《質(zhì)量管理體系文件》11-成文信息控制程序

1、××××有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) q/hlc.801.013-2017成文信息控制程序 1、目的 1.1、 防止作廢文件/記錄的非預(yù)期使用。 1.2、 確保對(duì)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場(chǎng)所都能及時(shí)獲得所需有效版本的文件。 1.3、 防止文件/記錄和資料丟失、損壞，確保其按規(guī)定的要求進(jìn)行保存管理。2、范圍 適用于本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件/記錄的控制，包括外來文件。3、權(quán)責(zé)3.1、 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)及質(zhì)量管理目標(biāo)、指標(biāo)。 3.2、 副總或文件指定的人負(fù)責(zé)質(zhì)量管理手冊(cè)的

2、審核及三文件的批準(zhǔn)。 3.3、 辦公室負(fù)責(zé)管理體系相關(guān)文件/記錄原版匯編、保存、管理，并全面管控體系文件/記錄，包括文件/記錄的目錄清單、申請(qǐng)更改、回收、發(fā)放、銷毀等的相關(guān)記錄。 3.4、 各部門/車間負(fù)責(zé)該部門相關(guān)文件/記錄的編制/填寫、使用、收集、保管、整理及歸檔。 3.4.1、 產(chǎn)品質(zhì)量/技術(shù)文件/記錄和資料等由質(zhì)量部負(fù)責(zé)管理。 3.4.2 、設(shè)備技術(shù)資料/特殊工種證書/資料等由辦公室負(fù)責(zé)管理。 3.4.3 、其他相關(guān)的文件/記錄(如圖紙/客戶合同等)由相關(guān)應(yīng)用部門負(fù)責(zé)管理。4、定義 無5

3、、工作流程： 5.1、  管理體系文件/記錄的分類 5.1.1、 從文件/記錄的來源可分：公司內(nèi)部編寫的管理體系文件/記錄和外來文件。 5.1.2、 從文件的級(jí)別來分： 一級(jí)文件：質(zhì)量手冊(cè)（文件編號(hào)：q/a-2017 ） 二級(jí)文件：控制程序（文件編號(hào)：q/b-2017 ） 三級(jí)文件：各個(gè)部門/車間的崗位職責(zé)、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范/標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、管理規(guī)范、工藝流程（編號(hào)： q/c-2017)/圖紙及外來文件(如標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī))等。四級(jí)文件：各個(gè)部門/車間的記錄、表格（編號(hào)：q

4、r/x-)5.2 、 管理體系文件的格式及編號(hào) 5.2.1、 文件版面格式。按母版要求。 5.2.2 、文件編號(hào) 5.2.2.1、 文件版本及修改次數(shù)： a、b.等為版本號(hào)，當(dāng)該文件的30%以上內(nèi)容需要更改，或執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)升級(jí)，版本號(hào)也應(yīng)該做相應(yīng)的升級(jí)。 0、1.等為修改次數(shù)，當(dāng)文件的30%以下內(nèi)容需要修改，即版本號(hào)不變，修改次數(shù)作相關(guān)遞升，升級(jí)或改版后記“-0”表示升級(jí)或改版后發(fā)布的首版。 5.2.2.2、 文件編號(hào)：質(zhì)量體系文件-文件層-文件序號(hào)-文件年號(hào)，例如q/a-20

5、17，q/a表示“質(zhì)量手冊(cè)”2017是年號(hào)；q/b01-2017, q/b表示“程序文件” 01表示程序文件序號(hào)，2017是年號(hào)；q/c01-2017, q/c表示“三階文件” 01表示三階文件序號(hào)，2017是年號(hào)。5.3 、文件編寫、審核、批準(zhǔn) 5.3.1、 手冊(cè)，由辦公室編寫、副總審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.3.2 、 二階文件，由職責(zé)部門編寫、副總審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5.3.3、 三級(jí)文件，職責(zé)部門編寫、副總審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5.3.4 、四級(jí)文件（相關(guān)記錄），由使用人員/部門編制表格/表單、辦公室審核

6、/編號(hào)，副總批準(zhǔn)（確定表格格式/欄目/內(nèi)容/要素等）后使用；由使用人/部門填寫，其部門主任審核。5.4  、文件的標(biāo)識(shí)及識(shí)別 5.4.1 、“受控文件”、“非受控文件” 公司管理文件分為“受控”和“非受控”兩大類，蓋有“受控文件”的用于品質(zhì)內(nèi)部管理和外部認(rèn)證，“非受控文件”的用于對(duì)外交流/發(fā)至上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或顧客，或者是質(zhì)量管理體系以外的文件（如行政制度、財(cái)務(wù)制度等）。 5.4.2 、公司管理體系的文件用“編號(hào)”、蓋“受控文件”等進(jìn)行標(biāo)識(shí)。與管理體系相關(guān)的國家法令、法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等蓋“外來文件”作標(biāo)識(shí)等。 

7、5.4.3 、受控文件、外來文件的印章蓋在文件右上角。 5.4.4 、作廢而必須留存的文件，在文件中蓋紅色“作廢保存” 印章。5.5  、文件發(fā)放、回收 5.5.1、 所有質(zhì)量管理體系的文件，必須經(jīng)審核、批準(zhǔn)，統(tǒng)一交到辦公室。由辦公室作相應(yīng)的標(biāo)識(shí)后分發(fā)到各個(gè)相關(guān)部門或車間。 5.5.2、 發(fā)放文件時(shí)，必須同時(shí)回收該文件的作廢版本。在管理現(xiàn)場(chǎng)不可以有不同版本的兩個(gè)或兩個(gè)以上的同一文件。 5.5.3 、文件發(fā)放、回收必須填寫文件發(fā)放/回收簽收表，以證實(shí)相應(yīng)交接。 5.5

8、.4、 當(dāng)需要使用文件的人員/部門未領(lǐng)到文件時(shí)，應(yīng)填寫文件領(lǐng)用申請(qǐng)單，經(jīng)辦公室同意，方可領(lǐng)用。 5.5.5、 本公司之外單位或個(gè)人需要借閱本公司的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書、工藝圖紙等，須填寫文件借用/借閱申請(qǐng)單，經(jīng)公司副總或總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.5.6、 當(dāng)文件嚴(yán)重?fù)p壞或丟失時(shí)，需用部門/人員應(yīng)填寫文件領(lǐng)用申請(qǐng)單，經(jīng)體系或辦公室同意后，以舊換新。必要時(shí)，對(duì)相關(guān)責(zé)任人作適當(dāng)?shù)奶幜P。 5.5.7、 公司內(nèi)部人員需借閱管理體系文件，應(yīng)到辦公室填寫文件借閱記錄表，并按規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。5.6、文件的更改 5.6.1、 任何部

9、門/人，在使用文件時(shí)，不得隨意在文件上更改、涂劃。 5.6.2、 文件需要更改時(shí)，須填寫文件更改申請(qǐng)單，闡明更改原因，由辦公室審批后，方可更改。 質(zhì)量手冊(cè)的更改申請(qǐng)須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5.6.3 、文件版本變更。修改后文件版本的變更參照本控制程序的“5.2.2.1”的相關(guān)要求。 5.6.4、 經(jīng)更改的文件按必須重新進(jìn)行審批、發(fā)放，并回收廢舊文件。               &#

10、160;         5.7 、文件的復(fù)印 5.7.1 、公司的受控文件不得隨意進(jìn)行復(fù)印。 5.7.2 、公司的任何管理場(chǎng)所出現(xiàn)的復(fù)制文件都屬于無效文件。如文件確需復(fù)印時(shí)，需用部門/車間或人應(yīng)填寫文件領(lǐng)用申請(qǐng)單經(jīng)審批，由辦公室用原版文件復(fù)制，作相應(yīng)標(biāo)識(shí)，并按相關(guān)要求進(jìn)行發(fā)放。 5.8 、 外來文件的控制 5.8.1、在管理工作中需直接引用的各類外部文件，均是受控文件，由需用部門/人填寫外來文件審批單并附該文件，經(jīng)

11、辦公室/引用部門主管審核、副總批準(zhǔn)后，辦公室蓋“外來文件”的標(biāo)識(shí)、編號(hào)、列入文件/表單目錄清單，并按相應(yīng)的規(guī)定進(jìn)行發(fā)放。 5.8.2、 外部文件的主要使用部門/人，負(fù)責(zé)在相應(yīng)的時(shí)間里與外部機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)、核查，確保所使用的外來文件是屬于有效版本。若過期則及時(shí)申請(qǐng)更換，更換流程按“5.8.1”和“5.5” 的相關(guān)要求進(jìn)行。 5.9 、 文件外發(fā)的控制 需向公司以外的組織機(jī)構(gòu)發(fā)送的管理體系文件，須填寫文件外發(fā)申請(qǐng)單、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可發(fā)送，并做相應(yīng)記錄。5.10 、 文件的管理 5.10.1、 公司質(zhì)量管

12、理體系文件（含外來文件）的原始版本由辦公室保存，建立文件/表單目錄清單，不準(zhǔn)外借；文件的“受控”版本由使用部門保管。文件/表單目錄清單應(yīng)作為文件進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，每年內(nèi)審時(shí)同時(shí)對(duì)其評(píng)審。 5.10.2 、各部門收到文件后，應(yīng)由專人及時(shí)作歸檔、管理，并在部門文件/表單目錄清單作記錄。 5.10.3、 在使用文件時(shí)要注意保護(hù)，不得遺失。 5.10.4、 管理過程、管理活動(dòng)的相關(guān)記錄（即四級(jí)文件）屬于管理體系文件的重要組成部分，應(yīng)參照本控制程序的相關(guān)要求執(zhí)行。 5.10.5 、工序工藝的作業(yè)指導(dǎo)書。 5.10.5.

13、1 、 必須專人、專柜管理。 5.10.5.2 、 生產(chǎn)車間/班組的人員應(yīng)妥善使用，不能損毀、弄臟。有不清楚的視為無效。 5.10.5.3  、作業(yè)文件應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)更新并回收作廢版本。 5.11 、 文件的報(bào)廢、銷毀 5.11.1 、文件在編寫的過程中出現(xiàn)錯(cuò)漏，需作廢的，應(yīng)該在文件上劃“×”，以免誤用。 5.11.2、 經(jīng)審批的文件需報(bào)廢，應(yīng)填寫文件作廢申請(qǐng)單，經(jīng)審批后按“5.5 ”的相關(guān)要求執(zhí)行。 5.11.3、&#

14、160;回收作廢版本的文件后，原件應(yīng)按“5.4.4”的要求執(zhí)行。若涉及公司機(jī)密，須專人、及時(shí)進(jìn)行粉碎，以免誤用或遺失泄密。并填寫文件銷毀記錄表。5.12、  顧客文件的管理 5.12.1 、標(biāo)識(shí)。顧客提供的文件通常以紙質(zhì)文本形式保存，并蓋上藍(lán)色“顧客文件”章印并注明顧客代碼及運(yùn)用的訂單號(hào)。若是磁盤之類的必須貼好標(biāo)簽，不得已時(shí)，在包裝盒/袋標(biāo)識(shí)，但是必須確保其唯一性、可靠性。 5.12.2、 屬于銷售類的顧客文件，由供銷部/資料室保持。其評(píng)審等相關(guān)要求按合同訂單評(píng)審控制程序的相關(guān)要求執(zhí)行。 5.12.3、 屬于技術(shù)性

15、、指導(dǎo)性的顧客文件，比如執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等，由辦公室室保持。 5.12.4、 保密。凡是顧客文件，屬于我司一級(jí)保密文件，未經(jīng)顧客授權(quán)/批準(zhǔn)，不得泄漏給與本文件無關(guān)的人員/部門/單位。 5.12.5、 評(píng)審期限。顧客文件的評(píng)審，必須在收到文件后2-3個(gè)工作日內(nèi)完成，評(píng)審的結(jié)果由供銷部反饋給顧客。若評(píng)審的結(jié)果會(huì)產(chǎn)生以往文件的變更，必須及時(shí)通知相關(guān)人員/部門/顧客，并保持相關(guān)變更文件及其通知的記錄。 6、相關(guān)文件