信息系統(tǒng)開發(fā)（實(shí)施）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集和整理方案

1、信息系統(tǒng)的主要作用就是對(duì)企業(yè)信息的整介處理，而信息的載體和表達(dá)都要通過數(shù)據(jù)完成。 對(duì)項(xiàng)目實(shí)施來講，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作難度最人。首先，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)涉及面廣，涵蓋了企業(yè)中所有叮見信息和不對(duì)見信息。物料基本信息，產(chǎn)品 結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)科目，供m商客戶信息，部門、工廠、倉(cāng)庫(kù)、車間信息等等屬于可見信息, 這些信息在手工作業(yè)屮也會(huì)用到。不可見信息如單據(jù)類型、倉(cāng)庫(kù)性質(zhì)、計(jì)劃參數(shù)等，這些信 息在手工管理信息時(shí)是不會(huì)涉及到的，它們會(huì)影響到系統(tǒng)計(jì)算。另外，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的工作量大，以上各類信息的記錄數(shù)從兒個(gè)到兒十萬都有，而每條記錄 包含的字段又可多達(dá)上百個(gè)，兩者的乘積簡(jiǎn)肓是天文數(shù)字，通常造成項(xiàng)目延期的原因有90 %來自于

2、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理。數(shù)據(jù)的正確性是最重要的，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是許多程序止確運(yùn)行的基礎(chǔ)，如物料計(jì)劃和生產(chǎn)計(jì)劃就 是根據(jù)物料文件設(shè)定的提前期、庫(kù)存量、bom結(jié)構(gòu)等計(jì)算得到的，如果其小任何一個(gè)數(shù)據(jù) 與實(shí)際不符，計(jì)劃結(jié)果就將沒有任何指導(dǎo)意義。正是因?yàn)榛A(chǔ)數(shù)據(jù)具有這些特征，從而造成了收集準(zhǔn)備工作量人、難組織，一般需要多個(gè)部 門協(xié)調(diào)，投入的人力和時(shí)間都比較多，見效周期長(zhǎng)，因此阻力也是很大的。為了幫助企業(yè)更有效地實(shí)施erp,下面談一下如何快速、低成木、低錯(cuò)謀率地完成基礎(chǔ)數(shù) 據(jù)準(zhǔn)備。第一步：確定工作范圍首先根據(jù)erp項(xiàng)冃范圍確定哪些數(shù)據(jù)需耍準(zhǔn)備，然后確定參與部門和人員配備，進(jìn)而確定 工作計(jì)劃，切記不可將所有工作只交給一個(gè)部

3、門其至一個(gè)人做，必須對(duì)此項(xiàng)工作的艱難程度 有充分的認(rèn)識(shí)。工作計(jì)劃中還要注意安排定期的會(huì)議，以方便工作人員之間溝通。第二步：建立必要的編碼原則erp軟件對(duì)數(shù)據(jù)的管理是通過編碼實(shí)現(xiàn)的，編碼可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行唯一的標(biāo)識(shí)，并且貫穿以 后的杏詢和應(yīng)用，建立編碼原則是為了使示而的工作有一個(gè)可以遵循的原則，也為龐雜的數(shù) 據(jù)確定了數(shù)據(jù)庫(kù)可以識(shí)別的唯一標(biāo)識(shí)方法，所謂磨刀不誤砍柴工，大家切不可急于求成，忽 略了這些重要的工作。另外，編碼原則的制定屬于企業(yè)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的建立，應(yīng)該按照is09000的標(biāo)準(zhǔn)制定和管理，尤 其對(duì)于量大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如物料主文件的編碼）必須由多個(gè)部門共同確定方案。第三步：建立公用信息建立的公用信息包括

4、公司、子公司、工廠、倉(cāng)庫(kù)、部門、員工信息、貨幣代碼等基本信息。 這些數(shù)據(jù)會(huì)在其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中被引用，并幾數(shù)據(jù)量不大，可以利用佼少的時(shí)間和人力完成。 如果整理其他數(shù)據(jù)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)缺少公用信息再補(bǔ)的話，整體效率和進(jìn)度會(huì)人打折扣。第四步：bom結(jié)構(gòu)的確定（根據(jù)企業(yè)情況可選）如果金業(yè)應(yīng)用牛產(chǎn)系統(tǒng)、計(jì)劃或產(chǎn)品研發(fā)模塊，bom就是必須的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。這里首先應(yīng)該 明確原料到半成品、半成品到產(chǎn)品的級(jí)次關(guān)系，這步工作的難點(diǎn)是半成品設(shè)定的問題。如果 半成品設(shè)定層次少或?qū)哟尾辉O(shè)定，今后的統(tǒng)計(jì)分析就不能細(xì)化；如果半成品設(shè)定多，就會(huì)大 人增加數(shù)據(jù)量。如果遇到下列情況，那么半成品要設(shè)置編碼管理：對(duì)半成品建立庫(kù)存賬、或 者采用安

5、全庫(kù)存管理、半成品対外銷售或用于售后服務(wù)，除此以外半成品盡量不用編碼，也 不用錄入軟件系統(tǒng)，bom每多一層，相應(yīng)增加bom數(shù)據(jù)量的同時(shí)還會(huì)增加物料信息的數(shù) 據(jù)量，我個(gè)人的觀點(diǎn)是盡量少的bom階次可以使這項(xiàng)工作處于可控狀態(tài)。第五步：收集第一手資料，將原來的離散數(shù)據(jù)從不同部門集中在這些離散數(shù)據(jù)中，僅物料基本信息一項(xiàng)，字段就包括生產(chǎn)、采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、財(cái)務(wù)的信 息。在這步屮，應(yīng)利用統(tǒng)-格式的表格在各個(gè)部門間交叉流轉(zhuǎn)，讓各部門將與自己相關(guān)的數(shù) 據(jù)填入表格，完成后傳遞給下個(gè)部門，以此類推，肓到完成此步工作。在工作屮應(yīng)注意傳遞 的安排，傳遞路徑需提前確定。為了保證工期，可以讓不同部門同時(shí)開始，然后交叉?zhèn)鬟f

6、, 或者一個(gè)部門完成一小部分后就傳遞給下個(gè)部門。同吋，將每張發(fā)出的表格統(tǒng)一編號(hào)（唯一）, 并在部門間交接時(shí)作好記錄，這樣不僅口j以控制進(jìn)度，還能避免數(shù)據(jù)丟失。第六步：數(shù)據(jù)檢查（1）完整性檢查：完整性即記錄數(shù)量是否完整。可以請(qǐng)企業(yè)中冇經(jīng)驗(yàn)的人員復(fù)查或計(jì)算 一下總數(shù)，將其和歷史數(shù)據(jù)比較。同時(shí)還要檢查字段的完整性，所有的erp軟件都冇必須 輸入的字段，如果缺少這些字段就會(huì)造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定，如物料的提前期、默認(rèn)倉(cāng)庫(kù)等。另 外還有一些非軟件要求的必須輸入的字段，對(duì)金業(yè)今后的業(yè)務(wù)和統(tǒng)計(jì)分析有川的字段也要列 入檢杏范圍，例如客戶分類和所屬地區(qū)等。（2）止確性檢查：正確性的范圍很廣，這里不做一一說明，可以由企

7、業(yè)自己根據(jù)需要制 定檢查原則。有些錯(cuò)誤如會(huì)計(jì)科fi是資產(chǎn)類型的，但是因?yàn)槿藶殄e(cuò)誤輸入成負(fù)債類型的，再 比如有的物料是采購(gòu)來的，但是錄入成自制件，這樣的錯(cuò)誤在系統(tǒng)上線前必須發(fā)現(xiàn)并改正。（3）唯一性檢査：數(shù)據(jù)的唯一性應(yīng)該從兩個(gè)角度檢查，常見錯(cuò)誤有多個(gè)實(shí)物編成同一個(gè) 編碼，如果以示錄入系統(tǒng)，成熟的erp軟件會(huì)提示編碼已經(jīng)存在，并拒絕接受。同時(shí)一個(gè) 實(shí)物對(duì)應(yīng)多個(gè)編碼的現(xiàn)象也必須杜絕，這種錯(cuò)誤erp軟件是發(fā)現(xiàn)不了的，必須利用人工杳 找，否則在上線后會(huì)發(fā)生多個(gè)賬務(wù)錯(cuò)誤。在改正錯(cuò)誤的同時(shí)，耍做好資料版本的控制，這個(gè)工作在多部門參與的數(shù)據(jù)整理工作屮尤為 重要。曾經(jīng)有個(gè)客八，多個(gè)部門都在同時(shí)修改一份相同的資料，

8、修改之后的文檔中只有自己 的一部分?jǐn)?shù)據(jù)是正確的，其他部門數(shù)據(jù)還是錯(cuò)誤的。在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，無論以誰的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)都 是不行的，必須用正確的數(shù)據(jù)替換錯(cuò)誤數(shù)據(jù)后進(jìn)行合并才行。由此可見，針對(duì)每類數(shù)據(jù)都應(yīng) 該設(shè)置負(fù)責(zé)部門和負(fù)責(zé)人員，毎次修改后山負(fù)責(zé)人員將文檔的版本更新，同時(shí)舊版本數(shù)據(jù)也 要保存。這樣做可將課操作的損失降低到最小。第七步：將數(shù)據(jù)錄入軟件系統(tǒng)錄入前應(yīng)該將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始檔案歸檔，對(duì)于以電子文檔保存的數(shù)據(jù)，應(yīng)該將數(shù)據(jù)備份好，并 注明整理人員、完成時(shí)間和最后版本，如果是打印的紙介質(zhì)，應(yīng)該將其保存在專門的文件柜 中，作為重要文檔管理。接下來的的錄入工作是艱巨而枯燥的重復(fù)工作。通常的錄入方法有手工錄入和利用工

9、具導(dǎo)入 這兩種。這些方法各有利弊。（1）所有軟件都提供錄入界面，可以調(diào)集人員將數(shù)據(jù)逐條錄入，或者利用軟件的復(fù)制功 能復(fù)制類似的數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行關(guān)鍵字段的修改。這種方法比較安全，完善的erp軟件可在 錄入的同時(shí)自動(dòng)查錯(cuò)，大多數(shù)前期未查出的錯(cuò)誤可以在錄入時(shí)被系統(tǒng)提示并禁止錄入，由此 保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。這種方法的缺點(diǎn)是工作最人，完成時(shí)間和記錄條數(shù)是倍數(shù)的關(guān)系。如果 數(shù)據(jù)量不大，推薦利用此方法，安全、可靠，事后檢查工作量也小。（2）如果項(xiàng)冃組中有數(shù)據(jù)庫(kù)高手，并n用人工錄入在人力和時(shí)間上都不能實(shí)現(xiàn)，可以采 用直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)的方法，這樣做的優(yōu)點(diǎn)是效率高，完成時(shí)間與數(shù)據(jù)表個(gè)數(shù)成倍數(shù)關(guān)系。缺 點(diǎn)是隱含錯(cuò)誤多，不

10、易檢查，曾經(jīng)有個(gè)客戶在上線兒個(gè)月后發(fā)現(xiàn)有問題，反復(fù)檢查后發(fā)現(xiàn)是 數(shù)據(jù)中有個(gè)字段空缺造成的，但是錄入的數(shù)據(jù)是可以由系統(tǒng)口動(dòng)填寫默認(rèn)值的。如果采用此 方法，應(yīng)該在前面的檢查工作中設(shè)定嚴(yán)格的檢查步驟，尤其在正確性檢查中，對(duì)重要字段要 逐個(gè)檢查，這項(xiàng)工作可以利用各種軟件技術(shù)輔助人工進(jìn)行。（3）另外一種方法結(jié)合了以上兩種方法的優(yōu)點(diǎn)。曾經(jīng)有一個(gè)客戶開發(fā)了一個(gè)程序模擬人 工工作，基木原理是首先從電了表格中讀一條記錄的第一個(gè)字段（模仿人眼看數(shù)據(jù)的功能）, 然后在erp錄入界面中的相應(yīng)字段錄入該數(shù)據(jù)（模擬人手的操作），再次讀下個(gè)字段，再 次錄入程序此記錄完成后轉(zhuǎn)下一條記錄。此方法利用程序的錄入界面錄入，繼承了界

11、面 錄入的差錯(cuò)功能，同時(shí)和數(shù)據(jù)導(dǎo)入相比，不需要人工干預(yù)，可以一犬24小時(shí)的工作，速度 也是很高的，不過需要髙水平的程序員，至今還只見過一個(gè)客八成功采用過此方法。第八步：系統(tǒng)檢核完成錄入工作后仍然不能徹底放松，必須再次檢查，此時(shí)最好的方法是利用軟件程序測(cè)試數(shù) 據(jù)，例如將數(shù)據(jù)庫(kù)備份成一個(gè)新的數(shù)據(jù)庫(kù)，將企業(yè)常用的流程在新數(shù)據(jù)庫(kù)中做一遍，通過檢 杏結(jié)果的正確性來驗(yàn)證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性。在收集和整理這兩個(gè)步驟中，各企業(yè)根據(jù)口身員工的技術(shù)和特長(zhǎng)，通常會(huì)用一些工具軟件輔 助數(shù)據(jù)收集和整理工作，常用的有ms excek access、foxpro. sql server等。利用工 具軟件不僅能大大提高收集和整理的效率，更大的優(yōu)勢(shì)是能夠查錯(cuò)，下幾條簡(jiǎn)單指令就町以 發(fā)現(xiàn)人部分錯(cuò)課，如果依靠人工比對(duì)檢杳，所需的時(shí)間和工作量都是企業(yè)無法承受的。以上談了 erp項(xiàng)f1基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的流程，具體項(xiàng)f1還要在實(shí)施方顧問的指導(dǎo)