合同管理制度

1、合同管理制度總則：為加強成本控制，強化對涉及經(jīng)濟內容的合同、協(xié)議的過程管理，突出各部門、員工的責任和全員管理意識，制定本制度。一、合同訂立的相關規(guī)定：為促進項目對外經(jīng)濟活動的開展，規(guī)范對外經(jīng)濟行為，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)國家有關法律規(guī)定，特制定本管理制度。涉及經(jīng)濟內容的合同和協(xié)議一經(jīng)訂立，項目各部門應嚴格按照合同、協(xié)議內容履行和監(jiān)督履行。關于合同的訂立做如下規(guī)定：1.1訂立經(jīng)濟合同，必須遵守國家的法律法規(guī)，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t。1.2本制度所包含的合同有設計、施工、銷售、采購、租賃、借款、維修、保險等方面的合同，不包括勞動合同。1.3項目由經(jīng)營部全面負責合同管理工作，參與合同訂立

2、、監(jiān)督履行等工作。1.4訂立合同前，必須了解、掌握對方的經(jīng)營資格、資信等情況，無經(jīng)營資格、資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟合同。1.5符合以下情況之一的，應當以書面形式訂立經(jīng)濟合同：1.5.1單筆業(yè)務達5000元的；1.5.2有保證、抵押或定金等擔保的；1.5.3我方先履行義務的。除項目總經(jīng)理外，其他任何部門必須取得總經(jīng)理授權委托方能對外訂立5萬元以上的書面經(jīng)濟合同。1.6經(jīng)濟合同必須具備標的（指貨物、勞務、工程項目等）、數(shù)量和質量、價款或者酬金、履行的期限、地點、方式和違約責任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經(jīng)濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。1.7合同簽訂流程：由業(yè)務對口的相關部門了解、掌握邀標

3、或投標單位的資格、資信等情況，與經(jīng)營部門一起擬定合同文本，憑經(jīng)濟合同會審表（見附件一）按規(guī)定的流程，經(jīng)經(jīng)辦部門負責人、經(jīng)營部、財務總監(jiān)會簽，最后由經(jīng)營部匯總報常務副總、總經(jīng)理審定批準，最后，辦公室加蓋公章或合同專用章合同生效。重大合同事項必須經(jīng)集團公司主管法務工作的副總出具相應的法律意見，合同方能簽署。1.8項目總經(jīng)理對合同的訂立具有最終決定權。1.9取得總經(jīng)理授權委托的常務副總有權主導對外訂立10萬元以內的書面經(jīng)濟合同。合同訂立前，常務副總召集各部門經(jīng)理（銷售部、工程部、經(jīng)營部、財務部）共同評議并經(jīng)確認后即可簽訂，但在辦公室蓋章前常務副總應告知總經(jīng)理。1.10價款在10萬元以上的合同協(xié)議的簽

4、訂，由常務副總主責，常務副總召集各部門經(jīng)理（銷售部、工程部、經(jīng)營部、財務部）共同評議并經(jīng)確認后，再召開總經(jīng)理會議經(jīng)總經(jīng)理、常務副總、財務總監(jiān)、經(jīng)營管理經(jīng)理、主責部門經(jīng)理共同評審并經(jīng)確認后，方可簽訂。1.11價款在5000元以內（包含5000元）的小型合同協(xié)議的簽訂，主責部門有權自行簽訂，但在簽訂前必須向總經(jīng)理、常務副總匯報具體情況并經(jīng)各相關部門（銷售部、工程部、經(jīng)營部、財務部）共同評審確認，確認后方可簽訂。1.12凡牽涉尾保將來要移交物業(yè)公司的項目，合同訂立時必須有物業(yè)公司參與，并且必須同時簽署一項尾保協(xié)議，尾保協(xié)議的簽署人必須由三方（項目公司、物業(yè)公司、簽約對方）共同簽字蓋章。1.13變更或

5、解除合同依照合同的訂立流程，經(jīng)經(jīng)辦部門、經(jīng)營部、財務部、法務主管領導等相關職能部門負責人、項目總經(jīng)理和常務副總共同審核通過。1.14我方變更或解除合同的通知和雙方的協(xié)議應當采用書面形式，并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同章。1.15有關部門收到對方要求變更或解除合同的通知，必須在三天內向常務副總、總經(jīng)理匯報并通知主管法務工作的領導。1.16有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向項目常務副總、總經(jīng)理匯報并通知主管法務工作領導。1.17變更或解除合同的文書作為原合同的組成部分或變更部分，與原合同有同等法律效力，納入本制度規(guī)定的管理范圍。1.18經(jīng)辦部門、經(jīng)營部門和財務部門應將每一合同單設一

6、臺帳，分別按合同履行情況和收付款情況一事一記。1.19流程中各審核意見簽署于經(jīng)濟合同會審表，經(jīng)濟合同會審表作為合同審核過程中的記錄和憑證由辦公室及經(jīng)營部在合同蓋章后留存并及時歸檔。（辦公室、經(jīng)營部按公司確定的規(guī)范對合同進行統(tǒng)一分類、編號、登記）。1.20合同文本原則上我方至少應持三份原件，原件由財務、辦公室、經(jīng)營部留存，復印件由經(jīng)辦部門留存。二、合同款支付的相關規(guī)定：2.1合同、協(xié)議規(guī)定的對外付款一律先由合同、協(xié)議所涉及的業(yè)務主責部門和主責人按照合同、協(xié)議的規(guī)定提出付款申請，經(jīng)該主責部門負責人審核簽字后交由經(jīng)營部審核并簽署意見，然后經(jīng)辦部門報請常務副總和總經(jīng)理審批后再報請財務審核并支付。（付款

7、審批單見附件二）2.2提出付款申請的主責部門和主責人應當說明應付款金額和相對應的付款理由，對合同、協(xié)議的義務人所履行的合同義務的工作量和質量負有審核義務（工程部應編制一份工程驗收單并及時履行驗收簽字程序）。2.3經(jīng)營部依據(jù)合同、協(xié)議對義務人應付款額的合理性負有審查義務，經(jīng)營部不能夠自行審查的，可以委托公司所簽訂委托的審計機構審查，但應及時、有效，不能影響現(xiàn)場的工作和造成付款違約。（1萬元以上的付款原則上經(jīng)營部應參加驗收核量工作）。2.4財務部門對是否符合項目的用款計劃和付款憑證的合法性及付款的合理性負有審查義務。2.5財務部門依據(jù)合同履行收、付款工作，對具有下列情況的業(yè)務應當拒絕付款：2.5.

8、1應當訂立書面合同而未訂立書面合同的；2.5.2收款單位與合同對方當事人名稱不一致的；2.5.3收款單位不能及時提供與業(yè)務內容相符的稅務發(fā)票的。 2.6付款單位與合同對方當事人名稱不一致的，財務部門應當督促付款單位出具代付款證明。2.7常務副總、總經(jīng)理依據(jù)財務狀況審核各項付款，為了有效利用資金，總經(jīng)理有權依據(jù)經(jīng)營情況和我方財務狀況在合同約定范圍內合理調整付款比例。2.8付款程序：承包方提出付款申請（附付款證明材料：料單或進度證明）-經(jīng)辦部門審核確認-經(jīng)營部門審核測算-常務副總審核確認-總經(jīng)理審批-財務部審核并按審批額度付款，每筆付款必須嚴格按照審批簽字程序辦理。具體實施細則如下：2.8.1無論

9、是工程款、材料款、還是零星工程款的支付，必須嚴格按照合同協(xié)議中約定的付款條件執(zhí)行。2.8.2經(jīng)辦部門接到承包方付款申請資料，首先組織相關部門（工程部、經(jīng)營部、監(jiān)理、承包方）共同去現(xiàn)場核實確認形象進度（或進場材料），驗收單相關部門負責人簽字確認。2.8.3經(jīng)辦人按照項目規(guī)定的統(tǒng)一格式填寫付款審批單，明確付款緣由，部門負責人審核并簽字確認。（付款審批單見附件二）2.8.4、經(jīng)辦人將相關資料（料單或進度證明，經(jīng)工程部、經(jīng)營部、監(jiān)理、承包方共同簽字確認的驗收單）、付款審批表傳遞經(jīng)營部審核測算，經(jīng)營部依據(jù)合同約定明確是否達到付款條件、應付款額度并由經(jīng)營部負責人簽署意見（明確填寫是否同意）。2.8.5經(jīng)辦

10、人將經(jīng)營部的審核確認單、付款審批表呈報常務副總及總經(jīng)理審批簽字；2.8.6經(jīng)辦部門依據(jù)領導最終審批付款額度向承包方索取發(fā)票并傳遞財務部；2.8.7財務部依據(jù)財務制度審核、財務總監(jiān)簽字確認后付款。2.8.8付款在履行簽字程序過程中，相關部門負責人簽署的意見必須明確表達部門的意見，嚴禁使用“同意XX人或XX部門意見”等模糊詞語。2.8.9無論工程款、材料購置款還是零星工程款簽署合同或協(xié)議時必須注明是否含稅價款，無特殊情況必須要求承包方開具相關稅票（或代開稅票）。2.8.10無特殊情況，每筆付款在支付之前，財務部必須要求提供齊之前所付款項的稅票，結算款付款時必須開齊全部工程款、材料款或零星工程款的稅

11、票。主責人為經(jīng)辦部門。三、上述制度相關于各部門責任的規(guī)定3.1合同作為項目對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和憑證，有關人員應保守秘密。3.2工程部（銷售部）：負責監(jiān)督執(zhí)行涉及本部門的合同3.3經(jīng)營部：監(jiān)督合同洽談過程、審核合同合法性、合理性、監(jiān)督合同執(zhí)行情況、審核付款申請及證明材料的真實性、控制付款進度及比例。3.4：常務副總、財務總監(jiān)：審核合同合法性、合理性、監(jiān)督合同執(zhí)行情況、審核付款申請及證明材料的真實性，控制付款進度及調整付款比例。3.5財務部：審核發(fā)票、執(zhí)行付款、記錄付款情況、及時結算。3.6經(jīng)辦部門：根據(jù)合同實際履行情況及時召集監(jiān)理、履約對方、經(jīng)營部驗收核量并履行簽字手續(xù)，手續(xù)齊全后提出結

12、算申請（階段性結算、總結算）并報經(jīng)營部。3.7因故意或重大過失而給項目造成重大損失的，移送有關國家機關追究其法律責任。3.8流程中的各主責部門和主責人疏于審核造成項目損失的，應由主責部門負責人和主責人連帶承擔相應的經(jīng)濟責任。3.9流程中的主責部門和主責人怠于履行審查和審核義務的，造成付款違約的，視違約責任大小由責任人和責任部門主管連帶承擔相應的經(jīng)濟責任。四、說明：1、 今后項目將會依據(jù)合同管理過程的實際情況，繼續(xù)細化完善本制度。2、 本制度的解釋權在項目財務部、經(jīng)營部。3、 本制度由項目經(jīng)理辦公會決議通過后執(zhí)行。 項目部2015年08月29日附件一經(jīng)濟合同評審記錄項目、合同名稱： 合同編號合同

13、訂立過程：. 經(jīng)手人：部門評審意見負責人簽字經(jīng)辦部門經(jīng)營部財務部行政部常務副總審批意見： 總經(jīng)理： 年 月 日附件二付 款 審 批 表合同類別: 費用 合同編號： 項目名稱合同名稱 簽訂日期2015年 月 日收款單位收款開戶行收款賬號合同總金額元結算總金額元應付款金額元累計完成額元已付款總額元質保金元本期應付款金額 元，大寫： 元整截止本期付款總額元，占完成額 % 。審核意見：經(jīng)辦部門經(jīng)理： 年 月 日審核意見：經(jīng)營管理經(jīng)理： 年 月 日財務審核意見：財務總監(jiān)： 年 月 日審批常務副總 年 月 日總經(jīng)理 年 月 日說明：1、本表由經(jīng)營部依據(jù)付款申請核查表填寫一式三份，審批后經(jīng)營部、工程部、財務

14、部各存一份；2、本表由合同責任部門經(jīng)辦人負責逐級履行審批手續(xù)；3、工程部對是否應付款負責，經(jīng)營部對是否符合合同約定付款條件以及是否超付款負責，財務部審核人對是否違反財務制度以及是否開具發(fā)票負責。附件三付 款 申 請 核 查 表項目名稱分部（項）工程名稱開工日期竣工日期合同名稱簽訂日期施工單位主要負責人開發(fā)主責部門責任人經(jīng)辦人意見：附件：形象進度說明（有 無 ） 材料設備清單（有 無 ）竣工驗收單 （有 無 ） 材料設備驗收單（有 無 ）付款申請核查表（有 無 ） 結算單 （有 無 ）經(jīng)辦人： 年 月 日合同履約情況說明材料（設備）認質認價及進場驗收情況說明：材料主管： 年 月 日形象進度及驗收

15、情況說明：工程部主管： 年 月 日工程量核算情況說明完成量金額核算及付款條件說明：經(jīng)營部主管： 年 月 日說明：1、本表是項目領導審批各項付款的主要依據(jù)，特殊情況除外；2、材料主管由李寶來簽字確認、經(jīng)營部主管由張朝陽簽字確認、工程部主管由劉啟田和李少生簽字確認（按照具體分管責任范圍界定）；3、涉及竣工的項目付款必須附竣工驗收單和竣工結算單，涉及甲供材的須附材料設備清單及驗收單。4、各部門主管必須填寫清楚情況說明項并簽字。附件四工 程 竣 工 驗 收 單編號項目名稱中泰自然城項目合同簽訂日期年 月 日分項工程名稱開工時間年 月 日竣工時間年 月 日建設單位施工單位驗收情況說明： 整改復查結果施工單位意見 年 月 日 工程部意見年 月 日經(jīng)營部意見年 月 日物業(yè)公司意見 年 月 日注：1、本表作為各分項工程可以辦理竣工結算依據(jù)資料。2、工程部對工程質量負責驗收、物業(yè)對于能否滿足使用功能負責驗收、經(jīng)營部對于