某電器廠安規(guī)認(rèn)證驗(yàn)廠程序文件001文件與資料控制程序

1、程序文件編號(hào):cop-001標(biāo)題：文件與資料控制程序版次：b日期：2005年9月1日文件修改情況記錄版次修改內(nèi)容編寫(xiě)/修改人審批人日期a初版al1、3.2負(fù)責(zé)文件的接收、保管、發(fā)放、收回等工作修 改為文件的接收、保管、發(fā)放、收回、作廢等工作；2、541內(nèi)容修改；3、5.6.1內(nèi)容增加：“如有必要時(shí)，需使用部門(mén)可向 文控室申請(qǐng)保存一份”；4、5.7.4內(nèi)容刪除：“及保存期”。al1、563中刪除“各部門(mén)可在eip系統(tǒng)查詢(xún)”。2、5.7.1中刪除“各部門(mén)可在eip系統(tǒng)查詢(xún)”。3、5.7.3中刪除“并公布在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上”al1、附件8.2：文件中英文對(duì)照表增加“標(biāo)準(zhǔn)工時(shí) standard man-ho

2、ur sm”。2、附件&3：文件制訂、審批權(quán)限一覽表增加“標(biāo)準(zhǔn) 工時(shí)” 一欄；塑膠零件圖及五金零件圖審批人由 主任級(jí)修改為部門(mén)經(jīng)理。a21、573應(yīng)由編制部門(mén)填寫(xiě)作廢文件通知單 改為：應(yīng)由編制部門(mén)填寫(xiě)文件更改通知單2、與最新版本分開(kāi)保存，改為：并與最新版本分開(kāi)保存（保存期限為五年，五 年后整理銷(xiāo)毀），b體系升級(jí)進(jìn)行版本更換；程序文件編i號(hào)：cop-001標(biāo)題：文件與資料控制程序1. 目的：保證與質(zhì)量體系有關(guān)的文件均經(jīng)過(guò)審核和批準(zhǔn)及迅速正確地流通，h能確保各部門(mén) 都能及吋得到相關(guān)文件的有效版本，防止過(guò)期文件的使用。2. 適用范圍：公司各部門(mén)之間所有與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和客戶(hù)提供的資料（不

3、包括與人事、財(cái) 務(wù)、商業(yè)有關(guān)的秘密文件）。3. 職責(zé)：3.1木程序由品保部制訂，并保證持續(xù)有效地執(zhí)行。3.2文控中心：負(fù)責(zé)文件的接收、保管、發(fā)放、收回、作廢等工作，未經(jīng)審核和批準(zhǔn)的 文件，原則上不受理。4. 定義: 無(wú)5. 程序：5.1文件的編制、審核和批準(zhǔn)按附件文件制訂、審批權(quán)限一覽表執(zhí)行。5.2受控文件的發(fā)放521各部門(mén)編制并已批準(zhǔn)的須受控的文件均交由文控中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)放。5.2.2文控中心文控人員在接收各部門(mén)交來(lái)須受控分發(fā)的文件后，必須核對(duì)此文件 的編號(hào)、版本號(hào)及審批權(quán)限等是否有誤，核對(duì)無(wú)誤后登記于受控文件目錄 表上，并蓋上紅色“受控正本”印章和當(dāng)天日期。5.2.3根據(jù)受控文件發(fā)放一覽表

4、的要求復(fù)印份數(shù)，并加蓋藍(lán)色“受控副本”印 章及填寫(xiě)發(fā)放編號(hào)。5.2.4按受控文件發(fā)放一覽表名單填寫(xiě)受控文件發(fā)放/回收表并將受控文 件分發(fā)至各有關(guān)部門(mén)。接收文件部門(mén)的文員須在受控文件發(fā)放/回收表 上簽收，并同時(shí)交回舊版木文件給發(fā)放人員（如有）。525如有需要發(fā)放給本公司以外的外部機(jī)構(gòu)或人員作為宣傳和展示用途的受控 文件，需由品保部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可發(fā)放，并在封面上加蓋藍(lán)色的 “ uncontrolled copy ” 印章。程序文件標(biāo)題：文件與資料控制程序編號(hào)：cop-001:版次：b日期：2005年9刀1日5.3受控文件的使用5.3.1各部門(mén)須確保在使用處獲得有效版木的適用文件并傳閱至相關(guān)人員，必

5、要時(shí) 組織培訓(xùn)。5.3.2受控文件應(yīng)保持清晰、便于識(shí)別、易于查找，不得私自進(jìn)行涂改。5.3.3各部門(mén)使用的受控文件必須是文控中心發(fā)放的蓋有藍(lán)色“受控副木”印章的 文件，不得從其它渠道復(fù)印使用。5.4受控文件的修改5.4.1文件的修改應(yīng)由原制定部門(mén)進(jìn)行，對(duì)涉及范圍較大的文件應(yīng)在發(fā)布前，由原 制定部門(mén)填寫(xiě)文件更改通知書(shū)，并征集相關(guān)部門(mén)的會(huì)簽意見(jiàn)，必要時(shí)組 織有關(guān)人員進(jìn)行討論和和評(píng)審，確保文件內(nèi)容的適宜性。5.4.2受控文件不允許在文件上直接涂改，應(yīng)采取換頁(yè)或換版的方式進(jìn)行。a、對(duì)于小范圍的修改（如：幾行或某頁(yè)等）不便于重新印制所有的文件時(shí)，應(yīng)采用換頁(yè)的方式。修改完成后，應(yīng)在文件修改記錄欄內(nèi)注明修改

6、內(nèi)容、 修改人、審批及修改日期等相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)在被修改頁(yè)版次號(hào)欄內(nèi)加注更 換序號(hào)（如：d2表示該頁(yè)d版的第2次修改）。b、當(dāng)修改內(nèi)容較多時(shí)，應(yīng)采取換版的方式，完成后注明修訂版次、修改人、審批人等相關(guān)內(nèi)容。5.4.3受控文件修改完成后，應(yīng)按照受控文件制訂、審批權(quán)限一覽表的要求進(jìn) 行審批。5.4.4修改后的受控文件，必要時(shí)須注明修改事項(xiàng)。5.5受控文件的編號(hào)識(shí)別5.5.1所有受控文件必須清楚標(biāo)明文件編號(hào)，版木號(hào)及牛效日期。5.5.2質(zhì)量手冊(cè)的文件編號(hào)為“qm”，程序文件的編號(hào)為“cop-xxx”, “xxx”為流水編號(hào)，由品保部統(tǒng)一規(guī)定每份程序文件的流水編號(hào)。5.5.3除質(zhì)量手冊(cè)及程序文件夕卜，其

7、它所有受控文件的編號(hào)均按下列編 號(hào)方式進(jìn)行：xi x2x3 x4 x5x6 x7 x81=流水帳號(hào)文件名稱(chēng)簡(jiǎn)寫(xiě)各中心/分公司編號(hào)（+部門(mén)編號(hào)）使用代號(hào)含義：x1x2各屮心/分公司編號(hào)（+部門(mén)編號(hào)）程序文件編號(hào):cop-001標(biāo)題：文件與資料控制程序版次：b日期：2005年9月1日以受控文件發(fā)放一覽表上的“發(fā)放部門(mén)”欄上對(duì)應(yīng)的部門(mén)編號(hào)為準(zhǔn)。1）x3x4x5文件名稱(chēng)簡(jiǎn)寫(xiě)以附表文件中英文對(duì)照表簡(jiǎn)寫(xiě)為準(zhǔn)。2）x6x7x8流水賬號(hào)從001開(kāi)始編號(hào)。5.5.4所有受控文件的版本號(hào)均以英文字母表示，即初版文件為“a”，更改版本 號(hào)時(shí)按其順序進(jìn)行排列。如屈只對(duì)受控文件的某一頁(yè)進(jìn)行修改，應(yīng)在該頁(yè)版 本號(hào)后面下標(biāo)

8、一個(gè)修訂號(hào)，修訂號(hào)按阿拉伯?dāng)?shù)字順序進(jìn)行編號(hào)。（如“a/、 “ a?”）5.5.5非受控管理類(lèi)文件的編號(hào)方法參照上述方式進(jìn)行，并可根據(jù)實(shí)際情況在部門(mén) 編號(hào)后面另加部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)（如“iqc”、“qa”）。5.6外來(lái)文件的控制5.6.1所有產(chǎn)品認(rèn)證資料、客戶(hù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、要求，通用標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)際、國(guó)家行業(yè)標(biāo) 準(zhǔn)和法律、法規(guī)等，由相關(guān)人員按文件制定、審批權(quán)限一覽表審批后， 交由文控中心統(tǒng)一管理（如有必耍時(shí)，需使用部門(mén)按文件制定、審批權(quán)限 一覽表審批后向文控室申請(qǐng)保存一份）。5.6.2除以上外來(lái)文件外，其它外來(lái)文件須經(jīng)本公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、審批后, 交由本部門(mén)文員統(tǒng)一管理。5.6.3文控中心須建立外來(lái)文件目錄

9、清單，并記錄在受控文件目錄表中。5.6.4外來(lái)文件的借閱各部門(mén)相關(guān)人員如需借閱外來(lái)文件，須填寫(xiě)文件申請(qǐng)單并在“備注”欄 中注明“借閱”字樣，經(jīng)品保部負(fù)責(zé)人審批后交文控人員，文控人員憑文 件申請(qǐng)單借出，并在文件借閱登記表上做好記錄。外來(lái)文件的借閱不 得超過(guò)一星期，如超出一星期的可重新辦理借閱手續(xù)。5.7受控文件的保存5.7.1所有受控文件的正本均由文控中心統(tǒng)一保存。文控中心須建立受控文件目 錄表，記錄現(xiàn)行控制的所有文件和資料，并須及時(shí)更新此表，以確?，F(xiàn)行 受控文件的正確性。5.7.2各部門(mén)文員須建立受控文件傳閱單，當(dāng)收到受控文件時(shí)須交于部門(mén)主管 確認(rèn)，須傳閱的受控文件各部門(mén)文員須記錄在此單中，以

10、便于追溯，傳閱人 須在此單簽字，最后由文員統(tǒng)一存檔并記錄在受控文件目錄表中。5.7.3受控文件由于換版等原因需作廢時(shí)，應(yīng)由編制部門(mén)填寫(xiě)文件更改通知單 按照審批權(quán)限進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后交文控中心，文控中心將文件名稱(chēng)、編號(hào)、 日期、使用部門(mén)等相關(guān)內(nèi)容記錄于當(dāng)日作廢及改版需退回文件中，然后 將作廢文件通知單發(fā)放至使用部門(mén)，使用部門(mén)整理后交回作廢文件，文 控人員在受控文件發(fā)放/回收表中簽名，履行交接手續(xù)。文控中心每月 底需將作廢文件匯總在作廢文件目錄表中。程序文件編號(hào):cop-001嶄輛b徃匕咨燦繪生|禪岸版次:b日期：2005年9月1日5.7.4已作廢的受控文件，文控中心人員應(yīng)將最近一次版本號(hào)的正本蓋上

11、“文件作 廢”章，并與最新版本分開(kāi)保存（保存期限為五年，五年后再整理銷(xiāo)毀），作 廢的受控文件副本由文控室人員統(tǒng)一銷(xiāo)毀。5.7.5文控人員及各部門(mén)文員須定期整理所受控的文件，各部門(mén)發(fā)放到現(xiàn)場(chǎng)的受控 文件必須在其文件目錄表中得到識(shí)別。5.7.6各部門(mén)文件與資料的管理a. 各部門(mén)及文控中心人員必須對(duì)公司的文件和資料嚴(yán)格保密，任何人非工 作需要不得私自復(fù)制或提取，如果因工作需要將文件帶離公司，需經(jīng)部門(mén) 最高負(fù)責(zé)人書(shū)面同意，并按公司制度填寫(xiě)放行條，由保安確認(rèn)放行。b. 外來(lái)人員、非本部門(mén)人員、本部門(mén)非相關(guān)工作人員不得跨部門(mén)非法提取 公司任何資料，若工作需要可按本程序要求向文控中心申請(qǐng)。c. 文件管理人員

12、須做好防盜、防曬、防雨及用電安全工作，保持室內(nèi)整齊和清潔。5.8受控文件的遺失及增發(fā)申請(qǐng)5.8.1各部門(mén)如使用的受控文件遺失，由本部門(mén)文員填寫(xiě)遺失文件通知單并經(jīng) 部門(mén)最高負(fù)責(zé)人簽名后交文控人員記錄。5.8.2如受控文件遺失或殘舊和損毀及因?qū)嶋H運(yùn)作需要須再中請(qǐng)?jiān)霭l(fā)及借閱文件 時(shí)，均須由部門(mén)文員填寫(xiě)文件中請(qǐng)單，經(jīng)木部門(mén)負(fù)責(zé)人審核和品保部負(fù) 責(zé)人審批后交文控人員，文控人員憑文件中請(qǐng)單發(fā)放并做好相關(guān)記錄。6. 相關(guān)文件6受控文件發(fā)放一覽表7木程序產(chǎn)生的質(zhì)量記錄7 受控文件目錄表7.2 受控文件發(fā)放/回收表7.3 文件申請(qǐng)單7.4 文件借閱登記表7.5 受控文件傳閱單7.6 作廢文件通知單7.7 當(dāng)日作

13、廢及改版需退回文件7.8 文件更改通知書(shū)7.9 作廢文件目錄表7.10 遺失文件通知單8.附件8受控文件發(fā)放流程圖8.2 文件中英文對(duì)照表8.3 文件制訂、審批權(quán)限一覽表程序文件編號(hào):cop-001版次：b標(biāo)題：文件與資料控制程序編號(hào)：2005年9月1日附件8.1受控文件發(fā)放流程圖：質(zhì)量記錄負(fù)責(zé)部門(mén)流 程圖相關(guān)文件程序文件各部門(mén)管理類(lèi)文件department manageme nt docume ntdmd受控文件發(fā)放一覽表document controlled release listdcl物料清單bill of materialbom工程更改engineer change noticeec

14、n工藝作業(yè)指導(dǎo)書(shū)working instructionwi工藝流程圖flowing chartfc其它各類(lèi)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)working instructionwi工程評(píng)估報(bào)告engineer evaluation reporteer設(shè)備操作保養(yǎng)說(shuō)明書(shū)equipment operation instructioneoi裝配圖assemble drawingad爆炸圖instruction drawingid塑膠零件圖plastic comp on ent drawingpcd五金零件圖metal component drawingmcd電器元件圖equipme nt component drawin

15、gecd電路原理圖circuit drawingcd其它零件圖others component drawingocd產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)products standardps管理標(biāo)準(zhǔn)management standardiss檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)in spection standardis認(rèn)證資料information approvedia其它文件和資料other document & informationodi管理類(lèi)文件（非受控）management document (uncontrolled)mdu質(zhì)量記錄（非受控）quality record (uncontrolled)qru工程指引enginee

16、r instruction noticeein標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)standard man-hoursm程序文件編號(hào)：cop-001標(biāo)題：文件與資料控制程序版次：b日期:2005年9月1日附件8.3：文件制訂、審批權(quán)限一覽表類(lèi)別文件名稱(chēng)制訂人審批人管理文件質(zhì)量手冊(cè)品保科長(zhǎng)或iso專(zhuān)員總經(jīng)理程序文件各部門(mén)科長(zhǎng)管理者代表各部門(mén)管理類(lèi)文件各部門(mén)科長(zhǎng)公司主任受控文件發(fā)放一覽表iso專(zhuān)員/品保部科長(zhǎng)部門(mén)經(jīng)理技術(shù)文件工藝作業(yè)指導(dǎo)書(shū)工程師部門(mén)經(jīng)理工藝流程圖工程師部門(mén)經(jīng)理零件檢驗(yàn)類(lèi)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)qe工程師或qc組長(zhǎng)部門(mén)經(jīng)理產(chǎn)品檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)qe工程師或qc組長(zhǎng)部門(mén)經(jīng)理檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)工程師部門(mén)經(jīng)理工程評(píng)估報(bào)告工程師/技術(shù)員部門(mén)經(jīng)理檢測(cè)設(shè)備類(lèi)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)qe工程師或qc組長(zhǎng)部門(mén)經(jīng)理其它類(lèi)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)工程師或科長(zhǎng)或指定授權(quán)人員部門(mén)經(jīng)理設(shè)備操作保養(yǎng)說(shuō)明書(shū)工程師部門(mén)經(jīng)理裝配圖工程師部門(mén)