會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度

1、會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度單位的會計檔案包括貯存在磁盤上的會計文件和會計憑證、會計帳簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。一、數(shù)據(jù)資料管理與保密機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應(yīng)按有關(guān)財會制度使用、保管。1、現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管?，F(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當日業(yè)務(wù)當日清?，F(xiàn)金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤后當日輸入計算機并打印出現(xiàn)金日記帳頁，審核后交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負責人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。銀

2、行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關(guān)財務(wù)人員必須及時把經(jīng)審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當日業(yè)務(wù)當日清。銀行帳頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管?，F(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管3、轉(zhuǎn)帳憑證的輸入、輸出與保管轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關(guān)會計人員應(yīng)及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。4、科目匯總表、帳簿打印時間。現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印。 銀行

3、余額調(diào)整表每月打印一次?？偡诸悗ず透鞣N明細分類帳每月打印一次。現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財會人員審核無誤后簽字生效。5、其他由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務(wù)主管簽字蓋章認可。二、數(shù)據(jù)備份管理1、由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進行備份工作。2、在日常工作中，準備三套軟盤循環(huán)使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾3、需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務(wù)文件、報表文件及其他核

4、算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。4、機內(nèi)憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應(yīng)視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。三、會計檔案管理1、會計檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、帳冊、報表， 必須有會計主管的簽章才能存檔保管。2、為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標簽，裝入盤套， 放進硬盒， 存放在安全、 潔凈、防熱、防 潮、防磁的場所。3、由打印輸出的憑證、 帳冊、報表等書面形式的會計檔案按會計檔案管理辦法 規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。4、隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。5、各類會計檔案的出借，均必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進行操作。6、必須加強會計