記錄控制程序(有效版)

1、山推工程機(jī)械股份有限公司質(zhì)量管理體系文件匯編標(biāo)準(zhǔn)條款4.2.4履帶底盤(pán)事業(yè)部版次/修改狀態(tài)A/0文件編號(hào)QG/LDP-02-02-2008記錄控制程序第1頁(yè)共3頁(yè)1. 目的為提供產(chǎn)品符合規(guī)定要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的客觀(guān)證據(jù)，并實(shí)現(xiàn)可追溯性，特制定本程序。2. 適用范圍適用于對(duì)質(zhì)量記錄的建立、標(biāo)識(shí)、填寫(xiě)、保存、檢索、保存期限及超過(guò)保存期限處置的控制。3. 相關(guān)文件文件編號(hào)與格式規(guī)定4. 術(shù)語(yǔ)和定義本程序采用 GB/T19000-2000 idt ISO 9000: 2000標(biāo)準(zhǔn)的術(shù)語(yǔ)定義。5. 職責(zé)事業(yè)部管理部的信息中心負(fù)責(zé)本程序的制定、修訂及歸口管理。事業(yè)部各職能部門(mén)和工廠(chǎng)各職能部門(mén)、工段

2、負(fù)責(zé)各自主管過(guò)程記錄的建立、填寫(xiě)、收集、整理、保存。 事業(yè)部管理部的信息中心負(fù)責(zé)記錄的印刷、統(tǒng)一歸檔和超過(guò)保存期限的銷(xiāo)毀。輪系工廠(chǎng)人事總務(wù)科負(fù)責(zé) 輪系工廠(chǎng)記錄的印刷、統(tǒng)一歸檔和超過(guò)保存期限的銷(xiāo)毀。6. 過(guò)程控制過(guò)程控制流程圖（附后）記錄的建立與修訂6.2.1記錄的建立由事業(yè)部各職能部門(mén)和工廠(chǎng)各職能部門(mén)提岀，可由所屬文件編寫(xiě)部門(mén)設(shè)計(jì)表樣，并將設(shè)計(jì)的記錄表樣（必要時(shí)含傳遞程序），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)管理者代表組織評(píng)審并批準(zhǔn)后，分別交信息中心納入質(zhì)量記錄編目并實(shí)施印刷。輪系工廠(chǎng)交人事總務(wù)科納入質(zhì)量記錄編目 并實(shí)施印刷。記錄的建立應(yīng)遵循以下原則：a）記錄的格式應(yīng)執(zhí)行文件編號(hào)與格式規(guī)定中 5.2.5條

3、款的要求；b）當(dāng)顧客或法律法規(guī)有要求的記錄時(shí)，按顧客或法律法規(guī)要求記錄執(zhí)行；c）應(yīng)建立事業(yè)部統(tǒng)一使用的記錄編號(hào)與格式。當(dāng)工廠(chǎng)需要個(gè)性記錄時(shí)，經(jīng)事業(yè)部管理者代表批準(zhǔn)后，報(bào)信息中心審核備案；d）需要傳遞的記錄應(yīng)附傳遞流程。6.2.2當(dāng)記錄的表樣需要修訂時(shí)，由記錄的建立部門(mén)報(bào)請(qǐng)管理者代表組織評(píng)審并批準(zhǔn)后由記錄所屬山推工程機(jī)械股份有限公司 履帶底盤(pán)事業(yè)部質(zhì)量管理體系文件匯編標(biāo)準(zhǔn)條款4.2.4版次/修改狀態(tài)A/0文件編號(hào)QG/LDP-02-02-2008記錄控制程序第2頁(yè)共3頁(yè)部門(mén)填寫(xiě)文件更改通知單，文件更改通知單應(yīng)明確規(guī)定更改記錄的實(shí)施日期。記錄的標(biāo)識(shí)6.3.1各項(xiàng)質(zhì)量管理活動(dòng)及產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程的記錄的編

4、號(hào)標(biāo)識(shí)執(zhí)行文件編號(hào)與格式規(guī)定中條款的要求。 632來(lái)自供方或顧客的記錄，按原編號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)。記錄的填寫(xiě)6.4.1記錄按其使用要求由相應(yīng)職能部門(mén)的擔(dān)當(dāng)或生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的操作者填寫(xiě)。6.4.2記錄填寫(xiě)不得使用鉛筆，應(yīng)做到字跡清晰和易讀，內(nèi)容齊全，真實(shí)，簽字手續(xù)完備。643當(dāng)記錄填寫(xiě)有誤時(shí)，應(yīng)采用劃改后填寫(xiě)，并經(jīng)本人或主管領(lǐng)導(dǎo)在劃改處蓋章確認(rèn)。6.4.4無(wú)需填寫(xiě)的項(xiàng)目應(yīng)在相應(yīng)表格內(nèi)劃一條正比對(duì)角斜線(xiàn)確認(rèn)。6.4.5當(dāng)記錄使用ERP流程自動(dòng)生成內(nèi)容時(shí)，需經(jīng)制單人簽字確認(rèn)。 記錄的收集、整理記錄由各職能部門(mén)或工段收集、每月進(jìn)行一次整理，實(shí)施分類(lèi)裝訂成冊(cè)、標(biāo)識(shí)并保存，其工段記錄集中 在工段或科保存。設(shè)備點(diǎn)檢記錄集

5、中在工廠(chǎng)設(shè)備科保存；自主檢查記錄集中在工廠(chǎng)檢查科保存。 記錄的檢索與歸檔6.6.1為了便于記錄的檢索，事業(yè)部信息中心或輪系工廠(chǎng)人事總務(wù)科編制質(zhì)量記錄編目，質(zhì)量記錄編目包括以下內(nèi)容：a）記錄名稱(chēng)；b）統(tǒng)一編號(hào)；c）填寫(xiě)部門(mén)；d）保存期限；e）保存部門(mén)。6.6.2由主管部門(mén)或工段存放的質(zhì)量記錄應(yīng)在文件盒及文件柜上標(biāo)識(shí)文件類(lèi)別名稱(chēng)、文件的提供單位、文件所屬時(shí)間段，以便于檢索。6.6.3記錄應(yīng)遵循“ 5S'管理要求，整齊、清潔、分類(lèi)擺放，妥善保管，防止丟失、損壞現(xiàn)象的發(fā)生。6.6.4事業(yè)部的各職能部門(mén)和工廠(chǎng)各職能部門(mén)應(yīng)在每年的一月、七月初按質(zhì)量記錄編目 要求分別將半年前的半年期存放記錄分別交由

6、信息中心或輪系工廠(chǎng)人事總務(wù)科統(tǒng)一歸檔，并填寫(xiě)文件材料歸檔交接 單。歸檔存放的條件應(yīng)滿(mǎn)足防蟲(chóng)、防潮、防火、防盜和便于檢索等要求。記錄的查閱/借閱6.7.1查閱、借閱有關(guān)質(zhì)量記錄應(yīng)經(jīng)保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。6.7.2借閱質(zhì)量記錄應(yīng)填寫(xiě)文件借閱（復(fù)制）登記表，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。 記錄的處置6.8.1記錄的保存期限按質(zhì)量記錄編目的規(guī)定執(zhí)行。6.8.2超過(guò)保存期限的記錄分別由信息中心和輪系工廠(chǎng)人事總務(wù)科填寫(xiě)記錄銷(xiāo)毀審批表，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后方可予以銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀審批記錄應(yīng)予保存。6.8.3信息中心和輪系工廠(chǎng)人事總務(wù)科應(yīng)分別對(duì)記錄的執(zhí)行情況每半年至少組織進(jìn)行一次現(xiàn)場(chǎng)檢查，并對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，確保記錄填寫(xiě)的充分性、客觀(guān)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)存在問(wèn)題山推工程機(jī)械股份有限公司 履帶底盤(pán)事業(yè)部質(zhì)量管理體系文件匯編標(biāo)準(zhǔn)條款4.2.4版次/修改狀態(tài)A/0文件編號(hào)QG/LDP-02-02-2008記錄控制程序第3頁(yè)共3頁(yè)及時(shí)指導(dǎo)改進(jìn)。電子版本的記錄管理執(zhí)行電子文檔管理規(guī)定7. 原始記錄質(zhì)量記錄編目LDP/ZJ -