英文電子郵件的格式

1、English in Electric Automation張玲張玲專業(yè)英語培訓講義專業(yè)英語培訓講義20132014學年第一學期學年第一學期電氣工程及其自動化電氣工程及其自動化2010-1, 2010-2班班 據(jù)調(diào)查，約有據(jù)調(diào)查，約有88%的互聯(lián)網(wǎng)用戶使用電子郵件，的互聯(lián)網(wǎng)用戶使用電子郵件，而在商務領域中約有而在商務領域中約有90%的員工通過電子郵件的形的員工通過電子郵件的形式來聯(lián)系公務。式來聯(lián)系公務。英文電子郵件的重要性英文電子郵件的重要性 商務英語電子郵件以其商務英語電子郵件以其方便快捷方便快捷，在現(xiàn)代商務，在現(xiàn)代商務活動中起著重要作用?；顒又衅鹬匾饔?。 商務往來中的電子郵件代表著公司

2、的商務往來中的電子郵件代表著公司的形象形象，顯，顯示著公司的示著公司的水平水平和和實力實力，直接影響到客戶對公司的，直接影響到客戶對公司的評估。所以，商務電子郵件的寫作在業(yè)務往來中占評估。所以，商務電子郵件的寫作在業(yè)務往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。據(jù)著舉足輕重的地位。1/64u 商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式u 商務英語電子郵件的寫作要求商務英語電子郵件的寫作要求u 商務英語電子郵件寫作注意事項商務英語電子郵件寫作注意事項u 商務英語電子郵件常用句式商務英語電子郵件常用句式Contents2/64商務英語電子郵件由五部分組成：商務英語電子郵件由五部分組成：u Address - 收

3、信人收信人Email地址、抄送收信人地址、抄送收信人Email地地址、密送收信人址、密送收信人Email地址地址u Subject -主題主題u Salutation - 稱呼、稱呼、Opening - 開頭、開頭、Body - 正文、正文、Ending - 結(jié)尾句結(jié)尾句u Complimentary Close - 禮貌結(jié)束語禮貌結(jié)束語u Writers Full Name - 寫信人全名、寫信人全名、 Writers Title and Department - 寫信人職務及所屬部門、寫信人職務及所屬部門、Address - 地址、地址、Tel - 電話號碼、電話號碼、Fax - 傳真?zhèn)髡?/p>

4、商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式(1/15)3/64u Address 地址地址u 收信人地址收信人地址 To: u 抄送收信人地址抄送收信人地址 Cc: u 密送收信人地址密送收信人地址 Bcc:Cc: Carbon CopyBcc: Blind Carbon CopyTo: Cc: Bcc: 多個收信人地址多個收信人地址用用半角半角的的逗號逗號或或者者分號分號隔開。隔開。 商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式(2/15)4/64u Subject 主題主題 (1/3)1. 主題主題 (Subject) 框的內(nèi)容應框的內(nèi)容應簡明簡明地地概括概括信的內(nèi)容，信的內(nèi)容，短的可以

5、是一個單詞，如短的可以是一個單詞，如 greetings；長的可以是；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整的句子，但長度一一個名詞性短語，也可以是完整的句子，但長度一般不超過般不超過35個字母。個字母。YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式(3/15)5/64u Subject 主題主題 (2/3)2. 主題框的內(nèi)容切主題框的內(nèi)容切忌含糊不清忌含糊不清。NO：News about

6、the meetingYES：Tomorrows meeting canceled3 . 視 信 的 內(nèi) 容 是 否 重 要 ， 還 可 以 開 頭 加 上視 信 的 內(nèi) 容 是 否 重 要 ， 還 可 以 開 頭 加 上URGENT或者或者FYI (For Your Information，供參考，供參考)例如：例如：URGENT: Submit your report today! 商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式(4/15)6/64u Subject 主題主題 (3/3)4. 一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。

7、另外一種較為正規(guī)的格式可將除首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于了少于5個字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。個單詞的首字母大寫。YES：New E-mail Address Notification Detailed calculation NO： detailed calculation 商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式(5/15)7/64u Salutation - 稱呼稱呼 (1/4) 根據(jù)發(fā)信人的具體情況以及發(fā)信人與收信人之根據(jù)發(fā)信人的具體情況以及發(fā)信人與收信人之間的關系而定。間的關系而定。在同輩的親朋好

8、友或同事之間可以直呼其名，在同輩的親朋好友或同事之間可以直呼其名，但但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。Tom HanksDear/Hi Tom,Dear Mr Hanks,收信人的名字千萬不要寫錯。收信人的名字千萬不要寫錯。商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式(6/15)Jennifer AnistonMiss/ Mrs/ Ms Aniston8/64u Salutation - 稱呼稱呼 (2/4)收信人是多個男性用收信人是多個男性用Messrs；多個女性用；多個女性用Mesdames, Mmes, 或或Mses；有男有女，弄清楚每個人的稱呼。；有男有

9、女，弄清楚每個人的稱呼。Messrs. Smith, Wyatt, and Fury有榮譽學位多不喜歡用一般的頭銜。有榮譽學位多不喜歡用一般的頭銜。Mses. Dicaprio, Lionel, and GreenMr. Harold Wright and Miss Margaret WrightDr. / Prof. / General / Senator Wright 商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式(7/15)9/64u Salutation - 稱呼稱呼 (3/4)老外的名字有時有老外的名字有時有Jr. 或或 Sr., 羅馬數(shù)字羅馬數(shù)字I，II等等Martin Luther

10、 King, Jr.John Parker, Sr. is the father of John Parker, Jr.George Bush Sr. George VIWhen George VI died, Elizabeth II succeeded to the throne.商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式(8/15)10/64u Salutation - 稱呼稱呼 (4/4)如果沒有名字，或者是很正規(guī)的郵件，則可用：如果沒有名字，或者是很正規(guī)的郵件，則可用：Dear Committee Member:Dear Colleagues:Dear Meeting Planne

11、r: To All Sales Reps:To Whom It May Concern:商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式(9/15)Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: Ladies or Gentlemen:Dear Customers，11/64u Opening 開頭開頭 (1/3)澄清你的意圖澄清你的意圖 在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。感謝讀者是郵件感謝讀者是郵件開場白的好辦法開場白的好辦法。感謝您的讀者能讓對方感到高興

12、，。感謝您的讀者能讓對方感到高興，特別是之后你有事相求的情況下會很有幫助。特別是之后你有事相求的情況下會很有幫助。商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式(10/15) 記得要注意語法，拼寫和標點符號，保持句子記得要注意語法，拼寫和標點符號，保持句子簡短明了且句意前后一致。簡短明了且句意前后一致。12/64u Opening 開頭開頭 (2/3)商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式(11/15)如果回復客戶的咨詢，向他們對公司的興趣表示感謝如果回復客戶的咨詢，向他們對公司的興趣表示感謝Thank you for contacting us.如果對方已經(jīng)回復過你的一封郵件了，感謝回復

13、如果對方已經(jīng)回復過你的一封郵件了，感謝回復Thank you for your prompt reply.Thanks for getting back to me.如果你主動給別人寫郵件，表明意圖如果你主動給別人寫郵件，表明意圖I am writing to13/64u Opening 開頭開頭 (3/3)商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式(12/15)如果有人給了你特別的幫助如果有人給了你特別的幫助Thank you for all your assistance.某個客戶或是經(jīng)理寫對你的工作提出了一定的質(zhì)疑某個客戶或是經(jīng)理寫對你的工作提出了一定的質(zhì)疑I truly apprec

14、iateThank you for your feedback.如果你詢問一些信息，對方花了點時間才發(fā)送給你如果你詢問一些信息，對方花了點時間才發(fā)送給你Thank you for providing the requested information. 14/64u Body 正文正文 正文是電子郵件的主要部分，大多把話題分成正文是電子郵件的主要部分，大多把話題分成幾個小主題，每個小主題一段，每段一般只有一兩幾個小主題，每個小主題一段，每段一般只有一兩句話。正文由兩三個或三四個簡短的段落構(gòu)成。句話。正文由兩三個或三四個簡短的段落構(gòu)成。商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式(13/15)

15、正文書寫格式絕大多數(shù)采用正文書寫格式絕大多數(shù)采用齊頭式齊頭式。齊頭式是。齊頭式是指正文中各部分都從每行的左邊開始，這種格式便指正文中各部分都從每行的左邊開始，這種格式便于打字和節(jié)省時間，提高工作效率。于打字和節(jié)省時間，提高工作效率。 稱呼和稱呼和開頭開頭之間，段落之間，正文和信尾客套之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般話之間一般空一行空一行。15/64u Ending 結(jié)尾結(jié)尾 在郵件結(jié)束之前，應再次感謝收信人。在郵件結(jié)束之前，應再次感謝收信人。商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式(14/15)u Thank you for your patience and cooperatio

16、n.或或 Thank you for your consideration. u If you have any questions or concerns, dont hesitate to let me know. 或或 I look forward to hearing from you. 16/64u Complimentary Close 禮貌結(jié)束語禮貌結(jié)束語(1/2) 結(jié)尾致意要留意，弄清大家的關系才選擇用詞。結(jié)尾致意要留意，弄清大家的關系才選擇用詞。商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式(15/15)Very Formal 非常正規(guī)的非常正規(guī)的(例如給政府官員的例如給政府官

17、員的)Respectfully yours, Yours respectfully,Formal 正規(guī)的正規(guī)的(例如客戶公司之間例如客戶公司之間)Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,17/64u Complimentary Close 禮貌結(jié)束語禮貌結(jié)束語(2/2)商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式(16/15)Less Formal 不太正規(guī)的不太正規(guī)的(例如客戶例如客戶) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordial

18、ly, Cordially, Informal 非正規(guī)的非正規(guī)的(例如朋友，同事之間例如朋友，同事之間)Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! 18/64u Signature 簽名簽名 郵件的末尾加上簽名檔，附加必要的個人信息。郵件的末尾加上簽名檔，附加必要的個人信息。商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式(15/15) 簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、

19、地簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。行。Local Organizing CommitteePhone: +7-3822-491-776Fax: +7-3822-492-410E-mail: isdeiv2012hcei.tsc.ru19/64u 商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式u 商務英語電子郵件的寫作要求商務英語電子郵件的寫作要求u 商務英語電子郵件寫作注意事項商務英語電子郵件寫作注意事項u 商務英語電子郵件常用句式商務英語電子郵件常用句式Contents20/64商務英語電子郵件寫

20、作應遵循的五商務英語電子郵件寫作應遵循的五C原則原則u Correctness 準確準確u Conciseness 簡潔簡潔u Complete 完整完整u Clarity 清楚清楚u Courtesy 禮貌禮貌五五C原則原則 (1/14)21/64u Correctness 準確原則準確原則 由于商務英語電子郵件涉及的是商務活動雙由于商務英語電子郵件涉及的是商務活動雙方的權(quán)利、義務關系，其準確性對商務管理與溝方的權(quán)利、義務關系，其準確性對商務管理與溝通至關重要。通至關重要。 具體而言，不僅電子郵件的英語具體而言，不僅電子郵件的英語語法語法、標點標點符號符號和和拼寫拼寫要做到要做到準確無誤準確

21、無誤，電子郵件，電子郵件內(nèi)容內(nèi)容還要還要敘述準確敘述準確，以免引起誤會糾紛。，以免引起誤會糾紛。五五C原則原則 (2/14)22/64u Conciseness 簡潔原則簡潔原則(1/3) 簡潔原則是商務英語寫作最重要的原則，指在簡潔原則是商務英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句簡單句子子和和簡短詞語簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復雜的電子郵。一封拖沓冗長、措詞復雜的電子郵件既浪費寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻件既浪費寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務英語電子郵件應以煩，故商務英語電子郵件應以簡明扼要簡明扼

22、要為第一要務。為第一要務。 在具體寫作中，商務英語電子郵件呈現(xiàn)出的在具體寫作中，商務英語電子郵件呈現(xiàn)出的句句法特征法特征是是句子結(jié)構(gòu)簡單明了句子結(jié)構(gòu)簡單明了，有大量，有大量省略句省略句和和不完不完整句整句。其。其詞匯特征詞匯特征是是用語簡潔用語簡潔，語言簡明扼要語言簡明扼要。五五C原則原則 (3/14)23/64u Conciseness 簡潔原則簡潔原則(2/3) 為了節(jié)約時間和空間，電子郵件中可使用縮為了節(jié)約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語。略語。UPlsFYIInfoQtyBTWPostscriptASAP/asapFOBL/CIMOFAQPS五五C原則原則 (4/14)As soon

23、 as possibleFree on BoardLetter of CreditIn my opinionFrequently asked questions24/64u Conciseness 簡潔原則簡潔原則(3/3)u It is very difficult to sell manhole covers in France. This product must have the quality certificate issued in France.u Price：FOB Shanghai USD 1.96PCu Hope you can accept it. 舍長句、復合句，選短

24、句、簡單句，喜并列、棄從舍長句、復合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征，縮略語的使用，不完整句的選擇，反映屬的句法特征，縮略語的使用，不完整句的選擇，反映了與普通商務信函相比，商務電子郵件更傾向于非正式了與普通商務信函相比，商務電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。文體，更為口語化。五五C原則原則 (5/14)25/64u Complete 完整原則完整原則 商務電子郵件內(nèi)容應力求具體、明確、完整，商務電子郵件內(nèi)容應力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像報盤、詢問貿(mào)易提供讀者所需要的信息，尤其像報盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，條件等需要回函的電子

25、郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達到良好的因為只有包含具體信息的郵件，才能達到良好的溝通效果。溝通效果。 郵件是否完整，可以用郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗，即來檢驗，即who，when，where，what，why 和和 how。五五C原則原則 (6/14)26/64u Clarity 清楚原則清楚原則(1/2) 商務英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，商務英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準確。具體表現(xiàn)在：用詞準確。具體表現(xiàn)在：u 結(jié)構(gòu)方面結(jié)構(gòu)方面u 語法方面語法方面盡量使用短段落，必要時使用主題句。盡量使用短段落，必要時使用主題句。用詞要肯定準確，切忌使用語義

26、模糊、模棱用詞要肯定準確，切忌使用語義模糊、模棱兩可的詞或詞組，以免產(chǎn)生歧義，造成誤解，兩可的詞或詞組，以免產(chǎn)生歧義，造成誤解，延誤商務溝通和貿(mào)易。延誤商務溝通和貿(mào)易。五五C原則原則 (7/14)27/64u Clarity 清楚原則清楚原則(2/2)u The figures show a significant increase.u We will deliver your goods soon.u The figures show a year-on-year increase of 15%.u We will deliver your goods on Dec 10th.五五C原則原則

27、 (8/14)28/64u Courtesy 禮貌原則禮貌原則(1/6) 商務英語電子郵件應遵循措詞商務英語電子郵件應遵循措詞婉轉(zhuǎn)婉轉(zhuǎn)、禮貌禮貌的的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，買賣雙方應十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對方容易接受。在寫電子郵件時，可以通過使使對方容易接受。在寫電子郵件時，可以通過使用用虛擬語氣虛擬語氣、委婉語氣委婉語氣等方法迂回地表達觀點，等方法迂回地表達觀點，提出要求。提出要求。五五C原則原則 (9/14)29/64u Courtesy 禮貌原則禮貌原則(2/6)u If

28、 it is not for the larger orders we receive from a number of our regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.u Not for the larger orders we receive from a number of our regular customer, we cannot quote for supplies even at that price.虛擬語氣虛擬語氣：要不是我們接到許多老客戶的大量定：要不是我們接到許

29、多老客戶的大量定單，我們尚不能給這些貨物報如此低的價格。單，我們尚不能給這些貨物報如此低的價格。五五C原則原則 (10/14)30/64u Courtesy 禮貌原則禮貌原則(3/6)u I would appreciate it if you could give me your best quotation for CIF shanghai.u Give me your best quotation for CIF shanghai.委婉語氣委婉語氣：如果你能報出成本加運費到上海的：如果你能報出成本加運費到上海的最低價，我將非常感激。最低價，我將非常感激。 虛擬語氣和委婉語氣的使用，緩和了

30、商務談判的語虛擬語氣和委婉語氣的使用，緩和了商務談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，易為對方接受。語氣自然誠懇，禮貌得體，易為對方接受。五五C原則原則 (11/14)31/64u Courtesy 禮貌原則禮貌原則(4/6)u It has to be stressed that shipment must be effected within the prescribed time limit, as a further extension will not be considered.u We ha

31、ve to stress that you must effect shipment within the prescribed time limit, as a further extension will not be considered. 表示批評、建議、要求時，用被動語態(tài)可以避表示批評、建議、要求時，用被動語態(tài)可以避免直接觸及施動者免直接觸及施動者(自己或?qū)Ψ阶约夯驅(qū)Ψ?，使口氣更加婉轉(zhuǎn)。，使口氣更加婉轉(zhuǎn)。五五C原則原則 (12/14)32/64u Courtesy 禮貌原則禮貌原則(5/6)u As you (seem to) take advantage of our lenie

32、ncy in this matter, we now have to give you the final notice. 使用使用半動詞半動詞表示說話人對所說事情的推測，從表示說話人對所說事情的推測，從而使話語的肯定語氣趨于緩和。而使話語的肯定語氣趨于緩和。五五C原則原則 (13/14) 半動詞在功能上介于主動詞與助動詞之間半動詞在功能上介于主動詞與助動詞之間,本本身帶有詞義，但詞義模糊。身帶有詞義，但詞義模糊。 seem appear be likely to33/64u Courtesy 禮貌原則禮貌原則(6/6)u Unfortunately we are not hiring any

33、 new staff at the moment.u I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier. 如果是寫一些壞消息或是道歉，你就應該寫的如果是寫一些壞消息或是道歉，你就應該寫的禮貌而得體，并說明問題的原因。禮貌而得體，并說明問題的原因。五五C原則原則 (14/14)34/64u 商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式u 商務英語電子郵件的寫作要求商務英語電子郵件的寫作要求u 商務英語電子郵件寫作注意事項商務英語電子郵件寫作注意事項u 商務

34、英語電子郵件常用句式商務英語電子郵件常用句式Contents35/64u Some tips 文法文法 (1/8)切忌主客不分或模糊切忌主客不分或模糊例子：例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.應改為：應改為：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. 問題

35、：問題：decide 的的主語主語是是 we , 而而不是不是 report注意事項注意事項 (1/12)36/64u Some tips 文法文法 (2/8)句子不要凌碎句子不要凌碎例子：例子：He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance.應改為：應改為：He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compli

36、ance.問題：問題：第二句是第一句的原因，應合并成為一句第二句是第一句的原因，應合并成為一句注意事項注意事項 (2/12)37/64u Some tips 文法文法 (3/8)結(jié)構(gòu)對稱結(jié)構(gòu)對稱例子：例子：The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.應改為：應改為：The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations

37、 of the contract.問題：問題：and 連接兩個相同的成分，結(jié)構(gòu)應對稱連接兩個相同的成分，結(jié)構(gòu)應對稱注意事項注意事項 (3/12)38/64u Some tips 文法文法 (4/8)單復數(shù)前后一致單復數(shù)前后一致例子：例子：An authorized person must show that they have security clearance.應改為：應改為：Authorized persons must show that they have security clearance. 問題：問題：an person 與與 they 矛盾矛盾 注意事項注意事項 (4/12)

38、39/64u Some tips 文法文法 (5/8)動詞和主語要呼應動詞和主語要呼應例子：例子：This is one of the public-relations functions that is under-budgeted.應改為：應改為：This is one of the public-relations functions, which are under-budgeted.問題：問題：functions 與與 is 矛盾矛盾 注意事項注意事項 (5/12)40/64u Some tips 文法文法 (6/8)時態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多時態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多affect 動詞，動

39、詞，effect 名詞；名詞；operative（計劃、法律等）實施中的，起作用的（計劃、法律等）實施中的，起作用的operational（機器、設備等）正常運轉(zhuǎn)的，可使（機器、設備等）正常運轉(zhuǎn)的，可使用的；軍事行動的用的；軍事行動的affect 和和 effect，operative 和和 operational選詞要正確選詞要正確注意事項注意事項 (6/12)41/64u Some tips 文法文法 (7/8)標點要準確標點要準確拼寫要正確拼寫要正確大小寫要注意大小寫要注意非必要的話，整個詞不要都大寫，除非要罵人。非必要的話，整個詞不要都大寫，除非要罵人。MUST change to O

40、S immediately. 要強調(diào)的話，用要強調(diào)的話，用底線底線，斜體斜體或者或者粗體粗體。注意事項注意事項 (7/12)42/64u Some tips 文法文法 (8/8)地址上的數(shù)字直接用阿拉伯數(shù)字，除了地址上的數(shù)字直接用阿拉伯數(shù)字，除了One127 Ninth Avenue, North 390 Veterans Boulevard, Carlstadt, NJ 070725 Park Avenue One Wingren Plaza 556 - 91 Street 注意事項注意事項 (8/12)43/64u Some tips 文體文體 (1/3)可讀性可讀性-多用短句多用短句注意

41、段落的開頭注意段落的開頭一般來說，重要或強調(diào)的事情都放在信件或段落一般來說，重要或強調(diào)的事情都放在信件或段落的開頭。的開頭。u Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape.注意事項注意事項 (9/12)44/64u Some tips 文體文體 (2/3)輕重有分輕重有分同等重要的用同等重要的用 and 來連接，較輕放在次要的句子里。來連接，較輕放在次要的句子里。轉(zhuǎn)接詞轉(zhuǎn)接詞要留神要留神but, therefore, also,

42、 for example, furthermore, moreover 修飾詞的位置修飾詞的位置要小心要小心例子：例子：He could only reimburse the cost after July 15.注意事項注意事項 (10/12)45/64u Some tips 文體文體 (3/3)句子開頭不要含糊不清的代詞句子開頭不要含糊不清的代詞例子：例子：These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action.開頭少用開頭少用this

43、, that, it, they, 或或 which。用語要肯定準確，切忌含糊用語要肯定準確，切忌含糊立場觀點一致，少用被動句立場觀點一致，少用被動句注意事項注意事項 (11/12)46/64u Some tips 格調(diào)格調(diào)式樣和句子長度不要太單調(diào)式樣和句子長度不要太單調(diào)弱軟的詞弱軟的詞(e.g. was, were, is, are.)可以加強一點可以加強一點u Bayer products are highly effective in . u Bayer products excel in .口語化比較受歡迎口語化比較受歡迎u This information will be since

44、rely appreciated. u We sincerely appreciate your information.注意事項注意事項 (12/12)47/64u 商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的格式u 商務英語電子郵件的寫作要求商務英語電子郵件的寫作要求u 商務英語電子郵件寫作注意事項商務英語電子郵件寫作注意事項u 商務英語電子郵件常用句式商務英語電子郵件常用句式Contents48/64u Greeting message 祝福祝福 Hope you have a good trip back. How are you? How is the project going on?

45、 祝旅途愉快。祝旅途愉快。你好嗎你好嗎?項目進行順利嗎項目進行順利嗎?英語電子郵件常用句式英語電子郵件常用句式 (1/16)49/64u Initiate a meeting 發(fā)起會議發(fā)起會議 (1/2)I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.我想

46、跟你電話討論下報告進展和我想跟你電話討論下報告進展和XXX項目的情況。項目的情況。我建議我們今天下午就我建議我們今天下午就A項目的發(fā)展計劃開會討項目的發(fā)展計劃開會討論一下。論一下。英語電子郵件常用句式英語電子郵件常用句式 (2/16)50/64u Initiate a meeting 發(fā)起會議發(fā)起會議 (2/2)Wed like to have the meeting on Oct 30. Same time.Lets make a meeting next Monday at 5:30 PM S.L.C. time.十月三十號，老時間開會。十月三十號，老時間開會。下周一鹽湖城時區(qū)下午五點半開

47、會。下周一鹽湖城時區(qū)下午五點半開會。英語電子郵件常用句式英語電子郵件常用句式 (3/16)51/64u Seeking for more information / feedbacks / suggestions 咨詢信息咨詢信息/反饋反饋/建議建議 (1/4)Shall you have any problem accessing the folders, please let me know.Look forward to your feedbacks and suggestions soon.如果存取文件有任何問題請和我聯(lián)系。如果存取文件有任何問題請和我聯(lián)系。期待您的反饋建議期待您的反饋

48、建議!英語電子郵件常用句式英語電子郵件常用句式 (4/16)52/64u Seeking for more information / feedbacks / suggestions 咨詢信息咨詢信息/反饋反饋/建議建議 (2/4)Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?謝謝你，希望能聽到更多你對評估和日程計劃的建議。謝謝你，希望能聽到更多你對評估

49、和日程計劃的建議。你對計劃方面有什么想法你對計劃方面有什么想法?下一步我們應該怎么做下一步我們應該怎么做?英語電子郵件常用句式英語電子郵件常用句式 (5/16)53/64u Seeking for more information / feedbacks / suggestions 咨詢信息咨詢信息/反饋反饋/建議建議 (3/4)What do you think about this?Any question, please dont hesitate to let me know.Any question, please let me know.Please contact me if y

50、ou have any questions.Please let me know if you have any question on this.英語電子郵件常用句式英語電子郵件常用句式 (6/16)54/64u Seeking for more information / feedbacks / suggestions 咨詢信息咨詢信息/反饋反饋/建議建議 (4/4) Your comments and suggestions are welcome! Feel free to give your comments. Please let me know what you think. D

51、o you have any idea about this? It would be nice if you could provide a bit more information on the users behavior.英語電子郵件常用句式英語電子郵件常用句式 (7/16)55/64u Give feedback 意見反饋意見反饋Please see comments below.My answers are in blue below. I add some comments to the document for your reference.請看下面的評論。請看下面的評論。我的

52、回答已標藍。我的回答已標藍。我就文檔添加了一些備注，僅供參考。我就文檔添加了一些備注，僅供參考。英語電子郵件常用句式英語電子郵件常用句式 (8/16)56/64u Attachment 附件附件 (1/2)I enclose the evaluation report for your reference.Please find enclosed a copy of our price list.Please find the attached report you will need for tomorrows meeting.我附加了評估報告供您閱讀。我附加了評估報告供您閱讀。隨函附寄我公司價目表一份。隨函附寄我公司價目表一份。隨信附上你明天開會所需的報告，請查收。隨信附上你明天開會所需的報告，請查收。英語電子郵件常用句式英語電子郵件常用句式 (9/16)57/64u Attachment 附件附件 (2/2)Attached is the design document, please review it.Attached please find todays meeting notes. For other known issues related to individual features, please see attached releas