企業(yè)檔案知識管理之一： 知識經(jīng)濟(jì)時代的檔案管理

1、企業(yè)檔案知識管理之一： 知識經(jīng)濟(jì)時代的檔案管理現(xiàn)在我們已經(jīng)進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代了，這個時代最主要特征就是“知識”，即以知識為主要的生產(chǎn)資料，以知識為主要的處理手段，以知識含量為主要體現(xiàn)的產(chǎn)品功能和性能。這個時代，處處體現(xiàn)知識的主要價值。而知識從產(chǎn)生到應(yīng)用，本身是有規(guī)律的、有方法的。為了更有效地挖掘和發(fā)揮知識的價值，就必須進(jìn)行知識管理。 企業(yè)檔案，特別是大中型企業(yè)的檔案也是知識的一大類，如何在知識經(jīng)濟(jì)時代發(fā)揮檔案知識的作用，這是我們文探討的問題。 1、 知識經(jīng)濟(jì)時代的幾個主要特征 (1) 知識已成為企業(yè)生產(chǎn)力和生產(chǎn)成果的最大要素； (2) 知識的來源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化 過去知識的來源并不豐富

2、和直接，而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識已經(jīng)融匯在網(wǎng)絡(luò)中，隨時隨地可以取得和應(yīng)用； 過去知識主要以書報、文稿為主，而現(xiàn)在有文字、圖象、語音、圖形多種形式表現(xiàn)，又以紙質(zhì)、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)。 (3) 知識處理與傳播已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化 過去靠面對面培訓(xùn)， 靠電視、廣播。而現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺已經(jīng)深入到企業(yè)和家庭，知識已經(jīng)緊緊地圍繞在我們身邊。 (4) 知識的產(chǎn)權(quán)化 雖然大量知識已共享，但作為企業(yè)競爭的核心知識正在產(chǎn)權(quán)化，以保護(hù)創(chuàng)新知識的企業(yè)。企業(yè)也正以自己的創(chuàng)新知識獲取企業(yè)的最大利潤。 (5) 知識管理成為主要的手段，也成為企業(yè)的核心管理 知識經(jīng)濟(jì)時代的管理重點已經(jīng)轉(zhuǎn)移到知識管理上，因為企業(yè)的利潤增長來源主要

3、是企業(yè)掌握了別人不具備的知識(產(chǎn)品技術(shù)知識、商業(yè)推廣知識、高效工藝知識、商業(yè)模式知識等)，而掌握和擁有知識的過程就是知識管理過程。locaLhOST 2、傳統(tǒng)檔案管理及存在的問題 檔案管理已經(jīng)是老話題，可以說從人類有組織以來，檔案管理就存在了，但舊時，沒有我們現(xiàn)時的技術(shù)物質(zhì)條件，也就沒有現(xiàn)時的管理思想。所以看待以前傳統(tǒng)檔案及問題，我們只能是從現(xiàn)時代的角度。 2.1傳統(tǒng)檔案管理的重點在收集、保存資料，記載“歷史” 傳統(tǒng)檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程、記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用媒體(主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì))記錄下來，并分門別類地存放在檔案室中。 這個階段由于技術(shù)手段的限

4、制，管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上。同時非常強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性，所以過去只有少數(shù)的人員能借閱。 事實上，傳統(tǒng)的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時候等著或引用歷史資料時，檔案才產(chǎn)生作用。 2.2傳統(tǒng)檔案管理由于歷史局限存在許多問題 問題一：傳統(tǒng)檔案收集整理需要大量的專業(yè)人才，也需要耗費大量的時間。 特別是對大型企業(yè)來講，這個問題特別突出。因為大型企業(yè)，檔案資料的來源是多方面的，有技術(shù)的、有人事的、有財務(wù)的、有政策的、有管理的，甚至有設(shè)施、設(shè)備、工具等的。若要收集上來，就得有專門人員去催辦、去委托審查、還要進(jìn)行編目編冊。等檔案放

5、到架上，已經(jīng)成了“歷史”，對當(dāng)時工作沒有很大的幫助作用。 問題二：傳統(tǒng)檔案的保存占據(jù)較大的空間，還不能保證存量增長的需求 特別是大型企業(yè)或組織，檔案資料經(jīng)過幾十年的積累，已經(jīng)不勘重負(fù)，而現(xiàn)在更是“檔案*”,面對如此情況，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無能為力。 問題三：傳統(tǒng)檔案的借閱必須到檔案室現(xiàn)場，還要在書“山”文“?！敝袚啤搬槨?雖然也有一些索引查閱的工具，但依然要耗費人們大量的時間去找尋一份資料。更可能的是這樣的資料已被借出他用。 在遠(yuǎn)地工作的人員要查閱檔案更是難上加難，無法滿足大企業(yè)“身”處多地的需要。這也就是以往科研開發(fā)、企業(yè)規(guī)劃、文案編輯人員效率低下的主要原因。 問題四：傳統(tǒng)檔案的安全性沒有可靠

6、的保障 因為多是紙質(zhì)記錄，時間長以后，被蟲咬、被鼠啃是常有的事，如果只有“孤本”，那就可能難免“絕跡”。另外，還有火情、雨情、盜情等干擾，致使檔案管理人員夜不能眠。 3、信息時代檔案管理及存在的問題 進(jìn)入信息時代，檔案管理有了重大改觀。主要的原因就是計算機(jī)和因特網(wǎng)的技術(shù)支持。并且隨著技術(shù)的改善，管理的思想也在信息化的浪潮中發(fā)生了轉(zhuǎn)變。 3.1信息時代檔案管理的重點在資料保存和查閱 由于電子化、信息化手段的應(yīng)用，檔案資料大都可以進(jìn)行數(shù)字化處理，并按數(shù)字化文稿進(jìn)行管理，且以現(xiàn)在的磁盤、光盤存貯量，這已經(jīng)有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的“保存”問題，丟失“安全性”問題，還解決了“借閱難”的問題。 這

7、個階段，由于信息管理思想的影響，管理的重點就在“數(shù)字化”上了。考慮得最多的是將原檔案、現(xiàn)檔案電子化、數(shù)字化存貯、查閱。這確實保障了檔案資料不斷增長的需要，加速了收集、整理、成冊的步伐，也保證了隨時隨地查閱的要求，但并沒有脫離傳統(tǒng)檔案管理的程式，也沒有解決以往的“收集”“整理”中存在的問題。 3.2信息時代檔案管理由于“信息管理”思想的局限性而存在許多問題 信息時代檔案管理首先是把檔案全看成信息，按照信息的“收集、編號、存貯、查詢”進(jìn)行管理，這就帶來以下問題： 問題一、收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專業(yè)人才，也需耗費大量的時間。 與傳統(tǒng)檔案管理一樣，檔案得不到及時地、實時地應(yīng)用。等整

8、理編號完畢，已經(jīng)成為“歷史”。而還有更嚴(yán)重的問題，即信息管理人員、檔案管理人員不具整理的能力，致使檔案規(guī)范化的質(zhì)量受到影響。 問題二：檔案的分類仍然按過去的檔案管理的 【1】【2】【3】分類方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則。這都脫離了實際工作規(guī)律或習(xí)慣，致使需要的人找不到，或很難找到與工作實際相關(guān)的信息。 因為實際工作的人員，他們并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法(其實也不必知道)，他們查找起來就顯得非常麻煩。如果第一次找不到、第二次找又很麻煩，以后就不去找了。事實上，這也是眾多檔案管理實施信息化以后的現(xiàn)狀。最后，檔案信息系統(tǒng)依然是檔案管理者自己的系統(tǒng)。 問題三、檔案中有信息類、

9、有數(shù)據(jù)類、也有知識類，它們的管理肯定是不同的，但在信息時代的檔案管理中都成了信息，這是不對的。 就說知識類的檔案，如新收集到的冶煉工藝方法，它是知識，是隨實踐變化的，需要在實踐中優(yōu)化、提高、創(chuàng)新，那它就要及時地送到其它地方去應(yīng)用、實踐、檢驗，并再修正、存入系統(tǒng)，循環(huán)往復(fù)，得到最后的最佳工藝。這個過程決不是采用信息管理方式能做到的。 問題四：信息時代的檔案管理沒有真正理解網(wǎng)絡(luò)化帶來的革命 那就是網(wǎng)絡(luò)化把全球聯(lián)成了地球村。檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因為，檔案管理者在信息競爭、知識競爭的激烈狀態(tài)下，沒有能力、也沒有時間去響應(yīng)員工對檔案的及時(或?qū)崟r)需求。只有依靠大家來處理，否則，

10、眾人不用再等待檔案管理者的結(jié)果，已經(jīng)跑到其它地方去找資料了。久而久之，檔案管理信息系統(tǒng)還有什么實際存在的價值。一句話，檔案管理的革命性變化是要使大家都成為檔案的產(chǎn)生者、處理者、應(yīng)用者。 4、知識經(jīng)濟(jì)時代檔案管理就是知識資源管理 說到知識資源管理，就不得不說一說知識管理。概括來講，企業(yè)知識管理一方面是管理企業(yè)知識，即知識的管理，它通過一定手段把知識的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳遞、應(yīng)用等過程管理起來，使企業(yè)員工快速掌握知識，具備更強(qiáng)的工作能力，并發(fā)揮這些能力，促使企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平得到提高，進(jìn)而取得利潤。所以說企業(yè)知識是企業(yè)利潤的核心來源，知識管理實際也就是企業(yè)核心利潤源的管理。另一方面是管理本身要

11、知識化，也即知識地管理，它要求在管理工作中給管理者提供或配備恰當(dāng)?shù)闹R，使管理者既有能力、又高效率地開展管理，所以這樣的知識管理是管理者工作素質(zhì)水平的有力保障，也就是企業(yè)核心素質(zhì)的管理。 4.1知識資源管理正成為企業(yè)管理的核心之一 從上述知識管理看到其作為企業(yè)的核心管理的作用和意義。而企業(yè)知識大體上分為顯性和隱性兩大類知識。顯性知識就是已經(jīng)記載下來、能看、能聽或能讀的知識；隱性知識是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記載下來的知識。所謂知識資源狹義上的定義就是顯性知識。知識資源管理，也就是顯性知識的管理。當(dāng)然，顯性知識也是從隱性知識轉(zhuǎn)變而來的。 正如前述，知識資源管理既然是知識管理的一重要組成

12、部分，它當(dāng)然是企業(yè)管理的核心之一。并且可以說，知識資源對于企業(yè)、組織來講，現(xiàn)實感到是最需要管理的，因為它們已經(jīng)是、或大部份已經(jīng)是企業(yè)的經(jīng)營成果，它們代表了企業(yè)現(xiàn)實的知識資產(chǎn)，所以說，知識資源的管理其實質(zhì)是對企業(yè)核心知識資產(chǎn)的管理。 4.2知識資源管理須遵從知識管理的規(guī)律 所謂知識管理的規(guī)律，就是推動知識運動的規(guī)律。企業(yè)的知識管理符合下面的模型。 可以看到知識資源管理也要經(jīng)歷了這個管理運動的過程；并且在企業(yè)中更有如下特點： (1)“產(chǎn)生者”是企業(yè)各類工作崗位上的員工； (2)“沉淀”在企業(yè)的環(huán)境中，供大家共享； (3)“規(guī)范”(優(yōu)化)是全體參與者共同的事，也必須經(jīng)過大家形成共識，并經(jīng)過專家加以確

13、認(rèn)； (4)“應(yīng)用”到工作中，支持需要它的員工進(jìn)行實際工作，是知識資源管理的最主要目標(biāo)； (5)“創(chuàng)新”知識，是集體的創(chuàng)新，是讓集體系統(tǒng)地、規(guī)模地改變工作的方式、方法，進(jìn)而使企業(yè)工作步入新的境界 4.3檔案知識管理必然上升到知識資源管理 檔案知識是典型的顯性知識，并且是經(jīng)過一定規(guī)范化處理(格式化編目、編號)的顯性知識，當(dāng)然也是知識資源。當(dāng)我們認(rèn)識到檔案知識是知識資源，那么它的管理就要從知識資源管理的角度去認(rèn)識、去推動。 4.3.1檔案知識管理上升到知識資源管理是完全可能的 因為檔案知識是知識資源，且是規(guī)范化處理后的知識資源。按照知識資源的管理過程，它還將“應(yīng)用”到工作中，并“創(chuàng)新”知識、“創(chuàng)新

14、”工作，這才符合檔案知識管理的規(guī)律，也才能“生存”下去，否則檔案知識管理就會很快走到盡頭。 4.3.2檔案管理上升到知識資源管理也是現(xiàn)實必需的 因為通過上升，檔案知識不在被看成信息，不再按信息管理的規(guī)律去管理，由此就能避開信息時代檔案管理的問題。具體一些： (1) 通過大家參與，形成共識的知識資源“規(guī)范”(優(yōu)化)處理，避免了過去收集整理只是檔案管理者的事； (2) 通過支持實際工作，知識資源結(jié)合實際分類“應(yīng)用”，解決了過去“按檔案方法分類，不切實際”的問題，也解決了“檔案知識不能及時或?qū)崟r應(yīng)用”的問題 (3) 檔案知識管理真正按知識管理的方法、手段來進(jìn)行，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進(jìn)

15、行處理的錯誤方式。 綜上所述，檔案知識管理上升到知識資源管 【1】【2】【3】理既是可能的，也是必要的，所以說是必然的。 4.3.3知識資源管理還將給企業(yè)帶來新的價值 傳統(tǒng)檔案管理在企業(yè)最大的價值是記載“歷史”，而信息時代的檔案管理最大價值是使“歷史”數(shù)字化了。這不是檔案管理的本意，而本意都是要促進(jìn)企業(yè)工作更有效益。但過去的檔案管理要么是受傳統(tǒng)技術(shù)條件的束縛，要么是受信息管理思想的束縛，致使管理的本意無法實現(xiàn)。 今天到了知識經(jīng)濟(jì)時代，思想重新得到了解放，那就是使檔案管理走向知識資源管理，這不僅給企業(yè)帶來了檔案管理本意的實現(xiàn)，還將帶給企業(yè)新的價值： (1) 知識資源管理將提高決策質(zhì)量和決策效率

16、我們知道，企業(yè)決策者的決策質(zhì)量和決策效率，一方面取決于他是否充分擁有企業(yè)內(nèi)外的知識和信息，另一方面取決于在他決策中是否具備決策的方法或能力。而這些企業(yè)內(nèi)外的知識與信息、決策的方法大都在企業(yè)檔案知識與信息中。如果我們按照知識資源的管理方法，及時地把相關(guān)的知識信息配置在決策的各個環(huán)節(jié)，讓決策者很快、很及時地得到它們，那么決策的質(zhì)量就可以保障，決策效率也有了保障。 （2） 知識資源管理將提高員工學(xué)習(xí)效率、工作效率，降低人力資源成本 衡量員工的學(xué)習(xí)效率，主要看他是否快速的進(jìn)入工作角色，并確保工作質(zhì)量。做到這一點，最主要的學(xué)習(xí)是對崗位經(jīng)驗(過去的工作記錄，過去的工作成果，過去的工作資料)的學(xué)習(xí)，而這些崗位經(jīng)驗在哪里？肯定大多都在檔案中。員工工作效率也同樣主要靠的是崗位經(jīng)驗技能知識對他的支持。所以，搞好知識資源管理，把崗位經(jīng)驗技能知識準(zhǔn)確地配置在工作崗位上，那么員工的學(xué)習(xí)效率、工作效率就會提高。這種提高，實際上意味著一個人