淺談建立數(shù)字化檔案管理體系的方法策略

1、    淺談建立數(shù)字化檔案管理體系的方法策略    王俊摘 要：檔案在社會(huì)組織變遷研究中發(fā)揮著不可或缺的作用，是十分重要的文獻(xiàn)，而檔案管理可以真實(shí)地反映出社會(huì)的發(fā)展與變化。目前階段，傳統(tǒng)的檔案管理工作受到數(shù)字化檔案管理技術(shù)的嚴(yán)重沖擊，一定程度上影響了紙質(zhì)檔案管理的價(jià)值提升。在這種情況下，必須要高度重視檔案管理部門工作，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理和數(shù)字化檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展，進(jìn)而降低檔案管理工作失范的問(wèn)題，將檔案價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)?；诖耍恼聦?shù)字化檔案管理作為研究重點(diǎn)，并闡述了建立數(shù)字化檔案管理體系的有效策略，以供參考。關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案；管理體系；建立方法；策略基

2、于科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制與管理模式都已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化檔案管理工作需求。其中，檔案管理工作也逐漸從傳統(tǒng)檔案管理向計(jì)算機(jī)管理方向發(fā)展，并且管理模式也更加科學(xué)合理。為此，現(xiàn)代多媒體技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用在檔案管理體系當(dāng)中，并且有機(jī)結(jié)合現(xiàn)代信息管理技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，形成了數(shù)字化的檔案管理體系。為此，下文將重點(diǎn)闡述構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系的具體方法與策略。1 數(shù)字化檔案管理體系概述在數(shù)字化檔案管理體系當(dāng)中，檔案信息綜合管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)是重要的組成部分。其中，前者主要包括數(shù)字化處理子系統(tǒng)與檔案信息管理、信息服務(wù)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理子系統(tǒng)，而后者則主要包括了信息發(fā)布子系統(tǒng)與web管理子系統(tǒng)

3、1。從整體角度分析，可以說(shuō)數(shù)字化檔案管理體系是以現(xiàn)代化信息技術(shù)為切入點(diǎn)，將檔案信息作為關(guān)鍵內(nèi)容，充分利用先進(jìn)且高效的開(kāi)發(fā)模式而構(gòu)建的具備多用戶標(biāo)準(zhǔn)的分布式檔案信息資源管理系統(tǒng)。2 現(xiàn)階段數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)問(wèn)題解構(gòu)因數(shù)字化檔案管理體系在我國(guó)的發(fā)展時(shí)間不長(zhǎng)，因而始終存在不完善之處，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制嚴(yán)重缺失。近年來(lái)，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度不斷加快，而人們也逐漸認(rèn)知數(shù)字化檔案管理機(jī)制的重要作用。然而數(shù)字化管理在我國(guó)發(fā)展時(shí)間并不長(zhǎng)，正處于關(guān)鍵的發(fā)展時(shí)期，因而很多內(nèi)容都需要不斷摸索，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理體系的系統(tǒng)化領(lǐng)導(dǎo)始終不完善，難以構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理工作機(jī)制。第二，保障機(jī)制嚴(yán)

4、重缺失。建立數(shù)字化檔案管理體系最關(guān)鍵的就是要有充足的管理專業(yè)人才，然而在實(shí)踐過(guò)程中，人才總量嚴(yán)重不足且結(jié)構(gòu)存在一定的不合理之處，尤其是創(chuàng)新復(fù)合型的人才短缺。另外，在對(duì)數(shù)字化管理人才能力培養(yǎng)與吸納方面仍有待完善。以上都是影響數(shù)字化檔案管理機(jī)制作用發(fā)揮的主要因素。另外，在軟硬件投入方面也存在諸多不足之處2。當(dāng)前，檔案館現(xiàn)代化管理的設(shè)備與設(shè)施更新速度緩慢，難以滿足社會(huì)與現(xiàn)代檔案發(fā)展的步伐。其中，檔案管理軟件的功能相對(duì)單一且水平不一，難以與數(shù)字化檔案管理體系發(fā)展需求相適應(yīng)。第三，網(wǎng)絡(luò)安全性能有待提高。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，病毒的種類也更加多樣和復(fù)雜，嚴(yán)重威脅了網(wǎng)絡(luò)安全。在實(shí)踐中，大部分網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都

5、會(huì)受到攻擊，而損失也十分嚴(yán)重。由此可見(jiàn)，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)安全的問(wèn)題也是亟待解決的問(wèn)題之一。3 建立數(shù)字化檔案管理體系的有效方法策略3.1 建立并健全領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)制領(lǐng)導(dǎo)層人員應(yīng)正確認(rèn)知自身職責(zé)的重要作用，進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)于數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的組織管理工作，以更好地構(gòu)建具有可行性的檔案管理機(jī)制。在此過(guò)程中，將綜合檔案的數(shù)字化管理作為切入點(diǎn)，形成數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以保證系統(tǒng)整體環(huán)環(huán)相扣，進(jìn)而增強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制功效的發(fā)揮。3.2 數(shù)字化檔案管理體系保障機(jī)制的構(gòu)建所謂的數(shù)字化檔案管理體系保障機(jī)制，具體指的就是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，在增加成本投入的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)作用的充分發(fā)揮。所以

6、，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予數(shù)字化檔案管理工作一定的支持，注重對(duì)于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的資金投入，以保證專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用充足，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理體系的正常運(yùn)轉(zhuǎn)3。與此同時(shí)，需要及時(shí)更新檔案管理工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，確保檔案團(tuán)隊(duì)不斷注入新的活力與力量，進(jìn)一步推動(dòng)檔案工作的數(shù)字化與現(xiàn)代化發(fā)展。在培訓(xùn)方面，檔案部門應(yīng)當(dāng)針對(duì)不同的對(duì)象與需求，采取因材施教的方式，構(gòu)建具有針對(duì)性的培訓(xùn)體系。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)定期開(kāi)展數(shù)字化檔案管理講座，全面培養(yǎng)檔案管理工作人員的數(shù)字化管理能力，通過(guò)數(shù)字化檔案管理的培訓(xùn)，不斷獲取更為豐富且先進(jìn)的業(yè)務(wù)知識(shí)。3.3 注重網(wǎng)絡(luò)安全管理的重要作用在網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題方面，最重要的就是病毒防治、惡意攻擊的預(yù)防以及

7、信息存儲(chǔ)與傳輸過(guò)程中的安全問(wèn)題等等。其中，在防治病毒方面，需要與檔案部門實(shí)際狀況相結(jié)合，將防毒軟件安裝在工作站、互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站以及文件服務(wù)器當(dāng)中，以實(shí)現(xiàn)多層防御。在惡意攻擊的預(yù)防方面，效果最明顯的就是設(shè)置防火墻以及安全島。以功能與實(shí)現(xiàn)原理角度分析，防火墻技術(shù)具有一定的大眾化特征，并不會(huì)增加檔案管理部門的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)4。而對(duì)于安全島的設(shè)置來(lái)說(shuō)，其安全程度更高，然而價(jià)格也相對(duì)較高。為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)性的發(fā)展目標(biāo)，建議檔案管理部門采用防火墻技術(shù)。如果經(jīng)費(fèi)充足，最好采用安全島設(shè)置作為預(yù)防措施。在信息存儲(chǔ)與傳輸過(guò)程中，應(yīng)采取加密體制，效果最理想的就是公鑰基礎(chǔ)設(shè)施。另外，操作系統(tǒng)的安全問(wèn)題同樣值得高度重視，可以通過(guò)對(duì)操

8、作系統(tǒng)的安全防治來(lái)達(dá)到預(yù)防的目的5。而在災(zāi)難恢復(fù)與數(shù)據(jù)備份方案，所采取的安全措施并不能夠確保檔案館不遭受損失，因而，數(shù)字檔案管理體系恢復(fù)系統(tǒng)與容災(zāi)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)有機(jī)結(jié)合靜態(tài)備份與同步備份的方式，最重要的是要事先制定應(yīng)急響應(yīng)的措施。4 結(jié)束語(yǔ)綜上所述，在數(shù)字化檔案管理體系建立的過(guò)程中，需正確認(rèn)知其中存在的問(wèn)題，并采取具有針對(duì)性的解決方法與策略才能夠?qū)⒃擉w系的作用充分發(fā)揮出來(lái)。參考文獻(xiàn)1侯濤.淺談建立數(shù)字化檔案管理體系的方法策略j.才智，2015（10）：369-369.2李江霞.基于高校數(shù)字化檔案安全管理體系的研究j.中國(guó)管理信息化，2015，18（1）：206.3楊富霞.高校數(shù)字化檔案安全管理體系探索和分析j.才智，2013（36