合同管理制度

1、合同管理制度總則：為加強(qiáng)成本控制，強(qiáng)化對涉及經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的合同、協(xié)議的過程管理，突出各部門、員工的責(zé)任和全員管理意識，制定本制度。一、合同訂立的相關(guān)規(guī)定：為促進(jìn)項(xiàng)目對外經(jīng)濟(jì)活動的開展，規(guī)范對外經(jīng)濟(jì)行為，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國家有關(guān)法律規(guī)定，特制定本管理制度。涉及經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的合同和協(xié)議一經(jīng)訂立，項(xiàng)目各部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同、協(xié)議內(nèi)容履行和監(jiān)督履行。關(guān)于合同的訂立做如下規(guī)定：1.1訂立經(jīng)濟(jì)合同，必須遵守國家的法律法規(guī)，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償?shù)脑瓌t。1.2本制度所包含的合同有設(shè)計(jì)、施工、銷售、采購、租賃、借款、維修、保險(xiǎn)等方面的合同，不包括勞動合同。1.3項(xiàng)目由經(jīng)營部全面負(fù)責(zé)合同管理工作，參與合同訂立

2、、監(jiān)督履行等工作。1.4訂立合同前，必須了解、掌握對方的經(jīng)營資格、資信等情況，無經(jīng)營資格、資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟(jì)合同。1.5符合以下情況之一的，應(yīng)當(dāng)以書面形式訂立經(jīng)濟(jì)合同：1.5.1單筆業(yè)務(wù)達(dá)5000元的；1.5.2有保證、抵押或定金等擔(dān)保的；1.5.3我方先履行義務(wù)的。除項(xiàng)目總經(jīng)理外，其他任何部門必須取得總經(jīng)理授權(quán)委托方能對外訂立5萬元以上的書面經(jīng)濟(jì)合同。1.6經(jīng)濟(jì)合同必須具備標(biāo)的（指貨物、勞務(wù)、工程項(xiàng)目等）、數(shù)量和質(zhì)量、價(jià)款或者酬金、履行的期限、地點(diǎn)、方式和違約責(zé)任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經(jīng)濟(jì)合同可訂立定金、抵押等擔(dān)保條款。1.7合同簽訂流程：由業(yè)務(wù)對口的相關(guān)部門了解、掌握邀標(biāo)

3、或投標(biāo)單位的資格、資信等情況，與經(jīng)營部門一起擬定合同文本，憑經(jīng)濟(jì)合同會審表（見附件一）按規(guī)定的流程，經(jīng)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)營部、財(cái)務(wù)總監(jiān)會簽，最后由經(jīng)營部匯總報(bào)常務(wù)副總、總經(jīng)理審定批準(zhǔn)，最后，辦公室加蓋公章或合同專用章合同生效。重大合同事項(xiàng)必須經(jīng)集團(tuán)公司主管法務(wù)工作的副總出具相應(yīng)的法律意見，合同方能簽署。1.8項(xiàng)目總經(jīng)理對合同的訂立具有最終決定權(quán)。1.9取得總經(jīng)理授權(quán)委托的常務(wù)副總有權(quán)主導(dǎo)對外訂立10萬元以內(nèi)的書面經(jīng)濟(jì)合同。合同訂立前，常務(wù)副總召集各部門經(jīng)理（銷售部、工程部、經(jīng)營部、財(cái)務(wù)部）共同評議并經(jīng)確認(rèn)后即可簽訂，但在辦公室蓋章前常務(wù)副總應(yīng)告知總經(jīng)理。1.10價(jià)款在10萬元以上的合同協(xié)議的簽

4、訂，由常務(wù)副總主責(zé)，常務(wù)副總召集各部門經(jīng)理（銷售部、工程部、經(jīng)營部、財(cái)務(wù)部）共同評議并經(jīng)確認(rèn)后，再召開總經(jīng)理會議經(jīng)總經(jīng)理、常務(wù)副總、財(cái)務(wù)總監(jiān)、經(jīng)營管理經(jīng)理、主責(zé)部門經(jīng)理共同評審并經(jīng)確認(rèn)后，方可簽訂。1.11價(jià)款在5000元以內(nèi)（包含5000元）的小型合同協(xié)議的簽訂，主責(zé)部門有權(quán)自行簽訂，但在簽訂前必須向總經(jīng)理、常務(wù)副總匯報(bào)具體情況并經(jīng)各相關(guān)部門（銷售部、工程部、經(jīng)營部、財(cái)務(wù)部）共同評審確認(rèn)，確認(rèn)后方可簽訂。1.12凡牽涉尾保將來要移交物業(yè)公司的項(xiàng)目，合同訂立時必須有物業(yè)公司參與，并且必須同時簽署一項(xiàng)尾保協(xié)議，尾保協(xié)議的簽署人必須由三方（項(xiàng)目公司、物業(yè)公司、簽約對方）共同簽字蓋章。1.13變更或

5、解除合同依照合同的訂立流程，經(jīng)經(jīng)辦部門、經(jīng)營部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目總經(jīng)理和常務(wù)副總共同審核通過。1.14我方變更或解除合同的通知和雙方的協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用書面形式，并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同章。1.15有關(guān)部門收到對方要求變更或解除合同的通知，必須在三天內(nèi)向常務(wù)副總、總經(jīng)理匯報(bào)并通知主管法務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)。1.16有關(guān)部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時向項(xiàng)目常務(wù)副總、總經(jīng)理匯報(bào)并通知主管法務(wù)工作領(lǐng)導(dǎo)。1.17變更或解除合同的文書作為原合同的組成部分或變更部分，與原合同有同等法律效力，納入本制度規(guī)定的管理范圍。1.18經(jīng)辦部門、經(jīng)營部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)將每一合同單設(shè)一

6、臺帳，分別按合同履行情況和收付款情況一事一記。1.19流程中各審核意見簽署于經(jīng)濟(jì)合同會審表，經(jīng)濟(jì)合同會審表作為合同審核過程中的記錄和憑證由辦公室及經(jīng)營部在合同蓋章后留存并及時歸檔。（辦公室、經(jīng)營部按公司確定的規(guī)范對合同進(jìn)行統(tǒng)一分類、編號、登記）。1.20合同文本原則上我方至少應(yīng)持三份原件，原件由財(cái)務(wù)、辦公室、經(jīng)營部留存，復(fù)印件由經(jīng)辦部門留存。二、合同款支付的相關(guān)規(guī)定：2.1合同、協(xié)議規(guī)定的對外付款一律先由合同、協(xié)議所涉及的業(yè)務(wù)主責(zé)部門和主責(zé)人按照合同、協(xié)議的規(guī)定提出付款申請，經(jīng)該主責(zé)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后交由經(jīng)營部審核并簽署意見，然后經(jīng)辦部門報(bào)請常務(wù)副總和總經(jīng)理審批后再報(bào)請財(cái)務(wù)審核并支付。（付款

7、審批單見附件二）2.2提出付款申請的主責(zé)部門和主責(zé)人應(yīng)當(dāng)說明應(yīng)付款金額和相對應(yīng)的付款理由，對合同、協(xié)議的義務(wù)人所履行的合同義務(wù)的工作量和質(zhì)量負(fù)有審核義務(wù)（工程部應(yīng)編制一份工程驗(yàn)收單并及時履行驗(yàn)收簽字程序）。2.3經(jīng)營部依據(jù)合同、協(xié)議對義務(wù)人應(yīng)付款額的合理性負(fù)有審查義務(wù)，經(jīng)營部不能夠自行審查的，可以委托公司所簽訂委托的審計(jì)機(jī)構(gòu)審查，但應(yīng)及時、有效，不能影響現(xiàn)場的工作和造成付款違約。（1萬元以上的付款原則上經(jīng)營部應(yīng)參加驗(yàn)收核量工作）。2.4財(cái)務(wù)部門對是否符合項(xiàng)目的用款計(jì)劃和付款憑證的合法性及付款的合理性負(fù)有審查義務(wù)。2.5財(cái)務(wù)部門依據(jù)合同履行收、付款工作，對具有下列情況的業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)拒絕付款：2.5.

8、1應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未訂立書面合同的；2.5.2收款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的；2.5.3收款單位不能及時提供與業(yè)務(wù)內(nèi)容相符的稅務(wù)發(fā)票的。 2.6付款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)督促付款單位出具代付款證明。2.7常務(wù)副總、總經(jīng)理依據(jù)財(cái)務(wù)狀況審核各項(xiàng)付款，為了有效利用資金，總經(jīng)理有權(quán)依據(jù)經(jīng)營情況和我方財(cái)務(wù)狀況在合同約定范圍內(nèi)合理調(diào)整付款比例。2.8付款程序：承包方提出付款申請（附付款證明材料：料單或進(jìn)度證明）-經(jīng)辦部門審核確認(rèn)-經(jīng)營部門審核測算-常務(wù)副總審核確認(rèn)-總經(jīng)理審批-財(cái)務(wù)部審核并按審批額度付款，每筆付款必須嚴(yán)格按照審批簽字程序辦理。具體實(shí)施細(xì)則如下：2.8.1無論

9、是工程款、材料款、還是零星工程款的支付，必須嚴(yán)格按照合同協(xié)議中約定的付款條件執(zhí)行。2.8.2經(jīng)辦部門接到承包方付款申請資料，首先組織相關(guān)部門（工程部、經(jīng)營部、監(jiān)理、承包方）共同去現(xiàn)場核實(shí)確認(rèn)形象進(jìn)度（或進(jìn)場材料），驗(yàn)收單相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.8.3經(jīng)辦人按照項(xiàng)目規(guī)定的統(tǒng)一格式填寫付款審批單，明確付款緣由，部門負(fù)責(zé)人審核并簽字確認(rèn)。（付款審批單見附件二）2.8.4、經(jīng)辦人將相關(guān)資料（料單或進(jìn)度證明，經(jīng)工程部、經(jīng)營部、監(jiān)理、承包方共同簽字確認(rèn)的驗(yàn)收單）、付款審批表傳遞經(jīng)營部審核測算，經(jīng)營部依據(jù)合同約定明確是否達(dá)到付款條件、應(yīng)付款額度并由經(jīng)營部負(fù)責(zé)人簽署意見（明確填寫是否同意）。2.8.5經(jīng)辦

10、人將經(jīng)營部的審核確認(rèn)單、付款審批表呈報(bào)常務(wù)副總及總經(jīng)理審批簽字；2.8.6經(jīng)辦部門依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)最終審批付款額度向承包方索取發(fā)票并傳遞財(cái)務(wù)部；2.8.7財(cái)務(wù)部依據(jù)財(cái)務(wù)制度審核、財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字確認(rèn)后付款。2.8.8付款在履行簽字程序過程中，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽署的意見必須明確表達(dá)部門的意見，嚴(yán)禁使用“同意XX人或XX部門意見”等模糊詞語。2.8.9無論工程款、材料購置款還是零星工程款簽署合同或協(xié)議時必須注明是否含稅價(jià)款，無特殊情況必須要求承包方開具相關(guān)稅票（或代開稅票）。2.8.10無特殊情況，每筆付款在支付之前，財(cái)務(wù)部必須要求提供齊之前所付款項(xiàng)的稅票，結(jié)算款付款時必須開齊全部工程款、材料款或零星工程款的稅

11、票。主責(zé)人為經(jīng)辦部門。三、上述制度相關(guān)于各部門責(zé)任的規(guī)定3.1合同作為項(xiàng)目對外經(jīng)濟(jì)活動的重要法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守秘密。3.2工程部（銷售部）：負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行涉及本部門的合同3.3經(jīng)營部：監(jiān)督合同洽談過程、審核合同合法性、合理性、監(jiān)督合同執(zhí)行情況、審核付款申請及證明材料的真實(shí)性、控制付款進(jìn)度及比例。3.4：常務(wù)副總、財(cái)務(wù)總監(jiān)：審核合同合法性、合理性、監(jiān)督合同執(zhí)行情況、審核付款申請及證明材料的真實(shí)性，控制付款進(jìn)度及調(diào)整付款比例。3.5財(cái)務(wù)部：審核發(fā)票、執(zhí)行付款、記錄付款情況、及時結(jié)算。3.6經(jīng)辦部門：根據(jù)合同實(shí)際履行情況及時召集監(jiān)理、履約對方、經(jīng)營部驗(yàn)收核量并履行簽字手續(xù)，手續(xù)齊全后提出結(jié)

12、算申請（階段性結(jié)算、總結(jié)算）并報(bào)經(jīng)營部。3.7因故意或重大過失而給項(xiàng)目造成重大損失的，移送有關(guān)國家機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。3.8流程中的各主責(zé)部門和主責(zé)人疏于審核造成項(xiàng)目損失的，應(yīng)由主責(zé)部門負(fù)責(zé)人和主責(zé)人連帶承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。3.9流程中的主責(zé)部門和主責(zé)人怠于履行審查和審核義務(wù)的，造成付款違約的，視違約責(zé)任大小由責(zé)任人和責(zé)任部門主管連帶承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。四、說明：1、 今后項(xiàng)目將會依據(jù)合同管理過程的實(shí)際情況，繼續(xù)細(xì)化完善本制度。2、 本制度的解釋權(quán)在項(xiàng)目財(cái)務(wù)部、經(jīng)營部。3、 本制度由項(xiàng)目經(jīng)理辦公會決議通過后執(zhí)行。 項(xiàng)目部2015年08月29日附件一經(jīng)濟(jì)合同評審記錄項(xiàng)目、合同名稱： 合同編號合同

13、訂立過程：. 經(jīng)手人：部門評審意見負(fù)責(zé)人簽字經(jīng)辦部門經(jīng)營部財(cái)務(wù)部行政部常務(wù)副總審批意見： 總經(jīng)理： 年 月 日附件二付 款 審 批 表合同類別: 費(fèi)用 合同編號： 項(xiàng)目名稱合同名稱 簽訂日期2015年 月 日收款單位收款開戶行收款賬號合同總金額元結(jié)算總金額元應(yīng)付款金額元累計(jì)完成額元已付款總額元質(zhì)保金元本期應(yīng)付款金額 元，大寫： 元整截止本期付款總額元，占完成額 % 。審核意見：經(jīng)辦部門經(jīng)理： 年 月 日審核意見：經(jīng)營管理經(jīng)理： 年 月 日財(cái)務(wù)審核意見：財(cái)務(wù)總監(jiān)： 年 月 日審批常務(wù)副總 年 月 日總經(jīng)理 年 月 日說明：1、本表由經(jīng)營部依據(jù)付款申請核查表填寫一式三份，審批后經(jīng)營部、工程部、財(cái)務(wù)

14、部各存一份；2、本表由合同責(zé)任部門經(jīng)辦人負(fù)責(zé)逐級履行審批手續(xù)；3、工程部對是否應(yīng)付款負(fù)責(zé)，經(jīng)營部對是否符合合同約定付款條件以及是否超付款負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)部審核人對是否違反財(cái)務(wù)制度以及是否開具發(fā)票負(fù)責(zé)。附件三付 款 申 請 核 查 表項(xiàng)目名稱分部（項(xiàng)）工程名稱開工日期竣工日期合同名稱簽訂日期施工單位主要負(fù)責(zé)人開發(fā)主責(zé)部門責(zé)任人經(jīng)辦人意見：附件：形象進(jìn)度說明（有 無 ） 材料設(shè)備清單（有 無 ）竣工驗(yàn)收單 （有 無 ） 材料設(shè)備驗(yàn)收單（有 無 ）付款申請核查表（有 無 ） 結(jié)算單 （有 無 ）經(jīng)辦人： 年 月 日合同履約情況說明材料（設(shè)備）認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)及進(jìn)場驗(yàn)收情況說明：材料主管： 年 月 日形象進(jìn)度及驗(yàn)收

15、情況說明：工程部主管： 年 月 日工程量核算情況說明完成量金額核算及付款條件說明：經(jīng)營部主管： 年 月 日說明：1、本表是項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)審批各項(xiàng)付款的主要依據(jù)，特殊情況除外；2、材料主管由李寶來簽字確認(rèn)、經(jīng)營部主管由張朝陽簽字確認(rèn)、工程部主管由劉啟田和李少生簽字確認(rèn)（按照具體分管責(zé)任范圍界定）；3、涉及竣工的項(xiàng)目付款必須附竣工驗(yàn)收單和竣工結(jié)算單，涉及甲供材的須附材料設(shè)備清單及驗(yàn)收單。4、各部門主管必須填寫清楚情況說明項(xiàng)并簽字。附件四工 程 竣 工 驗(yàn) 收 單編號項(xiàng)目名稱中泰自然城項(xiàng)目合同簽訂日期年 月 日分項(xiàng)工程名稱開工時間年 月 日竣工時間年 月 日建設(shè)單位施工單位驗(yàn)收情況說明： 整改復(fù)查結(jié)果施工單位意見 年 月 日 工程部意見年 月 日經(jīng)營部意見年 月 日物業(yè)公司意見 年 月 日注：1、本表作為各分項(xiàng)工程可以辦理竣工結(jié)算依據(jù)資料。2、工程部對工程質(zhì)量負(fù)責(zé)驗(yàn)收、物業(yè)對于能否滿足使用功能負(fù)責(zé)驗(yàn)收、經(jīng)營部對于