[公文寫作基本要求之表述準(zhǔn)確結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)]公文寫作的格式基本要求

1、公文寫作基本要求之表述準(zhǔn)確結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)公文寫作的格式基本要求表述準(zhǔn)確，包括表達(dá)方式正確，適合公文特點(diǎn)；表達(dá)效果不走樣，準(zhǔn)確、規(guī)范。結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，包括各部分內(nèi)容劃分合理，布局安排恰當(dāng)，條理清楚，注重內(nèi)在聯(lián)系的外部形式，使全篇首尾相應(yīng)、渾然一體。（一）直述不曲，表述準(zhǔn)確一般文章的表達(dá)方式主要五種，既敘述、描寫、抒情、說明、議論。公文經(jīng)常使用的表達(dá)方式是敘述和說明，也有少量的議論。至于描寫和抒情，在公文寫作中則基本不用；即使在個(gè)別事務(wù)公文中使用，如調(diào)查報(bào)告，或在講話稿中使用，也是極為少量。1公文常用的表達(dá)方式敘述 敘述是一種敘說、介紹人物經(jīng)歷情況和事物發(fā)展過程的表達(dá)方式。通常認(rèn)為，敘述有六個(gè)要素：時(shí)間、地點(diǎn)

2、、人物、事件、原因、結(jié)果（即新聞的“五個(gè)W一個(gè)H”反套而成的要素）。古文中使用敘述，多采用復(fù)數(shù)的第一人稱和第三人稱。敘述的類別。按語言詳略分：有概括敘述，也叫“簡敘”、“略敘”；有具體敘述，也叫“詳敘”、“細(xì)述”。按結(jié)構(gòu)形式分：有縱敘，有橫敘。前者按事件發(fā)生的時(shí)間先后或事件本身的發(fā)展過程來敘述；后者按事物的空間位置來敘述。按時(shí)間順序分：有順敘、倒敘、插敘、補(bǔ)敘，這實(shí)際上是把常用的縱敘法按時(shí)間順序進(jìn)行的再細(xì)分；此外，還有一種平敘，即敘述兩件或兩件以上同時(shí)發(fā)生的事，先敘述一件再敘述另一件，如毛澤東同志的湖南農(nóng)民運(yùn)動(dòng)考察報(bào)告。敘述的基本要求是：主線清楚，“一線到底，萬變不離其宗”（清·劉熙

3、載：藝概·文概）交待明白，詳略得當(dāng)，起伏有變。說明 說明是對(duì)事物、事理進(jìn)行解說的表達(dá)方式。在應(yīng)用文章中使用較多。當(dāng)公文中敘述一件事，介紹環(huán)境和背景材料時(shí)往往用說明方式。常用的說明方法有詮釋說明（也叫“下定義”）、分類說明、數(shù)字說明、對(duì)比說明、類比說明、舉例說明、比喻說明、圖表說明等。說明的基本要求是：客觀、準(zhǔn)確、科學(xué)。注意通俗易懂，語言平實(shí)。議論 議論是通過邏輯推理來證明觀點(diǎn)、辨明是非，借以說服人的表達(dá)方式。公文中較少使用；使用時(shí)也要少而精。論點(diǎn)、論據(jù)、論證是議論的三要素。議論可以分為立論、駁論、兼論三類。公文中常用的是立論。立論，就是建立自己的論點(diǎn)，證明這一論點(diǎn)的正確性，所以也叫“

4、證明”。立論的方法有直接論證的例證法（注意典型事例）、分析法（完全歸納法和演繹法），有間接論證的引證法、對(duì)比法、類比法等。這里還要說明一點(diǎn)，個(gè)別文種根據(jù)表達(dá)需要，采用描寫方式時(shí)，一般也是用白描，即不交代背景的粗線條勾勒，一筆即可，往往是與敘述結(jié)合在一起，或干脆以敘代描，將描寫的文字壓縮成短語放在敘述的句子中充當(dāng)一個(gè)成分，顯得只敘不描，文字簡練。調(diào)查報(bào)告等文種中有時(shí)采用這種方法。2直述不曲，表述準(zhǔn)確撰寫公文，要用“直筆”，不用“曲筆”。直筆敘述，就是有什么說什么，不用比喻、借代、轉(zhuǎn)類、比擬等“曲筆”。新辦法的這一提法對(duì)公文寫作提出了更高的要求。常寫文章的同志都有體會(huì)，文章寫短難，表達(dá)直筆難。這就

5、要求觀察更深入更細(xì)致，一下子抓住主要特點(diǎn)，并用平實(shí)的語言表述出來；要求思考更深刻，認(rèn)識(shí)更全面，表達(dá)更準(zhǔn)確，要一語中的，看似平常卻不易更改。這一要求是很高的。表達(dá)準(zhǔn)確，牽涉問題較多。要而言之，與公文寫作的語言有直接關(guān)系。公文寫作的語言有群體性、書面性、明確性、客觀性、程式性等特質(zhì)，其特點(diǎn)表現(xiàn)為準(zhǔn)確、莊重、簡要、平時(shí)等。這里集中談?wù)劀?zhǔn)確。準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)是語言的“三性”要求，公文更重視的是準(zhǔn)確。表述準(zhǔn)確，是一條十分嚴(yán)格的要求。因?yàn)楣氖怯脕碇笇?dǎo)工作、反映情況的，一詞一句，一個(gè)概念、判斷、推理，搞得不準(zhǔn)要誤大事。所謂準(zhǔn)確，就是只能有一種解釋，不能產(chǎn)生歧義。產(chǎn)生歧義，是公文表達(dá)的大忌。要做到語言準(zhǔn)確，

6、可以從兩方面入手：一是詞的內(nèi)涵與所要表達(dá)的意圖完全一致。二是對(duì)詞的外延要作適當(dāng)和明確的限制。對(duì)外延有了明確限制才會(huì)做到無懈可擊，內(nèi)涵與用意完全一致才不會(huì)產(chǎn)生歧義。（二）條理清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)這屬公文的正文結(jié)構(gòu)問題，也是構(gòu)思中謀篇的內(nèi)容。簡短的公文，主要包括緣由、事項(xiàng)、要求等三部分內(nèi)容，結(jié)構(gòu)形式大同小異。正文開始要寫發(fā)文緣由（引據(jù)、目的、用意等），開始一段的末尾用過渡句領(lǐng)起第二部分。第二部分是事項(xiàng)（內(nèi)容、進(jìn)程等），可以采用文章式、條款式，也可以篇段合一。末尾有慣用結(jié)語，各個(gè)文種互不相同，也有提出要求（希望、號(hào)召等）的。篇幅較長，信息量大，有點(diǎn)份量的文稿則不同了。不變中有變化，操作比較復(fù)雜。但無論多么

7、復(fù)雜，也一定要條理清楚。這首先是個(gè)“識(shí)見” 問題，只有思維清晰，條理才會(huì)清楚，想法太亂寫出來也會(huì)亂，所以理順?biāo)悸泛苤匾?，是個(gè)前提條件。有了前提還要學(xué)習(xí)他人的經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)踐中逐步把握，以后駕輕就熟，跳出固定模式，怎么寫都是好的。文無定法、文成法立，講的就是這個(gè)道理。安排好結(jié)構(gòu)，做到條理清楚、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，可注意以下三個(gè)問題：1層次和段落一篇公文的結(jié)構(gòu)，最起碼的要求是層次清楚，段落分明。這是條理分明的起線。所謂層次，就是指公文的幾個(gè)組成部分。安排層次要注意到突出主旨，順序合理，避免交叉，體例勻稱。常見的方式有：總分式 開始先作總的概括（前言，似“導(dǎo)語”，總結(jié)報(bào)告中則是總體評(píng)價(jià)），接著分別敘述。分別敘述的

8、各層次間有一定聯(lián)系（前后、因果、重輕都可以根據(jù)用意來安排），形式上是并列（用序號(hào)、小標(biāo)題或“跳行”），最后一個(gè)小結(jié)（強(qiáng)調(diào)式、升華式、號(hào)召式、無尾式或慣用結(jié)語）。指示性通知、獎(jiǎng)懲性通報(bào)、工作計(jì)劃、調(diào)查報(bào)告、綜合報(bào)告等文種，常用這種結(jié)構(gòu)形式。遞進(jìn)式 各層次內(nèi)容層層推進(jìn)，前后有一定關(guān)系。例行報(bào)告、情況通報(bào)、工作總結(jié)等文種常用這種結(jié)構(gòu)形式。時(shí)序式 也叫貫通式。按事物進(jìn)程、時(shí)間推移來安排結(jié)構(gòu)。情況報(bào)告、事故報(bào)告、專題報(bào)告等文種，常用此種結(jié)構(gòu)形式。所謂段落，就是公文結(jié)構(gòu)的基本單位，也叫自然段。劃分段落，可以按中心意思（主旨）、條項(xiàng)內(nèi)容、時(shí)間發(fā)展階段等來劃分。2照應(yīng)和過渡照應(yīng) 就是公文內(nèi)容的前后要有關(guān)照和呼應(yīng)。常用方法有三種：首尾照應(yīng)，前后照應(yīng)，題文照應(yīng)。過渡 就是上下文之間的銜接和轉(zhuǎn)換，起到承上啟下的作用。一是內(nèi)容轉(zhuǎn)換時(shí)需要過渡，二是由總括到分述之間需要過渡。過渡的形式有三種：過渡詞（于是、就、因此、總之、可是、由此可見、綜上所述，等等），過渡句（公文用(本文權(quán)屬文秘之音所有，更多文章請(qǐng)登陸查看)在總括文字（前言）的段落末尾，如“現(xiàn)將具體情況報(bào)告如下”），過渡段（將過渡句提出來單設(shè)一個(gè)自然段，一般用在較長的公文中表示內(nèi)容的明顯轉(zhuǎn)換）。3開頭與結(jié)尾開頭 方法很多，如引敘式、目的式、概述式、說明式、提問式，等等。但公文的開頭一定要“起筆立意”，開門見山，直扣主旨，領(lǐng)起全文，不支不