制定城建電子檔案存儲(chǔ)與備份策略

1、制定城建電子檔案存儲(chǔ)與備份策略認(rèn)為城建檔案信息管理系統(tǒng)具有強(qiáng)大的檔案文獻(xiàn)檢索功能，即使對(duì)有關(guān)城建工作中形成的電子文件沒有進(jìn)行分類，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的檢索功能，也可以迅速查找到利用者需要的檔案信息。這些電子文件分類認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，是城建檔案管理“前端控制思想”的盲點(diǎn)，忽視了電子文件分類與城建檔案檢索、存儲(chǔ)、備份三者之間的密切聯(lián)系。為此，城建檔案管理部門要非常全面、細(xì)致的分析電子文件分類、電子檔案存儲(chǔ)與備份策略，進(jìn)一步推動(dòng)我國城建檔案信息化的建設(shè)步伐。電子文件分類的優(yōu)越性（一）電子文件分類有利于提高電子檔案檢索效率。電子文件只有做到科學(xué)分類，才能實(shí)現(xiàn)檢索高效、便捷。計(jì)算機(jī)檢索的原理就是利用計(jì)算機(jī)將用戶所提

2、出的文檔信息檢索標(biāo)識(shí)與計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中的標(biāo)引標(biāo)識(shí)進(jìn)行比較，并將檔案數(shù)據(jù)庫符合條件匹配的檔案信息作為檢索結(jié)果提供給用戶利用。如果，城建檔案管理部門沒有制定電子文件分類方案，對(duì)形成的電子文件進(jìn)行科學(xué)的分類標(biāo)引，歸檔的城建電子檔案索引則雜亂無章，制約了機(jī)檢速度和檔案的查準(zhǔn)率和查全率。（二）電子文件分類是電子檔案存儲(chǔ)與備份的基礎(chǔ)。城建電子文件的分類，就是把立檔單位在城建檔案信息數(shù)據(jù)的一體化管理系統(tǒng)所形成的文件，按照文件形成的領(lǐng)域范疇、項(xiàng)目、時(shí)間、來源、內(nèi)容和形式上的聯(lián)系，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)的體系。城建檔案分類的內(nèi)容廣泛，例如，城市建設(shè)工程檔案分類有：工業(yè)、民用建筑工程；市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；公用

3、基礎(chǔ)設(shè)施工程；通信、電力、交通基礎(chǔ)設(shè)施工程；園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程；市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程；城市防洪、抗震工程等范疇。如果電子文件形成單位沒有制定分類策略，歸檔的各類城建電子檔案在服務(wù)器的存儲(chǔ)物理位置，不能按照電子檔案的保存價(jià)值分別劃分物理存儲(chǔ)空間，也不能實(shí)現(xiàn)留其精華、刪除無保存價(jià)值電子文件的科學(xué)管理方法。電子文件分類是城建電子檔案存儲(chǔ)與備份的基礎(chǔ)，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是分類是保持電子文件有機(jī)聯(lián)系的重要舉措。一個(gè)城建檔案館的所有電子文件，如不經(jīng)過分類，難免是一堆雜亂無章的電子數(shù)據(jù)。其存儲(chǔ)在文檔服務(wù)器的數(shù)據(jù)是呈現(xiàn)出無序排列的現(xiàn)象，只有對(duì)其進(jìn)行合理的分類，不但能夠揭示出電子文件之間的內(nèi)

4、在聯(lián)系，而且真正使城建檔案館的電子檔案成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)存儲(chǔ)、備份和系統(tǒng)提供利用。二是電子文件分類是后續(xù)整理城建電子檔案環(huán)節(jié)有序開展的基本前提。就整個(gè)電子文件整理工作的程序而言，只有經(jīng)過分類，城建電子檔案管理其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手和逐步深入。三是電子文件分類的優(yōu)化可為城建電子檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件。文檔服務(wù)器存儲(chǔ)與備份策略的制定，都與電子文件的分類方案和分類的質(zhì)量密切相關(guān)。所以，各級(jí)城建檔案管理部門對(duì)電子文件分類的優(yōu)化，可為各類城建電子檔案的有序、有效管理奠定基礎(chǔ)。制定合理的電子檔案的存儲(chǔ)與備份策略（一）歸檔電子城建檔案數(shù)據(jù)大集中的存儲(chǔ)策略各級(jí)城建檔案館應(yīng)根據(jù)電子文件分類方案，

5、制定電子檔案存儲(chǔ)與備份策略，對(duì)歸檔的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)組合，合理劃分存儲(chǔ)服務(wù)器的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)區(qū)域，便于備份工作的開展。為實(shí)現(xiàn)城建檔案信息數(shù)據(jù)資源的共享，城建檔案信息資源庫的建設(shè)，必須打破目前小而全的數(shù)據(jù)管理方式，應(yīng)采取城建檔案數(shù)據(jù)大集中方式，即將分散到各分支機(jī)構(gòu)城建檔案數(shù)據(jù)庫，集中存儲(chǔ)到上屬主管單位城建檔案部門控制的計(jì)算機(jī)服務(wù)器中，建設(shè)符合國家電子檔案管理規(guī)范與統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的城建檔案信息數(shù)據(jù)資源庫。（二）根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)，合理進(jìn)行城建電子檔案數(shù)據(jù)組合根據(jù)電子文件分類方案，歸檔的電子檔案需要按一定的規(guī)則組合到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)服務(wù)器或者脫機(jī)保存的光盤、硬盤、磁帶等存儲(chǔ)載體。由于光盤，特別是dvd光盤的存儲(chǔ)海量

6、化和日趨成熟，歸檔電子檔案的脫機(jī)保存一般可采用dvd光盤。對(duì)不同類型、不同作用的檔案要有不同的存儲(chǔ)策略，如依據(jù)電子檔案利用與保存價(jià)值從不同角度可分為：內(nèi)部與外部使用(封閉與開放系統(tǒng))；永久、30年、10年；重要與不重要；項(xiàng)目與重點(diǎn)工程建設(shè)、憑證與非憑證；保密與非保密；遷徙與非遷徙。從保持文件的自然聯(lián)系和方便管理利用出發(fā)，遵循一些基本規(guī)則對(duì)歸檔的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行合理組合：一是將同一保管期限的文件組合，以便于按不同保管期限定期拷貝，以延長歸檔電子檔案的保管壽命；二是將同一密級(jí)的文件組合，以便于保密管理；三是將同一分支機(jī)構(gòu)的城建檔案歸檔部門的項(xiàng)目文件組合，以便于查找利用和復(fù)制。四是將同一類型的文件組

7、合，如將字處理文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、視頻文件、多媒體鏈接文件分別組盤，以便于借助特定的技術(shù)環(huán)境進(jìn)行閱讀利用。（三）城建檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份策略歸檔城建電子檔案數(shù)據(jù)采用微型計(jì)算機(jī)硬盤和dvd光盤的方式存儲(chǔ)與備份，已適應(yīng)不了采用城建檔案數(shù)據(jù)集成化管理方式的需求，其存儲(chǔ)和備份的數(shù)據(jù)由單機(jī)版城建文檔管理的案卷級(jí)和文件級(jí)的數(shù)據(jù)，擴(kuò)展到城建電子管理系統(tǒng)生成經(jīng)鑒定歸檔的全文數(shù)據(jù)、多媒體文件、圖像文件、檢測(cè)數(shù)據(jù)等技術(shù)因素元數(shù)據(jù)。為有效地進(jìn)行海量城建檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與備份，必須合理制定存儲(chǔ)與備份策略。一是合理劃分存儲(chǔ)空間。按照城建檔案分類屬性、建設(shè)項(xiàng)目、歸檔年度、保管期限對(duì)數(shù)據(jù)

8、進(jìn)行存儲(chǔ)空間分配，按照來源關(guān)系，如城市規(guī)劃、通信、電力、橋梁、道路、園林、環(huán)境衛(wèi)生、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等，對(duì)歸檔的城建電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)排序。同時(shí)利用虛擬存儲(chǔ)技術(shù)提高硬件的綜合利用率。例如采用san的虛擬存儲(chǔ)技術(shù)，將所有異構(gòu)環(huán)境的存儲(chǔ)資源，在一個(gè)統(tǒng)一的控制器控制下，做一個(gè)統(tǒng)一的分配與調(diào)度，可使存儲(chǔ)空間從40%提高到80%。二是根據(jù)城建電子文檔管理需求，采用切合實(shí)際的備份方式。在城建檔案信息一體化管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)，可根據(jù)本單位的數(shù)據(jù)管理財(cái)力和文檔人員、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員配備情況，采用如下備份方式：磁帶庫、光盤庫備份。由文檔人員和計(jì)算機(jī)技術(shù)人員按照本單位數(shù)據(jù)生成和保管歸檔需求，設(shè)計(jì)備份時(shí)

9、間，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，由生產(chǎn)機(jī)實(shí)時(shí)向備份機(jī)發(fā)送關(guān)鍵數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)傳送到遠(yuǎn)程備份中心制作完整的備份磁帶或光盤的復(fù)制工作。遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫異地備份。根據(jù)電子公文歸檔暫行辦法和電子文件歸檔管理規(guī)范的有關(guān)規(guī)定，歸檔的電子公文，實(shí)現(xiàn)異地保管。就是在與本單位主數(shù)據(jù)庫所在生產(chǎn)機(jī)相分離的備份機(jī)上建立主數(shù)據(jù)庫的一套備份。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)鏡像備份。這種方式是對(duì)文檔管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)和所需跟蹤的重要目標(biāo)文件的更新進(jìn)行監(jiān)控與跟蹤，并將更新日志實(shí)時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)傳送到備份系統(tǒng)，備份系統(tǒng)則根據(jù)日志對(duì)磁盤進(jìn)行更新。遠(yuǎn)程鏡像磁盤異地備份。通過高速光纖通道線路和磁盤控制技術(shù)，將鏡像磁盤延伸到遠(yuǎn)離生產(chǎn)機(jī)的地方，更新方式為同步或異步，其鏡像磁盤數(shù)據(jù)與主

10、磁盤數(shù)據(jù)完全一致，。采用不同方式文檔數(shù)據(jù)備份，必須要考慮到數(shù)據(jù)恢復(fù)的問題，包括采用雙機(jī)熱備、磁盤鏡像或容錯(cuò)、備份磁帶異地存放、關(guān)鍵部件多套備件等多種災(zāi)難預(yù)防措施。這些措施能夠在系統(tǒng)發(fā)生故障后對(duì)文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)恢復(fù)。檔案部門應(yīng)積極參與電子文件分類與電子檔案存儲(chǔ)、備份工作建立一個(gè)完善的電子文件分類、存儲(chǔ)與備份系統(tǒng)，城建檔案部門要從城建電子文檔系統(tǒng)的使用者轉(zhuǎn)變?yōu)閰⑴c者，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行電子文件管理工作領(lǐng)域，對(duì)本單位產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)、備份工作進(jìn)行指導(dǎo)，將電子文件分類知識(shí)融合到城建檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份工作中。（一）根據(jù)城建檔案信息管理系統(tǒng)生成的電子文件屬性，如文本文件

11、、數(shù)據(jù)文件、計(jì)算機(jī)程序文件、圖形文件、設(shè)計(jì)文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈結(jié)文件等,設(shè)定固定的類別代碼，用以指導(dǎo)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員結(jié)合分類編碼、保管期限合理設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份的策略。（二）積極參與系統(tǒng)實(shí)施方案的討論。城建檔案部門應(yīng)負(fù)責(zé)文檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份試點(diǎn)課題與檔案學(xué)知識(shí)互相結(jié)合的論證工作，完成對(duì)現(xiàn)場(chǎng)電子數(shù)據(jù)分類與存儲(chǔ)、備份三者之間有機(jī)聯(lián)系的調(diào)查，提出切實(shí)可行的城建檔案存儲(chǔ)與備份策略，供計(jì)算機(jī)部門技術(shù)人員參考。（三）參加城建檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行前的電子文件分類、電子檔案存儲(chǔ)、備份測(cè)試工作，保證電子文件分類、電子檔案存儲(chǔ)與備份，檔案數(shù)據(jù)的一致和現(xiàn)行有效。城建檔案部門積極參與電子文件分類與電子檔案存儲(chǔ)