(jí)改變的案件另行編號(hào)。由于審 級(jí)不同，一個(gè)刑事或民事案件有兩個(gè)不同卷號(hào)時(shí)，再審卷并入終審卷，申訴卷并入審判卷； 刑、民申訴案件分成兩個(gè)卷號(hào)的，應(yīng)當(dāng)并入最早的卷號(hào)。卷內(nèi)訴訟文書材料，一般只保存一份(有領(lǐng)導(dǎo)同志的指示除外) ，重份的文書材料一律 剔除。多余的判決書、裁定書、調(diào)解書，為備日后查考，可保留三份夾在已裝訂好的卷內(nèi)。具有下列情況之一的刑、民申訴或人民來信，可以不立卷歸檔：(1) 不屬法院業(yè)務(wù)范圍歸口交辦的人民來信

8、； (2)答復(fù)來信來訪人到有關(guān)法院直訴的信件或記錄；(3) 詢問一般法律手續(xù)問題的來信來訪； (4) 沒有參考價(jià)值的信封； (5) 內(nèi)容、地址不清的申訴信件；(6)確系精神病人的來信； (7) 刑、民案件申訴中內(nèi)容相同的重份材料。各級(jí)人民法院的訴訟文書， 都必須用毛筆或鋼筆書寫、 簽發(fā)， 由審判庭經(jīng)辦案件的書記 員負(fù)責(zé)整理立卷歸檔，歸檔前由案件主要承辦人負(fù)責(zé)立卷質(zhì)量的檢查。人民法院的訴訟文書材料， 要單獨(dú)立卷， 不與公安機(jī)關(guān)預(yù)審卷、 檢察機(jī)關(guān)起訴卷混訂或 合訂。(二) 卷內(nèi)文書排列順序 訴訟文書材料的排列順序， 總的要求是， 按照訴訟程序的客觀進(jìn)程形成文書的時(shí)間自然 順序進(jìn)行排列。民事一審訴訟

9、文書材料的排列順序：1卷宗封面；2卷內(nèi)目錄；3訴狀或口訴筆錄；4立案通知書(通知交納訴訟費(fèi)或免費(fèi)手續(xù))；5應(yīng)訴通知書回執(zhí)；6答辯書；7詢問筆錄；8調(diào)查筆錄或調(diào)查取證材料；9調(diào)解材料和調(diào)解筆錄；10. 準(zhǔn)備庭筆錄；11. 訴訟代理人、法定代表人授權(quán)委托書、鑒定委托書，法定代表人身份證明；12. 開庭前的通知、傳票等；13. 開庭公告；14.審判庭筆錄；15案情報(bào)告；16.評(píng)議筆錄；17. 調(diào)解書、撤訴書；18. 審判委員會(huì)決議或記錄；19. 判決書或裁定書原本和正本；20.宣判筆錄；21.送達(dá)回證；22.上訴書；23. 上級(jí)法院退卷函；24. 上級(jí)法院判決書、裁定書正本；25. 證物處理手續(xù)材料

10、；26. 執(zhí)行手續(xù)材料；27.備考表；28.卷底。民事二審訴訟文書材料的排列順序：1卷宗封面；2卷內(nèi)目錄；3上訴移送書；4原審法院判決書、裁定書；5上訴書；6答辯狀；7閱卷筆錄；8詢問筆錄；9調(diào)查筆錄或調(diào)查取證材料；10.調(diào)解筆錄；11.撤訴書；12.準(zhǔn)備庭筆錄；13, 開庭前的通知、傳票等；14. 審判庭筆錄；15案情報(bào)告；16.評(píng)議筆錄；17.審判委員會(huì)決議或記錄；18,調(diào)解書、判決書、裁定書原本和正本；19.宣判筆錄；20,送達(dá)回證；21.備考表；22.卷底。 一個(gè)案件的訴訟文書材料經(jīng)過系統(tǒng)排列后，要逐張編號(hào)。卷宗封面、卷內(nèi)目錄、卷底、 備考表不編頁碼。頁碼編在右上角，一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字

11、。字體要整齊、清楚。要認(rèn)真登記好卷內(nèi)目錄。一份訴訟文書材料編一個(gè)順序號(hào)，判決書、裁定書的原本和 正本編一個(gè)順序號(hào)。 卷內(nèi)目錄應(yīng)按卷內(nèi)訴訟文書材料排列順序逐件填寫， 標(biāo)明起止張?zhí)枺?字 跡要工整、清晰。卷宗封面所列的各個(gè)項(xiàng)目，都要用毛筆或鋼筆逐項(xiàng)填寫齊全，書寫要工整。其中結(jié)案日期填寫正式宣判日期。（三）案卷的裝訂 裝訂前要做好訴訟文書材料的檢查。 對(duì)破損或褪色的材料， 應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。 裝訂 部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊。紙面過小的書寫材料， 要加貼襯紙。紙張大于卷 面的材料， 要按卷宗大小折疊整齊。 對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料， 應(yīng)當(dāng)附上抄件。外文材料應(yīng)當(dāng) 譯成中文附在后面。 需要附卷的

12、信封要打開平放， 郵票不要起掉。 材料上的全部金屬物都要 剔除干凈。卷宗必須用線繩三眼至五眼裝訂牢固，不要漏訂。長(zhǎng)度應(yīng)在 18 公分左右。卷宗裝訂以 后，應(yīng)檢查文件材料有無漏訂現(xiàn)象， 然后在卷底裝訂線上貼上封紙， 并用承辦書記員名章加 蓋騎縫。一個(gè)案件的訴訟文書材料，每卷以 200 張左右為宜，過多時(shí)應(yīng)按形成的順序分冊(cè)訂卷。 一個(gè)案件的訴訟文書材料是否分立成正卷、副卷，根據(jù)法院內(nèi)部規(guī)定和案件具體情況決定。（四）案卷的保管 各級(jí)人民法院負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本院的全部檔案（包括錄音帶、錄像帶、影片等音像 材料），確保檔案的完整、安全，嚴(yán)守檔案機(jī)密，積極提供利用，為審判工作和國(guó)家現(xiàn)代化 建設(shè)服務(wù)。要在案

13、件結(jié)案以后的一個(gè)季度內(nèi)歸檔。案卷要根據(jù)關(guān)于人民法院訴訟檔案保管期限 的規(guī)定提出保管期限意見，向檔案室移交，并辦好交接手續(xù)。凡立卷不符合規(guī)定要求的， 由有關(guān)書記員負(fù)責(zé)重新整理。檔案處、科、室要積極主動(dòng)組織好訴訟檔案的歸檔工作。隨時(shí)了解案件的歸檔情況， 對(duì)已辦結(jié)的案件，要督促立卷承辦人員及時(shí)立卷歸檔。接收檔案時(shí)，必須逐卷查點(diǎn)清楚，按 照人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法 提出的要求， 檢查案卷質(zhì)量， 符合要求的， 進(jìn)行接收。對(duì)已接收的案卷，要根據(jù)刑事、民事、經(jīng)濟(jì)類別，按年度、審級(jí)、案號(hào)分別在檔案目 錄簿冊(cè)上登記。 登記要準(zhǔn)確， 字體要工整。 接收后的案卷， 要在卷皮的左上角蓋 “歸檔” 章， 以區(qū)別于未

14、歸檔的案卷。歸檔的錄音帶、錄像帶、影片等音像檔案，應(yīng)在每盤上注明當(dāng)事人的姓名、案由、案 號(hào)，承辦單位、錄制人、錄制時(shí)間、錄制內(nèi)容，并按形成順序，逐盤登記造冊(cè)歸檔。歸檔的證物，凡是能夠附卷保存的，應(yīng)裝訂入卷或裝人證物袋，在證物袋上寫明名稱、 數(shù)量、特征、來源。不便附卷保存的，應(yīng)當(dāng)另行包裝，注明所屬案件的年度、審級(jí)、案號(hào)、 當(dāng)事人姓名、 案由以及證物的名稱、 數(shù)量、 特征等，隨同本案卷宗歸檔。 易腐、易爆、 易燃、 有毒的證物，因不適于保存，可拍照附卷，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀或處理。歸檔后的案卷，分別根據(jù)刑事、民事、經(jīng)濟(jì)類別，按年度、審級(jí)、案號(hào)的順序排列， 放進(jìn)卷柜保管。 隨卷歸檔不能附卷的證物， 可在拍

15、成照片附卷后另行保管， 但應(yīng)標(biāo)明證物的 名稱、數(shù)量、規(guī)格、特征、案號(hào)，并在卷內(nèi)備考表記明其保管處所，以備查調(diào)。隨卷歸檔的 錄音帶、錄像帶、影片等音像檔案，應(yīng)單獨(dú)存放，非經(jīng)院長(zhǎng)批準(zhǔn)不得調(diào)用。 、二、律師業(yè)務(wù)案卷整理歸檔 律師業(yè)務(wù)檔案，是律師進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，反映律師維護(hù)國(guó)家法律正確實(shí)施， 維護(hù)委托人合法權(quán)益的情況，體現(xiàn)律師的基本職能和社會(huì)作用。律師接受委托并開始承辦法律事務(wù)時(shí)，即應(yīng)同時(shí)注意收集保存有關(guān)材料，著手立卷的 準(zhǔn)備工作。 律師應(yīng)在法律事務(wù)辦理完畢后， 即全面整理、 檢查辦理該項(xiàng)法律事務(wù)的全部文書 材料，要補(bǔ)齊遺漏的材料，去掉不必立卷歸檔的材料。立卷歸檔工作由承辦律師或助理律師負(fù)責(zé)。

16、 律師業(yè)務(wù)檔案分訴訟、 非訴訟和涉外三類。 訴訟類包括刑事 （含刑事辯護(hù)和刑事代理） 、民事代理、經(jīng)濟(jì)訴訟代理、 行政訴訟代理四種； 非訴訟類包括法律顧問、 仲裁代理、 咨詢代書、其他非訴訟業(yè)務(wù)四種； 涉外類根據(jù)具體情況按前二類確定。律師業(yè)務(wù)檔案按年度和一案一卷、一卷一號(hào)的原則立卷。律師承辦業(yè)務(wù)中使用的各種 證明材料、往來公文、談話筆錄、調(diào)查記錄等，都必須用鋼筆或毛筆書寫、簽發(fā)，要求字體 整齊、 清晰。律師立卷歸檔過程中， 內(nèi)容相同的文字材料一般只存一份，但有領(lǐng)導(dǎo)同志批示 的材料除外。下列文書材料，不必立卷歸檔： 1委托律師辦理法律事務(wù)前有關(guān)詢問如何辦理委托手續(xù)的信件、電文、電話記錄、談 話記

17、錄以及復(fù)函等；2沒有參考價(jià)值的信封； 3其他律師事務(wù)所（法律顧問處）委托代查的有關(guān)證明材料的草稿； 4未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿，歷次修改草稿（定稿除外）。對(duì)已提交給人民法院、仲裁機(jī)構(gòu)或有關(guān)部門的證據(jù)材料，承辦律師應(yīng)將或者本或復(fù)印 件入卷歸檔。 對(duì)不能附卷歸檔的實(shí)物證據(jù)， 承辦律師可將其照片及證物的名稱、 數(shù)量、 規(guī)格、 特征、保管處所、質(zhì)量檢查證明等記載或留存附卷后，分別保管。律師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照案卷封面、卷內(nèi)目錄、案卷材料、備考表、卷底的順序排列。案 卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按照訴訟程序的客觀進(jìn)程或時(shí)間順序排列。 民事訴訟代理案卷的具體排列順 序?yàn)椋?律師事務(wù)所（法律顧問處）批辦單；2收費(fèi)憑證；3委托書（委托

18、代理協(xié)議、授權(quán)委托書） ； 4起訴書、上訴書或答辯書；5閱卷筆錄；6會(huì)見當(dāng)事人談話筆錄；7調(diào)查材料（證人證言、書證） ； 8訴訟保全申請(qǐng)書、證據(jù)保全申請(qǐng)書、先行給付申請(qǐng)書和法院裁定書； 9承辦律師代理意見；10集體討論記錄；11.代理詞；12.出庭通知書；13.庭審筆錄；14.判決書、裁定書、調(diào)解書、上訴書；15辦案小結(jié)。僅供個(gè)人用于學(xué)習(xí)、研究；不得用于商業(yè)用途For personal use only in study and research; not for commercial use.Nur f u r den pers?nlichen f u r Studien, Forschung, zu kommerziellen Zwecken verwen